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Cos'è l'automazione dei processi aziendali?
Data di pubblicazione: 5 Aprile 2024
Autori: Tim Mucci, Cole Stryker
L'automazione dei processi aziendali (Business Process Automation, BPA) è una strategia che prevede l'utilizzo di un software per automatizzare processi aziendali complessi e ripetitivi. L'obiettivo principale della BPA è semplificare le operazioni quotidiane per garantire il corretto funzionamento dell'azienda. Queste attività "operative" dell'azienda sono i processi principali che generano entrate e aiutano a garantire che l'azienda funzioni in modo efficiente, come l'elaborazione degli ordini o la gestione degli account dei clienti.
Un processo aziendale è una serie di attività create per raggiungere un obiettivo specifico dell'organizzazione, come la produzione di prodotti, l'elaborazione finanziaria, l'onboarding dei dipendenti o l'acquisizione di nuovi clienti. Questi processi spesso coinvolgono più reparti e comportano una sequenza di attività che può essere completamente o parzialmente automatizzata. Ad esempio, l'elaborazione della gestione dell'inventario potrebbe coinvolgere un software che monitora le scorte e genera automaticamente ordini di acquisto quando le scorte scendono al di sotto di una soglia predefinita, aggiornando le informazioni sui prodotti in base ai dati dei fornitori, generando report sull'andamento delle scorte e prevedendo la domanda futura.
La BPA si differenzia dagli altri tipi di automazione per la sua complessità e l'integrazione con più sistemi IT aziendali. È personalizzata in base alle esigenze specifiche di un'organizzazione e può utilizzare una varietà di tecnologie, tra cui la Robotic Process Automation (RPA), l'orchestrazione dei workflow, il business process management (BPM), l'intelligenza artificiale (AI) e le piattaforme cloud.
L'obiettivo principale della BPA è migliorare l'efficienza operativa, ridurre l'errore umano, standardizzare i processi e consentire ai dipendenti di concentrarsi sulle attività strategiche. Automatizzando i processi manuali, le organizzazioni possono ottenere una maggiore produttività e una riduzione dei costi, migliorando in ultima analisi le prestazioni complessive dell'azienda.
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BPA, RPA e BPM rappresentano uno spettro di strategie e strumenti che le organizzazioni utilizzano per ottimizzare i processi. BPA è il termine generico per l'automazione dei processi aziendali complessi utilizzando soluzioni software per semplificare le attività che in genere richiedono un intervento manuale. Le soluzioni BPA sono spesso personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche di un'organizzazione e possono integrarsi con vari sistemi di dati e API per automatizzare i workflow tra i dipartimenti.
La RPA rientra nell'ambito della BPA, ma si concentra sull'automazione di attività ripetitive e di routine che imitano le interazioni umane con le applicazioni software, come l'inserimento di dati o il trasferimento di dati tra applicazioni. Gli strumenti RPA sono progettati per eseguire attività specifiche e isolate seguendo processi basati su regole. Grazie al suo focus più ristretto, la RPA può spesso essere implementata più rapidamente rispetto alle più ampie iniziative BPA.
Mentre la BPA e la RPA si concentrano sull'automazione di processi e attività, il BPM adotta un approccio più ampio. Il BPM è una disciplina che prevede una collaborazione continua tra team aziendali e IT per modellare, analizzare e ottimizzare i processi aziendali dall'inizio alla fine. A differenza di BPA e RPA, che sono principalmente basate sulla tecnologia, il BPM comprende una gamma più ampia di strategie, tra cui, ma non solo, l'automazione.
BPA e RPA possono essere viste come strumenti o metodologie all'interno del framework del BPM. I progetti di BPM possono utilizzare gli insight ottenuti dalla creazione di diagrammi e dalla modellazione dei processi aziendali per identificare le opportunità di automazione, che possono quindi essere implementate tramite soluzioni BPA o RPA. In un contesto BPM più ampio, BPA e RPA sono complementari.
Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso che illustrano le applicazioni della BPA in tutte le funzioni aziendali.
onboarding dei nuovi dipendenti: l'automazione del processo di onboarding può ridurre gli oneri amministrativi dei reparti HR. La BPA può facilitare attività come l'invio di e-mail di benvenuto, la configurazione dell'accesso al software richiesto, la pianificazione delle sessioni di orientamento e l'elaborazione dei documenti.
Ordini di acquisto e contabilità fornitori: nel settore finanziario e degli acquisti, la BPA semplifica la gestione degli ordini di acquisto e della contabilità fornitori inviando automaticamente le fatture in scadenza per l'approvazione, abbinando gli ordini di acquisto alle fatture ed elaborando i pagamenti. Quest'automazione aiuta ad accelerare le approvazioni dei crediti e a standardizzare i processi per una migliore sicurezza e conformità.
Gestione dei contratti: l'automazione dei processi di gestione dei contratti può essere di aiuto nella creazione e nella firma, nel rinnovo e nella revisione contabile. La BPA aiuta a mantenere una conformità tempestiva e riduce i rischi associati alla gestione manuale dei contratti.
Automazione del marketing: un software BPA può automatizzare varie attività di marketing, liberando i team e consentendo loro di concentrarsi sulla strategia, sulla creatività e sulla costruzione di relazioni con potenziali clienti. Le attività includono l'identificazione di potenziali clienti, lo sviluppo di messaggi efficaci e la generazione di nuovi lead, la connessione con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per garantire che le informazioni siano aggiornate e il consolidamento dei contatti per aiutare a convertire i potenziali clienti in clienti.
Automazione delle vendite: l'integrazione della BPA con i sistemi CRM consente alle organizzazioni di colmare le lacune dei processi e di eliminare i silos di dati. Ciò include l'automazione delle attività relative all'onboarding dei clienti, alla gestione della pipeline di vendita e alla creazione di alternative CRM a uso limitato di codice quando non è disponibile un CRM aziendale. Le piattaforme di sviluppo a uso limitato di codice consentono agli utenti di creare soluzioni di automazione con conoscenze di programmazione minime. Le piattaforme a uso limitato di codice possono accedere direttamente alle API, offrendo un vantaggio in termini di prestazioni rispetto alla RPA tradizionale, perché evitano la necessità di imitare l'interazione umana attraverso l'interfaccia utente.
La BPA può anche trasformare le operazioni del service desk IT automatizzando l'instradamento dei ticket, la definizione delle priorità e i processi di risoluzione. Questo accelera i tempi di risposta e migliora la qualità complessiva del servizio.
Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
Sebbene la BPA offra numerosi vantaggi, le aziende spesso incontrano difficoltà nell'applicare queste soluzioni su larga scala. Ciò che funziona per una serie di attività potrebbe non adattarsi facilmente a un'altra, rendendo difficile ampliare le iniziative di automazione. Inoltre, la sincronizzazione tra gli esseri umani e i sistemi automatizzati può essere complessa e richiedere una formazione e un adattamento culturale. Le organizzazioni possono anche incontrare ostacoli nell'automazione dei processi a causa di una documentazione insufficiente.
Le organizzazioni devono adottare misure per garantire che i loro processi siano ben documentati e che sia in atto una strategia per identificare e superare ostacoli simili. Tuttavia, automatizzando con successo le attività di routine, le aziende possono rivolgere la propria attenzione verso attività più strategiche, come ad esempio:
Uno dei principali vantaggi della BPA è la sua capacità di ridurre la dipendenza da processi manuali, come un largo uso di fogli di calcolo. L'eliminazione del lavoro manuale e ripetitivo fa risparmiare tempo prezioso ai dipendenti e incoraggia la standardizzazione dei processi. I processi standardizzati sono più facili da comprendere e gestire e più semplici da scalare man mano che l'azienda cresce.
L'automazione dei processi aziendali porta a una significativa riduzione dei costi e a un miglioramento della produttività. Le macchine eccellono nell'esecuzione di compiti ripetitivi senza sforzi, con conseguente riduzione dei tassi di errore e una qualità degli output più costante. L'adozione di uno strumento BPA basato sul cloud migliora ulteriormente la produttività consentendo l'archiviazione centralizzata dei dati, che li rende accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo livello di accesso crea processi trasparenti con monitoraggio in tempo reale e favorisce la responsabilizzazione.
