Il Business Process Management (BPM), come definito da Gartner (link esterno a ibm.com), impiega diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare la strategia e i processi aziendali. Anche se a volte viene confuso con la gestione delle attività e dei progetti, la sua portata è più ampia di questi argomenti collaterali. La gestione delle attività si concentra sulle singole attività, mentre la BPM osserva l'intero processo end-to-end. La gestione del progetto si riferisce a un ambito di lavoro una tantum, mentre la BPM si concentra specificamente sui processi che sono ripetibili. Attraverso la reprogettazione continua dei processi, le organizzazioni possono snellire i loro flussi di lavoro complessivi, portando a una maggiore efficienza e al risparmio dei costi. Questo concetto non è nuovo; i principi six sigma e lean sono esempi di metodologie BPM.

Incorporando analisi avanzata, monitoraggio delle attività e capacità di decision management, le suite di BPM sono in grado di coordinare persone, sistemi e informazioni e materiali per raggiungere dei risultati aziendali. Di conseguenza, sono state particolarmente utili per accelerare le strategie di trasformazione digitale.

Ci sono tre tipi principali di BPM: incentrata sull'integrazione, incentrata sull'uomo e incentrata sui documenti

• BPM incentrata sull'integrazione: questo tipo di BPM si concentra sui processi che non richiedono molto coinvolgimento umano. Questi processi sono più dipendenti dalle API e dai meccanismi che integrano i dati tra i sistemi, come la gestione delle risorse umane (HRM) o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
  
  
• BPM incentrata sull'uomo:  a differenza della BPM incentrata sull'integrazione, questo tipo è incentrato sul coinvolgimento umano, tipicamente dove sono richieste delle approvazioni. Interfacce utente intuitive con funzioni di drag-and-drop permettono ai team di assegnare le attività a diversi livelli, rendendo più facile responsabilizzare gli individui lungo il processo.
  
  
• BPM incentrata sui documenti:  questo tipo di BPM è incentrato su un documento specifico, come, ad esempio, un contratto. Quando le aziende acquistano un prodotto o un servizio, questo deve passare attraverso diverse forme e processi di approvazione per sviluppare un accordo tra il cliente e il venditore.

Un sistema BPM di successo inizia definendo le fasi da prevedere in un flusso di lavoro. Questo aiuta il team a identificare le aree di miglioramento e le metriche per monitorare i progressi. Applicando il business process management, le organizzazioni possono migliorare le proprie operazioni, portando a migliori risultati di business. Per ottenere questi risultati, è necessario comprendere appieno il ciclo di vita del BPM. Ecco i cinque passaggi del suo ciclo di vita:

1. Progettazione del processo: il team deve iniziare individuando le pietre miliari all'interno del processo. Da lì, è necessario identificare le singole attività all'interno del processo BPM globale insieme ai proprietari delle attività per ogni passo del flusso di lavoro. I passaggi devono essere chiaramente definiti in modo che il gruppo possa identificare le aree per il processo ottimizzazione e le successive metriche per tenere traccia del suo potenziamento. 
   
   
2. Modellazione: durante questa fase, il team deve creare una rappresentazione visiva del modello di processo. Questo deve includere dettagli specifici, come le tempistiche, le descrizioni delle attività e qualsiasi flusso di dati nel processo.  Utilizzare il software di business process management è utile durante questa fase.
   
   
3. Esecuzione: il team deve condurre una proof of concept, testando il nuovo sistema BPM con un gruppo limitato. Dopo aver incorporato qualsiasi feedback, il team può iniziare a diffondere il processo a un pubblico più ampio.
   
   
4. Monitoraggio: durante questa fase, il team deve monitorare il processo, misurando i miglioramenti nell'efficienza e identificando qualsiasi ulteriore collo di bottiglia. 
   
   
5. Ottimizzazione: in questa fase finale, il team fa eventuali aggiustamenti finali al processo per migliorare l'attività aziendale.

Un progetto BPM di successo richiede un'attenta pianificazione e una comunicazione aperta, ma dopo aver migliorato una serie di attività, i team ne vedono rapidamente i benefici.

