Cos'è la gestione delle operazioni?

La gestione delle operazioni (OM) è la progettazione strategica, l'orchestrazione e l'ottimizzazione continua delle operazioni aziendali per facilitare efficienza, resilienza e scalabilità.

Un manager delle operazioni determina il modo in cui vengono attuate le strategie aziendali, stabilendo una serie di operazioni quotidiane misurabili e ripetibili che si allineano agli obiettivi strategici di alto livello.

Man mano che le organizzazioni si espandono e subiscono trasformazioni digitali, OM aiuta a raggiungere obiettivi come l'espansione dei margini, l'affidabilità del servizio e la mitigazione del rischio.

La gestione delle operazioni (OM) è critico per molti processi aziendali che favoriscono il successo a lungo termine. A livello esecutivo, l'OM è un fattore primario per il controllo continuo dei margini, la riduzione dei rischi e il vantaggio competitivo. I responsabili delle operazioni utilizzano la pianificazione strategica per creare processi scalabili che portano a risultati coerenti, anche in condizioni volatili.

Le aziende con funzionalità OM mature possono assorbire le interruzioni, implementare un'allocazione dinamica delle risorse e mantenere la qualità in condizioni di stress, il tutto sottoponendosi a un miglioramento continuo attraverso un processo decisionale basato sui dati.

La gestione delle operazioni è fondamentale per questi aspetti:

• Miglioramento dei margini e controllo dei costi
• Resilienza operativa e agilità
• Crescita scalabile senza aumenti proporzionali dei costi
• Esperienze del cliente coerenti e di alta qualità

Valutando i workflow e i processi attuali e ideandone di nuovi, i professionisti della gestione operativa massimizzano l'efficienza operativa e riducono i costi operativi.

I responsabili delle operazioni supervisionano più reparti per ottimizzare i processi a livello aziendale, adottando una visione di alto livello per eliminare i colli di bottiglia e aumentare l'uso delle risorse.

Su larga scala, anche piccoli miglioramenti dell'efficienza possono ancora portare a aumenti dell'EBITDA (utili al lordo di interessi, tasse, deprezzamenti e ammortamenti), rendendo l'OM un fattore cruciale per le prestazioni finanziarie.

I responsabili delle operazioni migliorano continuamente i processi produttivi, la gestione dei progetti e altre operazioni aziendali per rendere le organizzazioni più adattive alle condizioni di mercato in evoluzione.

Il miglioramento continuo dei processi aiuta le aziende a rispondere rapidamente alle interruzioni e a capitalizzare le opportunità di mercato temporanee che i concorrenti meno agili perdono. Iniziative di approvvigionamento solide e miglioramenti logistici della supply chain possono permettere alle imprese di resistere alla volatilità, come l'aumento dei prezzi del petrolio o la carenza di materie prime. Gli esercizi di pianificazione degli scenari basati sui dati possono svelare potenziali interruzioni e dare agli stakeholder tempo sufficiente per sviluppare contro-strategie.

Strong OM consente alle organizzazioni di scalare le operazioni senza un conseguente aumento lineare dei costi.

Un piano di gestione delle operazioni di successo, basato su solidi fondamenti di problem solving, bilancerà la standardizzazione con la flessibilità, preservando l'efficienza e tenendo conto delle incoerenze tra i mercati. Le previsioni basate su metriche e KPI forniscono le intuizioni strategiche necessarie per decisioni critiche relative alla scalabilità.

Standardizzando e razionalizzando i processi aziendali, OM consente alle organizzazioni di mantenere standard di qualità più rigorosi e offrire maggiore coerenza ai clienti.

Operazioni semplificate portano a maggiore velocità, qualità superiore e maggiore affidabilità, tutti elementi che influenzano la customer retention, il valore a vita e la percezione del marchio.

