Perfezionare la ricetta per ottenere processi aziendali rapidi ed efficienti

Per proteggere i propri margini di profitto, United Foods deve garantire che tutti gli aspetti delle sue operazioni, dalle supply chain alla produzione fino ai processi finanziari, di vendita e delle risorse umane, funzionino in modo efficiente e conveniente. Con il lancio di nuovi prodotti e l'espansione in nuove regioni, l'azienda ha scoperto che i processi manuali faticavano a tenere il passo con la crescita.

"Eseguivamo manualmente molti workflow chiave come audit, approvazioni di crediti e monitoraggio delle prestazioni delle risorse umane", commenta Mamdouh Ahmed Nada, responsabile IT di United Foods. "Ad esempio, inviavamo i documenti da una scrivania all'altra per l'approvazione da parte dei dirigenti, e i record di queste approvazioni erano sparsi in più caselle di posta elettronica, il che rendeva difficile reperire le informazioni durante gli audit".

E aggiunge: "La generazione degli indicatori chiave di prestazione [KPI] per tutti i nostri reparti richiedeva così tanto tempo che non eravamo in grado di scavare a fondo nei nostri report per ottenere dettagli granulari, il che limitava la nostra visibilità e ci impediva di identificare nuove prospettive di efficienza".

Per semplificare le attività legate a finanza, reporting e vendita e per ottenere maggiori insight sull'efficienza operativa, United Foods è passata a workflow digitali integrati, supportati dalle applicazioni SAP ERP. Questa iniziativa ha aiutato l'azienda a reinventare molte delle sue attività principali, ma United Foods ha visto l'opportunità di andare ancora oltre.

"L'implementazione di SAP ERP ha segnato una svolta radicale nel modo in cui gestiamo la nostra attività", spiega Mamdouh Ahmed Nada". “Come passo successivo, miravamo a ridurre la complessità ed eliminare le attività ripetitive e di scarso valore adottando l’automazione. Non potevamo farcela da soli, quindi abbiamo iniziato la ricerca di un partner tecnologico che ci supportasse nel nostro percorso".

Dopo soli due anni, United Foods ha già automatizzato con successo oltre 35 processi chiave in diverse unità di business, dall'approvazione delle linee di credito alla generazione di ordini di acquisto, fino al reporting HR e alla pianificazione delle materie prime.

"Abbiamo ottenuto un enorme risparmio di tempo con IBM Cloud Pak for Business Automation sostituendo i workflow manuali con processi automatizzati senza interruzioni" spiega Mamdouh Ahmed Nada. "I nostri dipendenti ora affermano di essere in grado di svolgere le attività quotidiane molto più velocemente e non vediamo più colli di bottiglia nelle nostre operazioni".

Sfruttando la profonda integrazione con SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation ha consentito a United Foods di trasformare il modo in cui estende le linee di credito ai propri clienti, contribuendo ad accelerare i processi di vendita. Oggi, i team di vendita possono inviare una richiesta da un dispositivo mobile o tablet che viene elaborata e inoltrata automaticamente ai leader aziendali affinché possano approvarla direttamente tramite i loro dispositivi mobili, eliminando la necessità di inviare documenti tra gli uffici per le firme fisiche. Non appena un limite di credito viene approvato, questa azione viene automaticamente riportata nella soluzione SAP ERP dell'azienda.

Allo stesso tempo, United Foods ha notevolmente migliorato il reporting dei KPI con IBM Cloud Pak for Business Automation. “Con SAP ERP e IBM Cloud Pak for Business Automation, possiamo tenere traccia dei KPI per tutti i nostri dipendenti. Queste informazioni ci aiutano a creare obiettivi prestazionali efficaci sia a livello di reparto che di dipendente, aiutando i nostri team a rimanere concentrati sul lavoro in modo produttivo ed efficiente".

L'ottimizzazione e la semplificazione dei processi finanziari con IBM Cloud Pak for Business Automation ha anche aiutato United Foods a ridurre il tempo e l'impegno manuale necessari per gli audit.

Mamdouh Ahmed Nada commenta: “In passato, dedicavamo molto tempo alla raccolta dei documenti e delle prove richieste dai nostri revisori. Oggi posso trovarmi di fronte a un revisore e visualizzare automaticamente le informazioni pertinenti su ordini di acquisto, fatture, costi e molto altro con il semplice tocco di un pulsante: è un enorme risparmio di tempo".

Forte del successo ottenuto con le soluzioni IBM e SAP, United Foods prevede di eliminare completamente i documenti cartacei nei prossimi mesi.

Mamdouh Ahmed Nada conclude: "Il nostro prossimo passo è quello di creare un portale di gestione dei fornitori in modo che i nostri partner commerciali possano inviarci le informazioni in formato elettronico, eliminando così tutte le elaborazioni cartacee e l'immissione manuale dei dati. Ogni secondo e ogni dollaro risparmiati utilizzando l'automazione sono tempo e denaro che possiamo reinvestire nello sviluppo della nostra attività e per rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza, anche in condizioni di mercato difficili".