Che cos'è un diagramma del workflow?

I diagrammi di workflow identificano ogni fase di un processo aziendale insieme al personale responsabile dell'esecuzione di quel lavoro. Ecco alcuni dei casi d'uso più comuni di questo tipo di diagramma di flusso:

• Visualizza i processi aziendali e i flussi di informazioni per il business process management.

• Esegui l'analisi del workflow per raggiungere l'eccellenza operativa.

• Chiarire i ruoli e le responsabilità del personale.

• Prepara e semplifica le strategie di gestione delle modifiche.

• Individua potenziali colli di bottiglia, ridondanze e inefficienze.

• Protezione dai rischi.

La creazione e l'utilizzo di un diagramma del workflow offre numerosi vantaggi:

• Ottimizzazione operativa: i diagrammi dei flussi di lavoro migliorano l'efficienza semplificando i processi aziendali. Per le aziende di qualsiasi dimensione, l'ottimizzazione del flusso di lavoro aumenta la produttività ed elimina le inefficienze, con conseguenti risparmi sui costi o con l'aumento dei ricavi.

• Migliore gestione dei progetti: i project manager sono responsabili del coordinamento di processi e team complessi e la gestione dei workflow è uno dei loro compiti principali. I diagrammi di workflow aiutano i project manager a garantire che i loro team collaborino nel modo più efficiente possibile.

• Documentazione dei processi: i grafici dei flussi di lavoro sono utili rappresentazioni grafiche dei principali processi aziendali e forniscono la documentazione necessaria per i requisiti legali, di conformità o di audit.

• Comunicazione chiara: i diagrammi del workflow chiariscono i canali di comunicazione e codificano le responsabilità specifiche di dipendenti e reparti. Numerose organizzazioni utilizzano i diagrammi dei workflow come risorse di onboarding.

• Sicurezza avanzata: la creazione di diagrammi di workflow per monitorare i processi di sicurezza può evidenziare potenziali vulnerabilità. Visualizzare un processo di sicurezza può aiutare a implementare e supportare le best practice di sicurezza.

• Automazione dei workflow: l'automazione dei processi aziendali porta a grandi miglioramenti in termini di efficienza. I diagrammi di workflow possono identificare le parti di un workflow che possono essere automatizzate, consentendo ai membri del team di concentrarsi su attività più impegnative.

I diagrammi dei workflow sono costituiti da simboli, forme o immagini standardizzati che illustrano ogni fase di un workflow. Oggi, il software per i diagrammi dei workflow è disponibile online, il che semplifica la creazione di workflow con l'uso di modelli predefiniti. Questi strumenti di creazione di diagrammi in genere presentano i seguenti simboli:

• Ovale: definisce il punto iniziale e finale di un diagramma di workflow.

• Rettangolo: indica una fase del processo o un'azione da compiere.

• Rombo: simboleggia un punto della decisione che porta alla fase successiva.

• Parallelogramma: indica un ingresso o un'uscita di dati in un processo di workflow.

• Cilindro: rappresenta i dati utilizzati in un processo e come e dove è possibile accedervi.

• Connettori: linee con frecce che mostrano il flusso del lavoro da un passaggio all'altro.

I diagrammi dei workflow sono stati originariamente sviluppati per illustrare meglio le attività e i processi di lavoro ripetibili. Questi strumenti visivi si sono evoluti al punto che oggi le organizzazioni utilizzano diagrammi di workflow di molti tipi per soddisfare esigenze e contesti specifici. Gli esempi di diagrammi dei workflow riportati di seguito rappresentano le implementazioni più comuni.

• Diagramma ANSI: il diagramma dell'American National Standards Institute (ANSI) ha standardizzato i simboli dei diagrammi dei flussi di lavoro, creando un linguaggio universale per le iterazioni future.

• Diagramma di flusso SSD: i diagrammi di flusso di progettazione di sistemi strutturati (SSD) sono utili per progetti grandi o complessi. Questi diagrammi di processo suddividono ogni fase di un progetto in fasi più gestibili per una maggiore efficienza.

