O que é expansão de SaaS?

A expansão de SaaS pode contribuir para muitos resultados negativos, incluindo gastos desnecessários, fluxos de trabalho ineficientes, silos de dados e riscos de segurança. “A expansão de SaaS geralmente não é resultado de más intenções — muitas vezes é o resultado de pessoas bem-intencionadas tentando resolver problemas reais rapidamente”, diz Savannah Cherry, diretora de marketing e novos negócios da Slingshot, uma empresa de desenvolvimento de software.

De acordo com um relatório do IBM Institute for Business Value (IBV), apenas 36% dos executivos de tecnologia empresarial relataram que seus investimentos em nuvem, dados, IA e engenharia de produtos são gerenciados como portfólios integrados definidos por objetivos de negócios e arquitetura comum. E, de acordo com um relatório da Productiv de 2024, impressionantes 48% das aplicações corporativas não são gerenciadas, sem ninguém especificamente designado para monitorar e auditar uso, segurança, licenças, renovações, vulnerabilidades e outros detalhes. Essa falta de supervisão e integração adequada geralmente se manifesta na forma de expansão de SaaS.

Software como serviço (SaaS) é um software de aplicação hospedado na nuvem e usado por meio de uma conexão com a internet por meio de um navegador, aplicativo móvel ou thin client. O modelo SaaS explodiu em popularidade, em grande parte devido à sua facilidade de uso e benefícios de escalabilidade.

Um provedor de SaaS é responsável por gerenciar e manter o software e a infraestrutura de suporte. Não há necessidade de instalar programas em dispositivos individuais, e uma organização não precisa garantir que seu hardware consiga lidar com cargas de trabalho crescentes. Atualizar o software também deixa de ser uma preocupação; isso é tratado remotamente pelo provedor de SaaS, garantindo que os aplicativos SaaS estejam sempre atualizados. O cliente simplesmente assina e acessa o software.

O SaaS é uma parte cada vez mais vital das organizações modernas, com a organização média gastando cerca de US$ 49 milhões anualmente em SaaS, espalhado por uma média de 275 aplicativos, de acordo com um relatório da Zylo.

Existem muitos tipos diferentes de ferramentas SaaS; empresas tão diversas quanto Zoom, Slack, Salesforce, Adobe, Trello, Microsoft, Google, Box e Amazon oferecem produtos de SaaS. Esses produtos são usados para realizar uma ampla variedade de tarefas, desde funcionalidades avançadas de chat até chamadas de vídeo, de gerenciamento de projetos a gerenciamento de TI, de gerenciamento de arquivos a serviços criativos.

O acesso a aplicações SaaS costuma ser escalonado: muitos provedores oferecem versões sem custo, versões freemium (que permitem acesso às funções básicas sem custo e possibilitam ao usuário pagar por recursos adicionais) ou pacotes premium com diferentes recursos, número de usuários e outros diferenciais. Muitos provedores também oferecem pacotes empresariais que podem ser adaptados a empresas de diferentes portes.

No entanto, essa facilidade de acesso pode levar as organizações a depender excessivamente de SaaS, pulando de plataforma em plataforma como se fossem vitórias-régias em um lago. Então, como as organizações podem reconhecer, enfrentar e prevenir o avanço insidioso da expansão de SaaS?

A expansão de SaaS refere-se à tendência de as organizações, especialmente as maiores com múltiplas divisões, adquirirem uma quantidade desconcertante de produtos em seu ambiente de SaaS. “Multiplique (a adoção de SaaS) entre departamentos, equipes remotas e a explosão de soluções de nicho de SaaS disponíveis, e antes que perceba, você terá dezenas, às vezes centenas, de aplicativos espalhados pela sua organização”, diz Cherry. Isso pode resultar em redundância, ineficiência, confusão — ou pior. Aqui estão alguns sinais característicos da expansão de SaaS:

Um indicador clássico da expansão de SaaS é a presença de diferentes aplicações que se sobrepõem em funcionalidade. Essas aplicações redundantes geralmente resultam em gastos desnecessários e podem levar ao isolamento de dados e à falta de visibilidade entre funções.

