¿Qué es la expansión del SaaS?

La expansión del SaaS puede contribuir a muchos resultados negativos, incluidos gastos derrochadores, flujos de trabajo ineficientes, silos de datos y riesgos de seguridad. "La expansión del SaaS no suele ser el resultado de malas intenciones; a menudo es el resultado de buenas personas que intentan resolver problemas reales rápidamente", dice Savannah Cherry, directora de marketing y nuevos negocios de Slingshot, una empresa de desarrollo de software.

Según un informe del IBM Institute for Business Value (IBV), solo el 36 % de los ejecutivos de tecnología empresarial informaron que sus inversiones en nube, datos, IA e ingeniería de productos se gestionan como carteras integradas definidas por objetivos comerciales y arquitectura común. Y, según un informe de Productiv de 2024, un enorme 48 % de las aplicaciones empresariales no están gestionadas, sin nadie asignado específicamente para supervisar y auditar el uso, la seguridad, las licencias, las renovaciones, las vulnerabilidades y otros detalles. Esa falta de supervisión e integración adecuadas e intencionales muy a menudo se manifiesta en forma de expansión del SaaS.

El software como servicio (SaaS) es un software de aplicación alojado en la nube que se utiliza a través de una conexión a Internet con un navegador web, una aplicación móvil o un cliente ligero. El modelo SaaS se ha disparado en popularidad, en gran parte debido a sus beneficios de facilidad de uso y escalabilidad.

Un proveedor de SaaS es responsable de gestionar y mantener el software y la infraestructura de soporte. No es necesario instalar programas en dispositivos individuales, ni una organización necesita asegurarse de que su hardware pueda manejar mayores cargas de trabajo. La actualización del software ya no es una preocupación; eso lo maneja el proveedor de SaaS de forma remota, lo que garantiza que las aplicaciones SaaS estén siempre actualizadas. El cliente simplemente se suscribe y accede al software.

SaaS es una parte cada vez más vital de las organizaciones modernas, ya que la organización promedio gasta alrededor de 49 millones de dólares al año en SaaS, distribuidos en un promedio de 275 aplicaciones, según un informe de Zylo.

Hay muchos tipos diferentes de herramientas SaaS; empresas tan variadas como Zoom, Slack, Salesforce, Adobe, Trello, Microsoft, Google, Box y Amazon todas ofrecen productos SaaS. Estos productos se utilizan para completar una amplia variedad de tareas, desde funcionalidad avanzada de chat hasta videollamadas, administración de proyectos a administración de TI y administración de archivos a servicios creativos.

El acceso a las aplicaciones SaaS suele estar escalonado: muchos proveedores ofrecen versiones gratuitas, versiones freemium, que permiten el acceso a funciones básicas de forma gratuita y permiten a los usuarios pagar por capacidades mejoradas, o paquetes premium con diferentes capacidades, puestos de usuario y otros diferenciadores. Muchos proveedores también ofrecen paquetes empresariales que se pueden adaptar a empresas de diferentes tamaños. 

Sin embargo, esta facilidad de acceso puede llevar a las organizaciones a emplear en exceso SaaS, saltando de una plataforma a otra como si fueran nenúfares en un estanque. Entonces, ¿cómo reconocen, dirigen y previenen las organizaciones el siniestro avance de la expansión del SaaS?

La expansión del SaaS se refiere a la tendencia de las organizaciones, especialmente las más grandes con múltiples divisiones, a adquirir una desconcertante variedad de productos en su entorno de SaaS. "Multiplique (la adopción de SaaS) entre departamentos, equipos remotos y la explosión de soluciones SaaS especializadas que existen, y antes de que se dé cuenta, tendrá docenas, a veces cientos, de aplicaciones flotando por su organización", dice Cherry. Esto puede dar lugar a redundancia, ineficacia, confusión o algo peor. Estas son algunas de las características de la expansión del SaaS:

Un indicador clásico de la expansión del SaaS es la presencia de diferentes aplicaciones que se superponen en funcionalidad. Estas aplicaciones redundantes suelen dar como resultado gastos innecesarios y pueden generar silos de datos y falta de visibilidad en todas las funciones.

