人力资源 (HR) 自动化是什么？

HR 自动化使用软件和算法来处理以前由 HR 专业人员手动完成的活动。这些活动包括用于跟踪申请人的数据输入、起草职位要求、新员工入职、离职协议和休假请求管理。它支持采用基于数据的方法来实现人才获取、员工发展和留任，旨在减轻偏见并提升求职者和员工的体验。

使用自动化、人工智能 (AI)、机器学习 (ML) 和自然语言处理 (NLP)，组织可以通过更少的手动任务来简化人力资源流程。人力资源自动化领域中使用的最新 AI 技术是 AI 助手和 AI 智能体。AI 助手是能够基于新内容进行创建的高级 AI 模型，而 AI 智能体则旨在代表用户在定义的范围内以更大的自主权行事。

智能体式 AI 智能体可以帮助减轻人力资源人员的管理工作量，从而减少错误、提高效率、确保一致性并改善整体员工体验。这些功能使得人力资源专员能够专注于人力资源真正关于人的方面，例如塑造公司文化、促进员工流动以及做出战略性增长决策。

生成式 AI 和智能体 AI 的进步可以显著增强人力资源自动化，提高响应能力，减少人工工作量，并提高人力资源流程的准确性。然而，使用这些工具也伴随着责任，需要以合乎道德和透明的方式实施，尊重数据隐私并尽量减少偏见。

人力资源流程自动化不仅仅是为了节省时间。 使用人力资源自动化，甚至是融合多种技术和工具的高度自动化，可为 HR 专业人士提供近实时的关键数据与洞察。这种方法可帮助专业人员在不断变化的经济、技术和劳动力态势中做出明智的决策。

随着人工智能 (AI) 和智能自动化在各行各业和员工技能组合中的日益普及，对 HR 自动化的需求变得更加迫切。

AI 助手和 AI 智能体等较新的技术进步正在继续实现 HR 流程的自动化，完成用户的任务并根据初始提示评估用户需求。通过自动化，HR 团队现在拥有自动化工作流和更实时的数据驱动决策所需的信息。自动化工具可以提供全面的仪表板，安全地存储和管理员工信息，而无需与此类仪表板相关的手动工作。

组织不断经历着重大变革。根据IBM 商业价值研究院 (IBV) 的一项全球研究，企业高管估计，由于实施 AI 和自动化，40% 的员工将需要重新学习技能。据估计，这一技能再培训流程将在未来三年内完成。这种转变被视为工作可能性的扩大。

87% 的受访者认为，员工角色更有可能被生成式 AI 增强，而非取代，其影响程度因具体职能而异。

HR 部门正在带头应对经济、劳动力市场和技术等工作场所的重大转变。人才稀缺和成本上升普遍存在，AI 工具和其他技术进步有望加速数字化变革。HR 团队面临着管理员工职业流动性和在这些复杂环境中确保充足资源的挑战。以下是 HR 自动化软件在应对 HR 部门面临的挑战方面可以提供的一些优点。

HR 自动化软件减少了 HR 专业人员在数据输入、求职者跟踪、带薪休假 (PTO)、加班管理和新员工福利登记等日常工作方面所需花费的时间。它使 HR 团队能够应对与人员相关的复杂挑战并提供所需的面对面参与。

自动化等人力资源技术有助于确保效率、准确性和一致性，提升员工体验、满意度和留任率。人力资源自动化还可以帮助公司处理快速发展带来的需求增加。

智能体 AI 可通过深度数据分析来加速评审流程，帮助人力资源员工做出更明智的决策或提升工作效率。例如，智能体可以帮助分析招聘工作成果，使招聘人员和招聘经理能够确定需改进之处，从而制定成功的人才拓展策略。

另一个节省时间的工具是使用 AI 从预先构建的技能目录中进行选择，以执行特定于人力资源的任务，并与 HR 已经依赖的应用程序集成。自然语言处理可用于创建加速交互和数据捕获的工具。

人力资源团队使用人力资源自动化使他们的工作与更广泛的企业战略保持一致。通过生成数据、洞察和分析，人力资源自动化使人力资源专员能够识别趋势、做出数据驱动的决策并制定有效的人力资源战略。AI 智能体可以通过根据工作标准评估简历、排名和确定最符合要求的候选人来自动化初始筛选过程。

这种方法可能包括根据员工倾听系统提出假设，以及利用可推动文化决策的先进数据相关性收集对远程工作的洞察分析。它还涉及使用先进的 分析技术 来设计和交付内部产品，以提升员工的体验。这类以证据为基础的产品，依托由自动化产生的副产物，也就是数据得以实现；它们能够创造业务价值，并让 HR 部门在企业战略决策桌上占有一席之地。

