تستخدم برامج OCR الماسح الضوئي لإعادة معالجة الشكل المادي للمستند وتحويله إلى نص رقمي قابل للتحرير. يمكن أن تعمل برامج OCR كبرنامج مستقل، أو كواجهة برمجة تطبيقات (API)، أو كخدمة عبر الإنترنت.
الحصول على الصور: يتم نسخ جميع صفحات المستند، ثم يقوم محرك التعرف البصري على الأحرف بتحويل المستند الرقمي إلى نسخة ثنائية الألوان، أو بالأبيض والأسود. يتم تحليل الصورة الممسوحة ضوئيًا أو الصورة النقطية (bitmap) الممسوحة ضوئيًا بحثًا عن الأجزاء الفاتحة والداكنة. ثم يحدد البرنامج الأجزاء الداكنة على أنها أحرف تحتاج إلى التعرف عليها، بينما يتم تحديد المناطق الفاتحة على أنها خلفية.
المعالجة المسبقة: تُجرى عملية تنظيف للصورة الرقمية لإزالة وحدات البكسل غير المرغوب فيها. تشمل هذه العملية تصحيح الميل (Deskewing) لتعديل الانحراف الناتج عن عدم محاذاة الصورة أثناء المسح الضوئي، وإزالة القواعد والمربعات الرسومية الموجودة في الصورة المطبوعة، وتحديد ما إذا كان نص يحتوي على كتابات نصية.
التعرّف على النص: تتم معالجة الأجزاء الداكنة للعثور على الحروف الأبجدية أو الأرقام أو الرموز. تُركز هذه المرحلة عادة على التعرف على حرف أو كلمة أو كتلة نص واحدة في كل مرة. ثم يتم تحديد الأحرف باستخدام إحدى خوارزميتين، إما التعرف على الأنماط (Pattern Recognition): أو التعرف على الميزات (Feature Recognition).
- التعرف على الأنماط (أو مطابقة الأنماط): يتم تدريب برنامج التعرف البصري على الأحرف مسبقا على أمثلة نصية بخطوط وتنسيقات مختلفة للتعرف على الأحرف مقارنتها مع قالب موجود في المستند الممسوح ضوئيًا أو ملف الصورة. كل مجموعة فريدة من الشكل، الحجم، والخط تُعرف باسم الخط الرسومي "Glyph". لكي تعمل هذه الطريقة، يجب أن تكون الأحرف مكتوبة بخط قد تم تدريب برنامج OCR عليه مسبقًا. نظرًا لوجود عدد هائل من الخطوط عالميًا ولغات مختلفة مثل مثل العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والألمانية واليونانية واليابانية والكورية والإسبانية، فإن تدريب النظام على جميع هذه الخطوط واللغات يُعد استنزافًا كبيرًا للموارد.
- التعرف على (كشف أو الاستخراج) الميزات: تُستخدم هذه الطريقة عندما يقوم برنامج OCR بتحليل خط لم يتم تدريبه عليه مسبقًا. تطبق تقنية OSR قواعد تتعلق بميزات حرف أو رقم معين للتعرف على الأحرف في المستند الممسوح ضوئيا. تتضمن الميزات عدد الخطوط المائلة، أو تقاطعات الخطوط، أو الحلقات، أو الانحناءات في الحرف. على سبيل المثال، يتم تخزين الحرف الكبير "A" كخطين مائلين يلتقيان بخط أفقي في المنتصف. بمجرد التعرف على الحرف، يتم تحويله إلى رمز ASCII (American Standard Code for Information Interchange) الذي تستخدمه أنظمة الكمبيوتر لمعالجة البيانات.
التعرف على التخطيط: يحلل برنامج OCR الأكثر شمولية أيضًا هيكل صورة المستندات. حيث يقسم الصفحة إلى عناصر، مثل وحدات النص أو الجداول أو الصور. وتُقسَّم الأسطر إلى كلمات ثم إلى أحرف. بعد عزل الأحرف، يقوم البرنامج بمقارنتها مع مجموعة من الصور النمطية. بعد معالجة جميع التطابقات المحتملة، يُعيد البرنامج النص المُتعرف عليه.
المعالجة اللاحقة: يتم تخزين المعلومات المجمعة في صورة ملف رقمي، إما بصيغة قابلة للتحرير أو PDF. تحتفظ بعض الأنظمة بكل من صورة الإدخال ونُسخ ما بعد التعرف البصري على الأحرف (OCR) لتسهيل المقارنة وضمان إدارة المستندات بشكل أكثر اكتمالًا.