La gestione delle operazioni copre numerose funzioni aziendali che influenzano l'efficienza e l'affidabilità dell'organizzazione. I componenti chiave della gestione delle operazioni includono:

• Ottimizzazione dei processi aziendali: i professionisti della gestione delle operazioni progettano e ottimizzano i processi aziendali per bilanciare l'efficienza con i costi. La re-ingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR), una disciplina fondamentale all'interno della strategia operativa, è la pratica di valutare e riprogettare i workflow per massimizzare l'efficacia ed eliminare le inefficienze.
• Gestione della supply chain e dell'inventario: una solida gestione dell'inventario e della supply chain aiuta le organizzazioni a contenere i costi e a facilitare la scalabilità. I responsabili delle operazioni aiutano i produttori a supervisionare la procurement, le relazioni con i fornitori, MRO (manutenzione, riparazione e operazioni) supply chain, la logistica e altre funzioni della supply chain per facilitare la pianificazione della produzione. Per la gestione dell'inventario, OM utilizza la pianificazione della domanda per ridurre l'eccesso di scorte evitando l'esaurimento delle scorte.
• Produzione e fornitura di servizi: sia i produttori che i fornitori di servizi possono trarre beneficio dalle operazioni. Nella produzione, l'OM aiuta a ottimizzare i programmi di produzione e a snellire la progettazione dei prodotti e altri processi. Con le operazioni di servizio, l'OM migliora la produttività e la qualità del servizio per mantenere le aspettative dei clienti, mitigando al contempo la domanda fluttuante, l'allocazione della capacità e la programmazione.
• Gestione della qualità: l'OM nella gestione della qualità tiene traccia di KPI come i tassi di difettosità e la varianza dei processi, per promuovere il miglioramento continuo. Un controllo di qualità costante è essenziale per ottenere KPI di soddisfazione del cliente e una conformità continua con le normative vigenti.
• Manutenzione e gestione degli asset: la gestione degli asset aiuta le organizzazioni ad aumentare l'affidabilità massimizzando i tempi di attività. I responsabili delle operazioni utilizzano i sistemi di gestione degli asset aziendali (EAM) per prolungare la durata di vita degli asset attraverso tecniche come la manutenzione predittiva. I sistemi computerizzati di gestione della manutenzione (CMMS) centralizzano i processi di manutenzione per semplificare la supervisione. I vantaggi del CMMS e di altre soluzioni di gestione degli asset includono insight pratici sulle storie di manutenzione, una vita prolungata degli asset e una maggiore produttività. I responsabili delle operazioni utilizzano questi dati per ridurre i tempi di inattività non pianificati.
• Pianificazione della forza lavoro e delle risorse: le responsabilità dei responsabili delle operazioni si estendono sia alle risorse umane sia alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Le persone che compongono un'organizzazione giocano un ruolo significativo nel suo successo, motivo per cui le capacità di leadership sono tra le competenze fondamentali dei professionisti OM. La pianificazione della forza lavoro riguarda anche iniziative di trasformazione digitale come l'adozione dell'automazione e il riposizionamento dei talenti. I responsabili delle operazioni devono mantenere alto il morale e allo stesso tempo supervisionare l'allocazione del lavoro, lo sviluppo delle competenze e la gestione delle capacità. Tutti e tre contribuiscono a garantire che il personale aziendale sia adeguatamente formato per il proprio lavoro e possa svolgere efficacemente.

Le tecnologie digitali stanno trasformando la gestione delle operazioni da una pratica reattiva a una funzione predittiva e autonoma. Con una vasta gamma di tecnologie a loro disposizione, i responsabili delle operazioni possono trarre beneficio da insight basati sui dati che consentono loro di rendere le proprie organizzazioni ancora più efficienti, resilienti e redditizie.

