Apa itu Penyebaran SaaS?

Penyebaran SaaS dapat berkontribusi pada banyak hasil negatif termasuk pengeluaran yang boros, alur kerja yang tidak efisien, silo data, dan risiko keamanan. “Penyebaran SaaS biasanya bukan hasil dari niat buruk—sering kali hasil dari orang baik yang mencoba memecahkan masalah nyata dengan cepat,” kata Savannah Cherry, direktur pemasaran dan bisnis baru di Slingshot, sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak.

Menurut laporan dari IBM Institute for Business Value (IBV), hanya 36% eksekutif teknologi perusahaan melaporkan bahwa investasi mereka di cloud, data, AI, dan rekayasa produk dikelola sebagai portofolio terintegrasi yang ditentukan oleh tujuan bisnis dan arsitektur umum. Dan, menurut laporan Productiv 2024, luar biasa banyak aplikasi perusahaan yang tidak dikelola, mencapai 48%, tanpa orang yang secara khusus ditugaskan untuk memantau dan mengaudit penggunaan, keamanan, lisensi, perpanjangan, kerentanan, dan detail lainnya. Kurangnya pengawasan dan integrasi yang tepat dan disengaja sering kali muncul dalam bentuk penyebaran SaaS.

Perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) adalah perangkat lunak aplikasi yang dihosting di cloud dan digunakan melalui koneksi internet melalui browser web, aplikasi mobile, atau thin client. Popularitas Model SaaS meningkat drastis, sebagian besar karena kemudahan penggunaan dan manfaat skalabilitas.

Penyedia SaaS bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara perangkat lunak dan infrastruktur pendukung. Tidak perlu menginstal program pada masing-masing perangkat, dan organisasi juga tidak perlu memastikan bahwa perangkat keras mereka dapat menangani beban kerja yang meningkat. Memperbarui perangkat lunak juga tidak lagi menjadi masalah; hal ini ditangani dari jarak jauh oleh penyedia SaaS, memastikan bahwa aplikasi SaaS selalu diperbarui. Pelanggan cukup berlangganan dan mengakses perangkat lunak.

SaaS adalah bagian yang semakin penting dari organisasi modern, dengan rata-rata organisasi menghabiskan sekitar USD 49 juta per tahun untuk SaaS, yang tersebar di rata-rata 275 aplikasi, menurut laporan Zylo.

Ada banyak jenis alat SaaS yang berbeda; berbagai perusahaan seperti Zoom, Slack, Salesforce, Adobe, Trello, Microsoft, Google, Box, dan Amazon, semuanya menawarkan produk SaaS. Produk-produk ini digunakan untuk menyelesaikan berbagai tugas, mulai dari fungsionalitas obrolan tingkat lanjut hingga panggilan video, manajemen proyek hingga manajemen TI, dan manajemen file hingga layanan kreatif.

Akses aplikasi SaaS sering berjenjang: banyak penyedia menawarkan versi gratis, versi freemium — yang memungkinkan akses ke fungsi dasar secara gratis dan memungkinkan pengguna membayar kemampuan yang ditingkatkan — atau paket premium dengan berbagai kemampuan, kursi pengguna, dan pembeda lainnya. Banyak penyedia juga menawarkan paket perusahaan yang dapat disesuaikan dengan berbagai ukuran bisnis. 

Namun, kemudahan akses ini bisa membuat organisasi melakukan indeks berlebihan pada SaaS, melompat dari satu platform ke platform lain seperti banyak bunga bakung di kolam. Jadi bagaimana organisasi mengenali, mengatasi, dan mencegah meluasnya penyebaran SaaS?

Penyebaran SaaS mengacu pada kecenderungan organisasi, terutama organisasi yang lebih besar dengan banyak divisi, untuk mendapatkan beragam produk yang membingungkan dalam lingkungan SaaS mereka. "Lipat gandakan (adopsi SaaS) di seluruh departemen, tim jarak jauh, dan ledakan solusi SaaS khusus di luar sana, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda memiliki lusinan, bahkan ratusan, aplikasi yang mengambang di sekitar perusahaan Anda," ujar Cherry. Hal ini dapat mengakibatkan redundansi, inefisiensi, kebingungan—atau lebih buruk lagi. Berikut adalah beberapa keunggulan penyebaran SaaS:

Indikator klasik penyebaran SaaS adalah adanya berbagai aplikasi yang tumpang tindih dalam fungsionalitas. Aplikasi yang redundan ini biasanya menghasilkan pengeluaran yang tidak perlu dan dapat menyebabkan siloing data dan kurangnya visibilitas di seluruh fungsi.

