O que é automação de recursos humanos (RH)? 

A automação de RH usa software e algoritmos para lidar com atividades que antes eram feitas manualmente pelos profissionais de RH. Essas atividades incluem a entrada de dados para rastreamento de candidatos, elaboração de requisições de trabalho, integração de novos contratados, protocolos de desligamento e gerenciamento de solicitações de folga. Ela permite uma abordagem baseada em dados para a aquisição de talentos, promoção e retenção de funcionários que busca mitigar o viés e aprimorar as experiências dos candidatos a emprego e dos funcionários.

Usando automação, inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e processamento de linguagem natural (NLP), as organizações podem otimizar os processos de RH com menos tarefas manuais. A mais recente tecnologia de IA usada no contexto da automação de RH são assistentes de IA e agentes de IA. Assistentes de IA são modelos de IA avançados capazes de criar novos conteúdos, e agentes de IA são projetados para agir com mais autonomia, em nome do usuário, dentro de um escopo definido.

Os agentes de IA agêntica podem ajudar a mitigar a carga de trabalho administrativa para a equipe de RH, resultando em redução de erros, aumento da eficiência, garantia de consistência e melhoria da experiência do funcionário como um todo. Essas funções permitem que os profissionais de RH se concentrem nos aspectos verdadeiramente humanos dos recursos humanos, como moldar a cultura da empresa, facilitar a mobilidade dos funcionários e tomar decisões estratégicas de crescimento.

Os avanços na IA generativa e agêntica podem aprimorar significativamente a automação de RH, melhorando a capacidade de resposta, reduzindo o esforço manual e aumentando a precisão dos processos de RH. No entanto, essas ferramentas vêm com a responsabilidade de implementá-las de forma ética e transparente, respeitando a privacidade de dados e minimizando vieses.

A automação de processos de RH vai além de economizar tempo. O uso da automação de RH (ou mesmo a hiperautomação , que mescla várias tecnologias e ferramentas) equipa os profissionais de RH com dados e insights valiosos quase em tempo real. Esse método ajuda os profissionais a tomar decisões informadas em meio às mudanças nos cenários econômico, tecnológico e trabalhista.

Com a crescente predominância da inteligência artificial (IA) e da automação inteligente em vários setores e conjuntos de habilidade dos funcionários, a necessidade de automação do RH tornou-se ainda mais crítica.

Os avanços tecnológicos mais recentes, como assistentes de IA e agentes de IA, continuam a automatizar os processos de RH, concluindo tarefas para um usuário e avaliando as necessidades do usuário com base em um prompt inicial. Com a automação, as equipes de RH agora têm fluxos de trabalho automatizados e as informações necessárias para a tomada de decisão baseada em dados em tempo real. As ferramentas de automação podem oferecer dashboards abrangentes que armazenam e gerenciam com segurança as informações dos funcionários, sem a necessidade do trabalho manual associado a esses dashboards.

As organizações estão continuamente passando por grandes mudanças. De acordo com um estudo global do IBM Institute for Business Value (IBV), os executivos estimam que 40% de sua força de trabalho precisará de requalificação como resultado da implementação da IA e automação. Estima-se que esse processo de requalificação ocorra nos próximos três anos. Essa mudança é vista como uma expansão das possibilidades de emprego.

Com 87% dos entrevistados afirmando que as funções dos funcionários são mais propensas a serem ampliadas do que substituídas pela IA generativa, com os efeitos variando dependendo da função.

Os departamentos de RH estão liderando o caminho para lidar com mudanças significativas no ambiente de trabalho, no mercado de trabalho e na tecnologia. A escassez de talentos e os custos crescentes são predominantes, e as ferramentas de IA e outros avanços tecnológicos prometem uma mudança digital acelerada. As equipes de RH enfrentam o desafio de gerenciar a mobilidade de carreira dos funcionários e garantir recursos adequados nesses contextos complexos. Aqui estão alguns benefícios que o software de automação de RH pode oferecer para lidar com os desafios enfrentados pelos departamentos de RH.