Le soluzioni BPM aumentano il valore organizzativo attraverso il miglioramento dei processi, producendo una serie di benefici. Citiamone qualcuna:

• Aumento dell' efficienza e risparmio in termini di costi: i sistemi BPM aiutano a ottimizzare i processi esistenti e a incorporare più struttura nello sviluppo di nuovi processi. Ciò avviene rimuovendo le ridondanze e i colli di bottiglia dei processi, con conseguente miglioramento dell'efficienza e della produttività. Con più agilità, le aziende possono raggiungere i risultati di business desiderati ad un ritmo più veloce, e possono assegnare le risorse in eccesso ad altri lavori ad alta priorità.
  
  
• Migliore esperienza del dipendente e del cliente: una suite di strumenti BPM aiuta ad eliminare il lavoro ripetitivo e a rendere le informazioni più accessibili. Eliminando le distrazioni, i dipendenti sono in grado di concentrarsi sul loro lavoro e sui loro clienti, portando ad un aumento della soddisfazione dei clienti. Flussi di lavoro chiari accorciano anche la curva di apprendimento all'interno del processo di onboarding dei dipendenti, migliorando la produttività e il coinvolgimento.  
  
  
• Processi più scalabili: poiché la BPM permette una migliore esecuzione dei processi e l'automazione del flusso di lavoro, questa capacità può essere sfruttata quando si scalano i processi in altre aree geografiche del mondo. Gli strumenti di business process management possono portare chiarezza ai ruoli, assicurando coerenza lungo il processo, e possono anche far emergere opportunità di integrare le regole di business per l'automazione, permettendo ai team di concentrarsi maggiormente sull'innovazione.
  
  
• Maggiore trasparenza:  poiché l'automazione dei processi aziendali definisce chiaramente i proprietari delle attività lungo il processo, questo fornisce più trasparenza e controllo in un dato processo. Questo favorisce una maggiore comunicazione tra i team.
  
  
• Minore dipendenza dai team di sviluppo: la BPM offre funzionalità low-code che eliminano le potenziali dipendenze dallo sviluppo. Gli utenti aziendali possono essere integrati in questi strumenti rapidamente e facilmente, aumentando l'automazione dei processi in tutta l'azienda.

Il software BPM fornisce una maggiore struttura ai processi, riducendo così una parte delle inefficienze all'interno di un dato flusso di lavoro. Alcuni esempi in cui è stato applicato con successo includono:

• Distribuzione di contenuti: le aziende di media possono usare la BPM per automatizzare il processo di preparazione e consegna dei contenuti, dalla creazione dei contenuti alla distribuzione. Un sistema di business process management può essere progettato per interagire con i sistemi di gestione dei contenuti, dei diritti, del traffico dei contenuti e degli ordini di lavoro.
  
  
• Servizio clienti: i rappresentanti del servizio clienti possono identificare le domande più frequenti da far gestire ai chatbot, alleggerendo il team quando c'è un alto volume di richieste di servizio. I dati di trascrizione dei call center e dei chatbot possono anche aiutare ad automatizzare ulteriormente i processi e a fornire risposte più personalizzate ai clienti.
  
  
• Finanza: le aziende possono creare modelli per standardizzare l'invio di ordini di acquisto da vari team, permettendo loro di procurarsi software o hardware più rapidamente. Inoltre, è possibile definire flussi di lavoro personalizzati per scenari univoci.
  
  
• Risorse umane: le risorse umane possono impiegare la BPM per ottimizzare la gestione dei documenti e del flusso di lavoro. Fornisce un ambiente più strutturato per l'elaborazione dei moduli HR, come l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, le richieste di ferie e l'approvazione dei fogli di lavoro.
  
  
• Settore bancario: quando si esaminano gli individui o le imprese per i prestiti, le banche devono valutare i richiedenti per il potenziale rischio di credito. Questo comporta la raccolta di informazioni da più fonti, come i richiedenti, i datori di lavoro e le agenzie di rating del credito. La BPM accelera le decisioni sull'ammissibilità del prestito gestendo il flusso di informazioni in tutto il processo e riducendo gli errori nella documentazione.
  
  
• Adempimento degli ordini: le aziende possono migliorare l'efficienza operativa dei loro sistemi di evasione degli ordini usando il BPM. Possono usare il BPM per gestire le offerte speciali, l'acquisizione degli ordini e l'evasione degli stessi. Questo sposta il processo verso una gestione degli ordini incentrata sul cliente che offre un maggiore valore aziendale.