Queste tecnologie chiave stanno plasmando l'OM moderna:

• Intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML)
• Internet of Things (IoT)
• Automazione e robotica
• Gemelli digitali
• Cloud computing e edge computing

La gestione delle operazioni (OM) può svolgere un ruolo critico in quasi ogni settore informando sulle strutture dei costi, l'erogazione dei servizi e l'esposizione al rischio:

• Produzione: i responsabili delle operazioni possono migliorare la produttività con l'ottimizzazione della produzione e ridurre i costi con la manutenzione predittiva.
• Supply chain e logistica: la previsione mantiene bassi i costi, mentre l'ottimizzazione dei percorsi rende più efficienti le operazioni.
• Sanità: i responsabili delle operazioni possono ridurre i tempi di attesa e ottimizzare il flusso dei pazienti in una struttura sanitaria, massimizzando l'allocazione delle risorse.
• Gestione delle strutture e degli asset: introdurre l'AI nella gestione delle strutture e degli asset le trasforma in strategie operative. L'uso dell'energia e la pianificazione della manutenzione diventano iniziative che aumentano l'efficienza.
• Operazioni retail e consumer: come per la gestione della supply chain, OM aiuta i rivenditori a gestire l'inventario per evitare sia eccessi che esaurimenti scorte. Nel frattempo, le piattaforme di realizzazione omnicanale semplificano le operazioni e aiutano a migliorare la soddisfazione del cliente.

I responsabili delle operazioni devono affrontare sfide organizzative, strutturali e dinamiche che possono ostacolare le prestazioni, i costi e i rischi. Le sfide della gestione delle operazioni includono:

• Silos di dati: le organizzazioni devono centralizzare e organizzare i dati per massimizzarne il valore. I silo impediscono ai responsabili delle operazioni di ottenere piena visibilità sul funzionamento interno delle loro organizzazioni, senza il quale non potrebbero ottenere i migliori risultati.
• Sistemi legacy: i sistemi più vecchi sono più difficili e più costosi da integrare. Ad esempio, trasformare un vecchio edificio in uno smart è più complesso che costruire uno nuovo edificio smart da zero. Lo stesso principio si applica ai sistemi informatici e di data storage obsoleti.
• Interruzioni della supply chain: una delle responsabilità più importanti di un responsabile delle operazioni è creare catene di produzione resilienti in grado di resistere alle interruzioni della fornitura. In caso di interruzioni, OM aiuta le aziende a continuare a fornire servizi ai propri clienti.
• Carenza di forza lavoro e lacune di competenze: un'organizzazione resiliente può resistere alla carenza di forza lavoro e a eventuali interruzioni nella supply chain. I responsabili delle operazioni devono affrontare con successo le carenze di manodopera, aiutando al contempo i dipendenti attuali ad aggiornare le competenze per compiti più avanzati.
• Scalare le operazioni senza aumentare la complessità: la gestione delle operazioni cerca di standardizzare le operazioni aziendali in modo che possano essere scalate con il minor attrito possibile. La scalabilità deve preservare la semplicità delle operazioni snellite, rispettando al contempo le differenze tra nuovi mercati o settori. Quando la scalabilità è mal gestita, può introdurre i silo, aumentando i costi e limitando la visibilità.

I framework di gestione operativa possono aumentare l'efficienza, ridurre gli sprechi e incrementare la produttività riprogettando le loro pratiche aziendali. Lo scopo di un framework OM è allineare le attività organizzative quotidiane di tutte le operazioni aziendali con obiettivi strategici a lungo termine.

Le metodologie di gestione delle operazioni includono:

• Produzione lean: un approccio incentrato sul cliente e incentrato sulla massimizzazione del valore, eliminando gli sprechi, noti come muda, dal processo produttivo.
• Six Sigma: una metodologia basata sui dati che migliora un processo aziendale eliminando virtualmente gli errori. Six Sigma sottopone i processi attuali allo schema di valutazione DMAIC (define, measure, analyze, improve, control, cioè definisci, misura, analizza, migliora, controlla) mentre applica il DMADV (define, measure, analyze, design, verify, cioè definisci, misura, analizza, progetta, Verify) ai nuovi processi.
• Lean Six Sigma: Lean Six Sigma è una combinazione di produzione lean e Six Sigma che mira a rimuovere gli sprechi dai processi organizzativi.
• Gestione totale della qualità (TQM): la gestione totale della qualità (TQM) è una metodologia di gestione che guida il miglioramento continuo e la soddisfazione del cliente attraverso il coinvolgimento continuo dei dipendenti.
• Just-in-time (JIT): un framework di gestione dell'inventario basato sulla ricezione di componenti e materiali nel momento in cui sono necessari, riducendo l'inventario e prevenendo l'eccesso di scorte.
• Operazioni agili: Agile è un approccio iterativo alla gestione dei progetti in cui i team lavorano in brevi intervalli noti come sprint, poi valutano i progressi e iterano sui lavori precedenti. Agile è nato nello sviluppo di software ed è particolarmente rilevante in campi altamente iterativi con una significativa collaborazione interfunzionale.