O software de automação de RH minimiza o tempo que os profissionais de RH precisam gastar em tarefas rotineiras, como entrada de dados, rastreamento de candidatos, folga remunerada (PTO), gerenciamento de horas extras e registro de benefícios de novos contratados. Ele permite que as equipes de RH enfrentem desafios complexos relacionados às pessoas e ofereçam o envolvimento presencial desejado.

A tecnologia de RH, como a automação, ajuda a garantir eficiência, precisão e consistência, aprimorando as experiências, a satisfação e as taxas de retenção dos funcionários. A automação de RH também ajuda uma empresa a lidar com a crescente demanda por crescimento rápido.

Os agentes de IA agêntica podem acelerar as avaliações ao se aprofundar nos dados e ajudar a equipe de RH a tomar decisões mais informadas ou simplificar o trabalho. Por exemplo, os agentes podem ajudar a analisar os resultados dos esforços de recrutamento, permitindo que recrutadores e gerentes de contratação identifiquem e refinem suas estratégias de divulgação mais bem-sucedidas.

Outra ferramenta que economiza tempo é usar a IA para selecionar a partir de um catálogo criado previamente de habilidades para executar tarefas específicas de recursos humanos e integrar-se aos aplicativos que o RH já utiliza. O processamento de linguagem natural pode ser usado para criar ferramentas que aceleram as interações e a captura de dados.

As equipes de RH usam a automação de RH para alinhar seu trabalho com a estratégia corporativa como um todo. Ao gerar dados, insights e análise de dados, a automação de RH capacita os profissionais de RH a identificar tendências, tomar decisões baseadas em dados e formular estratégias de RH eficazes. Os agentes de IA podem automatizar o processo de triagem inicial avaliando currículos em relação a critérios de trabalho, classificando e identificando candidatos que melhor atendam aos requisitos.

Essa abordagem pode incluir o desenvolvimento de hipóteses com base em sistemas de escuta de funcionários e a coleta de insights sobre o trabalho remoto usando correlações de dados avançadas que podem impulsionar decisões de cultura. Também envolve o uso de análise de dados avançada para projetar e entregar produtos internos para aprimorar as experiências dos funcionários. Produtos baseados em evidências como esses, possibilitados por dados que são subproduto da automação, agregam valor à empresa, garantindo aos departamentos de RH uma posição de destaque na estratégia corporativa.

A automação de RH apoia a mudança já em curso das tradicionais revisões anuais de desempenho para o gerenciamento contínuo de desempenho. Feedback em tempo real, acompanhamento de metas e conversas ágeis sobre desempenho ajudam as equipes de RH por meio de ferramentas de automação, promovendo a melhoria contínua do desempenho e o desenvolvimento de talentos.

O esgotamento e a rotatividade da equipe de RH podem ser reduzidos ao transferir tarefas tediosas, para que os profissionais de RH possam se concentrar no trabalho que desejam fazer e para o qual foram treinados. Essa maior satisfação pode incentivar operações de RH mais favoráveis e bem-sucedidas.

A IA é uma tecnologia disruptiva que vem com alguns desafios que as organizações podem ter em mente.

Mudança cultural: os profissionais de RH desempenham um papel crucial no estabelecimento de pipelines de talentos e no treinamento de funcionários para posições de valor agregado, permitindo que as empresas se mantenham competitivas em meio a interrupções tecnológicas. No entanto, se as equipes de TI aproveitarem a oportunidade para supervisionar as iniciativas de automação de RH, há o risco de os profissionais de RH serem substituídos por sistemas automatizados.

A Society for Human Resources Management enfatiza que entender e usar o poder da automação pode determinar o avanço ou a marginalização dos profissionais de RH.¹ Ao utilizar um software de automação para reduzir o tempo gasto na inserção de dados de rotina, os profissionais de RH podem se concentrar em lidar com essas mudanças externas significativas.

Cibersegurança: a IA é suscetível a hackers, especialmente durante a fase de treinamento, quando algoritmos de aprendizado de máquina são criados. Ataques de envenenamento de dados propagam código ou informações mal-intencionados nos conjuntos de treinamento, podendo infectar inúmeras execuções de modelos de aprendizado de máquina e, em última instância, a rede da empresa. Os líderes de negócios podem trabalhar em conjunto com centros de operações de TI e segurança (SOCs) para criar planos que mantenham os projetos de IA seguros durante todo o ciclo de vida.

