Cos'è il business process management (BPM)?

Anche se a volte viene confuso con la gestione delle attività e dei progetti, l'ambito del business process management è più esteso di questi argomenti contigui. La gestione delle attività si concentra sulle singole attività mentre il BPM osserva l'intero processo end-to-end. Il project management si riferisce a un singolo ambito di lavoro, mentre il BPM si concentra specificamente su processi ripetibili.

Attraverso la ridefinizione continua dei processi, le organizzazioni possono ottimizzare i workflow complessivi, con un conseguente aumento dell'efficienza e una riduzione dei costi. Questo concetto non è nuovo: i principi six sigma e lean sono esempi di metodologie BPM.

Incorporando funzionalità avanzate di analytics, monitoraggio delle attività e gestione delle decisioni, le suite di business process management sono in grado di coordinare persone, sistemi, informazioni e materiali per raggiungere risultati aziendali. Di conseguenza, si sono rivelate particolarmente utili per accelerare le strategie di trasformazione digitale.

Esistono tre tipi principali di business process management: incentrato sull'integrazione, incentrato sulle persone e incentrato sui documenti

• BPM incentrato sull'integrazione: questo tipo di BPM si concentra su processi che non richiedono un ampio coinvolgimento umano. Questi processi dipendono maggiormente dalle API e dai meccanismi che integrano i dati tra i sistemi, come la gestione delle risorse umane (HRM) o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
  
  
• BPM incentrato sulle persone: a differenza del BPM incentrato sull'integrazione, questo tipo si concentra sul coinvolgimento umano, in genere quando sono richieste delle approvazioni. Le interfacce utente intuitive con funzioni drag-and-drop consentono ai team di assegnare attività a ruoli diversi, facilitando la responsabilizzazione delle persone durante il processo.
  
  
• BPM incentrato sui documenti:  questo tipo di BPM è incentrato su un documento specifico, come un contratto. Quando le aziende acquistano un prodotto o un servizio, è necessario passare attraverso diverse forme e cicli di approvazione per sviluppare un accordo tra cliente e fornitore.

Un sistema BPM di successo inizia definendo le fasi coinvolte in un workflow. Questo aiuta il team a identificare le aree di miglioramento e le metriche per monitorare i progressi. Applicando il business process management, le organizzazioni possono migliorare le proprie operazioni ottenendo risultati migliori. Per raggiungere questi risultati, è necessario comprendere appieno il ciclo di vita del BPM. Le cinque fasi del ciclo di vita sono:

1. Progettazione del processo: il team deve iniziare a delineare le tappe fondamentali del processo. Da qui, è necessario individuare le singole attività all'interno dell'intero processo BPM e i responsabili delle attività per ogni passaggio del workflow. I passaggi devono essere definiti chiaramente in modo che il team possa individuare le aree per l'ottimizzazione dei processi e le metriche successive per tracciarne il miglioramento.
   
   
2. Modello: durante questo passaggio, il team deve creare una rappresentazione visiva del modello di processo. Ciò dovrebbe includere dettagli specifici, come tempistiche, descrizioni delle attività ed eventuali flussi di dati nel processo. Durante questa fase può essere utile utilizzare un software di business process management.
   
   
3. Esecuzione: il team deve condurre un proof of concept, testando il nuovo sistema BPM con un gruppo limitato. Dopo aver incorporato eventuali feedback, il team può iniziare a estendere il processo a un pubblico più ampio.
   
   
4. Monitoraggio: durante questa fase, il team deve monitorare il processo, misurare i miglioramenti in termini di efficienza e identificare eventuali colli di bottiglia aggiuntivi.
   
   
5. Ottimizzazione: nella fase finale, il team apporta eventuali modifiche finali al processo per migliorare l'attività aziendale.

Un progetto BPM di successo richiede un'attenta pianificazione e una comunicazione aperta, ma dopo aver migliorato una serie di attività, i team ne vedono rapidamente i vantaggi.