Se as equipes de vendas e marketing usarem o mesmo aplicativo de gerenciamento de projetos ou recursos, por exemplo, poderão facilmente compartilhar informações e trabalhar com os mesmos insights em tempo real. Quando essas equipes usam aplicativos diferentes para as mesmas tarefas, essa visibilidade interfuncional é perdida, e integrações adicionais são necessárias para alcançar o mesmo nível de colaboração.

Sempre há um novo produto em destaque na tecnologia. Mas a adoção frequente, embora possa parecer ágil e flexível, pode criar problemas de adoção. A curva de aprendizado que acompanha a adoção de novos produtos pode causar erros e gerar uma queda na produção e na experiência do usuário. Em casos mais graves, as perdas de produtividade que frequentemente acompanham um cenário de SaaS em constante mudança podem superar os benefícios de novos softwares.

O ideal é que os produtos de SaaS de uma empresa funcionem todos em conjunto, compartilhando sem dificuldades dados em um ecossistema integrado. Isso geralmente é alcançado por meio do uso de plataformas de integração, ou iPaaS. A falta de integração entre aplicativos SaaS, ou entre aplicativos SaaS e outros sistemas e bancos de dados corporativos, pode levar a ineficiências no compartilhamento de dados, falta de visibilidade compartilhada, erros de dados, violações de segurança e outros resultados negativos.  

Qualquer organização pode cair na armadilha da expansão de SaaS, mas as maiores, com múltiplas divisões autônomas, são especialmente propensas. Há tantas opções de SaaS no mercado, com mais surgindo a cada ano, ostentando recursos ligeiramente novos ou aprimorados. Esse dilúvio pode levar à adoção sem intencionalidade.

Causas notáveis da expansão de SaaS incluem:

Sem um processo centralizado de aquisição, as equipes muitas vezes ficam encarregadas de adquirir softwares por conta própria. Essa abordagem não coordenada pode resultar em diferentes equipes usando novas aplicações que desempenham a mesma função, o que pode gerar ineficiência tanto em custos quanto em efeitos.

Voltemos ao nosso exemplo anterior, em que os departamentos de vendas e marketing usam softwares de gerenciamento de projetos diferentes. Isso não apenas exige o dobro de tempo e esforço para pesquisar e comprar esses softwares, mas também gera dificuldades de interação entre os departamentos (talvez exigindo novas integrações).

Sem uma política organizacional adequada, as equipes podem não saber quais produtos SaaS já estão disponíveis para uso por meio de uma licença corporativa, ou quais produtos outros departamentos já estão utilizando. Essa falta de supervisão pode prejudicar o compartilhamento de dados e outras sinergias colaborativas.

A falta de orientação também pode causar riscos de conformidade e outros problemas de segurança relacionados ao SaaS, por exemplo, se dados restritos forem compartilhados com aplicações não autorizadas.

O SaaS tem uma taxa de crescimento anual superior a 20%, segundo a Zylo, e deve ultrapassar US$ 300 milhões em 2025. Existem dezenas de milhares de empresas de SaaS, desde pequenas startups até os maiores nomes da tecnologia. Essa proliferação leva a um excesso de opções e pode gerar pressão para adoção.

Uma tática clássica de vendas, a adoção de baixo custo ou sem custo pode fazer com que experimentar algo novo pareça uma ideia simples — até que a conta chegue. “O acesso fácil e sem atritos possibilita a adoção de ferramentas sem a intervenção de TI ou de compras, levando à duplicidade de funcionalidades e integração inadequada”, diz James Allsop, CEO da iNet Ventures, uma agência de PR digital.

De cima para baixo, as organizações precisam compreender tanto o valor quanto as armadilhas potenciais dos produtos SaaS. Cerca de metade de todas as licenças de SaaS ficam sem uso e esquecidas. Esse desperdício é frequentemente resultado de uma cultura que não prioriza a eficiência em SaaS.

A causa mais significativa da expansão de SaaS é a falta de um procedimento claro, hierarquia e comunicação. Departamentos ou equipes adotam produtos SaaS com base em suas próprias necessidades e desejos; sem um sistema para avaliá-los, monitorá-los e orientá-los, a expansão de SaaS pode facilmente surgir.