人力资源自动化支持已经在进行的从传统的年度绩效评估向持续绩效管理的转变。自动化工具有助于人力资源团队通过实时反馈、目标跟踪和敏捷绩效对话，推动持续的绩效改进和人才发展。

通过减少繁琐的任务，HR 专业人员可以专注于自己想做的和受过培训的工作，从而减轻 HR 团队的倦怠和流失情况。这种更高的满意度可以鼓励更具支持性和成功的 HR 运营。

AI 是一项颠覆性的技术，它带来了一些各组织需要留意的挑战。

文化转变：HR 专业人员在建立人才管道和培训员工担任增值职位方面发挥着至关重要的作用，使公司能够在技术变革中保持竞争力。但是，如果 IT 团队抓住机会监督 HR 自动化计划，则存在 HR 专业人员被自动化取代的风险。

人力资源管理协会强调，能否理解和利用自动化的力量决定着人力资源专员是与时俱进还是边缘化。¹ 通过使用自动化软件减少日常数据输入的时间，人力资源专员可以专注于应对这些重大的外部变化。

网络安全：AI 容易受到黑客攻击，尤其是在创建机器学习算法的训练阶段。数据投毒攻击会在训练集中植入恶意代码或信息，可能会感染无数运行的机器学习模型，并最终感染公司网络。业务领导者可以与 IT 和安全运营中心 (SOC) 合作，制定计划，确保 AI 项目在整个生命周期内的安全。

员工隐私：使用 AI 来优化流程和评估绩效可能会引起忧虑。在使用 AI 系统收集和分析个人数据之前，组织可以认真对待员工隐私，并在数据管理策略中解决隐私问题。HR 可以提醒员工哪些数据正在收集并用于 AI 系统。创建或使用以透明度为基础的 AI 系统是化解隐私疑虑的第一步。

集成：一些独立的 HR 程序可能很难集成到现有的 IT 基础架构中。相反，如果捕获的数据没有完全集成，则可能会导致多个数据值不一致。

再培训：AI 和自动化可取代传统上由人工完成的某些类型的工作，并可能影响某些员工的角色。通过人才再培训和重组工作角色的计划来直面这一挑战。

实施时间：实现任何 HR 流程的自动化都需要初期时间投入，以配置自动化系统、迁移数据、分析流程并重新设计以增强自动化程度。在全公司部署之前，实施自动化的 HR 团队可以培训并熟悉新工具，然后进行测试和故障排除，以确保自动化以最佳状态运行。如果一切顺利，自动化团队已经为长期的时间节约打下坚实的基础。

人力资源自动化系统包括跟踪求职者、管理绩效、出勤和薪资以及员工自助服务门户的功能。然而，人工智能的进步可以增强人力资源工具的功能。人力资源自动化的示例包括：

管理员工福利和资格（包括医疗保险、养老金、退休金和 PTO）可能会给 HR 团队带来巨大的行政工作负担。福利管理工具可将所有员工福利数据整合到一个平台中，以供所有人员查看。这些工具能让员工能在需要时访问所需信息，从而充分减轻 HR 管理工作负担。通过利用这些工具所收集和汇总的数据，企业可以在未来更好地管理福利开支和预算。有些工具甚至可以提供医疗保健分析，帮助企业做出明智决策并确保符合《平价医疗法案》等法规。

员工自助服务门户是集中式在线站点或网关，员工利益相关者可以通过它们访问信息并进行交易。自助服务门户允许员工访问和更新个人信息、查看工资单、申请休假以及访问 HR 政策和资源，从而减少 HR 专业人员的行政工作时间。根据福布斯报道，“自助服务门户在从客户服务到医疗保健等多个领域变得越来越普遍。自助服务门户网站在工作场所也发挥了重要作用，但许多公司尚未采用这种技术。”²自助服务门户是满足员工对更便捷访问和透明度的请求的方式之一。

关于招聘流程，一个常见诟病是速度太慢。AI 智能体和助手可帮助管理人员自动寻找每一位有潜力的候选人，从而加快招聘速度。这种技术使他们能够在候选人申请空缺职位时收到通知。

企业级申请人跟踪系统可以触及招聘流程的每个部分。从帮助雇主宣传空缺职位、收集简历、创建候选人意向名单、安排与意向候选人的面试、管理面试流程以及向选定的候选人发布录用通知。

在招聘流程的每个步骤中，从雇用到入职，AI 都可以帮助管理人员节省时间并更好地接触顶尖人才。例如，管理人员可以提示生成式 AI 工具创建定制消息，并自动发送给每位候选人。这些信息可以鼓励参与并推动候选人在招聘流程中前进。

