Cos'è l'associazione dei processi?
Scopri l'associazione dei processi, un metodo che promuove una migliore comprensione dei processi e l'identificazione delle aree di miglioramento
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Cos'è l'associazione dei processi?

Scopri l'associazione dei processi, un metodo che promuove una migliore comprensione dei processi e l'identificazione delle aree di miglioramento.

L'associazione dei processi rappresenta in modo visivo e un flusso di lavoro e consente ai team di comprendere più chiaramente un processo con i relativi componenti. Esistono diverse associazioni di processo, e potresti conoscerne alcune con un nome differente, come diagramma di flusso, associazione processi dettagliata, associazione documenti,  associazione processi di livello superiore, associazione processi renderizzata, swimlane, diagramma a catena a valore aggiunto, associazione del flusso di valore, diagramma di flusso del progetto, modello di processo o diagramma del flusso di lavoro. Questi diagrammi visivi sono generalmente un componente del BPM (Business Performance Management) di un'azienda.

Le associazioni dei processi delineano le singole fasi all'interno di un processo, identificando i proprietari delle attività e specificando nel dettaglio le tempistiche previste. Sono particolarmente utili per comunicare i processi tra le parti interessate e rivelare aree di potenziamento. La maggior parte delle associazioni dei processi inizia ad un livello macro e quindi fornisce ulteriori dettagli se necessario.

Tipi di associazioni dei processi

Esistono diversi tipi di associazioni dei processi. Alcune delle tecniche di associazione comprendono:

  • I diagrammi di flusso di base sono associazioni visive, che forniscono i dettagli di base di un processo, come input e output.

  • Le associazioni di distribuzione, note anche come diagrammi di flusso interfunzionali, visualizzano le relazioni tra i diversi team. Queste associazioni spesso utilizzano diagrammi swimlane per illustrare il modo in cui un processo scorre all'interno dell'azienda, rendendo più semplice l'identificazione di colli di bottiglia o ridondanze.

  • Le associazioni di processo dettagliate mostrano una versione approfondita di un processo, che contiene dettagli relativi ad eventuali processi secondari.

  • Le associazioni dei processi generali, note anche come value chain o associazioni top-down, mostrano una vista macroscopica di un processo, che comprende elementi chiave del processo, come fornitore, input, processo, output o utente (supplier, input, process, output or custormer, SIPOC).

  • Le associazioni di processo renderizzate rappresentano lo stato corrente e/o futuro dei processi per mostrare le aree per un potenziale miglioramento dei processi.

  • Un'associazione VSM (valute stream map) è una tecnica lean six sigma, che documenta i passi necessari per sviluppare un prodotto o servizio per l'utente finale.
Simboli dell'associazione di processi

Le associazioni dei processi utilizzano rappresentazioni visive, come simboli di base, per descrivere ogni elemento nel processo. Alcuni dei simboli più comuni sono frecce, cerchi, rombi, scatole, ovali e rettangoli. Questi simboli possono provenire dai metodi BPMN (Business Process Modeling Notation) o UML (Unified Modeling Language) (link esterno a IBM), che sono metodi grafici di notazione per le associazioni dei processi.

La maggior parte delle organizzazioni utilizzerà solo alcuni dei simboli più comuni per completare un'associazione di processi. Alcuni di questi simboli comprendono:

  • Il rettangolo che viene utilizzato per rappresentare un processo specifico e le sue attività e funzioni.

  • La freccia che viene utilizzata per mostrare la direzione del flusso e la connessione tra le fasi.

  • L'ovale che viene spesso utilizzato per mostrare i punti di inizio e fine di un flusso di processo.

  • Il rombo che viene utilizzato per indicare un punto di decisione. Il processo continuerà seguendo un percorso predefinito che dipende dalla decisione.

  • Il rettangolo con un'estremità arrotondata viene spesso utilizzato come simbolo di ritardo, che mostra una pausa nel processo prima che il flusso continui.
Come creare un'associazione di processi

Durante lo sviluppo della propria associazione di processi aziendale, utilizzare questa metodologia:

  1. Scegliere un processo su cui concentrare l'attenzione. Per ottenere il massimo impatto, è possibile assegnare una priorità ad un processo che fatica a ottenere risultati o a un processo che influisce sulla soddisfazione del cliente.

