¿Qué es la expansión de SaaS?

La expansión de SaaS puede contribuir a muchos resultados negativos, incluyendo gastos innecesarios, flujos de trabajo ineficientes, silos de datos y riesgos de seguridad. "La expansión de SaaS no suele ser el resultado de malas intenciones, sino el resultado de buenas personas que intentan resolver problemas reales rápidamente", afirma Savannah Cherry, directora de marketing y nuevos negocios de Slingshot, una empresa de desarrollo de software.

Según un informe del IBM Institute for Business Value (IBV), solo el 36 % de los ejecutivos de tecnología empresarial informaron de que sus inversiones en la nube, datos, IA y la ingeniería de productos se gestionan como portfolios definidos por objetivos empresariales y una arquitectura común. Y, según un informe de Productiv de 2024, un enorme 48 % de las aplicaciones empresariales son aplicaciones no administradas, sin nadie asignado específicamente para monitorizar y auditar el uso, la seguridad, las licencias, las renovaciones, las vulnerabilidades y otros detalles. Esa falta de supervisión e integración adecuadas e intencionales se manifiesta muy a menudo en forma de expansión de SaaS.

El software como servicio (SaaS) es un software de aplicación alojado en la nube y utilizado a través de una conexión a Internet mediante un navegador web, una aplicación móvil o un cliente ligero. El modelo SaaS ha crecido enormemente en popularidad, en gran parte debido a sus beneficios de facilidad de uso y escalabilidad.

Un proveedor de SaaS es responsable de administrar y mantener el software y la infraestructura de soporte. No es necesario instalar programas en dispositivos individuales, ni una organización necesita asegurarse de que su hardware pueda manejar mayores cargas de trabajo. La actualización del software ya no es una preocupación; eso es gestionado por el proveedor de SaaS de forma remota, lo que garantiza que las aplicaciones SaaS estén siempre actualizadas. El cliente simplemente se suscribe y accede al software.

SaaS es una parte cada vez más vital de las organizaciones modernas, con una organización promedio que gasta alrededor de 49 millones de dólares al año en SaaS, repartidos en un promedio de 275 aplicaciones, según un informe de Zylo.

Hay muchos tipos diferentes de herramientas SaaS; empresas tan variadas como Zoom, Slack, Salesforce, Adobe, Trello, Microsoft, Google, Box y Amazon ofrecen productos SaaS. Estos productos se utilizan para completar una amplia variedad de tareas, desde la funcionalidad avanzada de chat hasta las videollamadas, desde la gestión de proyectos hasta la gestión de TI y desde la gestión de archivos hasta los servicios creativos.

El acceso a las aplicaciones SaaS suele ser escalonado: muchos proveedores ofrecen versiones gratuitas, versiones freemium (que permiten a los usuarios acceder a las funciones básicas de manera gratuita y con la opción de pagar por las capacidades mejoradas) o paquetes premium con diferentes capacidades, puestos de usuario y otros factores diferenciadores. Muchos proveedores también ofrecen paquetes empresariales que se pueden adaptar a empresas de diferentes tamaños. 

Sin embargo, esta facilidad de acceso puede llevar a las organizaciones a sobreindexar en SaaS, saltando de plataforma en plataforma como nenúfares en un estanque. Entonces, ¿cómo reconocen, abordan y previenen las organizaciones el siniestro avance de la expansión de SaaS?

La expansión de SaaS se refiere a la tendencia de las organizaciones, especialmente las más grandes con múltiples divisiones, a adquirir una desconcertante variedad de productos en su entorno SaaS. "Multiplique (la adopción de SaaS) en todos los departamentos, equipos remotos y la explosión de soluciones SaaS de nicho, y antes de darse cuenta, tendrá docenas, a veces cientos, de aplicaciones flotando en su organización", dice Cherry. Esto puede provocar redundancia, ineficiencia, confusión o algo peor. A continuación se presentan algunas características distintivas de la expansión del SaaS:

Un indicador clásico de la expansión de SaaS es la presencia de diferentes aplicaciones que se superponen en funcionalidad. Estas aplicaciones redundantes suelen dar lugar a gastos innecesarios y pueden llevar a silos de datos y una falta de visibilidad de las funciones.

