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Cos'è il Business Process Reengineering (BPR)?
Data di pubblicazione: 17 aprile 2024
Autori: Matthew Finio, Amanda Downie
Il Business Process Reengineering (BPR) consiste nella riprogettazione radicale dei processi aziendali al fine di ottenere miglioramenti significativi in termini di prestazioni, efficienza ed efficacia.
Il Business Process Reengineering (BPR) è un approccio di gestione strategica incentrato sul ripensamento e la riprogettazione dei processi aziendali principali al fine di migliorare significativamente le prestazioni e l'efficienza.
Il BPR mira a ottimizzare i processi end-to-end ed eliminare le ridondanze. Attraverso l'analisi approfondita e la riprogettazione dei processi aziendali, il BPR migliora l'efficienza, l'efficacia e le prestazioni. Questi miglioramenti possono avere un impatto su diversi aspetti dell'attività, quali costi, produzione, servizio, velocità e qualità. Il BPR non è un progetto una tantum, ma un percorso di continua innovazione e ottimizzazione. Le organizzazioni devono valutare e perfezionare costantemente i propri processi per adattarsi a scenari di business in evoluzione e mantenere un vantaggio competitivo.
Il BPR può essere adottato da organizzazioni di ogni dimensione e settore. Il suo scopo è quello di semplificare i workflow, eliminare i passaggi non necessari e migliorare l'utilizzo delle risorse per ottimizzare l'efficienza e l'efficacia. Il BPR comporta cambiamenti radicali che sfidano le norme e i metodi in essere all'interno di un'organizzazione. Questo approccio non deve essere confuso con il Business Process Management (BPM) o il Business Process Improvement (BPI), che comportano un cambiamento di tipo incrementale.
Per attuare il BPR, le aziende analizzano innanzitutto i processi per identificare le lacune e le opportunità di miglioramento. Tecniche come il process mining basato sull'intelligenza artificiale (AI) analizzano i sistemi informativi per ottenere insight. Questa valutazione aiuta a prendere decisioni su come svolgere le attività, compreso l'eventuale ricorso al Business Process Outsourcing (BPO) e la ridefinizione dei ruoli delle terze parti. Il BPR mira a ridefinire completamente il modo in cui il lavoro viene svolto. Utilizzando l'IT per l'automazione e l'integrazione al fine di ottimizzare i workflow, le organizzazioni possono eliminare le attività che non aggiungono valore e ristrutturare o sostituire i processi esistenti.
Per attuare il BPR con successo occorre una leadership forte, una gestione efficace del cambiamento e un impegno al miglioramento continuo. I leader devono sostenere l'iniziativa di BPR e fornire il supporto, la guida e le risorse necessarie per realizzare un cambiamento significativo. Inoltre, le organizzazioni devono investire nelle strategie di gestione del cambiamento al fine di mitigare la resistenza e garantire che i dipendenti siano coinvolti e responsabilizzati durante tutto il processo.
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Nato nei primi anni '90, il Business Process Reengineering (BPR) è un approccio di gestione volto a riprogettare radicalmente le operazioni aziendali al fine di realizzare la business transformation.
La metodologia BPR si affermò a seguito della pubblicazione del libro Ripensare l'azienda di Michael Hammer e James Champy nel 1993. Hammer, teorico e professore di management, è considerato uno dei fondatori del BPR. Nello stesso anno venne pubblicato Innovazione dei processi, un libro scritto da Thomas Davenport che contribuì al dibattito sul BPR. Davenport sottolineò l'importanza dell'innovazione nel modello di processo e di un approccio sistematico per identificare le opportunità di miglioramento all'interno dei processi aziendali.
Una delle prime aziende ad adottare il BPR fu Ford Motor Company, che avviò iniziative di reingegnerizzazione negli anni '90 per semplificare i processi di produzione e migliorare la competitività. Riorganizzando i flussi di lavoro, riducendo i livelli di gestione e utilizzando la tecnologia, Ford ottenne risparmi sostanziali sui costi e una maggiore efficienza operativa.
Se è vero che il BPR attirò l'attenzione del mondo degli affari negli anni '90, è altrettanto vero che le critiche non mancarono. La sua enfasi sulla forza lavoro agile può infatti trascurare i fattori umani coinvolti nel cambiamento organizzativo. La sua associazione con le tendenze al ridimensionamento ed esternalizzazione, all'epoca impopolari, ha messo in cattiva luce i metodi del modello. Nonostante le critiche, il BPR ha continuato a evolversi, incorporando nuovi metodi e tecnologie associate alla trasformazione digitale al fine di modernizzare e migliorare ulteriormente le operazioni aziendali. Oggi, il BPR rappresenta ancora un approccio attuale e determinante per promuovere l'innovazione e migliorare le prestazioni di un'organizzazione.
