Cos'è il BPMN (Business Process Modeling and Notation)?

Originariamente sviluppata dalla Business Process Management Initiative (BPMI), BPMN è una notazione grafica e precisa per la documentazione dei processi aziendali. Risolve le ambiguità delle specifiche testuali dei processi rappresentando visivamente la sequenza delle attività aziendali e dei flussi di informazioni necessari per completare un processo specifico. Negli ultimi anni, si parla sempre più spesso di BPMN come modello e notazione dei processi aziendali.

L'Object Management Group (OMG) gestisce BPMN dal 2005. Questo consorzio aperto aiuta a garantire che i diagrammi dei processi aziendali possano essere facilmente scambiati in un formato standardizzato tra diversi strumenti di modellazione. L'obiettivo della notazione di modellazione dei processi è aiutare le organizzazioni a modellare un modo per migliorare l'efficienza, tenere conto di nuove circostanze oppure ottenere un vantaggio competitivo.

Il BPMN 2.0 fa parte dei tre standard fondamentali dell'OMG per il miglioramento dei processi, che includono anche la case management model notation (CMMN) e la decision model notation (DMN). Gli standard differiscono dal linguaggio di modellazione unificato (UML) utilizzato nella progettazione software. La specifica BPMN 2.0.1 dell'OMG è stata pubblicata come standard internazionale ISO/IEC 19510:2013.

BPMN fornisce un linguaggio comune di modellazione dei processi aziendali facilmente comprensibile da tutti gli stakeholder aziendali, gli analisti dei processi aziendali che creano e perfezionano i processi, gli sviluppatori tecnici responsabili dell'implementazione dei processi aziendali e gli utenti aziendali che li monitorano e gestiscono. Tutti e tre sono stakeholder chiave nell'ottimizzazione delle operazioni aziendali.

La specifica BPMN è progettata per aiutare le organizzazioni a:

• Raggiungi un accordo più rapido sui processi attuali e futuri attraverso modelli univoci.

• Incoraggia la partecipazione degli stakeholder attraverso notazioni graficamente espressive.

• Facilita l'analisi e il miglioramento delle operazioni attraverso la riprogettazione dei processi aziendali.

• Crea una libreria di flussi di processo, definizioni dei casi e regole aziendali per addestrare i nuovi dipendenti.

• Colma le lacune della comunicazione con un linguaggio comune tra analisti aziendali, sviluppatori e altri stakeholder.

• Informa le iniziative di automazione dei processi aziendali.

• Coordina le strategie di outsourcing dei processi aziendali.

Inoltre, i diagrammi BPMN aiutano i team a creare i documenti XML (Extensible Markup Language) necessari per eseguire vari processi, come le approvazioni dei contratti o i promemoria per i report finanziari mensili. Uno standard XML correlato è il linguaggio BPEL (Business Process Execution Language) per i servizi Web.

Il linguaggio BPMN si basa su diagrammi di flusso e notazioni grafiche. La notazione standard utilizzata per rappresentare gli elementi BPMN è suddivisa in diverse categorie per la creazione di diagrammi:

Gli oggetti di flusso sono oggetti descrittivi che definiscono un processo, come eventi, attività e gateway.

Gli eventi sono trigger che avviano, modificano o concludono un processo. Gli eventi di avvio danno il via a un processo, gli eventi intermedi si verificano durante un processo e gli eventi di fine concludono un processo. Gli eventi possono includere messaggi, timer e date, transazioni, errori, escalation, richieste e altro ancora.

BPMN rappresenta gli eventi come cerchi contenenti simboli specifici per il tipo di evento. Gli eventi di lancio avviano un processo, mentre gli eventi di rilevamento si verificano come risultato di un evento di lancio.

Le attività sono attività o impegni eseguiti durante il processo aziendale. La procedura di mappatura dei processi mostra tutte le attività che devono avvenire come risposta agli eventi iniziali e come prerequisito per gli eventi finali. Man mano che sempre più processi aziendali vengono automatizzati, molti eventi si innescano da soli. Le attività possono essere semplici o più complesse, inclusi sottoprocessi e iterazioni multiple. I diagrammi dei processi aziendali mostrano le attività come rettangoli arrotondati.