AI 还可以帮助组织快速填补短期职位和临时职位。通过使用自然语言处理功能，面向 HR 的 AI 工具可以自动执行手动外包采购任务，从而节省时间。例如，AI 工具可以帮助管理人员汇总利益相关者的需求。然后在 供应商管理系统 (VMS) 系统内工作，向供应商发出请求，寻找潜在承包商并安排与招聘经理的面试。

公司可以确保其运营符合地方、州、联邦和国际法规。这种合规可能意味着从按时纳税、遵守劳动法律法规、保证工作场所安全以及确保任何执照、许可证和证书保持最新状态。

在截止日期或到期日临近时，企业可以立即采取行动。而且，随着企业开启数字化转型流程，并愈发依赖人工智能 (AI)、云计算、5G 和物联网 (IoT) 等尚无明确法规的新兴技术，新的合规法规和问题将会不断涌现。在可能的情况下实现合规自动化，有助于减轻人力资源团队的行政管理工作，并显著减少人为错误。这种自动化不仅可以简化人力资源工作流程，还能帮助人力资源部门跟踪和分析数据以实现优化。

新员工入职时，需要发送和接收签名文件、授予软件访问权限、提出设备申请、提交税务文件以及设置工具。此外，还需要将新员工介绍给整个团队，并为他们提供所需的一切以帮助他们自信从容地开启新工作。自动化入职系统可以设置对 IT 资源和工作流程的访问权限，以实现自动通知（如推送通知）和审批。该系统可以收集电子签名表单并生成正式的 PDF 文档。它还可以向员工提供所需设备，而无需等待 IT 支持，并确保员工顺利注册福利计划。

人工智能可以使信息收集过程更加顺畅和个性化。 人工智能驱动的 聊天机器人 可以指导新员工完成入职流程、回答问题、提供信息并发送有关关键文件的提醒，从而减少耗时任务并提升新员工的体验。

此外，HR 自动化可以通过自动撤回 IT 访问权限和安排员工离职面谈来协助离职。

满足员工需求是提高敬业度和生产力的关键所在。但面对复杂的公司政策以及 HR 和 IT 支持流程，员工有时会难以找到答案 — 这既令人沮丧，也浪费时间。AI 驱动的 HR 聊天机器人可以帮助员工获得快速答复和自助服务支持。

使用自然语言处理和机器学习的 HR 聊天机器人可以理解、沟通，甚至自动执行操作，为候选人和员工提供支持。例如，智能 HR 机器人可以回答常见问题、推荐学习资源并协助员工请假或确认剩余假期。聊天机器人平台还可以提供提醒、进行调查和收集反馈，以增强员工体验。

通过收集个人、团队和组织的生产力数据，绩效管理工具可以将这些数据显示在位于中心位置的易于查看的模板中。这些数据为人力资源部门和经理提供了关于员工工作负荷的见解，使他们能够就自己监督员工的资源分配、授权、培训、支持和晋升等方面做出明智决策。

当 HR 安排新员工入职、部署新的公司政策或启动培训以确保员工遵守法规时，学习管理系统可以提供帮助。这些自动化软件平台可以自动提供在线课程并跟踪员工进度。

AI 可以根据需求推荐个性化培训模块。通过分析每一位员工的数据，例如他们的技能和喜好，AI 可以根据员工的个人目标为其定制培训计划。AI 还可以帮助人力资源经理发现隐藏人才或准备晋升的员工。

有些 HR 自动化工具跟踪员工的时间和出勤情况，以帮助公司高效运营，并确保他们有足够的人力资源来利用增长机会。过去的 HR 团队可能需要手动将 PTO 和出勤情况输入电子表格，而新的出勤跟踪软件使团队能够审查和批准时间表以及休假申请或休假时间。他们现在可以快速验证可用的 PTO，当队友不在办公室时通知团队成员，并分析员工休假趋势以帮助避免倦怠。

鉴于技术的快速发展和不断演进，尤其是 AI 技术，了解何时实现 HR 管理自动化或迁移到更强大的系统可能并非易事。另外，随着其他更新或全新 IT 解决方案的推出，也可能需要制定周密的集成计划。请注意，下面列出了一些潜在触发因素，这些因素可能会促使企业开启 HR 自动化转型或转向更复杂的 HR 自动化系统。

人力资源部门表现不佳：一旦就人力资源部门最重要的职能达成一致并得到理解，那么团队的绩效如何？招聘、入职、报告或薪资处理中的延迟或低效可能是需要进行变革的危险信号。

