Cos'è la pianificazione degli scenari?

Le organizzazioni si rivolgono ai metodi di pianificazione strategica per gestire il rischio e prendere decisioni basate sui dati. Questi metodi aiutano anche le aziende a essere preparate per i momenti "what-if" fuori dal loro controllo, come i cambiamenti climatici, le fluttuazioni del mercato e i cambiamenti geopolitici.

Il processo di pianificazione degli scenari aiuta a prevedere e identificare intervalli di possibili esiti e l'impatto stimato tramite l'analisi delle tendenze.

Sapendo cosa potrebbe succedere, le organizzazioni e i loro stakeholder possono migliorare il processo decisionale e gestire le possibilità migliori e peggiori. Oltre allo sviluppo degli scenari, il processo aiuta anche le organizzazioni a formulare strategie per affrontare questi scenari futuri e possibili futuri.

Con la pianificazione degli scenari, le organizzazioni possono visualizzare scenari diversi e rivelare incertezze critiche molto prima che si verifichi una crisi. Questo processo può fornire un vantaggio competitivo consentendo alle aziende di fare brainstorming e di pensare in anticipo quali azioni potrebbero essere necessarie.

La pianificazione degli scenari fornisce anche insight dettagliati su piani e budget. È una forza trainante che spinge dirigenti e stakeholder a prendere decisioni per la propria organizzazione. Invece di reagire a un evento fuori dal controllo di un'organizzazione, la pianificazione degli scenari favorisce la risoluzione proattiva dei problemi e il pensiero innovativo. Più l'organizzazione può diventare resiliente, più è probabile che abbia stabilità a lungo termine.

Il modo migliore per comprendere la pianificazione degli scenari è attraverso l'esempio della società Royal Dutch Shell, attualmente nota come Shell. La compagnia petrolifera ha iniziato a utilizzare la pianificazione di scenari negli anni '60, quando si è trovata ad affrontare sfide produttive più ampie, e alla fine ha anticipato la crisi petrolifera del 1973.

Nel 1965, l'azienda ha introdotto l'Unified Planning Machinery (UPM), uno strumento di previsione computerizzato utilizzato per prevedere i flussi finanziari. Questo strumento ha portato a maggiori conversazioni all'interno dell'azienda sulla creazione di possibili scenari e sull'anticipazione di eventi futuri attraverso il processo di sviluppo degli scenari.

L'azienda ha ideato scenari alternativi basati su una serie di variabili. Lo ha fatto per cercare di capire quale sarebbe lo stato futuro delle organizzazioni in un mondo basato sul libero scambio o sulle crescenti tensioni geopolitiche.

Questo lavoro ha svolto un ruolo fondamentale per Shell nel tentativo di comprendere e anticipare le interruzioni. Ancora oggi, Shell si pone domande "what-if" e utilizza il processo di pianificazione di scenario per pensare alle sfide a lungo termine e mitigare i rischi.

L'obiettivo della pianificazione di scenario non è solo quello di prevedere gli esiti, ma di capire quali forze potrebbero averli determinati. È fondamentale considerare i fattori esterni e interni dell'ambiente aziendale e integrare la pianificazione degli scenari attraverso i processi organizzativi.

Il processo di pianificazione degli scenari non è lo stesso per tutte le organizzazioni e potrebbe richiedere passaggi aggiuntivi a seconda delle loro esigenze. Tuttavia, di seguito sono elencati cinque passaggi chiave che ogni organizzazione può utilizzare come guida.

Affinché il processo di pianificazione degli scenari sia produttivo, tutte le organizzazioni dovrebbero iniziare definendo un obiettivo chiaro.

Questo obiettivo può essere un obiettivo a lungo termine o qualcosa di più immediato. In ogni caso, l'organizzazione deve immaginare dove spera di essere nei prossimi mesi o anni.

Dopo aver determinato l'obiettivo principale, i team dovrebbero analizzare in che modo le azioni attuali influiranno sui potenziali risultati.

Le organizzazioni devono assicurarsi che questi risultati siano allineati all'obiettivo principale e comprendano il loro impatto futuro per rispondere in modo appropriato.

Ci sono numerosi fattori da considerare nel determinare la direzione dell'organizzazione. Questi fattori possono essere interni come cambiamenti organizzativi o esterni come tensioni geopolitiche.

Indipendentemente da cosa siano, l'organizzazione deve avere una comprensione approfondita di ciascuno per una previsione e insight accurati.

Proprio come identificare i fattori di influenza, anche le organizzazioni devono valutare l'impatto di ogni scenario. Questo approccio consiste nella creazione di più scenari e nel determinare quanto probabile sia ciascuno di essi in base alle condizioni, alle ipotesi e alle probabilità.

Dopo la valutazione arriva la valutazione dell'impatto di ogni scenario. Le organizzazioni devono considerare i potenziali impatti e determinare un corso d'azione adeguato.

Infine, l'organizzazione deve sviluppare indicatori precoci per ogni scenario.

Questo passaggio è fondamentale per garantire che l'organizzazione agisca in modo proattivo e possa rilevare interruzioni o problemi prima che degenerino in eventi maggiori. Inoltre, fornisce alle organizzazioni e agli stakeholder il vantaggio competitivo per essere sempre pronte e riuscire ad affrontare i problemi senza farsi prendere dal panico.