I gateway sono punti decisionali che richiedono una scelta attiva prima di procedere ulteriormente nel processo aziendale. Indicati come diamanti, i gateway portano ad almeno due possibili risultati a seconda della decisione presa.

• I gateway esclusivi inoltrano il workflow lungo uno dei numerosi percorsi che si escludono a vicenda e il workflow deve procedere lungo solo una delle opzioni disponibili. Sono rappresentati come diamanti con all'interno una X.
   

• Anche i gateway inclusivi offrono più percorsi, ma le opzioni non si escludono a vicenda. Sono rappresentati come diamanti contenenti un cerchio.
   

• I gateway paralleli suddividono un processo in più flussi senza richiedere una decisione. Il workflow si divide semplicemente in più processi simultanei, visualizzati come rombi contenenti un segno più.
   

• I gateway basati su eventi paralleli suddividono un workflow in più percorsi simultanei come risultato di un evento di attivazione. Il simbolo dei gateway paralleli basati su eventi combina quello dei gateway inclusivi e paralleli, con un diamante contenente un segno più racchiuso in un cerchio.
   

• I gateway complessi sono riservati ai processi altamente complessi. Sono rappresentati come diamanti contenenti all'interno un asterisco.

Gli oggetti di collegamento sono rappresentati da linee con frecce e vengono utilizzati per collegare gli oggetti di flusso.

• I flussi di sequenza collegano le attività nell'ordine di esecuzione all'interno del processo aziendale. Sono rappresentati da linee continue con frecce che indicano l'ordine degli eventi. I flussi predefiniti sono la risposta standard a un evento di attivazione, mentre i flussi condizionali si verificano quando viene soddisfatta una condizione specifica.
   

• I flussi di messaggi sono comunicazioni che fluiscono tra pool, reparti distinti o altri gruppi. Sono rappresentati da linee tratteggiate con un cerchio sul mittente e una freccia sul destinatario.
   

• Le associazioni sono linee tratteggiate che collegano eventi, attività e gateway a informazioni supplementari su tali oggetti di flusso.

Gli swimlane sono contenitori che separano una serie di attività dalle altre. Nella notazione standard BPMN, i pool rappresentano i principali partecipanti in un processo. Un pool diverso potrebbe essere un'azienda, un reparto o un cliente diverso coinvolto nel processo. Le corsie all'interno di un pool mostrano le attività e il flusso per un determinato ruolo o partecipante, definendo chi è responsabile di parti specifiche di un processo.

Poiché la gestione del cambiamento richiede una conoscenza approfondita della suddivisione del lavoro di un'organizzazione, i diagrammi swimlane rappresentano un elemento essenziale del BPMN.

Gli artefatti forniscono informazioni supplementari sul processo, ad esempio oggetti dati, gruppi e annotazioni. Un oggetto dati mostra i dati necessari per un'attività e può rappresentare l'input o l'output dei dati. Un gruppo mostra un raggruppamento logico di attività, mentre un'annotazione fornisce dettagli su quello che sta accadendo in una parte del diagramma.

I diagrammi BPMN possono essere semplici o complessi e rappresentare processi interni ed esterni. Questi sono alcuni dei tipi di diagrammi:

• I diagrammi di collaborazione mostrano le interazioni tra due o più processi con più pool. Si concentrano sul lavoro svolto da ciascun pool, che può scambiarsi messaggi con gli altri.

• I diagrammi di coreografia mostrano le interazioni tra due o più partecipanti. Possono essere contenuti all'interno di una collaborazione, aggiungendo attività e sequenze che definiscono il modo in cui i partecipanti interagiscono in modo più completo.

• I diagrammi di conversazione sono versioni semplificate dei diagrammi di collaborazione. Mostrano un gruppo di scambi di messaggi correlati in un processo aziendale.