L'automazione consente tempi di risposta più rapidi e un'erogazione del servizio più accurata. È possibile generare su richiesta record di conformità che forniscono preziosi insight sulla riuscita e sul fallimento dei processi.
Diversi tipi di automazione dei processi aziendali
La BPA comprende diversi tipi di automazione, ognuno dei quali si rivolge a livelli diversi dello spettro dell'automazione, da attività semplici a processi complessi che richiedono tecnologie avanzate come l'AI. I vari tipi di BPA e il modo in cui contribuiscono a razionalizzare le operazioni aziendali sono:
Automazione delle attività: questa è la forma più elementare di BPA. L'automazione delle attività si concentra sull'automazione delle singole attività manuali all'interno di un processo per risparmiare tempo e ridurre gli errori. Le applicazioni tipiche includono l'invio di e-mail automatizzate, la generazione di documenti, l'acquisizione di firme digitali, l'aggiornamento degli stati del sistema e altre attività amministrative.
Automazione dei workflow: l'automazione dei workflow migliora ulteriormente l'automazione applicandola a una serie definita di compiti e attività. Ciò significa che alcune attività vengono completate nella sequenza corretta e che il lavoro viene trasferito in modo efficiente da una fase all'altra. Mentre alcuni workflow possono essere completamente automatizzati, altri potrebbero richiedere una combinazione di attività automatizzate e un intervento manuale, soprattutto per le attività che richiedono il giudizio umano. Ad esempio, un ordine di un cliente online può essere progettato in modo da attivare una serie di attività automatiche, come l'invio al cliente di un'e-mail di conferma con i dettagli dell'ordine, l'esecuzione di un controllo automatico dell'inventario per mantenere i livelli delle scorte, la sincronizzazione con i canali di pagamento sicuri per elaborare il pagamento del cliente e la generazione di etichette di spedizione e bolle di accompagnamento.
Automazione dei processi: l'automazione dei processi implica l'automazione di un intero processo end-to-end anziché singole attività o workflow. Comporta l’identificazione e l’automazione del maggior numero possibile di componenti di un processo, comprese sia attività distinte che workflow generali che collegano le attività. L'automazione dei processi mira a ottimizzare l'intero processo per ridurre i colli di bottiglia e promuovere la coerenza in tutta l'azienda.
Automazione dei processi digitali: l'automazione dei processi digitali (DPA) si estende oltre l'ambito della BPA tradizionale integrando le strategie di automazione nel contesto più ampio della trasformazione digitale. Ottimizza i processi end-to-end e migliora l'esperienza dei clienti, sfruttando la tecnologia per colmare il divario tra le singole iniziative di automazione e gli obiettivi digitali generali.
Automazione intelligente: l'automazione intelligente è il tipo di BPA più sofisticato, che combina elementi di automazione delle attività, automazione dei processi e RPA con tecnologie avanzate come AI, machine learning (ML), elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e data analytics. Questa forma di automazione può eseguire attività di livello superiore che richiedono capacità decisionali e cognitive, come l'interpretazione del testo, l'esecuzione di previsioni basate sull'analisi dei dati e l'apprendimento dalle decisioni passate per ottimizzare le azioni future. Ad esempio, deviando le richieste più semplici, i chatbot basati sull'AI consentono agli agenti umani una maggiore flessibilità nella gestione di problemi complessi. Molte aziende utilizzano chatbot basati sull'elaborazione del linguaggio naturale per gestire le richieste di routine dei clienti.
Implementazione dell'automazione dei processi aziendali
Un'implementazione riuscita della BPA deve considerare le esigenze, i processi e gli obiettivi specifici dell'organizzazione. Ecco una guida rapida per affrontare le complessità dell'automazione dei processi aziendali:
Valuta la propensione e le esigenze di automazione: le organizzazioni iniziano con il capire se sono pronte per l'automazione per poi comunicare come questo cambiamento influirà sui dipendenti. L'automazione dovrebbe concentrarsi sulle attività manuali che richiedono molto tempo o sui processi soggetti a errori. L'automazione dei processi aziendali, per sua natura, trasformerà i workflow quotidiani. Per questo motivo, la comprensione della propensione al cambiamento da parte dei dirigenti e dei dipendenti è fondamentale per il successo, in quanto i dipendenti devono essere istruiti e formati per comprendere il valore aziendale fornito dal nuovo workflow.
