Esistono diversi tipi di associazioni di processi. Alcune delle tecniche di associazione comprendono:

• I Diagrammi di flusso di base sono associazioni visive, che forniscono i dettagli di base di un processo, come input e output.
• Le associazioni di distribuzione, note anche come diagrammi di flusso interfunzionali, visualizzano le relazioni tra i diversi team. Queste associazioni spesso utilizzano diagrammi swimlane per illustrare il modo in cui un processo scorre all'interno dell'azienda, rendendo più semplice l'identificazione di colli di bottiglia o ridondanze.
• Le associazioni di processo dettagliate mostrano una versione approfondita di un processo, che contiene dettagli relativi ad eventuali processi secondari.
• Le associazioni di processi di alto livello, note anche come value chain o associazioni top-down, mostrano una vista macro di un processo, che comprende elementi chiave del processo, come fornitore, input, processo, output o utente (supplier, input, process, output or custormer, SIPOC).
• Le associazioni di processo renderizzate rappresentano lo stato corrente e/o futuro dei processi per mostrare le aree per un potenziale miglioramento dei processi.
• Un'associazione VSM (valute stream map) è una tecnica lean six sigma, che documenta i passi necessari per sviluppare un prodotto o servizio per l'utente finale.

Le associazioni di processi utilizzano rappresentazioni visive, come simboli di base, per descrivere ogni elemento nel processo. Alcuni dei simboli più comuni sono frecce, cerchi, diamanti, riquadri, ovali e rettangoli. Questi simboli possono provenire dai metodi BPMN (Business Process Modeling Notation) o UML (Unified Modeling Language) (link esterno a IBM), che sono metodi grafici di notazione per le associazioni di processi.

La maggior parte delle organizzazioni utilizzerà solo alcuni dei simboli più comuni per completare un'associazione di processi. Alcuni di questi simboli comprendono:

• Il rettangolo viene utilizzato per rappresentare un processo specifico e le sue attività e funzioni.
• La freccia viene utilizzata per mostrare la direzione del flusso e la connessione tra le fasi.
• L'ovale viene spesso utilizzato per mostrare i punti di inizio e fine di un flusso di processo.
• Il diamante viene utilizzato per indicare un punto di decisione. Il processo continuare seguendo un percorso predefinito che dipende dalla decisione.
• Il rettangolo con un'estremità arrotondata viene spesso utilizzato come simbolo di ritardo, che mostra una pausa nel processo prima che il flusso continui.

Durante lo sviluppo della propria associazione di processi aziendale, utilizzare questa metodologia:

1. Scegliere un processo su cui concentrare l'attenzione. Per ottenere il massimo impatto, è possibile assegnare una priorità ad un processo che fatica a ottenere risultati o a un processo che influisce sulla soddisfazione del cliente.
2. Coinvolgere le persone adatte. È importante riunire persone che conoscono in modo approfondito il processo che si desidera ottimizzare. Questi SME (subject matter expert) ti aiuteranno a determinare le informazioni critiche all'interno dell'intero processo, come stakeholder, sequenza dei passi, scadenze temporali, risorse e così via. Possono inoltre evidenziare alcune delle aree problematiche, come i colli di bottiglia e le ridondanze, che possono incidere sull'efficienza. Durante questa fase del processo, sarà necessario documentare tutte le informazioni rilevanti del processo.  
3. Definire l'associazione di processi. In questa fase, vengono determinati i punti di inizio e fine del processo corrente e la sequenza dei passi intermedi. Sebbene il livello di dettaglio possa variare, le informazioni su input, output, metriche e stakeholder sono generalmente incluse.
4. Utilizzare simboli del diagramma di flusso di base per migliorare l'associazione di processi. Perfezionare l'associazione di processi corrente sfruttando i simboli del diagramma di flusso di base. Per completare questa fase, viene generalmente utilizzato un software di associazione dei processi.
5. Ottenere il feedback. Convalidare l'associazione di processi avanzata con i membri del team per confermare la documentazione accurata del processo, verificando che i passi non siano ripetuti o mancanti. Quando gli stakeholder hanno concordato i passi del processo all'interno dello stato corrente, iniziare a sollecitare il feedback su potenziali ottimizzazioni del processo. Questo può comportare l'eliminazione di alcuni passi per motivi di semplificazione o l'inserimento di nuovi passi per consentire maggiore collaborazione o controllo di qualità.  
6. Implementare e osservare l'impatto delle modifiche al processo. Effettuare un'installazione di prova (proof of concept, POC) con una parte del team prima di implementare le modifiche in tutta l'organizzazione. Questo riduce al minimo i rischi per l'azienda e offre l'opportunità di incorporare ulteriore feedback per ottimizzare il processo, consentendo ai dirigenti di passare più facilmente ad un nuovo processo su vasta scala. Il monitoraggio regolare dei processi consentirà di continuare a migliorare nel tempo.

Per ulteriori suggerimenti sulla creazione di un'associazione di processi efficace, leggere questo blog.

L'obiettivo principale dell'associazione di processi aziendali è quello di aiutare le organizzazioni a diventare più efficienti nel raggiungimento di un obiettivo o un'attività specifici. Questa operazione viene eseguita offrendo maggiore trasparenza riguardo il processo decisionale e il flusso del processo, che a sua volta consente di identificare ridondanze e colli di bottiglia all'interno e tra i processi. Poiché le associazioni di processi utilizzando simboli visivi, semplificano la comunicazione di un processo ad un numero maggiore di destinatari. Questo può comportare un maggiore coinvolgimento, perché la documentazione estesa può essere più noiosa da creare per i proprietari e da utilizzare per gli utenti finali.

Sfruttando modelli predefiniti all'interno del software di associazione dei processi, i team possono collaborare facilmente e identificare procedure per semplificare i processi di lavoro, consentendo di migliorare i processi aziendali. In questo modo, le aziende possono anche affrontare meglio sfide specifiche, come l'onboarding e il mantenimento dei dipendenti o il calo delle vendite.

Alcuni vantaggi specifici delle associazioni di processi comprendono:

• Migliore abilitazione per test e valutazioni degli scenari
• Maggiore standardizzazione e consapevolezza di ruoli e responsabilità
• Più semplice identificazione degli aspetti vulnerabili di un processo
• Miglioramento delle prestazioni del team e della soddisfazione dei clienti
• Curva di apprendimento più breve per i dipendenti durante la formazione

Invece di utilizzare la documentazione estesa, semplifica il flusso di lavoro con programmi software, come IBM Blueworks Live, che può aiutarti a personalizzare la tua associazione di processi in base alle tue esigenze aziendali.

IBM Blueworks Live è uno strumento di creazione di modelli di processi aziendali basato su cloud che fornisce un ambiente di collaborazione dedicato per creare e migliorare i processi aziendali attraverso l'automazione dell'associazione di processi. IBM Blueworks Live semplifica la documentazione, l'analisi ed il miglioramento dei processi aziendali. I team possono collaborare in in tempo reale tramite un'interfaccia web intuitiva e accessibile, che consente la documentazione e l'analisi semplificate dei processi.

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