Jika tim penjualan dan pemasaran menggunakan aplikasi atau manajemen sumber daya yang sama, misalnya, mereka dapat dengan mudah berbagi informasi dan bekerja dengan insight yang sama secara real-time. Ketika tim ini menggunakan aplikasi yang berbeda untuk tugas yang sama, visibilitas lintas fungsi ini hilang, dan integrasi tambahan diperlukan untuk mencapai tingkat kolaborasi yang sama.

Selalu ada produk baru yang panas dalam teknologi. Tetapi adopsi yang sering, meskipun mungkin tampak gesit dan fleksibel, dapat menimbulkan masalah adopsi. Kurva pembelajaran yang menyertai adopsi produk baru dapat menyebabkan kesalahan dan menghambat produksi dan pengalaman pengguna. Dalam kasus yang lebih parah, kehilangan produktivitas yang sering menyertakan lingkungan SaaS yang selalu berubah dapat lebih besar daripada manfaat perangkat lunak yang sama sekali baru.

Idealnya, semua produk SaaS perusahaan bekerja sama, berbagi data dengan lancar dalam ekosistem terintegrasi. Hal ini sering dicapai dengan menggunakan platform integrasi atau iPaaS. Kurangnya integrasi antara aplikasi SaaS, atau antara aplikasi SaaS dan sistem dan database perusahaan lainnya, dapat menyebabkan inefisiensi dalam berbagi data, kurangnya visibilitas bersama, kesalahan data, pelanggaran keamanan, dan hasil negatif lainnya.  

Setiap organisasi bisa jatuh ke dalam perangkap penyebaran SaaS, tetapi organisasi yang lebih besar dengan banyak divisi otonom sangat rentan. Ada begitu banyak pilihan SaaS di pasaran, dengan lebih banyak lagi yang hadir setiap tahun dengan fitur-fitur yang sedikit baru atau lebih baik. Luapan ini dapat menggoda untuk mengadopsi tanpa disengaja.

Penyebab penting dari penyebaran SaaS meliputi:

Tanpa proses pengadaan terpusat, tim sering kali dibiarkan untuk memperoleh perangkat lunak sendiri. Pendekatan yang tidak terkoordinasi ini dapat mengakibatkan tim yang berbeda menggunakan aplikasi baru yang melayani fungsi yang sama, yang dapat menyebabkan inefisiensi baik dalam biaya maupun efek.

Mari kita kembali ke contoh sebelumnya, di mana departemen penjualan dan pemasaran menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang berbeda. Hal ini tidak hanya membutuhkan waktu dan usaha dua kali lebih banyak untuk meneliti dan membeli perangkat lunak tersebut, tetapi juga menyebabkan kesulitan untuk berinteraksi antar departemen (mungkin membutuhkan integrasi baru). 

Tanpa kebijakan organisasi yang tepat, tim mungkin tidak tahu produk SaaS mana yang sudah tersedia untuk digunakan melalui lisensi perusahaan, atau produk mana yang sudah digunakan oleh departemen lain. Pengawasan ini dapat menghambat berbagi data dan sinergi kolaboratif lainnya.

Kurangnya panduan juga dapat menyebabkan risiko kepatuhan dan masalah keamanan SaaS lainnya, misalnya, jika data yang dibatasi dibagikan dengan aplikasi yang tidak sah.

SaaS memiliki tingkat pertumbuhan tahunan lebih dari 20%, menurut Zylo, dan diperkirakan akan melewati 300 juta USD pada tahun 2025. Ada puluhan ribu perusahaan SaaS, dari startup kecil hingga nama terbesar dalam teknologi. Proliferasi ini menyebabkan kelebihan pilihan dan dapat mendorong tekanan untuk mengadopsi.

Taktik penjualan klasik, adopsi dengan biaya rendah atau tanpa biaya dapat membuat mencoba sesuatu yang baru tampak seperti ide yang mudah-sampai tagihan datang. “Akses yang mudah dan tanpa gesekan memungkinkan adopsi alat tanpa intervensi TI atau pengadaan, yang mengarah ke fungsionalitas duplikat dan integrasi yang tidak memadai,” kata James Allsop, CEO iNet Ventures, sebuah agensi PR digital.

Dari atas ke bawah, organisasi perlu memahami nilai dan potensi jebakan produk SaaS. Sekitar setengah dari semua lisensi SaaS tidak digunakan dan dilupakan. Pemborosan ini sering kali merupakan hasil dari budaya yang tidak mengutamakan efisiensi SaaS.

Penyebab paling signifikan dari penyebaran SaaS adalah kurangnya prosedur, hierarki, dan komunikasi yang jelas. Departemen atau tim akan mengadopsi produk SaaS berdasarkan kebutuhan dan keinginan mereka sendiri; tanpa sistem untuk menilai, memantau, dan memandu mereka, penyebaran SaaS dapat dengan mudah muncul.

Penyebaran SaaS dapat menyebabkan banyak masalah, mulai dari inefisiensi organisasi hingga pelanggaran keamanan aktif.