Identifica i processi per l'automazione: analizza i processi dell'organizzazione per identificare i potenziali candidati all'automazione. I processi con elevati volumi, le attività ripetitive, con tempistiche ridotte e che richiedono un maggior numero di persone per la loro esecuzione sono buoni candidati. Esempi comuni includono notifiche via e-mail, supporto helpdesk, migrazioni dei dati, buste paga e fatturazione.
Definisci l'ambito del progetto: l'ambito del progetto di automazione deve essere collegato al livello di maturità dell'organizzazione in materia di automazione. Le organizzazioni con automazione minima o assente dovrebbero iniziare in piccolo automatizzando i processi in grado di dare maggiore slancio. Questo consente di gestire le risorse e definire aspettative realistiche.
Coinvolgi i principali stakeholder: gli stakeholder coinvolti riveleranno le esigenze dell'organizzazione e potranno comunicare meglio ciò che deve avere la priorità, quali processi devono essere ottimizzati, quali possono essere eliminati e quali processi beneficeranno maggiormente dell'automazione. Coinvolgi fin dall'inizio i leader aziendali per chiarire le esigenze dell'organizzazione e definire gli obiettivi di automazione che affrontano i punti critici.
Definisci chiaramente le fasi dei processi: ogni processo identificato per l'automazione deve avere una documentazione chiara che definisca le attività coinvolte, le parti responsabili e le tempistiche di esecuzione. Comprendere a fondo i processi attuali è essenziale per identificare le opportunità di automazione e progettare workflow automatizzati efficaci.
Stabilisci obiettivi chiari: stabilisci obiettivi chiari e misurabili per ogni processo coinvolto. Gli obiettivi includono la riduzione dei tempi di processo, la diminuzione dei tassi di errore e il miglioramento dell'assistenza e della soddisfazione dei clienti. Avere obiettivi specifici aiuta a concentrare gli sforzi e misurare i risultati.
Misura e adatta: un approccio graduale è utile per misurare i risultati dell'automazione e consente di apportare modifiche in base alle necessità. Il successo si costruisce nel tempo e i risultati iniziali potrebbero non sembrare adeguati. Tuttavia, rivedere regolarmente le prestazioni rispetto agli obiettivi prefissati contribuirà a perfezionare la strategia di automazione.
Forma e sostieni i dipendenti: dedica un tempo adeguato alla formazione e concedi ai dipendenti un periodo di adattamento. Le organizzazioni devono assicurarsi che il proprio personale sia a suo agio con il software di automazione dei processi aziendali e che comprenda i vantaggi dell'automazione.
Adotta soluzioni pronte all'uso: quando possibile, utilizza soluzioni pronte all'uso. Ciò consente di accelerare l'implementazione e ridurre i costi. Per molti processi comuni sono disponibili piattaforme di automazione consolidate che possono essere personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche della propria organizzazione.
Adotta una filosofia a lungo termine: approcciati alla BPA con una prospettiva a lungo termine. Gli investimenti iniziali in termini di tempo e risorse possono essere significativi, ma il ritorno sull'investimento (ROI) derivante da una maggiore efficienza, dalla riduzione degli errori e da una migliore conformità può rivelarsi notevole nel tempo.
Le aziende devono stabilire un framework di automazione che aiuti a delineare le varie tecnologie di automazione. Questo framework dovrebbe chiarire il ruolo di ciascuna tecnologia, filtrare l'hype del mercato e consentire di capire come utilizzare diversi strumenti in tandem per ottenere un'automazione completa dei processi aziendali. Adottando un approccio strategico di questo tipo, le organizzazioni possono orientarsi meglio nel complesso panorama della BPA e sfruttare il giusto mix di tecnologie.
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