Privacidade dos funcionários: o uso de IA para otimizar processos e avaliar o desempenho pode gerar preocupações. As organizações podem levar a sério a privacidade dos funcionários e lidar com a privacidade em uma estratégia de gerenciamento de dados antes que os sistemas de IA sejam usados para coletar e analisar dados pessoais. O RH pode alertar os funcionários sobre quais dados estão sendo coletados e usados para sistemas de IA. Criar ou usar um sistema de IA baseado na transparência é a primeira etapa para ajudar a lidar com as questões de privacidade.

Integração: alguns programas autônomos de RH podem ser difíceis de integrar à infraestrutura de TI existente. Por outro lado, se os dados capturados não estiverem totalmente integrados, isso poderá levar a vários valores de dados em desacordo.

Requalificação: a IA e a automação podem eliminar certos tipos de trabalhos tradicionalmente feitos por pessoas e podem afetar as funções de alguns funcionários. Enfrente esse desafio de frente com um plano para requalificar talentos e reestruturar os cargos.

Tempo de implementação: a automação de qualquer processo de RH requer um investimento inicial de tempo para configurar um sistema de automação, migrar dados, analisar processos e reprojetá-los para aprimorar a automação. Antes da implantação em escala global, uma equipe de RH que implementa a automação pode treinar e se familiarizar com as novas ferramentas, e depois realizar testes e resolução de problemas para garantir que a automação esteja funcionando de forma ideal. Se tudo der certo, as equipes que passam pela automação estarão preparando o terreno para economias de tempo a longo prazo.

Os sistemas de automação de RH incluem funções para rastrear candidatos, gerenciar desempenho, frequência e folha de pagamento e portais de autoatendimento dos funcionários. No entanto, os avanços na inteligência artificial podem impulsionar os recursos das ferramentas de RH.' Exemplos de automação de RH incluem:

Gerenciar os benefícios e a elegibilidade dos funcionários, incluindo seguro médico, pensão, aposentadoria e folga remunerada, pode ser uma enorme carga administrativa para as equipes de RH. As ferramentas de administração de benefícios podem centralizar os dados de benefícios dos funcionários em uma única plataforma para a visibilidade de todos. Permitir que os funcionários acessem as informações de que precisam quando precisam minimiza o esforço administrativo do RH. As empresas podem usar os dados agregados por essas ferramentas para gerenciar melhor os gastos com benefícios e orçamentos no futuro. Algumas ferramentas inclusive oferecem análise de dados de saúde para ajudar os empregadores a tomar decisões e garantir a conformidade com regulamentações como a Affordable Care Act.

Os portais de autoatendimento dos funcionários são sites ou gateways centralizados por meio dos quais os stakeholders dos funcionários podem acessar informações e realizar transações. Os portais de autoatendimento permitem que os funcionários acessem e atualizem informações pessoais, visualizem contracheques, solicitem folga e acessem políticas e recursos de RH — reduzindo o tempo administrativo para os profissionais de RH. De acordo com a Forbes, “Os portais de autoatendimento se tornaram cada vez mais comuns em algumas áreas, do atendimento ao cliente até serviços de saúde e muito mais. Os portais de autoatendimento também assumiram um papel proeminente no ambiente de trabalho, embora muitas empresas ainda não tenham adotado essa tecnologia."²Os portais de autoatendimento são uma forma de atender às solicitações dos funcionários de maior facilidade de acesso e transparência.

Uma reclamação comum sobre o processo de contratação é que ele é lento. Agentes e assistentes de IA podem ajudar a acelerar o ritmo, ajudando os gerentes a estimular cada possível contratação automaticamente. Essa técnica permite que eles recebam notificações, por exemplo, quando uma pessoa se candidata a uma vaga em aberto.

Um sistema de rastreamento de candidatos de nível empresarial pode abranger todas as partes do processo de recrutamento. Desde ajudar os empregadores a anunciar vagas abertas, coletar currículos, criar uma lista de candidatos selecionados, agendar entrevistas com os candidatos selecionados, gerenciar o processo de entrevista e fazer ofertas aos candidatos selecionados.

