سير العمل هو نظام لإدارة العمليات والمهام المتكررة التي تحدث بترتيب معين. وهي الآلية التي ينجز من خلالها الأشخاص والمؤسسات أعمالهم، سواء كانت تصنيع منتج أو تقديم خدمة أو معالجة المعلومات أو أي نشاط آخر مولد للقيمة.
في إطار إدارة عمليات الأعمال، يمكن تعريف سير العمل على أنه سلسلة بسيطة من المهام الفردية، بينما تعتبر عمليات الأعمال أكثر تعقيدًا، حيث يتكون من عمليات سير عمل متعددة، ونظم معلومات، وبيانات، وأشخاص وأنماط نشاطاتهم. يتميز سير العمل ببساطته وقابلية تكراره، وعادةً ما يتم تصوره باستخدام مخطط أو قائمة تحقق.
تساعد برمجيات إدارة سير العمل في تبسيط وتحسين عملية الأعمال داخل المؤسسة. وهي تقوم بذلك إلى حد كبير من خلال تنسيق التفاعلات بين مختلف الأطراف المعنية أو بين الأفراد ونظم المعلومات. تعمل أنظمة إدارة سير العمل على توجيه المهام إلى الموظف المناسب في الوقت المناسب، مع توفير المعلومات ذات الصلة والدفع لتسريع العمل على طول العملية الشاملة. كما أنها تدعم المهام اليدوية والآلية من خلال إدارة المستندات للأنشطة، مثل تقارير النفقات.
يعود الفضل إلى Frederick Taylor، وهو مهندس ميكانيكي، في نظريات الإدارة العلمية التي تشكل الأساس لسير العمل. لقد سعى إلى زيادة الكفاءة الصناعية من خلال تحليل عمليات التصنيع بشكل تجريبي بهدف تقليل النفايات وتوحيد أفضل الممارسات.
لا تزال نظرياته، إلى جانب نظريات Henry Gantt—مطور مخطط Gantt الشهير—تشكل مصدر إلهام لإدارة المشاريع والهندسة الصناعية حتى اليوم. تساعد عمليات سير العمل على تخطيط ومراقبة المشاريع بطريقة منهجية ومنطقية، مما يسمح للفريق بتحقيق المواعيد النهائية والإنجازات الهامة.
تم استخدام مفهوم سير العمل أيضًا في مجال بحوث العمليات ذي الصلة، والذي يطبق أساليب تحليلية لدراسة طبيعة العمل. في بحوث العمليات، يتم استخدام تقنيات من الإحصاء ونظرية الألعاب والذكاء الاصطناعي بالاشتراك مع علوم الإدارة لحل المشكلات المعقدة في العالم الحقيقي.
نظرًا لأن مهام سير العمل تتكون من مهام منفصلة خطوة بخطوة، فيمكن تصورها بسهولة من خلال رسم تخطيطي أو مخطط انسيابي. يوفر تخطيط سير العمل، المعروف أيضًا باسم تخطيط العمليات، فهمًا أعمق لعملية سير العمل الشاملة، مما يتيح التحسين و/أو الأتمتة الكاملة أو الجزئية.
يتم إنشاء مخططات سير العمل باستخدام الخطوات التالية:
العمليات اليدوية عرضة للأخطاء البشرية وأوجه القصور والتناقضات التي يمكن أن تعطل جودة المنتج وتجارب العملاء، بينما تكون الأنظمة الآلية فعالة ومتسقة وقابلة للتوسع بطبيعتها. يمكن أن تساعد إدارة عمليات الأعمال (BPM) في أتمتة المهام العادية باستخدام تقنية تُعرف باسم أتمتة العمليات الآلية (RPA). تعد تقنية RPA مناسبة تمامًا لأداء المهام المتكررة مثل إنشاء استجابة عبر البريد الإلكتروني تلقائيًا عندما يملأ العميل نموذج طلب أو معالجة المعاملات أو التواصل مع قواعد بيانات متعددة أثناء معالجة مطالبة التأمين.
يمكن وصف أي إجراء تشغيلي تقريبًا في أي صناعة على أنه سير عمل، بافتراض أنه يتكون من خطوات قابلة للتكرار. تتضمن بعض حالات الاستخدام ما يلي:
من خلال توظيف الأنظمة المؤتمتة أو الاستراتيجيات الرسمية لتحسين سير العمل في المؤسسة، يمكن للأطراف المعنية تحقيق العديد من الفوائد، بما في ذلك: