Cos'è un motore di workflow?

Poiché i workflow sono il meccanismo attraverso il quale il personale e le aziende completano il proprio lavoro, diventano essenziali per le pratiche aziendali sostenibili e la crescita continua. I workflow forniscono sistemi per gestire e indirizzare attività e processi ripetitivi, spostandoli da una fase all'altra. I motori di workflow offrono un framework per definire, eseguire e monitorare i workflow, ovvero le sequenze di attività che devono essere completate per raggiungere un obiettivo aziendale specifico.

I motori di workflow aiutano i business process manager e i componenti del team a gestire più facilmente l'immensa sequenza di attività associate ai workflow aziendali simultanei. Con i workflow, le attività e i processi vengono in genere avviati e risolti in base a tempi e scadenze prestabiliti. Nelle attività guidate dall'uomo, quando un'attività viene completata, ne viene avviata un'altra. Nelle attività basate su software, come la manutenzione dei server di rete, i workflow possono automatizzare la gestione delle attività in base a scadenze prestabilite o con risposte a tempo.

Oltre all'automazione delle attività, i motori di workflow guidano automaticamente i processi aziendali verso la fase successiva più efficiente, aiutando le aziende a ridurre al minimo il coinvolgimento umano nei processi decisionali noiosi.

I motori di workflow moderni consentono alle aziende di allocare dinamicamente le risorse, comprese le risorse umane, logistiche e tecnologiche, alle attività lavorative, in base alle competenze, alle disponibilità e ai workload esistenti. Sono spesso realizzati con un'architettura di microservizi per creare una soluzione più flessibile e scalabile, in grado di adattarsi a processi aziendali complessi.

Utilizzando un'interfaccia grafica o un linguaggio di definizione dei processi, come la business process modeling notation (BPMN), il software del motore di workflow applica una struttura di diagrammi a ciascun workflow. Specifica quindi la sequenza dei compiti, i punti di decisione, le tempistiche e i flussi di dati in base alla struttura assegnata.

Se il motore deve integrarsi con altri sistemi, può utilizzare le application programming interface (API) per facilitare lo scambio di dati, attivare attività esterne del workflow e mantenere le code di messaggi per le comunicazioni tra sistemi. Quando un utente effettua il check-out su un sito di e-commerce utilizzando un servizio "acquista ora, paga dopo", ad esempio, un'API del workflow lo indirizzerà al servizio di pagamento, quindi al sito web del rivenditore per la conferma dell'ordine.

Mentre il workflow è in corso, il motore risponde agli eventi che attivano le transizioni verso altre attività. Quando un rappresentante del servizio clienti termina una chiamata di assistenza, un motore di automazione invia un sondaggio sulla soddisfazione del cliente e, se necessario, inoltra il problema al management.

I motori di workflow includono anche caratteristiche di monitoraggio, registrazione e visualizzazione. Queste caratteristiche forniscono ai responsabili dei processi visibilità in tempo reale sullo stato attuale di ciascun workflow (incluse le attività in sospeso e completate) e registrazioni dettagliate di ogni evento e azione del sistema.

I motori di workflow memorizzano la logica aziendale e le regole aziendali eseguibili per orchestrare i workflow, oltre ad automatizzare i trigger, le azioni e gli eventi che compongono un particolare workflow. Supponiamo che uno scrittore invii un articolo alla piattaforma di revisione della propria azienda.

Il workflow considera l'invio come un'attività completata e, utilizzando script e integrazioni predefiniti, indirizza l'articolo al revisore appropriato. Contemporaneamente, il software invia notifiche tramite e-mail o piattaforma a tutte le parti interessate, tra cui project manager, team editoriali e business process manager, informandoli dell'invio.

Quando il revisore finisce di correggere l'articolo, invia il documento modificato alla piattaforma di revisione. Il motore di workflow lo invia quindi nuovamente allo scrittore ed emette le notifiche necessarie. Questi processi continuano per ogni ciclo di modifica, fino a quando l'articolo non è pronto per la pubblicazione.

L'editore pubblica la bozza finale utilizzando il sistema di gestione dei contenuti (CMS) dell'azienda, rendendola disponibile al pubblico di lettori. Il motore di workflow invia nuovamente le notifiche alle parti interessate, informandole che il processo è stato completato.

Il motore attiverà anche il CMS per inviare notifiche a tutti i lettori che hanno sottoscritto gli avvisi di pubblicazione. Una volta completate tutte le attività e soddisfatte tutte le condizioni, il software del motore di workflow registra gli esiti del workflow editoriale e di pubblicazione e archivia il workflow.

Il software avanzato per motori di workflow offre una gamma di funzionalità che aiutano le aziende a semplificare la gestione e l'automazione dei workflow tra cui:

Il software di workflow include funzioni di automazione dei processi sia per workflow ibridi che completamente automatizzati. Può completare le attività automaticamente o inviare notifiche ai responsabili dei processi e ai componenti del team, per il completamento delle attività e per altri interventi.

Le API facilitano la comunicazione tra i servizi e tra i workflow. I workflow utilizzano spesso le API REST, che sono flessibili e leggere e possono semplificare l'integrazione dei componenti nelle architetture di microservizi. Utilizzando le API, i motori di workflow possono integrarsi senza perfettamente con i servizi cloud e le piattaforme esistenti, semplificando l'adozione dei workflow e aiutando gli sviluppatori a implementarne di nuovi più velocemente.

Gli approcci low-code e no-code consentono agli sviluppatori di creare workflow utilizzando blocchi e modelli predefiniti. Questi modelli aiutano a ridurre la necessità di una codifica estesa e aiutano i componenti del team non tecnici a gestire più facilmente i workflow. I motori di workflow forniscono anche interfacce utente visive per aiutare i team a iterare ed eseguire più facilmente il debug dei workflow aziendali.

Molti motori di workflow possono funzionare con qualsiasi infrastruttura cloud, prevenendo il vendor lock-in e consentendo l'integrazione con ambienti ibridi e multicloud.  

I workflow richiedono frequenti modifiche e miglioramenti. Con diversi workflow in esecuzione contemporaneamente, può essere difficile per i team e i responsabili dei processi tenere il passo con le modifiche. I motori di workflow offrono funzionalità di controllo della versione che tengono traccia di ogni iterazione del workflow e consentono agli utenti di eseguire versioni diverse di un workflow in base alle necessità.

Alcuni workflow, come l'onboarding dei dipendenti e la gestione delle relazioni con il cliente (CRM), devono essere eseguiti in modo continuo o periodico per lunghi periodi di tempo. I principali motori di workflow includono strumenti di pianificazione e funzioni di "avvio del workflow" che consentono agli sviluppatori di automatizzare ed eseguire ripetutamente i workflow finché sono necessari.

I moderni motori di workflow, intuitivi per gli sviluppatori, possono aiutare i team a creare workflow semplici e complessi con kit di sviluppo software open source (SDK) che supportano JavaScript Object Notation (JSON). Gli SDK supportano anche vari runtime e linguaggi di programmazione (come Java, JavaScript e Python). I "workflow as code" aiutano a garantire che i workflow aziendali siano eseguiti in modo uniforme e che i team possano facilmente testare, riutilizzare e tracciare i workflow.

Il software di workflow fornisce strumenti nativi di gestione degli errori che migliorano la resilienza del workflow e delle app. Il software in genere include il supporto integrato per la riprova, in modo che le attività e i workflow possano gestire timeout, limiti di velocità e guasti senza interrompere le operazioni di rete.

Creare workflow in grado di mantenere il proprio stato su microservizi, container Docker, cluster Kubernetes e funzioni serverless è un'impresa complessa. I motori di workflow semplificano il processo con funzionalità di sequenziamento che determinano il modo in cui le attività e i workflow attraversano la rete, consentendo l'esecuzione del workflow e l'interazione ottimale con i servizi.

I progressi nel software dei motori di workflow ne hanno notevolmente ampliato le applicazioni. 

Con i dispositivi Internet of Things (IoT), i motori di workflow possono connettersi ai sensori dei dispositivi per raccogliere, aggregare e pre-elaborare in tempo reale i dati non elaborati, attivando quindi i workflow in base ai dati elaborati. I dispositivi IoT tendono a generare eventi in base a condizioni specifiche (ad es. soglie di temperatura e rilevamento del movimento). Quando un dispositivo raggiunge la soglia, il motore di workflow può avviare workflow reattivi per affrontare l'evento (abbassando la temperatura oppure emettendo un allarme).

I motori di workflow possono anche utilizzare l'elaborazione di eventi complessi (CEP) per rilevare modelli e correlazioni tra più event stream, consentendo un'automazione più sofisticata e un processo decisionale mirato.

Via via che le aziende continuano ad adottare tecnologie cloud-native e iniziative di trasformazione digitale, i motori di workflow basati su cloud diventano sempre più importanti per la gestione e l'automazione dei workflow. I motori di workflow basati su cloud consentono alle aziende di adattare dinamicamente, allocare e scalare le risorse in base alle esigenze di computing, senza investimenti significativi a livello di infrastruttura.

Le soluzioni cloud assicurano inoltre che i workflow siano accessibili da qualsiasi luogo, un aspetto importante per i modelli di lavoro remoti e ibridi, e che i componenti del team possano continuare a collaborare, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. 

Anche le tecnologie di intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML) hanno avuto un impatto significativo sul software dei motori di workflow. I motori basati su AI possono prevedere i risultati, adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali e implementare l'automazione intelligente.

Ad esempio, un motore di workflow può utilizzare strumenti di AI per estrarre informazioni contestuali da un documento e indirizzarlo al destinatario giusto per l'approvazione o per l'attuazione della fase successiva. I motori di workflow intelligenti possono anche utilizzare i dati delle istanze di processo precedenti per ottimizzare le istanze di workflow future. Gli algoritmi di machine learning (ML) possono analizzare grandi quantità di dati storici dei workflow per identificare le tendenze e i colli di bottiglia delle prestazioni e suggerire miglioramenti del processo di workflow.

Inoltre, un software all'avanguardia per il workflow può facilitare l'hyperautomation, che automatizza interi processi e integra il workflow con altri strumenti di automazione (come i motori delle regole, la Robotic Process Automation (RPA) e l'elaborazione intelligente dei documenti). Con l'automazione end-to-end, le aziende possono creare ecosistemi di workflow coesi che semplificano le operazioni aziendali e riducono al minimo l'intervento umano durante l'intero ciclo di vita del workflow.

• Maggiore efficienza operativa. I motori di workflow semplificano i processi aziendali automatizzando le attività ripetitive, riducendo al minimo l'errore umano e accelerando il completamento delle attività e i processi di workflow.

• Gestione proattiva dei problemi. I motori di workflow forniscono funzionalità di real-time analytics che aiutano le organizzazioni a monitorare i workflow durante lo svolgimento, consentendo di individuare e risolvere rapidamente i problemi.

• Esperienza utente migliorata. I moderni motori di workflow danno priorità all'esperienza dell'utente, offrendo interfacce pulite e intuitive che semplificano la gestione del workflow e riducono la curva di apprendimento per i nuovi utenti aziendali.

• Scalabilità semplificata. Con i motori di workflow, le organizzazioni possono scalare i propri workflow per far fronte all'aumento della complessità e del volume di attività senza un aumento proporzionale delle risorse.

• Maggiore sicurezza. Poiché i workflow moderni gestiscono spesso dati sensibili, sono fondamentali misure di sicurezza robuste. I principali motori di workflow incorporano meccanismi avanzati di crittografia, autenticazione e controllo degli accessi per mantenere l'integrità e la privacy dei dati.

• Supporto per un lavoro di maggior valore. I sistemi di workflow, basati sui motori di workflow, sono parte integrante di un'efficace business process management (BPM). In tutte le attività software, hardware e umane di orchestrazione del workflow, i motori di workflow utilizzano l'automazione per gestire lavori e attività di minor valore, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sull'innovazione di maggior valore.

Il software dei motori di workflow, sia proprietario che open source, può aiutare le aziende ad automatizzare e gestire i processi aziendali in vari settori e reparti. Ecco alcuni esempi:

• Risorse umane: un modo in cui l'HR può utilizzare i motori di workflow è quello di gestire le richieste di congedo dei dipendenti. Invece di elaborare manualmente le richieste, un workflow può indirizzare le richieste di ferie ai dirigenti per l'approvazione, tenere traccia dei giorni di ferie e malattia rimanenti e notificare ai dipendenti lo stato delle loro richieste.

• IT e operazioni: i reparti IT possono utilizzare i workflow per gestire la risposta agli incidenti e la gestione del cambiamento. Ad esempio, quando si verifica un'interruzione del sistema, un workflow può inviare automaticamente una notifica al team di supporto IT, eseguire l'escalation del problema in base alla gravità e tenere traccia delle iniziative avviate per la risoluzione. Gli sviluppatori possono anche utilizzare i motori di workflow per automatizzare il trattamento dei dati e la gestione dei cambiamenti in modo che tutte le modifiche all'architettura siano documentate, riviste e approvate.

• Gestione della supply chain: i motori di workflow possono aiutare le aziende a gestire i processi complessi della supply chain . Possono semplificare l'evasione degli ordini automatizzando l'elaborazione degli ordini, i controlli dell'inventario e le notifiche di spedizione. Se i livelli delle scorte scendono al di sotto delle soglie stabilite, i workflow possono riordinare automaticamente le forniture, assicurando che l'inventario non sia insufficiente.

• Sanità: nelle strutture sanitarie, i motori di workflow possono ottimizzare i processi di gestione dei pazienti. Le organizzazioni possono automatizzare la pianificazione degli appuntamenti per ridurre gli oneri amministrativi, inviare promemoria ai pazienti, gestire le cancellazioni e le riprogrammazioni e garantire che le cartelle cliniche dei pazienti siano aggiornate di conseguenza. I motori di workflow possono anche semplificare l'elaborazione delle richieste di risarcimento assicurativo utilizzando workflow automatizzati che convalidano le richieste di risarcimento e verificano la documentazione richiesta.