Em cada etapa do processo de recrutamento, da contratação à integração, a IA pode ajudar os gerentes a economizar tempo e alcançar melhor os melhores talentos. Por exemplo, os gerentes podem acionar as ferramentas de IA generativa para criar mensagens personalizadas a serem enviadas automaticamente a cada candidato. Essas mensagens podem incentivar o engajamento e movimentar os candidatos no processo de contratação.

A IA também pode ajudar as organizações a preencher rapidamente vagas temporárias e de curto prazo. Ao usar recursos de processamento de linguagem natural, as ferramentas de IA para RH podem automatizar tarefas manuais de aquisição, economizando tempo. Por exemplo, ferramentas de IA podem ajudar gerentes a compilar requisitos dos stakeholders. Em seguida, trabalhar em um sistema de gerenciamento de fornecedores (VMS) para abrir uma solicitação com fornecedores para encontrar possíveis prestadores de serviços e agendar entrevistas com gerentes de contratação.

As empresas podem garantir que estão operando de acordo com as regulamentações locais, estaduais, federais e internacionais. Essa conformidade pode significar qualquer coisa, desde pagar impostos em dia, cumprir as leis e regulamentações trabalhistas e a segurança no ambiente de trabalho, até garantir que todas as licenças, alvarás e certificações permaneçam atualizados.

Quando os prazos ou as datas de vencimento se aproximam, as empresas podem agir imediatamente. E, à medida que as empresas dão início aos processos de transformação digital e se tornam mais dependentes de espaços jurídicos ambíguos, como inteligência artificial (IA), computação em nuvem, 5G e a Internet das coisas (IoT), surgirão novas regulamentações e problemas de conformidade. Automatizar a conformidade sempre que for possível alivia a carga de trabalho administrativa de uma equipe de RH e reduz significativamente o erro humano. Essas automações não só simplificam os fluxos de trabalho de RH, mas também permitem que os departamentos de RH rastreiem e analisem dados para otimização.

A integração de novos contratados exige o envio e recebimento de documentos assinados, concessão de acesso ao software, solicitação de dispositivos, envio de documentos fiscais e configuração de ferramentas. E apresentar os novos contratados à sua equipe e dar-lhes tudo aquilo de que precisam para começar com confiança em suas novas funções. Um sistema para automação de integração pode configurar o acesso a recursos e fluxos de trabalho de TI para notificação automática ou, por exemplo, notificações por push e aprovação. Ele pode coletar formulários assinados eletronicamente e gerar documentos em PDF oficiais. Ele pode fornecer dispositivos aos funcionários sem esperar pelo suporte de TI e garantir o registro sem dificuldades nos planos de benefícios.

A IA pode tornar o processo de coleta de informações mais tranquilo e personalizado. Chatbots impulsionados por IA podem orientar novos funcionários durante o processo de integração, responder a perguntas, fornecer informações e enviar lembretes sobre documentos-chave, reduzindo tarefas demoradas e aprimorando a experiência do novo contratado.

Além disso, a automação de RH pode ajudar no desligamento, retirando automaticamente o acesso de TI e agendando entrevistas de saída do funcionário.

Responder às necessidades dos funcionários é fundamental para melhorar o engajamento e a produtividade. Mas navegar por políticas corporativas complexas e processos de suporte de RH e TI às vezes pode fazer com que os funcionários tenham dificuldade para encontrar respostas, causando frustração e perda de tempo. Chatbots para RH impulsionados por IA podem ajudar a capacitar os funcionários com respostas rápidas e suporte de autoatendimento.

Um chatbot de RH que usa processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina pode entender, se comunicar e até automatizar ações para dar suporte a candidatos e funcionários. Por exemplo, um bot inteligente de RH pode responder a perguntas frequentes, sugerir recursos de aprendizado e ajudar os funcionários a solicitar dias de folga ou verificar seus saldos de férias restantes. As plataformas de chatbot também podem fornecer lembretes, realizar pesquisas e coletar feedback para aprimorar as experiências dos funcionários.

Ao reunir dados de produtividade de pessoas, equipes e organizações, uma ferramenta de gerenciamento de desempenho pode apresentar esses dados em modelos fáceis de avaliar em um local central. Esses dados oferecem aos departamentos e gerentes de RH insights sobre a carga de trabalho dos funcionários e permitem que eles tomem decisões informadas sobre alocação de recursos, delegação, treinamento, suporte e promoções para os funcionários que supervisionam.