A expansão de SaaS pode levar a muitos problemas, que vão desde ineficiência organizacional até violações ativas de segurança.

A ausência de um plano intencional de aquisição de produtos SaaS pode gerar gastos desnecessários em todo o stack tecnológico. Isso pode ser resultado de negociações subótimas em escala, redundância ou até mesmo assinaturas ativas esquecidas.

Além disso, os provedores podem facilmente aumentar as tarifas de serviços SaaS assim que seus clientes se tornam dependentes deles. “Resumidamente, quando as taxas aumentam, você precisa pagar ou perde o acesso. E as taxas vão aumentar”, diz Bryan Granados, gerente técnico de produto e engenheiro na Valere, uma empresa focada em IA.

Embora os custos iniciais possam ser baixos ou até inexistentes na forma de testes, o custo final de longo prazo às vezes ultrapassa o das soluções locais. No mínimo, um plano centralizado de SaaS permite que as organizações se preparem para esses aumentos e aproveitem as licenças corporativas.

Sistemas demais podem resultar em perda de eficiência. Quando as equipes trabalham em diversas plataformas, arquivos podem ser perdidos, cronogramas e agendas podem se tornar menos precisos e pontuais, e reuniões podem ser perdidas devido a mal-entendidos. Mesmo em operação “normal”, espalhar equipes por muitas ferramentas pode simplesmente causar perda de tempo e frustração nos funcionários. Simplificar esse processo pode melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho.

Quando os dados estão espalhados por plataformas e aplicações isoladas, a gestão de dados e a colaboração interfuncional sofrem. Quando diferentes equipes têm acesso às mesmas informações atualizadas, podem alinhar seus esforços de forma mais fácil em torno de metas departamentais e organizacionais mais amplas. A conscientização sobre as armadilhas dos silos de dados ajuda a incentivar as equipes a se manterem alinhadas.

Além disso, integrar dados de diferentes bancos de dados e aplicações permite que as organizações extraiam maior valor de suas ferramentas de IA. Para que o aprendizado de máquina e outras ferramentas de IA sejam mais eficazes, precisam de acesso a muitos dados. Quanto mais completos e atuais os dados, mais precisos e valiosos serão os insights que a IA pode produzir.

Pode levar tempo para se ajustar a uma nova aplicação de SaaS. Durante esse período de adaptação, erros podem (e geralmente irão) ocorrer. Em muitos casos, novos sistemas são necessários e algum tempo de treinamento é inevitável. Mas é importante garantir que essas novas adições de software gerem valor e não sejam feitas de maneira aleatória. Agir assim ajuda a evitar perda de tempo dos funcionários e confusão causada por integrações desnecessárias.

A expansão do SaaS pode aumentar vulnerabilidades de segurança e criar oportunidades adicionais para violações de dados, especialmente quando novos produtos de SaaS não são gerenciados sob uma política centralizada de aquisição, governança e segurança de dados. Produtos de SaaS sem autenticação e a devida supervisão de TI ou de outros departamentos de segurança podem levar a acessos não autorizados ou uso indevido de informações.

Isso pode criar uma TI invisível, na qual os departamentos de TI desconhecem usos que deveriam estar sob sua responsabilidade. As integrações também podem ser aplicadas de forma descuidada, levando ao compartilhamento de dados confidenciais com produtos ou plataformas não autorizados.

“O rápido crescimento do uso não autorizado de TI produz redes de ferramentas complexas que prejudicam os sistemas de segurança, tornam a conformidade mais difícil e desperdiçam recursos organizacionais”, afirma Rafay Baloch, especialista em cibersegurança e hacker ético. “Aplicações não gerenciadas expandem as superfícies de ataque ao expor dados sensíveis, enquanto sistemas mal configurados fornecem pontos de entrada para hackers.”

Combater e gerenciar a expansão de SaaS é difícil, mas vital. “Em última análise, a expansão de SaaS é um subproduto da inovação e da agilidade, mas sem gestão intencional, pode minar ambos”, diz Granados. Existem alguns passos que qualquer organização pode adotar para reduzir e prevenir expansões futuras.