Di seguito sono elencati alcuni dei principali vantaggi che le organizzazioni possono trarre dall'impiego della pianificazione di scenario:

• Usa un'analisi dettagliata: la pianificazione degli scenari fornisce alle organizzazioni insight sui scenari plausibili e i dati per approfondire i possibili esiti delle loro decisioni. L'approccio fornisce diversi futuri alternativi basati sui dati, offrendo ai decisori una visione completa dei potenziali piani di emergenza.

• Promuovere il pensiero indipendente: per svolgere con successo esercizi di pianificazione degli scenari sono necessari pensieri e prospettive diversificati da parte di individui con caratteristiche demografiche uniche. Le persone coinvolte nell'approccio sono incoraggiate a pensare in modo indipendente e ad essere innovative nel processo di risoluzione dei problemi.
  
  
• Mitigare il rischio: la pianificazione degli scenari è uno strumento potente per la gestione del rischio. Il processo aiuta le organizzazioni a scoprire precocemente i segnali di una potenziale crisi, consentendo un intervento tempestivo e la creazione di piani d'azione strategici per promuovere la mitigazione del rischio.

• Incoraggiare una pianificazione proattiva: questo metodo di previsione richiede un pensiero strategico e orientato al futuro. Invece di guardare solo ai dati storici, la pianificazione degli scenari incoraggia le organizzazioni ad adottare un approccio più dinamico all'analisi degli scenari.

La pianificazione degli scenari assume molte forme. L'approccio adottato da un'organizzazione dipenderà dal focus e dalla metodologia che sceglie di adottare.

L'approccio di pianificazione quantitativa degli scenari utilizza tre scenari diversi: ottimistico, pessimista e migliore ipotesi.

Lo scenario ottimistico prevede i migliori risultati possibili per l'organizzazione. Lo scenario pessimistico esplora gli scenari peggiori, come un crollo del mercato o fattori ambientali fuori dal loro controllo. Infine, lo scenario migliore considera le tendenze attuali e le previsioni per valutare l'impatto finanziario.

Le organizzazioni possono utilizzare il metodo normativo di pianificazione degli scenari per sviluppare il loro scenario ideale e i loro risultati, e poi lavorare a ritroso per capire come raggiungerli.

Questo metodo è ideale per la pianificazione a lungo termine e per le organizzazioni che vogliono fissare obiettivi significativi. Si tratta di un approccio lungimirante che aiuta le organizzazioni a sviluppare un modello per ottenere esattamente ciò che desiderano.

La pianificazione esplorativa degli scenari è un approccio che considera un'ampia gamma di potenziali futuri a seconda di determinati tempi, ambienti volatili e numerose incertezze.

Questo metodo costruisce vari scenari e può aiutare le organizzazioni ad adattarsi in tempo reale.

Questo metodo di pianificazione degli scenari si concentra sulle sfide a breve e medio termine che un'organizzazione sta affrontando. Tende a concentrarsi sul rischio operativo o sulle operazioni quotidiane e ad affrontare questioni specifiche.

Le organizzazioni che hanno preoccupazioni specifiche, come interruzioni della supply chain o carenze di manodopera, potrebbero considerare questo metodo per sviluppare piani di emergenza specifici.

Il metodo di gestione strategica è un altro approccio di ampio respiro alla pianificazione degli scenari, ma si concentra principalmente sulle influenze esterne.

Questo approccio viene utilizzato per costruire strategie a lungo termine e aiutare le organizzazioni a comprendere la loro direzione complessiva in base a fattori come cambiamenti economici, progressi tecnologici o tendenze sociali.

Le organizzazioni di ogni settore utilizzano la pianificazione degli scenari per affrontare l'incertezza e ottenere risultati migliori. Questi casi d'uso comuni ne dimostrano la versatilità.

L'intero processo di pianificazione degli scenari può essere un'impresa significativa e richiede orchestrazione e collaborazione. Esistono diverse best practice che un'organizzazione dovrebbe seguire per garantire il successo del processo:

• Crea il team giusto: in genere, la pianificazione degli scenari è guidata dai professionisti della finanza. Tuttavia, non possono gestire con successo un progetto di pianificazione di scenari senza altri leader all'interno dell'organizzazione. Di solito c'è un facilitatore di pianificazione degli scenari che gestisce il progetto e mantiene tutti i componenti allineati.

• Ottenere i dati giusti: la pianificazione degli scenari richiede dati validi per creare modelli accurati. Gli scenari devono basarsi su vendite comparative e dati storici puliti e accurati. Sarà inoltre necessario un sistema di integrazione dei dati come una piattaforma di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per centralizzare tutte le informazioni aziendali. Le organizzazioni dovrebbero comprendere i costi della pianificazione degli scenari e quali prodotti e servizi sono necessari

• Mantieni la semplicità: la pianificazione degli scenari non deve essere complicata. A volte i team finanziari possono sentirsi sopraffatti dalla gamma di possibili risultati e scenari che vengono elaborati. Ecco perché è meglio semplificare gli scenari e concentrarsi su due o tre risultati. Se il team sta costruendo più scenari, i leader devono stabilire le priorità e determinare quale debba ricevere la massima attenzione.

• Punta sulla tecnologia avanzata: esistono numerose soluzioni software per la pianificazione e l'analisi finanziaria (FP&A) che offrono la pianificazione degli scenari come vantaggio. Molti hanno anche iniziato a implementare insight basati sull'AI nelle loro piattaforme che semplificano i workflow e forniscono scenari di test istantanei. Abbracciare le tecnologie emergenti sta rapidamente diventando il fattore che mette le organizzazioni in vantaggio competitivo.