Quando o RH integra um novo funcionário, implementa uma nova política da empresa ou inicia um treinamento para manter os funcionários em conformidade com as regulamentações, os sistemas de gerenciamento de aprendizado podem ajudar. Essas plataformas de software de automação automatizam a entrega de cursos online e o rastreamento do progresso dos funcionários.

A IA pode recomendar módulos de treinamento personalizados. Analisando dados sobre cada funcionário, como suas habilidades e preferências, a IA pode personalizar o treinamento de acordo com as metas pessoais. A IA também tem o potencial de ajudar os gerentes de RH a identificar talentos ocultos ou a identificar funcionários prontos para promoção.

Algumas ferramentas de automação de RH monitoram o tempo e a assiduidade dos funcionários para ajudar as empresas a operar em sua capacidade ideal e garantir que tenham recursos humanos suficientes para aproveitar as oportunidades de crescimento. Enquanto as equipes de RH do passado podiam inserir manualmente o tempo livre remunerado e a assiduidade em planilhas, o novo software de rastreamento de assiduidade permite que as equipes avaliem e aprovem planilhas de horas e solicitações de licença ou folga. Agora elas podem verificar rapidamente o PTO disponível, notificar os membros da equipe quando um colega estará fora do escritório e analisar as tendências de folgas dos funcionários para ajudar a evitar o esgotamento.

Diante das rápidas e constantes mudanças na tecnologia, em particular na IA, saber quando migrar para a automação de RH ou para um sistema mais poderoso pode ser um desafio. Outras atualizações ou novas soluções de TI também podem exigir um planejamento detalhado para integração. Tendo tudo isso em mente, aqui estão alguns possíveis gatilhos para começar a migração para a automação de RH ou uma automação de RH mais sofisticada.

O RH está com baixo desempenho: após as funções mais importantes do RH serem acordadas e compreendidas, o quanto a equipe está se saindo bem? Atrasos ou ineficiências na contratação, integração, geração de relatórios ou processamento da folha de pagamento seriam sinais de alerta de que uma mudança é necessária.

Crescimento rápido da organização: se os novos contratados estão chegando mais rápido do que o RH pode lidar, muitas requisições estão diminuindo a eficácia da organização ou o treinamento está atrasado. Então, o RH pode recorrer à automação de RH para ajudar a acelerar o ritmo.

Os orçamentos estão restritos: quando as contratações são limitadas, a transferência do esforço manual para a automação de RH pode ajudar a acompanhar as demandas de trabalho com uma equipe limitada. Manter os profissionais de RH no negócio de pessoas não só ajuda a evitar o esgotamento, mas também ajuda a preservar o orçamento disponível.

Risco de não conformidade de auditoria: se as práticas de manutenção de registros obrigatórias não estiverem sendo gerenciadas adequadamente, a organização pode estar em risco — e um sistema mais automatizado e confiável pode ser a resposta.

Uma abordagem sistemática à automação de RH costuma incluir essas etapas.

Primeiro, a equipe de RH identifica tarefas administrativas manuais e outros processos de RH que podem ser automatizados. Ela pode procurar quaisquer tarefas trabalhosas e repetitivas em recrutamento, integração, gerenciamento de talentos, controle de horas e assiduidade, administração de benefícios, processamento da folha de pagamento e muito mais. A automação robótica de processos (RPA) pode ajudar a reduzir a carga de tarefas repetitivas.

O próximo passo é a pesquisa. A equipe de avaliação pode comparar os pacotes de software de automação de RH e decidir sobre um gasto. Ou pedir aprovação orçamentária à liderança corporativa. As ferramentas de automação de RH escolhidas podem variar de software de RH especializado para tarefas e casos de uso específicos. Para sistemas integrados de gerenciamento de capital humano (HCM) que abrangem várias funções de RH, incluindo automação de recrutamento de funcionários, treinamento e planejamento de gerenciamento.

Depois de selecionar a ferramenta de automação, a equipe pode implementar o novo software e integrá-lo aos sistemas de RH existentes. Como um Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS), sistema de folha de pagamento, sistemas de registro de benefícios ou sistemas de rastreamento de candidatos, para garantir o fluxo e a sincronização de dados sem dificuldades.

