تعتمد الشركات على شبكة من التطبيقات المنفصلة مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM)، حيث يمكن أن تصبح البيانات التي تتقاطع مع الأقسام أو الأقسام التنظيمية مجزأة ومكررة وقديمة. وإذا حدث هذا، فسيكون من الصعب الإجابة على أسئلة تحليلات الأعمال والأداء.

مع زيادة البيانات، يصبح الحصول على المعلومات في الوقت المناسب أكثر صعوبة ولكن من المهم الحصول عليها. ويجب إدارة البيانات الرئيسية باستمرار، مع الحفاظ على التعريفات ذات الصلة حتى تتمكن جميع أقسام العمل من الوصول إليها والوثوق بها. ويتم تصنيف البيانات الرئيسية من خلال كونها أقل تقلبًا وأكثر تعقيدًا وقيمة، ما يدعم صنع القرار والعمليات اليومية.

هناك 6 أنواع من البيانات الشائعة في المنظمة:

• بيانات غير منظمة: رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الفنية ومواصفات المنتج وملفات PDF.
• بيانات المعاملات: الأحداث والمعاملات التجارية، مثل المبيعات والفواتير والمطالبات.
• البيانات الوصفية: بيانات حول البيانات الأخرى، مثل تعريفات التقارير وملفات السجل.
• البيانات الهرمية: العلاقات بين البيانات، مثل الهياكل التنظيمية أو خطوط المنتجات.
• البيانات المرجعية: البيانات المستخدمة لتصنيف البيانات الأخرى أو تحديد نوعها، مثل رموز البلدان والعملات وتصنيفات الصناعة الأخرى.
• البيانات الرئيسية: البيانات الأساسية التي تصف كيانات الأعمال الرئيسية، مثل العملاء والمنتجات والمواقع.

تتضمن مجالات البيانات الرئيسية والنطاقات الفرعية ذات الصلة ما يلي:

• العميل الزبون، الموظف، مندوب المبيعات
• المنتج: منتج، قطعة غيار، متجر، أصل
• المورد: جهة الاتصال بالمورد، والجداول الزمنية للتسليم، وشروط العقد
• الموقع: موقع المكتب، التقسيمات الجغرافية
• أخرى: العقد والضمان والترخيص

يتضمن إنشاء بيانات رئيسية عالية الجودة والحفاظ عليها تكامل البيانات من أنظمة المصادر المختلفة، واستبعاد السجلات المكررة للتخلص من التكرار، وتسوية التناقضات وإثراء البيانات لتعزيز قيمتها.

تحمي إدارة البيانات الرئيسية الفعالة من عدم الاتساق في الجودة وسهولة الاستخدام عبر المجالات.

إدارة علاقات العملاء (CRM): تمنع الفواتير غير الصحيحة وجهود التسويق المكررة من خلال الحفاظ على مصدر واحد لبيانات العملاء.

إدارة المنتجات: يتضمن ذلك الحفاظ على اتساق معلومات المنتج عبر الأنظمة المختلفة، وهو أمر بالغ الأهمية لإدارة المخزون واستراتيجيات التسعير وكفاءة سلسلة التوريد.

الامتثال وإدارة المخاطر: يوفر معلومات دقيقة وحديثة لمساعدة المنظمات في تلبية المتطلبات التنظيمية لتجنب العقوبات.

تخطيط موارد المؤسسات (ERP): يدمج البيانات من مختلف الأقسام لتمكين اتخاذ القرارات القائمة على البيانات وزيادة الكفاءة في جميع العمليات.

يعمل حل إدارة البيانات الرئيسية الفعال على تسهيل عمليات تكامل البيانات والتسوية والإثراء والحوكمة. ومن الجوانب المهمة لاستراتيجية إدارة البيانات الرئيسية تحديد البيانات التي يجب إدارتها كبيانات رئيسية.

يتضمن ذلك مراعاة السلوك ودورة الحياة والتعقيد والقيمة والتقلب وإعادة الاستخدام. ويعد تحديد كيانات البيانات التي لها تأثير على الأعمال الأكثر أهمية أمرًا ضروريًا لتركيز الموارد على إدارة البيانات الأكثر أهمية. وبمجرد تحديدها، يجب تحديد سياسات الحوكمة، وإنشاء عمليات لإدارة البيانات عبر دورة حياتها، ويجب اختيار الأدوات والتقنيات المناسبة.

تعمل إستراتيجية إدارة البيانات الرئيسية (MDM) المحددة جيدًا على التخلص من صوامع البيانات وزيادة التعاون بين الأقسام. إن إضفاء الطابع المركزي على البيانات وإدارتها يجعل الوصول إليها والوثوق بها أسهل بطبيعته. ويعزز تكامل البيانات بيئة تعاونية حيث يمكن للأقسام مشاركة الأفكار وتقليل التكرار وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

إدارة البيانات المركزية أمر بالغ الأهمية. يحمي الحل القوي البيانات عبر دورة حياتها ويساعد على منع الأخطاء التي يمكن أن تنتشر عبر الأنظمة والتطبيقات المختلفة. يمكن أن يؤدي العنوان غير الصحيح في البيانات الرئيسية للعميل إلى إرسال الفواتير والمنتجات والمواد الأخرى إلى الموقع الخطأ، ما يؤدي إلى عدم رضا العملاء وزيادة تكاليف التشغيل.