Si los equipos de ventas y marketing utilizan las mismas aplicaciones de gestión de proyectos o recursos, por ejemplo, pueden compartir información fácilmente y trabajar con los mismos insights en tiempo real. Cuando estos equipos utilizan diferentes aplicaciones para las mismas tareas, se pierde esta visibilidad multifuncional y se necesitan integraciones adicionales para lograr el mismo nivel de colaboración.

Siempre hay un nuevo producto de Tecnología de moda. Pero la adopción frecuente, aunque pueda parecer ágil y flexible, puede crear problemas de adopción. La curva de aprendizaje que acompaña a la adopción de un nuevo producto puede provocar errores y crear un lastre en la producción y la experiencia del usuario. En los casos más graves, las pérdidas de productividad que a menudo acompañan a un escenario de SaaS en constante cambio pueden superar los beneficios de un nuevo software por completo.

Idealmente, todos los productos SaaS de una compañía funcionan juntos, compartiendo datos perfectamente en un ecosistema integrado. Esto a menudo se logra mediante el uso de plataformas de integración o iPaaS. La falta de integración entre las aplicaciones SaaS, o entre las aplicaciones SaaS y otros sistemas y bases de datos empresariales, puede provocar ineficiencias en el intercambio de datos, falta de visibilidad compartida, errores de datos, violaciones de seguridad y otros resultados negativos.  

Cualquier organización puede caer en la trampa de la expansión del SaaS, pero las más grandes con múltiples divisiones autónomas son especialmente propensas. Hay tantas opciones de SaaS en el mercado, y cada año llegan más con características ligeramente nuevas o mejoradas. Esta avalancha puede tentar la adopción sin intencionalidad.

Las causas notables de la expansión del SaaS incluyen:

Sin un proceso de adquisiciones centralizado, los equipos a menudo se ven obligados a adquirir el software por su cuenta. Este enfoque descoordinado puede dar lugar a que diferentes equipos utilicen nuevas aplicaciones que cumplen la misma función, lo que puede conducir a la ineficiencia tanto en coste como en efecto.

Volvamos a nuestro ejemplo anterior, en el que los departamentos de ventas y marketing utilizan diferentes programas de gestión de proyectos. Esto no solo requiere el doble de tiempo y esfuerzo para investigar y comprar dicho software, sino que también dificulta la interfaz entre los departamentos (quizás requiriendo nuevas integraciones). 

Sin una política organizacional adecuada, es posible que los equipos no sepan qué productos SaaS ya están disponibles para su uso a través de una licencia empresarial o qué productos ya están empleando otros departamentos. Esta supervisión puede obstaculizar el intercambio de datos y otras sinergias colaborativas.

La falta de orientación también puede causar riesgos de cumplimiento y otros problemas de seguridad de SaaS, por ejemplo, si se comparten datos restringidos con aplicaciones no autorizadas.

SaaS tiene una tasa de crecimiento anual de más del 20 %, según Zylo, y se espera que supere los 300 millones de dólares en 2025. Hay decenas de miles de empresas de SaaS, desde pequeñas empresas emergentes hasta los nombres más importantes de la tecnología. Esta proliferación conduce a un exceso de opciones y puede generar presión para adoptar.

Una táctica de ventas clásica, la adopción de bajo costo o sin costo puede hacer que probar algo nuevo parezca una idea fácil, hasta que llegue la factura. "El acceso fácil y sin fricciones permite la adopción de herramientas sin intervención de TI o adquisiciones, lo que lleva a una funcionalidad duplicada y una integración inadecuada", dice James Allsop, director ejecutivo (CEO) de iNet Ventures, una agencia de relaciones públicas digitales.

De arriba hacia abajo, las organizaciones deben comprender tanto el valor como los posibles obstáculos de los productos SaaS. Aproximadamente la mitad de todas las licencias de SaaS quedan sin usar y se olvidan. Este desperdicio suele ser el resultado de una cultura que no prioriza la eficiencia de SaaS.

La causa más importante de la expansión del SaaS es la falta de un procedimiento, jerarquía y comunicación claros. Los departamentos o equipos adoptarán productos SaaS en función de sus propias necesidades y deseos; sin un sistema que los evalúe, monitoree y guíe, la expansión del SaaS puede surgir fácilmente.