Le soluzioni BPM aumentano il valore dell'organizzazione attraverso il miglioramento dei processi, portando una serie di vantaggi. Alcune di queste includono:

• Maggiore efficienza e risparmio sui costi
• Migliore esperienza per dipendenti e clienti
• Processi più scalabili
• Maggiore trasparenza
• Minore dipendenza dai team di sviluppo

I sistemi BPM aiutano a ottimizzare i processi esistenti e a sviluppare processi più strutturati.Ciò è reso possibile eliminando le ridondanze e i colli di bottiglia nei processi, consentendo un miglioramento dell’efficienza e della produttività.Con maggiore agilità, le aziende possono raggiungere i risultati aziendali previsti a un ritmo più rapido e possono allocare eventuali risorse in eccesso ad altre attività ad alta priorità.

Una suite di strumenti BPM aiuta a evitare le attività ripetitive e a rendere le informazioni più accessibili.Eliminando le distrazioni, i dipendenti sono in grado di concentrarsi sul loro lavoro e sui clienti, aumentando di conseguenza la loro soddisfazione.Flussi di lavoro chiari riducono inoltre la curva di apprendimento nel processo di onboarding dei dipendenti, migliorando la produttività e il coinvolgimento.

Migliorando l'esecuzione dei processi e l'automazione dei workflow, il BPM consente anche di applicare facilmente questi processi in altre aree geografiche del mondo.Gli strumenti di gestione dei processi aziendali possono fare chiarezza sui ruoli, assicurando coerenza lungo il processo, e offrono anche l'opportunità di incorporare regole aziendali per l'automazione, consentendo ai team di concentrarsi maggiormente sull'innovazione.

L'automazione dei processi aziendali definisce chiaramente i responsabili delle attività per tutto il processo, offrendo una maggiore trasparenza e responsabilità nell'ambito di un processo specifico. Di conseguenza, favorisce una maggiore comunicazione tra i team.

Il BPM offre funzionalità a uso limitato di codice che eliminano potenziali dipendenze dallo sviluppo.Gli utenti business possono accedere a questi strumenti in modo rapido e semplice, aumentando l'automazione dei processi in tutta l'azienda.

Il software BPM offre una maggiore strutturazione dei processi, eliminando delle inefficienze all'interno di un determinato workflow. Alcuni degli ambiti in cui è stato applicato con successo includono:

• Distribuzione dei contenuti: le aziende di media possono utilizzare il BPM per automatizzare il processo di preparazione e distribuzione dei contenuti, dalla creazione alla pubblicazione. Un sistema di business process management può essere progettato per interagire con la gestione dei contenuti, la gestione dei diritti, il traffico dei contenuti e la gestione degli ordini di lavoro.
  
  
• Servizio clienti: i rappresentanti del servizio clienti possono identificare le domande frequenti che i chatbot devono gestire, alleggerendo il team quando c'è un volume elevato di richieste di assistenza. I dati delle trascrizioni provenienti da call center e chatbot possono anche aiutare ad automatizzare ulteriormente i processi e a fornire risposte più personalizzate per i clienti.
  
  
• Finanza: le aziende possono creare modelli per standardizzare l'invio degli ordini di acquisto da parte di vari team, consentendo loro di procurarsi software o hardware aziendali più rapidamente. Inoltre, è possibile personalizzare i workflow per scenari unici.
  
  
• Risorse umane: l'HR può utilizzare il BPM per semplificare la gestione dei documenti e dei workflow. Offre un ambiente più strutturato per l'elaborazione dei moduli HR, come l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, le richieste di ferie e l'approvazione del foglio presenze.
  
  
• Settore bancario: quando si tratta di prestiti a privati o aziende, le banche devono valutare i richiedenti per il potenziale rischio di credito. Ciò comporta la raccolta di informazioni da più fonti, come richiedenti, datori di lavoro e agenzie di rating del credito. BPM accelera le decisioni relative all'idoneità al prestito gestendo il flusso di informazioni durante l'intero processo e riducendo gli errori nella documentazione.
  
  
• Evasione degli ordini: le aziende possono migliorare l'efficienza operativa dei propri sistemi di evasione degli ordini attraverso il BPM. Possono utilizzare il BPM per gestire le offerte speciali, l'acquisizione e l'evasione degli ordini. In questo modo il processo si sposta verso una gestione degli ordini incentrata sul cliente che offre un maggiore valore aziendale.