Agenti AI nelle risorse umane

Gli agenti AI per le risorse umane sono strumenti basati sull'intelligenza artificiale (AI) progettati per automatizzare e migliorare varie funzioni delle risorse umane. Questi agenti utilizzano le tecniche avanzate di elaborazione del linguaggio naturale dei modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) per rispondere agli input degli utenti, eseguire autonomamente i workflow relativi alle risorse umane ed eseguire analisi dei dati in tempo reale.

Vengono sempre più utilizzati per supportare i team delle risorse umane in attività come l'acquisizione di talenti, l'esperienza dei dipendenti, la conformità, la gestione delle retribuzioni, la gestione delle prestazioni e altre attività quotidiane. 

In un contesto caratterizzato da aspettative in continua evoluzione da parte dei dipendenti, gli agenti AI strategicamente implementati con avanzate funzionalità di AI conversazionale possono fungere da partner all'interno di un'azienda, trasformando il settore delle risorse umane.

I responsabili delle risorse umane di tutto il mondo stanno affrontando una serie di fattori che cambiano la natura del lavoro: la carenza di manodopera, l'aumento delle lacune nelle competenze e l'accelerazione del cambiamento tecnologico richiedono nuove strategie di gestione dei talenti. Sia i dipendenti che i manager devono diventare più agili, facendo di più con meno. Gli agenti AI e le tecnologie associate possono ottimizzare i flussi di lavoro delle risorse umane e fornire il supporto tanto necessario ai dipendenti, riducendo al contempo il tempo che i team delle risorse umane dedicano alle attività amministrative.

L'implementazione di queste tecnologie può avere risultati tangibili sulla soddisfazione dei dipendenti e sul reddito di un'azienda. Gli esperti e i ricercatori aziendali ritengono che investire nel benessere e nello sviluppo professionale dei dipendenti sia un fattore importante per il successo di un'organizzazione.¹ I dipendenti soddisfatti che apprendono continuamente rendono un'azienda nel complesso molto più produttiva. Come ha rilevato l'IBM® Institute for Business Value, le organizzazioni che offrono esperienze di qualità ai dipendenti registrano una crescita del fatturato superiore del 31% rispetto alle altre organizzazioni.²

Inoltre, secondo una ricerca interna di IBM® Consulting, quando i dipendenti adottano opzioni self-service per le attività di routine e le attività manuali delle risorse umane vengono ridotte, l'aumento della capacità in un'azienda può comportare un risparmio dal 50% al 60% nei costi di fornitura dei servizi delle risorse umane. Con interventi tecnologici chiave che riducono gli oneri amministrativi e migliorano l'esperienza utente per i professionisti delle risorse umane e gli altri dipendenti, le aziende possono migliorare notevolmente le prestazioni riducendo al contempo le spese generali. Possono anche trasformare un dipartimento delle risorse umane da un dipartimento amministrativo a un campione dell'esperienza dei dipendenti in generale.

La tecnologia di agentic AI esiste lungo uno spettro. Alcuni agenti AI esercitano un'azione limitata, eseguendo compiti specifici o integrando dati esterni selezionati per raggiungere un unico obiettivo. Altri, come gli agenti di apprendimento, rispondono continuamente a nuovi input per monitorare e rispondere autonomamente alle preferenze degli utenti. I chatbot agentici, a differenza degli AI chatbot non agentici, non solo rispondono ai prompt degli utenti, ma personalizzano le loro risposte nel tempo, attingendo alle risorse disponibili per fornire servizi più completi e considerare la linea d'azione più efficace.

Nelle applicazioni aziendali, una serie di agenti AI viene utilizzata in tandem per automatizzare completamente o parzialmente alcune funzioni delle risorse umane. Ad esempio, un chatbot agentico potrebbe fornire informazioni personalizzate e pertinenti a un dipendente che richiede informazioni sulle politiche di congedo aziendale, mentre gli agenti basati sulle attività svolgono una serie di lavori autonomi e interconnessi, come l'archiviazione dei documenti pertinenti e la gestione delle richieste di ferie.

Spesso, gli agenti AI sono integrati nei sistemi esistenti e funzionano perfettamente con piattaforme di gestione del capitale umano (HCM), software di gestione delle risorse, strumenti di comunicazione e ticket, elenchi o altri sistemi delle risorse umane. Fondamentalmente, gli agenti AI possono eseguire autonomamente attività complesse e in più fasi, rendendoli più agili rispetto ai chatbot o alle tecnologie di automazione precedenti.

L'integrazione degli agenti AI in un reparto di risorse umane può avere molteplici benefici interconnessi che consentono alle aziende di risparmiare tempo, denaro e sprechi di fatica. Ad esempio, lo strumento AskHR di IBM, una piattaforma appositamente progettata per automatizzare oltre 80 processi HR comuni, ha generato risultati impressionanti. Oggi AskHR risolve 10,1 milioni di interazioni all'anno per conto del dipartimento risorse umane, risparmiando 50.000 ore e 5 milioni di dollari all'anno. Allo stesso tempo, il punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT) del dipartimento delle risorse umane è migliorato notevolmente dal lancio dello strumento.

