يستخدم محللو الأعمال ومهندسو قواعد البيانات مخططات التقارير الإلكترونية كأدوات لنمذجة البيانات لتقييم نطاق قواعد البيانات التي تحتاجها منظماتهم، ثم التخطيط لكيفية تخزين البيانات. 

تتواصل مخططات التقارير الإلكترونية (ERD) مع قسم هندسة البرمجيات من مشروع قاعدة البيانات من خلال تحديد متطلبات بنية أنظمة المعلومات وهيكل قاعدة البيانات. في نهج المخطط الثلاثي لهندسة البرمجيات لأنظمة إدارة قواعد البيانات (DBMS)، فإن مخطط التقرير الإلكتروني (ERD) يُمثل المستوى المفاهيمي. 

تكامل البيانات هو عملية هندسة بيانات معقدة تتألف من العديد من الأجزاء المتحركة. يمكن أن يساعد ERD مهندسي البيانات في تصور النظام العام وتقليل احتمالية حدوث أخطاء. 

يمكن أن تكشف مقارنة قواعد البيانات الموجودة بمخطط التقرير الإلكتروني (ERD) عن أخطاء في تصميم قاعدة البيانات قد تسبب مشاكل. وتتطلب قواعد البيانات المعقدة التي تحتوي على العديد من الجداول معرفة واسعة بـ SQL لإجراء عملية تصحيح الأخطاء. ويُلخص مخطط التقرير الإلكتروني (ERD) قاعدة البيانات بحيث يمكن للمهندسين تحديد الأخطاء المحتملة بسرعة. 

عند تنفيذ مشاريع إعادة هندسة العمليات التجارية، قد يكون من المفيد الحصول على نظرة شاملة لجميع البيانات داخل أنظمة معلومات المنظمة. وتُستخدم مخططات التقارير الإلكترونية (ERD) لصياغة حلول بنية بيانات أحدث وأكثر كفاءة لتسهيل المراحل الأخرى من عملية إعادة هندسة العمليات التجارية (BPR).

أنواع الكيانات هي فئة من الكيانات. إذا كانت الكيانات مشابهة للأسماء، فإن أنواع الكيانات هي فئات الأسماء: الأطعمة، والرياضة، والبلدان. تُعرف الكيانات الفردية داخل نوع الكيان باسم المثيلات. ضمن نوع الكيان، قد تكون الخضروات هي مثيلات البروكلي والجزر والهليون.

يتم تصنيف الكيانات على أنها إما قوية أو ضعيفة. تحتوي الكيانات القوية على معلومات تعريف كافية في سماتها بحيث لا تحتاج إلى مزيد من التوضيح. وفي الوقت نفسه، لا توجد الكيانات الضعيفة إلا كنتيجة أو كعواقب لكيان آخر. ويعرف الكيان القوي المرتبط بكيان ضعيف معين باسم الكيان الأصلي أو المالك.

ضع في اعتبارك أن قاعدة البيانات تمثل نمذجة طلب العميل في أعمال التجارة الإلكترونية. فكل طلب هو كيان قوي لأنه يمكن تعريفه على أنه مثيل فريد بناءً على المشتري والوقت والتاريخ. ومع ذلك، فإن البنود داخل كل أمر هي كيانات ضعيفة، ولا تشكل أي معنى إلا في سياق الأوامر الخاصة بها. ويُعرف هذا الاعتماد بتبعية الوجود أو قيد المشاركة.

تظهر الكيانات القوية كمستطيلات صلبة، بينما تمثل مخططات التقارير الإلكترونية (ERD) كيانات ضعيفة كمستطيل مزدوج.

يربط الكيان الترابطي المثيلات بين مجموعتي كيانات وله سماته الخاصة التي توفر مزيدًا من المعلومات حول تلك العلاقة. في مخطط التقرير الإلكتروني (ERD) الذي تستخدمه الجامعة، يحدد الكيان الطلاب والأساتذة ليكون لديهم كثير من الروابط مع بعضهم البعض. وسيظهر الكيان الترابطي الذي يربط بين الاثنين الطلاب الذين يأخذون دورات يدرسها الأساتذة.

تستخدم قواعد البيانات العلائقية الكيانات الترابطية لإبلاغ جداول الوصلات، والتي تجمع الحقول من جداول قواعد بيانات أخرى متعددة. في مخططات التقرير الإلكتروني، يتم تصوير الكيانات الترابطية كشكل مُعين داخل مستطيل.

• لا يمكن تبسيط السمات البسيطةأو تقسيمها إلى سمات أخرى. الرمز البريدي هو مثال على سمة بسيطة.