تُعد البيانات عالية الجودة والمتسقة ضرورية للتحليلات المتقدمة وتجارب العملاء المخصصة. وتتيح البيانات الرئيسية للمنظمات إمكانية إنتاج معارف مفيدة تدفع إلى اتخاذ قرارات مستنيرة وتفاعلات مصممة خصيصًا للعملاء، مثل عملية التقسيم. ومن خلال الحصول على رؤية كاملة لمجموعات بيانات العملاء، يمكن للشركات تحديد الاتجاهات والتفضيلات، ما يمكنها من تقديم منتجات وخدمات مخصصة تعزز رضا العملاء وولائهم.

من الميزات البارزة لحل إدارة البيانات الرئيسية (MDM) الوقت الذي يتم توفيره من خلال صيانة البنية التحتية والأنشطة الأخرى التي تستنزف الموارد عادةً. ومن خلال نظام إدارة البيانات المركزي جيد الصيانة، يُمكن للمنظمات تقليل الوقت والجهد المبذول في إدارة مصادر البيانات المتباينة، ما يتيح لفرق تقنية المعلومات وإدارة البيانات إمكانية التركيز على مزيد من المبادرات الاستراتيجية.

من دون استراتيجية لإدارة البيانات الرئيسية، تخاطر المنظمات بالاحتفاظ بإصدارات متعددة وغير متسقة من نفس البيانات، ما يؤدي إلى عدم الكفاءة والأخطاء والقرارات الخاطئة. ويمكن أن يتسبب هذا التشتت في حدوث مشكلات تشغيلية كبيرة، بما في ذلك ازدواجية الجهد وتقارير غير دقيقة وتجارب عملاء سيئة.

تواجه المؤسسات أيضًا تدقيقًا تنظيميًا عندما يتعلق الأمر بمعالجة البيانات. يساعد برنامج إدارة البيانات الرئيسية (MDM) المؤسسات على الالتزام بسياسات حوكمة البيانات، وتوفير مسارات تدقيق موثوقة، وتقليل مخاطر عدم الامتثال. في عمليات الدمج والاستحواذ، يسهل برنامج إدارة البيانات الرئيسية (MDM) تكامل أنظمة البيانات المتباينة، ما يقضي على فوضى عمليات تسوية البيانات غير المنسقة.

إن التحدي الأساسي في إدارة البيانات الرئيسية (MDM) هو الحفاظ على "نسخة واحدة من الحقيقة" عبر نسخ متعددة من البيانات الرئيسية. وغالبًا ما تخزن المنظمات البيانات في أنظمة مختلفة، حيث من المحتمل أن يحتوي كل منها على إصدارات مختلفة من نفس كيانات البيانات. ومزامنة هذه المصادر المختلفة من البيانات والتأكد من أنها تعكس معلومات دقيقة يُعد أمرًا معقدًا. ويتطلب تحقيق رؤية واحدة موحدة للبيانات إجراء عمليات تكامل للبيانات وإزالة التكرار والمزامنة.

يعد تأكيد جودة البيانات تحديًا مهمًا آخر. يمكن أن تؤدي مشكلات جودة البيانات، مثل عدم الدقة وعدم الاتساق وعدم الاكتمال، إلى تقويض المنظمة. وغالبًا ما تتضمن ممارسات إدارة جودة البيانات، بما في ذلك تنقية البيانات والتحقق منها وإثرائها، مراقبة مستمرة وتحسين مقاييس جودة البيانات للحفاظ على معايير عالية.

كما تشكل إدارة تسوية البيانات عقبة. وتتضمن تسوية البيانات مقارنة البيانات ومواءمتها من مصادر مختلفة. ويمكن أن يؤدي وجود قيم بيانات متضاربة وتنسيقات بيانات مختلفة وترددات متنوعة لتحديث البيانات إلى تعقيد هذه العملية. وتتطلب تسوية البيانات الناجحة خوارزميات وأدوات متطورة قادرة على التعامل مع هذه التعقيدات.

يضيف تحويل البيانات طبقة أخرى من الصعوبة. يمكن أن يكون تحويل البيانات من تنسيق أو بنية إلى أخرى لتلبية متطلبات الأنظمة والتطبيقات المختلفة أمرًا معقدًا، خاصةً عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات وعلاقات البيانات المعقدة. ويجب على المنظمات تصميم عمليات تحويل البيانات وإدارتها بعناية لضمان بقاء البيانات متسقة طوال دورة حياتها.