L'agentic AI può consentire ai lavoratori l'accesso immediato a informazioni personalizzate relative alle risorse umane, riducendo i tempi di attesa e migliorando la precisione delle risposte. I programmi di apprendimento e sviluppo personalizzati basati sull'AI aiutano anche i dipendenti a crescere nella loro carriera, portando a una maggiore soddisfazione sul lavoro. Quando i responsabili delle risorse umane dedicano meno tempo a svolgere attività ripetitive che richiedono tempo, sono liberi di concentrarsi sulla costruzione di relazioni insieme a iniziative strategiche più creative.

I dipartimenti delle risorse umane ricevono enormi quantità di informazioni altamente specifiche su potenziali clienti, dipendenti e prestazioni, insieme a dati di terze parti come i requisiti di conformità. Che si tratti di analizzare curriculum o di fornire ai professionisti delle risorse umane informazioni sulle prestazioni, l'agentic AI può aiutare a inserire metriche e punti dati e ad aiutare le organizzazioni a prendere decisioni informate sulle strategie di assunzione, promozione e fidelizzazione.

Gli agenti AI automatizzano le attività ripetitive delle risorse umane come l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione dei benefici e lo screening dei candidati, permettendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su ruoli più preziosi e incentrati sull'uomo. Inoltre, quando le attività di routine delle risorse umane sono facilmente accessibili ai dipendenti in tempo reale, è meno probabile che dedichino una parte significativa della giornata lavorativa a problemi di personale frustranti e che richiedono tempo.

L'automazione dei processi delle risorse umane riduce i costi amministrativi riducendo al minimo la necessità di immissione manuale dei dati, documenti e altre attività che richiedono tempo. L'efficienza garantita dall'intelligenza artificiale consente di ridurre i costi di reclutamento, inserimento e altre operazioni relative alle risorse umane.

Gli agenti AI consentono ai dipartimenti delle risorse umane di gestire carichi di lavoro crescenti senza la necessità di risorse aggiuntive. Che un'azienda stia crescendo o gestendo una grande forza lavoro, gli agenti AI sono istantaneamente scalabili e forniscono un servizio di alto livello a grandi imprese globali.

Per trattenere i migliori talenti e coinvolgere continuamente i dipendenti, le aziende leader si sono rivolte alla personalizzazione e a modelli di erogazione dei servizi incentrati sui dipendenti. Gli agenti AI possono soddisfare in modo proattivo le esigenze dei dipendenti prima che si presentino, contribuendo a migliorare la cultura del posto di lavoro e ridurre gli attriti all'interno dell'organizzazione.

Ad esempio, gli strumenti di agentic AI possono gestire le richieste di ferie, generare in modo proattivo informazioni amministrative pertinenti relative ai principali eventi della vita come la nascita di un nuovo figlio o consigliare opportunità di sviluppo professionale in base alla posizione e agli obiettivi di una persona. Personalizzando la comunicazione e il supporto dei dipendenti a larga scala, l'agentic AI consente ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su questioni più intime o urgenti, aumentando in ultima analisi la soddisfazione dei dipendenti.

Gli agenti AI facilitano l'inserimento dei dipendenti automatizzando la verifica dei documenti, i controlli pre-assunzione e l'invio delle richieste IT. Inoltre personalizzano il curriculum di formazione e gestiscono la creazione del profilo utente, garantendo un'esperienza senza interruzioni per i nuovi assunti. L'AI può personalizzare le esperienze di apprendimento in base ai ruoli e ai livelli di competenza dei dipendenti, aiutando sia i nuovi dipendenti che i membri veterani del team ad affinare i propri talenti per aumentare la produttività.

Gli agenti forniscono anche risposte in tempo reale alle domande più comuni dei dipendenti, offrendo informazioni personalizzate specifiche sul ruolo quando i dipendenti ne hanno più bisogno. Questo può aiutare i nuovi assunti a passare ai loro ruoli con meno attriti e sfidare continuamente i dipendenti esistenti a migliorare le competenze per il loro prossimo incarico.

Gli agenti AI hanno la capacità di creare obiettivi attuabili e piani di sviluppo della carriera per i dipendenti, suggerendo potenziali posizioni interne e riassumendo le opportunità di sviluppo delle competenze. Avendo accesso ai dati dei dipendenti, possono anche fornire feedback in tempo reale e analizzare la produttività dei dipendenti, offrendo consigli per il miglioramento continuo.

Ad esempio, IBM utilizza un lavoratore digitale basato su regole per supportare i responsabili delle risorse umane selezionati nel processo di promozione trimestrale, automatizzando la raccolta e la formattazione dei dati da più sistemi per un massimo di 17.000 dipendenti. Con strumenti come questi, i dipartimenti delle risorse umane possono ottenere informazioni accurate, eque e tempestive sulle prestazioni che aiutano i manager a prendere decisioni critiche sulla pianificazione della forza lavoro e a risparmiare decine di migliaia di ore.