I ruoli di gestione delle operazioni (OM) si adattano a individui con una combinazione di competenze tecniche e interpersonali, come analytics e capacità di leadership. I ruoli di leadership abbracciano la strategia aziendale e l'esecuzione tecnologica, richiedendo al personale di mantenere la familiarità con gli sviluppi digitali emergenti.

Il set di competenze OM di base include:

• Analytics dei dati: interpretare i dati per scoprire potenziali opportunità di miglioramento.
• Ottimizzazione dei processi: valutazione, perfezionamento e progettazione dei workflow con particolare attenzione all'efficienza e alla scalabilità.
• Processo decisionale: considerare costi, velocità e qualità quando si effettuano scelte operative critiche.
• Coordinamento: comunicare all'interno di un'organizzazione e con partner esterni per allinearsi agli obiettivi aziendali.
• Leadership: utilizzare le capacità di gestione per creare un ambiente basato sulla responsabilità che supporti il miglioramento continuo, la gestione delle prestazioni e il coinvolgimento della forza lavoro.
• Tecnologia dell'informazione: utilizzo di sistemi e piattaforme software aziendali per facilitare il processo decisionale basato sui dati, l'automazione dei processi e altri sforzi correlati.

I professionisti che cercano una carriera nella gestione delle operazioni spesso ottengono una laurea in economia aziendale, gestione aziendale, gestione della supply chain o altri campi simili. I professionisti della gestione delle operazioni possono iniziare con posizioni di livello base come analista operativo, coordinatore della supply chain, pianificatore della produzione e specialista della logistica.

Un Master in Business Administration (MBA) in gestione delle operazioni può aiutare i professionisti ad aspirare a posizioni di leadership senior, come operations manager, direttore delle operazioni o chief operating officer (COO).

Il futuro della gestione delle operazioni (OM) rafforza il suo ruolo di funzione aziendale strategica fondamentale e orientata ai ricavi, alimentata da dati, AI e automazione. OM guida le organizzazioni verso il raggiungimento degli obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) attraverso l'ottimizzazione energetica, la riduzione dei rifiuti e la sostenibilità della supply chain.

I sistemi a loop chiuso facilitano il miglioramento continuo e un processo decisionale più forte con un'analisi continua dei dati basato sull'AI. I professionisti della gestione delle operazioni continuano a esplorare i modi in cui possono implementare l'AI nelle loro organizzazioni, a beneficio della loro forza lavoro. Nel frattempo, l'automazione dei processi end-to-end può avvicinare le organizzazioni all'iperautomazione.

La gestione delle operazioni offre alle organizzazioni una roadmap verso una vasta gamma di vantaggi. Le aziende possono migliorare il proprio OM in conformità con queste best practice:

• Valuta la maturità delle operazioni: conduci un sondaggio sulle operazioni aziendali attuali per determinare il grado di efficienza, gli sprechi e altre metriche critiche.
• Centralizzare i dati: implementa un'architettura dati unificata per abbattere i silo, guidare iniziative di AI e abilitare la visibilità in tempo reale.
• Implementare l'analisi dei dati: investi in un programma di analytics, spesso basato su soluzioni di AI, che soddisfi obiettivi e requisiti aziendali.
• Allineare le operazioni con la strategia aziendale: stabilisci KPI che riflettano le priorità della leadership, come la crescita dei ricavi o il miglioramento dei margini, quindi progetta una strategia operativa in linea con questi obiettivi.
• Standardizzare in modo flessibile: semplifica e standardizza i processi aziendali mantenendo una flessibilità sufficiente per tenere conto delle diverse circostanze e degli ambienti in evoluzione.