La expansión del SaaS puede generar muchos problemas, que van desde la ineficiencia organizacional hasta las violaciones de seguridad activas.

La falta de un plan de adquisiciones intencional para los productos SaaS puede generar gastos innecesarios en toda la pila tecnológica. Esto puede ser el resultado de una negociación a escala subóptima, redundancia o incluso suscripciones activas olvidadas.

Además, los proveedores pueden aumentar fácilmente las tarifas de los servicios SaaS una vez que sus clientes dependen de ellos. “En pocas palabras, cuando aumentan las tarifas, hay que pagar o se pierde el acceso. Y las tarifas aumentarán”, dice Bryan Granados, gerente técnico de productos e ingeniero de la empresa Valere, centrada en la IA.

Si bien los costos iniciales pueden ser bajos o incluso inexistentes en forma de pruebas, el costo final a largo plazo a veces supera el de las soluciones locales. Como mínimo, un plan de SaaS centralizado permite a las organizaciones planificar dichos aumentos y usar las licencias empresariales.

Demasiados sistemas diferentes pueden resultar en una pérdida de eficiencia. Cuando los equipos trabajan en numerosas plataformas, los archivos pueden perderse, los horarios y horarios pueden volverse menos oportunos y precisos, y las reuniones pueden perderse debido a malentendidos. Incluso en una operación “normal”, distribuir equipos a través de demasiadas herramientas puede simplemente causar pérdida de tiempo y frustración de los empleados. Optimizar este proceso puede mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

Cuando los datos se distribuyen en plataformas y aplicaciones aisladas, la gestión de datos y la colaboración interfuncional se ven afectadas. Cuando diferentes equipos tienen acceso a la misma información actualizada, pueden alinear más fácilmente sus esfuerzos detrás de objetivos departamentales y organizacionales más amplios. La concientización de las dificultades de los silos de datos ayuda a animar a los equipos a mantenerse en la misma página.

Además, la integración de datos de diferentes bases de datos y aplicaciones permite a las organizaciones obtener un mayor valor de sus herramientas de IA . Para que el machine learning y otras herramientas de IA sean más efectivas, necesitan acceso a muchos datos. Cuanto más completos y actuales sean los datos, más nítidos y valiosos serán los insights que la IA puede producir.

Puede llevar tiempo adaptarse a una nueva aplicación SaaS. Durante este período de ajuste, se pueden cometer errores (y a menudo se cometerán). En muchos casos, los nuevos sistemas son necesarios y cierto grado de tiempo de capacitación es inevitable. Pero es importante asegurarse de que estas nuevas adiciones de software generen valor y no se realicen de manera aleatoria. Esto ayuda a evitar la pérdida de tiempo de los empleados y la confusión de los empleados causada por una incorporación innecesaria. 

La expansión del SaaS puede aumentar las vulnerabilidades de seguridad y crear oportunidades adicionales para las filtraciones de datos, especialmente cuando los nuevos productos SaaS no se gestionan bajo una política centralizada de adquisiciones, gobernanza y seguridad de datos. Los productos SaaS sin autenticación y supervisión adecuada por parte de TI u otros departamentos de seguridad pueden conducir al acceso no autorizado o al uso indebido de la información.

Esto puede crear una TI en la sombra en la que los departamentos de TI desconocen el uso que debería estar bajo su tutela. Las integraciones también pueden aplicarse descuido, lo que lleva al intercambio de datos confidenciales con productos o plataformas no autorizados.

“El rápido crecimiento del uso no autorizado de TI produce redes de herramientas complejas que dañan los sistemas de seguridad, dificultan el cumplimiento de normas y desperdician recursos organizacionales”, dice Rafay Baloch, experto en ciberseguridad y hacker de sombrero blanco. “Las aplicaciones no administradas amplían las superficies de ataque al revelar datos confidenciales, mientras que los sistemas mal configurados proporcionan puntos de entrada para los hackers”.

Combatir y gestionar la expansión del SaaS es difícil, pero vital. "En última instancia, la expansión del SaaS es un subproducto de la innovación y la agilidad, pero sin una gestión intencional, puede socavar ambas", dice Granados. Hay algunos pasos que cualquier organización puede tomar para reducir y prevenir la expansión futura.