تمثل الموازنة بين تفاصيل البيانات وتسويتها مجموعة من التحديات الخاصة بها، حيث تتضمن التسوية تنظيم البيانات لتقليل التكرار وتحسين تكامل البيانات. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي الإفراط في التسوية إلى بنيات بيانات معقدة للغاية يصعب إدارتها والاستعلام عنها. وعلى العكس من ذلك، يمكن أن يؤدي عدم كفاية التسوية إلى ازدواجية البيانات وعدم اتساقها. فمن الضروري تحقيق التوازن الصحيح بين تفاصيل البيانات وتسويتها.

يعد حل إدارة البيانات الرئيسية الشامل أمرًا أساسيًا لأي منظمة تهدف إلى استخدام أصول البيانات الخاصة بها بشكل مستدام مع التحقق من الامتثال التنظيمي ودعم التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي.

تعمل أدوات إدارة البيانات الرئيسية على أتمتة تكامل البيانات وتنقيتها ومطابقتها وحوكمتها بحيث تناسب كيانات الأعمال المهمة مثل العملاء والمنتجات والموردين والمواقع. ويمكن لوظائف أدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) أن تعزز بشكل كبير جودة البيانات والكفاءة التشغيلية واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

الوظائف الرئيسية لأدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM):

تكامل البيانات

توحيد البيانات من مصادر متباينة، داخلية وخارجية. على سبيل المثال، قد يتم جمع بيانات العملاء من أنظمة المبيعات والتسويق وخدمة العملاء، في حين قد يتم جمع بيانات المنتج من منصات المخزون والتصنيع والتجارة الإلكترونية. ومن خلال تكامل هذه البيانات، تعمل أدوات إدارة البيانات الرئيسية على إزالة الحواجز وتوفير رؤية أكثر شمولاً.

تنقية البيانات

غالبًا ما تحتوي البيانات من مصادر مختلفة على أخطاء وتناقضات وتكرارات. وتستخدم أدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) خوارزميات وقواعد متطورة لتحديد هذه المشكلات وتصحيحها، والتحقق من موثوقية البيانات الرئيسية. إذا ظهرت معلومات العميل بشكل مختلف في أنظمة منفصلة بسبب أخطاء مطبعية أو تناقضات في التنسيق، يمكن لأدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) توحيد البيانات ودمج السجلات المكررة لإنشاء ملف تعريف واحد.

توحيد البيانات

تعمل هذه الأدوات على توحيد تنسيقات البيانات والقيم، مع الحفاظ على الاتساق عبر الأنظمة ووحدات الأعمال المختلفة. وتضمن عملية التوحيد أن تكون البيانات قابلة للمقارنة وقابلة للاستخدام عبر مختلف التطبيقات والعمليات التجارية.

مطابقة البيانات وإثرائها

تتضمن المطابقة مواءمة البيانات من مصادر مختلفة لتعزيز الاتساق والصحة. ويتكون الإثراء من تعزيز البيانات بمعلومات إضافية لزيادة قيمتها وقابليتها للاستخدام. قد تُثري أداة إدارة البيانات الرئيسية (MDM) بيانات المنتج بسمات إضافية مثل المواصفات التفصيلية والصور وأوصاف التسويق، ما يجعلها أكثر فائدة لوظائف الأعمال المختلفة مثل المبيعات والتسويق وخدمة العملاء.

أطر عمل الحوكمة

تعد الحوكمة عنصرًا رئيسيًا لأدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM)، ما يضمن التزام ممارسات إدارة البيانات بالسياسات والمعايير المعمول بها. وتوفر هذه الأدوات أطرًا لتحديد قواعد حوكمة البيانات ومراقبة الامتثال وإدارة جودة البيانات. وهذا مهم بشكل خاص في الصناعات الخاضعة للتنظيم حيث تعد دقة البيانات واتساقها أمرًا بالغ الأهمية للامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

إدارة التسلسل الهرمي

تدعم أدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) إدارة التسلسل الهرمي للحفاظ على الهياكل والعلاقات التنظيمية. وتساعد هذه الوظيفة في إدارة علاقات البيانات المعقدة والتأكد من أن البيانات تعكس هياكل العالم الحقيقي.

قدرات التكامل

توفر أدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) قدرات تكامل قوية، ما يسمح لها بالعمل بسلاسة مع أنظمة المؤسسات الأخرى مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM). ويضمن هذا التكامل استخدام البيانات الرئيسية بشكل متسق عبر جميع تطبيقات الأعمال المهمة، وهو ما يعزز التماسك التشغيلي والكفاءة.

التدقيق والتحكم في الإصدار

تتضمن أدوات إدارة البيانات الرئيسية (MDM) ميزات التدقيق والتحكم في الإصدار لتتبع التغييرات والحفاظ على تكامل البيانات بمرور الوقت. وتعمل هذه الميزات على إرساء الشفافية والمساءلة، ما يمكن الشركات من مراقبة تغييرات البيانات وفهم دورة حياة البيانات والحفاظ على الامتثال لسياسات إدارة البيانات.