• يتم تجميع السمات المركبة من سمات أخرى، والتي قد تكون أو لا تكون بسيطة. العنوان هو سمة مركبة تحتوي على رقم الشارع واسم الشارع والرمز البريدي والمدينة ومعلومات التعريف الأخرى.

• يتم حساب السمات المشتقة بناءً على سمات أخرى. وتُشتق قيمة راتب الموظف من ساعات عمله ومدة فترة الدفع وأجره. وتصوّر مخططات التقارير الإلكترونية (ERD) السمات المشتقة على أنها أشكال بيضاوية متقطعة.

• يمكن أن تحتوي السمات متعددة القيم على أكثر من قيمة واحدة لكل سجل، بينما لا يمكن للسمة ذات القيمة الواحدة ذلك.

مفاتيح الكيان هي السمات التي تحدد بشكل فريد كل كيان في مجموعة البيانات. ويمكن تعيين أي سمة كمفتاح، بشرط أن تقوم بهذا الدور. على سبيل المثال، في مجموعة كيانات الأشخاص، قد تكون السمة الرئيسية المناسبة هي رقم الهوية الوطنية. وعلى العكس من ذلك، لن تعمل الألقاب كسمة رئيسية في هذا السياق حيث يمكن لأكثر من شخص مشاركة نفس اللقب. 

• المفتاح الفائق: سمة واحدة أو أكثر يمكنها تعريف كيان ما بشكل فريد ضمن مجموعة كيانات.

• مفتاح مرشح: أبسط مفتاح فائق ممكن—لا يمكن أن تكون أي سمات ضمن مفتاح مرشح مفتاحًا فائقًا في حد ذاته. فقد تتكون المفاتيح المرشحة من سمة واحدة أو أكثر إذا لم تكن كل سمة مفتاحًا فائقًا. 

• المفتاح الأساسي: يتم اختيار المفتاح المرشح لتعريف مجموعة الكيانات بشكل فريد. ونظرًا لأن المفتاح الأساسي هو ما يميز كل كيان عن غيره، فقد لا يشترك إدخالان في قاعدة بيانات في نفس قيمة المفتاح الأساسي. وفي مخطط للتقارير الإلكترونية، سيتم وضع خط تحت المفتاح الأساسي لكل كيان. ويُعتبر أي كيان يحتوي على مفتاح أساسي كيانًا قويًا. 

• مفتاح خارجي: سمة تحدد علاقة أحد الكيانات بكيان آخر. تعتمد الكيانات الضعيفة على المفاتيح الخارجية لتعريفها ككيانات قوية. فعلى سبيل المثال، سيحتاج الحساب المصرفي للكيان الضعيف إلى مفتاح خارجي يربطه بالبنك ذي الصلة. 

العلاقة الأساسية (الكاردينالية) هي جودة العلاقة التي تحدد عدد المثيلات في كيان واحد والتي تتعلق بمثيلات كيان آخر.

• تشير العلاقات من واحد إلى واحد (1:1) إلى أن السجل داخل أحد الكيانات قد تتم الإشارة إليه من خلال سجل واحد فقط في الكيان الآخر. فالعلاقة بين جامعات الكيانات ورؤسائها هي علاقة من واحد إلى واحد لأن كل جامعة لديها رئيس واحد فقط. وعلى العكس من ذلك، فكل رئيس مسؤول عن جامعة واحدة فقط.

• تصور العلاقات من واحد إلى متعدد (1:M) الحالات التي يرتبط فيها كل سجل داخل كيان واحد بسجلات متعددة في كيان آخر. فتوجد علاقات من واحد إلى متعدد بين الجامعات والإدارات. وقد تحتوي الجامعة على أقسام متعددة، لكن كل قسم هو جزء من جامعة واحدة فقط.

• تظهر علاقات متعدد إلى متعدد (M: M) أنه يمكن توصيل سجل واحد أو أكثر داخل كلا الكيانين. كيانات الطلاب والأساتذة لديها علاقة متعدد إلى متعدد لأنه مثلما يقوم أستاذ واحد بالتدريس لفصل به العديد من الطلاب، فقد يسجل طالب واحد أيضًا في فصول مع أساتذة آخرين.

وتمثل مخططات التقارير الإلكترونية (ERD) العلاقة الأساسية (الكاردينالية) من خلال الاختلافات في خطوط الاتصال بين الكيانات. تعتمد طريقة عرض العلاقة الأساسية (الكاردينالية) على أسلوب مخطط التقرير الإلكتروني (ERD) المستخدم.