Si los equipos de ventas y marketing utilizan las mismas aplicaciones de gestión de proyectos o recursos, por ejemplo, pueden compartir información fácilmente y trabajar con los mismos conocimientos en tiempo real. Cuando estos equipos utilizan diferentes aplicaciones para las mismas tareas, se pierde esta visibilidad interfuncional y se necesitan integraciones adicionales para lograr el mismo nivel de colaboración.

Siempre hay un nuevo producto de moda en tecnología. Pero la adopción frecuente, aunque pueda parecer ágil y flexible, puede crear problemas de adopción. La curva de aprendizaje que acompaña a la adopción de nuevos productos puede causar errores y crear un lastre en la producción y la experiencia del usuario. En los casos más graves, las pérdidas de productividad que suelen acompañar a un panorama SaaS en constante cambio pueden superar los beneficios del nuevo software en conjunto.

Idealmente, todos los productos SaaS de una empresa trabajan juntos, compartiendo datos de manera fluida en un ecosistema. Esto se logra a menudo mediante el uso de plataformas de integración o iPaaS. La falta de integración entre las aplicaciones de SaaS o entre las aplicaciones de SaaS y otros sistemas y bases de datos empresariales puede provocar ineficiencias en el intercambio de datos, falta de visibilidad compartida, errores de datos, violaciones de seguridad y otros resultados negativos.  

Cualquier organización puede caer en la trampa de la expansión de SaaS, pero las más grandes con múltiples divisiones autónomas son especialmente propensas. Hay muchas opciones de SaaS en el mercado, y cada año llegan más con características ligeramente nuevas o mejoradas. Este diluvio puede tentar la adopción sin intencionalidad.

Las causas notables de la expansión de SaaS incluyen:

Sin un proceso de compras centralizado, los equipos a menudo se ven obligados a adquirir el software por su cuenta. Este enfoque descoordinado puede dar lugar a que diferentes equipos utilicen nuevas aplicaciones que cumplen la misma función, lo que puede conducir a la ineficiencia tanto en coste como en efecto.

Volvamos a nuestro ejemplo anterior, en el que los departamentos de ventas y marketing utilizan diferentes programas de gestión de proyectos. Esto no solo requiere el doble de tiempo y esfuerzo para investigar y comprar dicho software, sino que también dificulta la interfaz entre los departamentos (quizás requiriendo nuevas integraciones). 

Sin una política organizativa adecuada, es posible que los equipos no sepan qué productos SaaS están ya disponibles para su uso a través de una licencia empresarial, o qué productos ya están utilizando otros departamentos. Esta supervisión puede dificultar el intercambio de datos y otras sinergias colaborativas.

La falta de orientación también puede causar riesgos de cumplimiento y otros problemas de seguridad SaaS, por ejemplo, si se comparten datos restringidos con aplicaciones no autorizadas.

SaaS tiene una tasa de crecimiento anual de más del 20 %, según Zylo, y se espera que supere los 300 millones de dólares en 2025. Hay decenas de miles de empresas SaaS, desde pequeñas startups hasta los nombres más importantes en tecnología. Esta proliferación conduce a un exceso de opciones y puede generar presión para adoptar.

Una táctica de ventas clásica, la adopción a bajo coste o sin coste puede hacer que probar algo nuevo parezca una idea fácil, hasta que llega la factura. "El acceso fácil y sin fricciones permite la adopción de herramientas sin intervención de TI ni de compras, lo que conduce a una funcionalidad duplicada y a una integración inadecuada", afirma James Allsop, CEO de iNet Ventures, una agencia de relaciones públicas digitales.

De arriba a abajo, las organizaciones deben comprender tanto el valor como las posibles trampas de los productos SaaS. Aproximadamente la mitad de todas las licencias SaaS no se utilizan y se olvidan. Este desperdicio es a menudo el resultado de una cultura que no prioriza la eficiencia de SaaS.

La causa más importante de la expansión de SaaS es la falta de un procedimiento, una jerarquía y una comunicación claros. Los departamentos o equipos adoptarán productos SaaS en función de sus propias necesidades y deseos; sin un sistema para evaluarlos, monitorizarlos y guiarlos, la expansión de SaaS puede surgir fácilmente.

La expansión de SaaS puede dar lugar a muchos problemas, que van desde la ineficiencia organizativa hasta las violaciones de seguridad activas.

La falta de un plan de compras intencional para los productos SaaS puede generar gastos innecesarios en toda la pila tecnológica. Esto puede ser el resultado de una negociación subóptima a escala, redundancia o incluso suscripciones activas olvidadas.

Además, los proveedores pueden aumentar fácilmente las tarifas de los servicios SaaS una vez que sus clientes dependen de ellos. "En pocas palabras, cuando las tarifas aumentan, hay que pagar o se pierde el acceso. Y las tarifas subirán", afirma Bryan Granados, director técnico de productos e ingeniero de la empresa Valere, centrada en la IA.

Aunque los costes iniciales pueden ser bajos o incluso inexistentes en forma de pruebas, el coste final a largo plazo a veces supera el de las soluciones locales. Como mínimo, un plan SaaS centralizado permite a las organizaciones planificar dichos aumentos y beneficiarse de las licencias empresariales.

Demasiados sistemas diferentes pueden provocar una pérdida de eficiencia. Cuando los equipos trabajan en numerosas plataformas, los archivos pueden perderse, los horarios pueden volverse menos puntuales y precisos, y las reuniones pueden pasarse por alto debido a malentendidos. Incluso en el funcionamiento "normal", repartir los equipos entre demasiadas herramientas puede provocar simplemente una pérdida de tiempo y la frustración de los empleados. La racionalización de este proceso puede mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

Cuando los datos se distribuyen en plataformas y aplicaciones aisladas, la gestión de datos y la colaboración interfuncional se ven afectadas. Cuando diferentes equipos tienen acceso a la misma información actualizada, pueden alinear más fácilmente sus esfuerzos en torno a objetivos departamentales y organizacionales más amplios. La conciencia de los riesgos que entrañan los silos de datos ayuda a alentar a los equipos a estar en sintonía.

Además, la integración de datos de diferentes bases de datos y aplicaciones permite a las organizaciones obtener un mayor valor de sus herramientas de IA. Para que el machine learning y otras herramientas de IA sean más eficaces, necesitan acceso a muchos datos. Cuanto más completos y actualizados sean los datos, más nítidos y valiosos serán los conocimientos que pueda producir la IA.

Adaptarse a una nueva aplicación SaaS puede llevar tiempo. Durante este período de ajuste, pueden cometerse errores (y a menudo se cometerán). En muchos casos son necesarios nuevos sistemas y es inevitable cierto tiempo dedicado a formación. Pero es importante asegurarse de que estas nuevas incorporaciones de software generen valor y no se realicen de manera aleatoria. Hacerlo ayuda a evitar la pérdida de tiempo de los empleados y la confusión causada por incorporaciones innecesarias. 

La expansión de SaaS puede aumentar las vulnerabilidades de seguridad y crear oportunidades adicionales para las vulneraciones de datos, especialmente cuando los nuevos productos SaaS no se gestionan bajo una política centralizada de compras, gobierno y seguridad de datos. Los productos SaaS sin la autenticación y la supervisión adecuada de TI u otros departamentos de seguridad pueden dar lugar a un acceso no autorizado o a un uso indebido de la información.

Esto puede crear una "TI invisible" en la que los departamentos de TI desconocen el uso que debería estar bajo su jurisdicción. Las integraciones también podrían aplicarse de forma descuidada, lo que llevaría a compartir datos sensibles con productos o plataformas no autorizados.

"El rápido crecimiento del uso no autorizado de las TI produce complejas redes de herramientas que dañan los sistemas de seguridad, dificultan el cumplimiento de las normas y malgastan los recursos de las organizaciones", afirma Rafay Baloch, experto en ciberseguridad y hacker de sombrero blanco. "Las aplicaciones no gestionadas amplían las superficies de ataque al revelar datos sensibles, mientras que los sistemas mal configurados proporcionan puntos de entrada a los hackers".

Combatir y gestionar la expansión de SaaS es difícil, pero vital. "En última instancia, la expansión de SaaS es un subproducto de la innovación y la agilidad, pero sin una gestión intencional, puede socavar ambas", dice Granados. Hay algunos pasos que cualquier organización puede tomar para reducir y prevenir la expansión futura.