Gli agenti AI automatizzano un'ampia varietà di attività del sistema HR come l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione dei benefit, la pianificazione, il riepilogo dei colloqui e il monitoraggio della conformità, aumentando l'efficienza e riducendo gli errori. Questi strumenti possono garantire la conformità alle politiche aziendali segnalando i potenziali rischi e suggerendo azioni correttive. I portali self-service con intelligenza artificiale consentono ai dipendenti di accedere alle informazioni e inviare richieste senza intervento umano, riducendo i costi amministrativi.

Gli agenti AI possono semplificare quasi ogni fase del processo di sviluppo e gestione dei talenti, dall'analisi dei curriculum alla creazione di pacchetti di offerte. Gli agenti possono filtrare ampi pool di candidati, programmare colloqui, assistere nella valutazione dei candidati e utilizzare l'AI generativa per comunicare con i potenziali clienti.

Ad esempio, l'organizzazione di interview-as-a-service FloCareer utilizza l'AI per selezionare candidati diversificati da un database di 169 milioni di candidati e utilizza la tecnologia per programmare interviste, risparmiando innumerevoli ore e aumentando l'efficacia del processo di assunzione. Strumenti come questi aiutano i dipartimenti delle risorse umane a identificare rapidamente i candidati più preziosi per una determinata posizione, a prendere decisioni più informate e a dedicare più tempo al miglioramento dell'esperienza complessiva dei candidati.

Sebbene gli agenti AI siano in grado di svolgere autonomamente compiti complessi, la tecnologia dovrebbe migliorare, anziché sostituire, il processo decisionale umano. Le organizzazioni di successo stabiliscono generalmente protocolli per la revisione umana delle raccomandazioni generate dall'AI, in particolare per le funzioni sensibili delle risorse umane come assunzioni, promozioni e valutazioni delle prestazioni. Questo aiuta a garantire la trasparenza, a mantenere gli standard etici e a promuovere una cultura della collaborazione uomo-macchina.

Come suggerito dalla ricerca di IBM, i dipendenti che utilizzano l'AI generalmente ottengono migliori risultati quando gli agenti e altri strumenti AI sono connessi ai sistemi e ai workflow a cui sono abituati. Inoltre, gli agenti con accesso a più set di dati e applicazioni hanno a disposizione più strumenti per la risoluzione dei problemi.

Può quindi essere critico integrare l'AI con una serie diversificata di sistemi di gestione delle risorse umane, strumenti di comunicazione e database esterni per massimizzarne l'efficacia. La connettività senza soluzione di continuità tra le operazioni HR consente all'AI di analizzare i dati in modo olistico, fornendo insight più approfonditi e migliorando le funzioni delle risorse umane.

La creazione di nuovi spazi per l'interazione uomo-macchina in tutto il processo HR rappresenta un cambiamento significativo, sia per i professionisti delle risorse umane che per l'azienda in generale. Come ha riscontrato IBM Consulting, i dipendenti adottano nuove tecnologie e strutture aziendali il 34% più spesso quando il coinvolgimento dei dipendenti è al centro della progettazione trasformazionale.

L'implementazione dell'agentic AI rivela spesso una lacuna di competenze e le organizzazioni di successo dedicano sforzi significativi alla formazione e alla gestione del cambiamento che aiutano i dipendenti a lavorare efficacemente a fianco degli agenti. Ciò potrebbe significare dotare i professionisti delle risorse umane degli strumenti necessari per utilizzare gli agenti, dare priorità a una comunicazione esecutiva trasparente e fornire iniziative di apprendimento continuo per aiutare i responsabili delle risorse umane ad adattarsi ai sistemi di intelligenza artificiale in evoluzione.

Spesso, implementare l'AI in modo ad hoc per sostituire una singola attività manuale genera meno valore rispetto alla riprogettazione dei workflow dipartimentali per integrare le funzionalità dell'AI. Quando progettano una strategia HR basata sull'AI, le aziende di successo spesso ridefiniscono ruoli e responsabilità per ottimizzare le funzionalità delle soluzioni AI, assicurando che dipendenti e tecnologie lavorino insieme in modo efficace.

I modelli AI sono efficaci tanto quanto lo sono i dati con cui vengono alimentati, e gli agenti che svolgono compiti specifici dovrebbero essere addestrati su dati specifici per i compiti stessi. Ciò potrebbe includere dati sui dipendenti, come revisioni delle prestazioni e registri delle attività, informazioni sul profilo dei candidati, come curriculum o dati di LinkedIn, o politiche e procedure organizzative. L'addestramento dei modelli con set di dati pertinenti migliora notevolmente la capacità di un agente di eseguire un'attività in modo efficace. Inoltre, gli agenti AI dovrebbero essere formati su dati di alta qualità, imparziali e diversificati e aggiornati regolarmente per riflettere i cambiamenti nelle politiche aziendali, negli standard di settore e nelle aspettative della forza lavoro.