Che cos'è la modellazione dei processi?

I registri degli eventi e il process mining sono strumenti essenziali per la modellazione dei processi di business, alla base delle moderne tecniche di modellazione di tali processi.

La maggior parte dei sistemi IT aziendali mantiene registri degli eventi. Questi registri degli eventi sono registri digitali che tengono traccia automaticamente dei cambiamenti di stato e delle attività, noti come eventi, all'interno del sistema. Tutto ciò che accade all'interno di un sistema può essere un evento. Ecco alcuni esempi comuni di eventi:

• Un utente effettua l'accesso.

• Un utente aggiorna un record.

• Un utente invia un modulo.

• Le informazioni vengono trasferite tra i sistemi.

I registri degli eventi tengono traccia sia del verificarsi degli eventi che delle informazioni relative a tali eventi, ad esempio il dispositivo che esegue un'attività e la durata dell'attività. I registri degli eventi fungono da input durante la produzione dei modelli di processo.

Il process mining è l'applicazione di un algoritmo di data mining a tutti i dati di registro di questo evento. L'algoritmo individua le tendenze dei dati e utilizza i risultati dell'analisi per generare una rappresentazione visiva del flusso di processo all'interno del sistema.

Questa rappresentazione visiva è il modello di processo. A seconda del processo oggetto della modellazione, gli algoritmi di process mining possono essere applicati a un singolo sistema, a più sistemi o a interi ecosistemi e dipartimenti tecnologici.

La modellazione dei processi di business non deve essere confusa con la mappatura dei processi e il process mining. Le mappe di processo vengono create manualmente in base ai rapporti dei dipendenti e forniscono diagrammi di processo di workflow di livello superiore. Il process mining analizza i dati dell'organizzazione per produrre modelli di processo, che utilizzano tali dati per creare diagrammi di workflow più obiettivi.

I modelli di processo offrono trasparenza nei workflow aziendali, rendendoli uno strumento chiave per il business process management. I modelli di processo possono essere utilizzati in qualsiasi scenario che richiede l'analisi dei processi di business. Ecco alcuni dei casi d'uso più comuni:

Un singolo modello di processo può contenere una notevole quantità di dati di workflow, consentendo ai membri del team di analizzare un workflow da più prospettive. Gli analisti del business spesso utilizzano la modellazione dei processi per evidenziare questi componenti del workflow:

• Flusso di controllo: l'ordine in cui i passaggi e i comandi si verificano all'interno di un processo è noto come flusso di controllo. Un modello di processo rappresenta un diagramma di flusso di un processo, in modo che un team possa vedere quali passaggi vengono eseguiti e quando. Questa prospettiva, inoltre, aiuta il team a individuare eventuali dipendenze tra i passaggi.

• Organizzazione: un modello di processo può rilevare chi è coinvolto in un processo, comprese persone, team, sistemi e dispositivi, e come tali soggetti interagiscono tra loro. Questa prospettiva fa luce sulle connessioni tra le persone e i sistemi che formano la rete sociale organizzativa. In questo modo, un modello di processo offre insight sull'interazione dei diversi componenti di un business.

• Tempo: un modello di processo può registrare la durata complessiva di un processo e quella di ciascuna fase, consentendo al team di individuare ritardi, rallentamenti e ostacoli all'interno del workflow.

• Caso: un modello di processo può offrire una visione generale di come si svolge un workflow oppure può riflettere un caso particolare o un'istanza di un workflow. I team utilizzano spesso questa prospettiva del caso per analizzare i risultati anomali dei processi. Ad esempio, se un'istanza specifica di un workflow produce una qualità dei risultati inferiore alla media, i team possono isolare esattamente gli errori.

I modelli di processo riflettono in modo accurato le inefficienze e le ridondanze già presenti del workflow, semplificando l'individuazione delle opportunità di ottimizzazione dei processi. Quando i workflow sono stati ottimizzati, i business possono utilizzare la modellazione dei processi per standardizzare i workflow in tutta l'azienda.

Il modello funge da schema per lo svolgimento dei processi, contribuendo a garantire che ogni team e dipendente affronti lo stesso processo nello stesso modo. Questo fa sì che i workflow e i risultati complessivi siano più prevedibili.

I modelli di processo possono eliminare le congetture dall'implementazione e dalla valutazione di nuovi processi di business. Creando un modello di un nuovo processo, gli utenti business possono osservare in tempo reale le prestazioni del workflow e questo consente di apportare le modifiche necessarie per ottenere l'ottimizzazione del processo.

I modelli di processo possono aiutare le aziende a monitorare se gli investimenti di denaro e risorse producono rendimenti adeguati. Ad esempio, creando un modello del processo di vendita standard, un'organizzazione può vedere in che modo i rappresentanti di vendita utilizzano gli strumenti e i sistemi a loro disposizione.

È possibile che un determinato strumento venga utilizzato molto meno frequentemente nelle fasi del processo rispetto al previsto, nel qual caso l'organizzazione può scegliere di disinvestire dallo strumento e investire quelle risorse in una soluzione che il team di vendita utilizza durante l'intero processo.

I modelli di processo trasformano processi complessi in immagini concrete, semplificando la diffusione e la discussione dei processi in tutta l'organizzazione, fattore che si rivela particolarmente utile per standardizzare la gestione dei progetti. Ad esempio, se un reparto dispone di un processo efficiente per la risoluzione dei problemi tecnici, il business può creare un modello di questo processo per guidare l'implementazione per tutta l'organizzazione.