Depois que a nova ferramenta de automação estiver implementada, a equipe de RH não será mais responsável pela entrada manual de dados. Agora, ela poderá coletar e armazenar automaticamente dados relevantes dos funcionários, como informações pessoais, métricas de desempenho, registros de assiduidade e histórico de treinamento. Para isso, as equipes de RH precisam garantir a conformidade, a ética e a privacidade desses dados, que também servirão como base para futuras decisões de análise preditiva, geração de relatórios e otimização.

Depois que uma automação estiver em execução, a equipe pode fazer avaliações para ajudar a garantir que a nova ferramenta ou automação de processo ofereça o máximo valor aos funcionários. Uma auditoria da automação implementada revela áreas para expansão, simplificação ou outras melhorias.

Quando os dados começam a fluir, os insights não ficam muito atrás. A análise de dados de automação pode ser usada para tomar decisões e recomendações baseadas em dados para a liderança corporativa. A análise de dados pode ajudar os profissionais de RH a monitorar o desempenho dos funcionários e avaliar a eficácia dos programas e políticas de RH. E identificar tendências com implicações de negócios significativas, que podem, então, ser levadas ao conhecimento da diretoria executiva para investimento.

A automação de RH exige manutenção, atualizações e verificações regulares do sistema para garantir a precisão, a segurança e o desempenho ideal dos dados. Esse processo pode envolver monitorar integrações de dados, aplicar patches de software de gerenciamento e lidar com quaisquer problemas que surjam.

Pode parecer complicado para as equipes e funcionários de RH trabalhar com a longa lista de softwares de automação de RH do mercado, cada um deles voltado para uma única tarefa ou ação de RH. Um avanço que está por vir é a integração destas ferramentas em uma única plataforma.

No futuro, as soluções de automação de RH, incluindo o watsonx Orchestrate, fornecerão uma solução abrangente de RH para automatizar todas as funções de RH. Essas soluções podem abranger recrutamento, integração, gerenciamento de desempenho, folha de pagamento, benefícios e análise de dados — um fornecedor único para toda a automação de RH. Isso pode permitir um fluxo contínuo de dados para a análise preditiva de dados.

Avanços recentes em inteligência artificial e aprendizado de máquina permitem que as equipes de RH transfiram ainda mais tarefas manuais, ao mesmo tempo em que oferecem maior personalização da perspectiva do funcionário. Por exemplo, os chatbots impulsionados por IA já podem fornecer aos funcionários suporte de RH 24 horas por dia, e os assistentes virtuais já podem automatizar tarefas de rotina. Novos avanços na análise de sentimento podem permitir que os bots avaliem a satisfação dos funcionários em todas as comunicações.

A análise de dados avançada e a modelagem preditiva podem ajudar as equipes de RH a prever melhor o desgaste e a identificar funcionários de alto potencial. Avanços no processamento de linguagem natural podem tornar o engajamento dos funcionários com essas ferramentas ainda mais perfeito.

Com o aumento do trabalho remoto, do trabalho híbrido e das forças de trabalho móveis, a automação de RH atende às necessidades de equipes distribuídas. Aplicativos móveis e plataformas baseadas em nuvem fornecerão acesso sem dificuldades a sistemas de RH, portais de autoatendimento e ferramentas de colaboração, garantindo uma experiência de RH consistente, independentemente da localização.

À medida que a automação de RH se torna mais dependente da IA, os profissionais de RH podem garantir o uso ético da IA e proteger os dados dos funcionários. Os departamentos de RH precisam estabelecer práticas robustas de gestão de dados, garantir justiça e transparência nos algoritmos de IA e cumprir as regulamentações de proteção de dados.

A pandemia global da COVID-19 evidenciou a necessidade de as empresas lidarem com o bem-estar e a saúde mental dos funcionários de uma forma significativa, e isso se tornou uma alta prioridade para funcionários e candidatos. Chatbots e assistentes virtuais podem fornecer recursos, guias de autoajuda e acesso a serviços de apoio à saúde mental, promovendo o bem-estar dos funcionários e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.