组织快速发展：如果新员工的加入速度超过了 HR 部门的处理能力，过多的人员加入会降低组织的效率，或者培训被延迟。然后，HR 可能会寻求 HR 自动化来帮助加快步伐。

预算紧张：当新的招聘工作受到限制时，将人工工作转交给 HR 自动化系统，有助于在人员有限的情况下满足工作需求。将 HR 人员留在人员相关业务中不仅有助于防止倦怠，还有助于保持可用的预算。

审计违规风险：如果规定的记录保存做法没有得到适当管理，组织可能会面临风险，而更自动化、更可靠的系统可能是解决之道。

通常情况下，HR 自动化的系统方法包括以下步骤。

首先，人力资源团队要确定可实现自动化的手动管理任务和其他人力资源流程。他们可以查找与招聘、入职、人才管理、时间和出勤跟踪、福利管理、薪资处理等相关的繁琐且重复的任务。机器人流程自动化 (RPA) 可以帮助卸载重复任务。

接下来是调研。评审团队可以对 HR 自动化软件方案进行对比评估并确定支出；或者向公司管理层提交预算申请。可选的 HR 自动化工具范围从面向特定任务与用例的专用 HR 软件，到覆盖多项 HR 职能的集成人力资本管理（HCM）系统，包括招聘自动化、培训与管理规划等。

选定自动化工具后，团队即可部署新软件，并将其集成到现有 HR 系统中。例如人力资源信息系统 (HRIS)、工资系统、福利登记系统或申请人跟踪系统 - 以确保无缝的数据流和同步。

新的自动化工具部署到位后，HR 团队无需再手动录入数据。因此，团队现在可以自动收集并存储相关的员工数据，如个人信息、绩效指标、出勤记录和培训历史记录。为了做好这项工作，HR 团队需要确保这些数据的合规性、伦理和隐私，这也将成为未来预测分析、报告和优化决策的基础。

自动化运行后，团队可以对其进行审查，以帮助确保新工具或流程自动化为员工带来最大价值。对已部署自动化的审查可以发现需要扩展、精简或其他改进的领域。

当数据开始流动时，洞察分析也随之而来。自动化分析可能用于做出数据驱动的决策和向企业领导层提供建议。分析可以帮助 HR 专业人员监控员工绩效，评估 HR 计划和政策的有效性。并确定对业务有重大影响的趋势，然后提请高管注意，以便进行投资。

HR 自动化需要定期维护、更新和系统检查，以确保数据的准确性、安全性和最佳性能。此过程可能涉及监控数据集成、安装管理软件补丁以及解决出现的任何问题。

对于 HR 团队和员工来说，利用市场上众多 HR 自动化软件开展工作可能会感觉很麻烦，每个软件都处理单一的 HR 任务或行动。即将迎来的一项发展是将这些工具集成到单一平台中。

未来，包括 watsonx Orchestrate® 在内的人力资源自动化解决方案将提供全面的人力资源解决方案，以实现跨人力资源职能的自动化。这些解决方案可涵盖招聘、入职、绩效管理、薪酬、福利和分析等领域 — 成为满足所有HR自动化需求的一站式服务。这可以为预测性分析提供无缝的数据流。

人工智能和机器学习的最新进展使人力资源团队能够卸下更多的人工任务，同时从员工的角度出发提供更多个性化服务。例如，AI 驱动的聊天机器人已经可以为员工提供全天候的人力资源支持，虚拟助理也已经可以自动执行日常任务。情感分析的新进展可以让机器人在所有沟通中衡量员工的满意度。

先进的分析和预测建模可以帮助 HR 团队更好地预测员工流失情况并识别高潜力员工。自然语言处理 的进步可能会让员工更加无缝地使用这些工具。

随着远程办公、混合办公和移动劳动力的兴起，人力资源自动化可以满足分布式团队的需求。移动应用程序和基于云的平台将提供对人力资源系统、自助服务门户和协作工具的无缝访问，确保无论身在何处都能获得一致的人力资源体验。

随着人力资源自动化越来越依赖 AI，人力资源专员可以确保 AI 使用符合伦理要求并保护员工数据。人力资源部门需要确立可靠的数据治理实践，确保 AI 算法的公平性和透明度，并遵守数据保护法规。

全球新冠疫情凸显了公司需要以有意义的方式解决员工福祉和心理健康问题，这已成为员工和候选人的高度优先事项。聊天机器人和虚拟助手可以提供资源、自助指南以及心理健康支持服务，从而促进员工的身心健康，实现工作与生活的平衡。