L'attuazione del BPR costituisce una decisione strategica per le organizzazioni che desiderano promuovere un cambiamento radicale e migliorare le prestazioni operative. Alcuni dei motivi per cui un'organizzazione può adottare il BPR sono:
- Personale insoddisfatto e un turnover elevato
- Costi operativi elevati dovuti allo spreco di tempo e risorse
- Tecnologia inadeguata che rende i processi attuali inefficienti o obsoleti
- Processi inefficienti con passaggi ridondanti e ritardi
- Crescita organizzativa e processi esistenti non in linea con la nuova scala
- Scarsa qualità di prodotti e servizi che non soddisfano gli standard del settore o le esigenze e le aspettative dei clienti
- Clienti insoddisfatti che presentano un reclamo e richiedono un rimborso
Ecco i passaggi del processo di reingegnerizzazione che le organizzazioni in genere seguono per ottenere miglioramenti significativi in termini di prestazioni, efficienza e competitività:
Nella prima fase del BPR, i vertici aziendali e i responsabili dei processi definiscono gli obiettivi e i risultati desiderati. Stabilisci cosa si deve ottenere dallo sforzo di reingegnerizzazione, come tempi di consegna più rapidi o una maggiore soddisfazione del cliente.
Traccia una mappa dello stato attuale dei processi aziendali. Raccogli dati e acquisisci informazioni dagli stakeholder sui workflow esistenti per individuare inefficienze, colli di bottiglia e aree di miglioramento. Analizza le metriche di prestazione per comprendere appieno lo stato del processo.
Una volta definito lo stato attuale, identifica le lacune tra le prestazioni attuali e i risultati desiderati. Verifica se tutti i passaggi del processo sono necessari. Stabilisci gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare i progressi e individuare le opportunità di miglioramento.
Sulla base delle analisi effettuate, sviluppa uno stato futuro dei processi aziendali che sia in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Crea una mappa di processo all'avanguardia che affronti le lacune identificate e includa soluzioni innovative. Se necessario, progetta un nuovo processo. Assicurati che per ogni fase del processo vengano definiti i KPI necessari per monitorare le prestazioni.
Implementa i cambiamenti delineati nella mappa di processo dello stato futuro, assicurandoti che tutti gli stakeholder siano informati e coinvolti nei nuovi processi. Presta attenzione alle dipendenze e ai requisiti delle risorse al fine di attuare i cambiamenti con successo. Monitora costantemente i KPI per valutare l'impatto dei cambiamenti rispetto ai workflow originali.
Valuta continuamente le prestazioni dei processi riprogettati e itera secondo necessità per migliorare ulteriormente l'efficienza e l'efficacia. Sollecita il feedback degli stakeholder e apporta modifiche in base alle lezioni apprese. Il BPR è un processo iterativo: la valutazione e l'ottimizzazione continue sono essenziali per il successo a lungo termine.
Il BPR offre alle organizzazioni l'opportunità di ottenere miglioramenti significativi in termini di prestazioni, competitività e redditività. I potenziali benefici includono:
Vantaggio competitivo: promuovendo miglioramenti significativi in termini di efficienza, gestione della qualità e soddisfazione dei clienti, il BPR può offrire alle organizzazioni un vantaggio competitivo sostenibile nel loro settore. Poiché il BPR promuove miglioramenti significativi in termini di efficienza, qualità e soddisfazione del cliente, esso offre alle organizzazioni un vantaggio competitivo sostenibile all'interno del loro settore.
Migliore qualità: l'obiettivo del BPR è migliorare la qualità di prodotti e servizi riprogettando i processi per eliminare errori e difetti. Standardizzando i processi, applicando le best practice e integrando i controlli di qualità, le organizzazioni possono fornire ai clienti risultati di qualità superiore che portano a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione.
Time-to-market più rapido: il BPR aiuta le organizzazioni ad accelerare il time-to-market di nuovi prodotti e servizi semplificando i processi di sviluppo, produzione e consegna dei prodotti. Riducendo i tempi di ciclo e aumentando l'agilità, le organizzazioni possono rispondere più rapidamente alla domanda di mercato.
Maggiore soddisfazione del cliente: il BPR mira a creare valore per i clienti riprogettando i processi in base alle loro esigenze. Migliorando la fornitura dei servizi e aumentando la reattività e la qualità, le organizzazioni possono migliorare la fidelizzazione e la customer retention.
Maggiore efficienza: il BPR si concentra sulla riprogettazione radicale dei processi, che porta a workflow semplificati, tempi di ciclo ridotti e un migliore utilizzo delle risorse. Eliminando le attività ridondanti e senza valore aggiunto, le organizzazioni possono ottenere di più con meno risorse, con un conseguente aumento dell'efficienza.
Riduzione dei costi: ridurre i passaggi inutili, automatizzare le attività manuali e migliorare l'allocazione delle risorse può ridurre i costi operativi e generare risparmi significativi per le organizzazioni.
Allineamento strategico: il BPR consente alle organizzazioni di allineare i loro processi agli obiettivi strategici e aziendali. Ridefinendo il modo in cui il lavoro viene svolto e concentrandosi sulle attività che aggiungono più valore, le organizzazioni possono garantire che le risorse siano allocate in modo efficace per sostenere le loro priorità strategiche.
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