Kurangnya rencana pengadaan yang disengaja untuk produk SaaS dapat mendorong pengeluaran yang tidak perlu di seluruh tumpukan teknologi. Hal ini bisa jadi hasil dari tawar-menawar yang tidak optimal dalam skala besar, redundansi atau bahkan langganan aktif yang terlupakan.

Selain itu, penyedia dapat dengan mudah menaikkan tarif untuk layanan SaaS setelah klien mereka bergantung padanya. “Sederhananya, ketika biaya naik, Anda harus membayar atau Anda kehilangan akses. Dan biaya akan naik," kata Bryan Granados, seorang manajer produk teknis dan insinyur di perusahaan yang berfokus pada AI, Valere.

Meskipun biaya di muka mungkin rendah atau bahkan tidak ada dalam bentuk uji coba, biaya jangka panjang pada akhirnya terkadang melebihi biaya solusi lokal. Paling tidak, rencana SaaS terpusat memungkinkan organisasi untuk merencanakan peningkatan tersebut dan memanfaatkan lisensi perusahaan.

Terlalu banyak sistem yang berbeda dapat mengakibatkan hilangnya efisiensi. Ketika tim bekerja di berbagai platform, file bisa hilang, jadwal dan linimasa menjadi kurang tepat waktu dan akurat, dan rapat bisa terlewatkan karena kesalahpahaman. Bahkan dalam operasi "normal", menyebarkan tim ke terlalu banyak alat dapat menyebabkan waktu terbuang dan frustrasi karyawan. Merampingkan proses ini dapat meningkatkan efisiensi alur kerja.

Ketika data tersebar di berbagai platform dan aplikasi yang terpisah-pisah, manajemen data dan kolaborasi lintas fungsi akan terganggu. Ketika tim yang berbeda memiliki akses ke informasi terkini yang sama, mereka dapat lebih mudah menyelaraskan upaya mereka untuk mencapai tujuan departemen dan organisasi yang lebih luas. Kesadaran akan jebakan silo data membantu mendorong tim untuk tetap berada di halaman yang sama.

Terlebih lagi, mengintegrasikan data dari database dan aplikasi yang berbeda memungkinkan organisasi memperoleh nilai yang lebih besar dari alat AI mereka. Agar machine learning dan alat AI lainnya mencapai efektivitas tertinggi, diperlukan akses ke banyak data. Makin lengkap dan terkini data, makin tajam dan berharga insight yang dapat dihasilkan AI.

Diperlukan waktu untuk menyesuaikan diri dengan aplikasi SaaS baru. Selama periode penyesuaian ini, kesalahan dapat (dan sering akan) dibuat. Dalam banyak kasus, sistem baru diperlukan dan beberapa tingkat waktu pelatihan tidak dapat dihindari. Tetapi penting untuk memastikan bahwa penambahan perangkat lunak baru ini mendorong nilai dan tidak dilakukan dengan cara yang serampangan. Melakukan hal itu membantu menghindari waktu karyawan yang terbuang dan kebingungan karyawan yang disebabkan oleh onboarding yang tidak perlu. 

Penyebaran SaaS dapat meningkatkan kerentanan keamanan dan menciptakan peluang tambahan untuk pelanggaran data, terutama ketika produk SaaS baru tidak dikelola di bawah kebijakan pengadaan, tata kelola, dan keamanan data terpusat. Produk SaaS tanpa autentikasi dan pengawasan yang tepat dari departemen TI atau departemen keamanan lainnya dapat menyebabkan akses yang tidak sah atau penyalahgunaan informasi.

Ini dapat menciptakan TI bayangan di mana departemen TI tidak menyadari penggunaan yang seharusnya berada di bawah kendali mereka. Integrasi juga dapat diterapkan secara sembarangan, yang mengarah pada berbagi data sensitif dengan produk atau platform tidak sah.

“Pertumbuhan pesat penggunaan TI yang tidak sah menghasilkan jaringan alat kompleks yang merusak sistem keamanan, membuat kepatuhan lebih sulit dan menyia-nyiakan sumber daya organisasi,” kata Rafay Baloch, pakar keamanan siber dan peretas etis. "Aplikasi yang tidak dikelola memperluas permukaan serangan dengan mengungkapkan data sensitif sementara sistem yang salah konfigurasi menyediakan titik masuk bagi peretas."

Memerangi dan mengelola penyebaran SaaS sulit, tetapi penting. "Pada akhirnya, perluasan SaaS adalah produk sampingan dari inovasi dan ketangkasan, tetapi tanpa manajemen yang disengaja, hal ini dapat merusak keduanya," kata Granados. Ada beberapa langkah yang dapat diambil organisasi mana pun untuk mengurangi dan mencegah penyebaran di masa depan.