  2. Coinvolgere le persone adatte. È importante riunire persone che conoscono in modo approfondito il processo che si desidera ottimizzare. Questi esperti in materia (subject matter expert, SME) ti aiuteranno a determinare le informazioni critiche all'interno dell'intero processo, come parti interessate, sequenza dei passi, scadenze temporali, risorse e così via. Possono inoltre evidenziare alcune delle aree problematiche, come i colli di bottiglia e le ridondanze, che possono incidere sull'efficienza. Durante questa fase del processo, ti consigliamo di documentare tutte le informazioni rilevanti del processo.  

  3. Definisci l'associazione di processi. In questa fase, vengono determinati i punti di inizio e fine del processo corrente e la sequenza dei passi intermedi. Sebbene il livello di dettaglio possa variare, le informazioni su input, output, metriche e parti interessate sono di norma incluse.

  4. Utilizza simboli del diagramma di flusso di base per migliorare l'associazione di processi. Perfeziona l'associazione di processi corrente sfruttando i simboli del diagramma di flusso di base. Per completare questa fase, viene generalmente utilizzato un software di associazione dei processi.

  5. Ottieni un feedback. Convalida l'associazione di processi avanzata con i membri del team per confermare la documentazione accurata del processo, verificando che i passi non siano ripetuti o mancanti. Quando le parti interessate hanno concordato i passi del processo all'interno dello stato corrente, inizia a richiedere un feedback sulle potenziali ottimizzazioni al processo. Questo può comportare l'eliminazione di alcuni passi per motivi di semplificazione o l'inserimento di nuovi passi per consentire maggiore collaborazione o controllo di qualità.
     
  6. Implementa e osserva l'impatto delle modifiche al processo. Effettua un'installazione di prova (proof of concept, POC) con una parte del team prima di implementare le modifiche in tutta l'organizzazione. Questo riduce al minimo i rischi per l'azienda e offre l'opportunità di incorporare ulteriore feedback per ottimizzare il processo, consentendo ai dirigenti di passare più facilmente ad un nuovo processo su vasta scala. Il monitoraggio regolare dei processi consentirà di continuare a migliorare nel tempo.

Per ulteriori suggerimenti sulla creazione di un'associazione di processi efficace, leggi questo blog.

Perché è importante l'associazione dei processi?

L'obiettivo principale dell'associazione dei processi aziendali è quello di aiutare le organizzazioni a diventare più efficienti nel raggiungimento di un obiettivo o un'attività specifici. Questa operazione viene eseguita offrendo maggiore trasparenza riguardo il processo decisionale e il flusso del processo, che a sua volta consente di identificare ridondanze e colli di bottiglia all'interno e tra i processi. Poiché le associazioni dei processi utilizzano simboli visivi, semplificano la comunicazione di un processo ad un numero maggiore di destinatari. Questo può comportare un maggiore coinvolgimento, perché una documentazione estesa può essere più noiosa da creare per i proprietari e da utilizzare per gli utenti finali.

Sfruttando modelli predefiniti all'interno del software di associazione dei processi, i team possono collaborare facilmente e identificare procedure per semplificare i processi di lavoro, consentendo di migliorare i processi aziendali. In questo modo, le aziende possono anche affrontare meglio sfide specifiche, come l'onboarding e il mantenimento dei dipendenti o il calo delle vendite.

Alcuni vantaggi specifici delle associazioni dei processi comprendono:

  • Maggiore partecipazione ai test e alle valutazioni degli scenari

  • Maggiore standardizzazione e consapevolezza di ruoli e responsabilità

  • Identificazione più semplice degli aspetti vulnerabili di un processo

  • Miglioramento delle prestazioni del team e della soddisfazione dei clienti

  • Curva di apprendimento più breve per i dipendenti durante la formazione
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