• Diagramma swimlane: un diagramma di flusso swimlane è simile alle corsie di una piscina. Separa un workflow in attività per dipendente, team o reparto, descrivendo ognuna come una propria corsia.

• Diagramma di flusso dei dati: i diagrammi di flusso dei dati tracciano il flusso di dati attraverso un sistema. Possono inoltre includere responsabilità assegnate a vari stakeholder in un progetto.

• Diagramma delle attività UML: gli sviluppatori di software originariamente hanno creato l'Unified Modeling Language (UML) per offrire un mezzo standard per visualizzare il design di un sistema. Oggi, i diagrammi UML non si limitano al software e rappresentano una serie di flussi comportamentali condizionali, come l'esperienza del cliente di un e-commerce o lo sviluppo di un sito web.

• Diagramma SIPOC: l'approccio Six Sigma ha dato origine a questa forma di diagramma di workflow. I diagrammi SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) spesso vengono creati come tabelle e utilizzati per il miglioramento dei processi a livello di organizzazione.

• Diagramma BPMN: i diagrammi di business process model notation (BPMN) rappresentano una panoramica di un processo aziendale. Spesso costituiti da più diagrammi secondari che mostrano un ecosistema o un settore più ampio, i diagrammi BPMN forniscono una panoramica dei processi a livello aziendale.

I diagrammi di workflow rappresentano una delle due strutture di processo: sequenze lineari e condizionali.

Henry Gantt, un ingegnere meccanico e consulente gestionale del XIX secolo, ha sviluppato per primo il diagramma di workflow per sequenziare e assegnare priorità alle attività. Gantt ha collaborato con Frederick Winslow Taylor, specialista in scienze gestionali, per creare processi di workflow come una nuova forma di gestione scientifica legata alle imprese. Il risultato è il diagramma di flusso di lavoro di Gannt, ancora oggi in uso.

Il loro lavoro ha dato il via a uno studio più approfondito sui diagrammi del workflow per una migliore gestione dei processi e della qualità.

La differenza tra un diagramma di workflow e un diagramma di flusso è che, mentre un diagramma di workflow è un tipo di diagramma di flusso di processo, esistono molti altri tipi di diagrammi di flusso per documentare altri sistemi e processi.

Nel frattempo,la mappatura dei processi aziendali è la pratica che consiste nell'organizzare e nel mappare ogni aspetto di un processo aziendale: personale, strutture, dati, attività e altro ancora. Il process mining utilizza i dati per scoprire i workflow e ottimizzarli. Lamodellazione dei processi aziendali è una disciplina correlata che genera rappresentazioni visive complete dei workflow utilizzando algoritmi basati sui dati.

Qualsiasi organizzazione può trarre vantaggio dall'implementazione di diagrammi di workflow. Ecco alcuni esempi di gestione delle pratiche aziendali che incorporano diagrammi di workflow.

• IT: i reparti e le organizzazioni IT utilizzano i diagrammi di workflow per il monitoraggio della sicurezza. Possono essere applicati anche alle migliori best practice e nella gestione delle attrezzature.

• Assistenza sanitaria: i diagrammi di workflow possono migliorare notevolmente i flussi di accettazione e aggiornare i protocolli dei dipendenti nel settore sanitario.

• Formazione: gli istituti scolastici li utilizzano per mappare i workflow di approvazione di più dipartimenti e i processi interdipartimentali.

• Retail: i team di retail e approvvigionamento utilizzano diagrammi di workflow per ottimizzare la produzione e i processi della supply chain migliorando al contempo l'esperienza del cliente.

I diagrammi di workflow sono un abbinamento naturale per molti degli approcci operativi aziendali più diffusi:

Come risultato diretto del flusso di lavoro di Gantt e di Winslow, il diagramma di workflow si è evoluto come punto di partenza per l'approccio operativo Six Sigma. La disciplina prende il nome dal modo in cui gli statistici descrivono il grado di deviazione di un processo dalla perfezione, con Six Sigma che ha un tasso di fallimento dello 0,00034%.

Il metodo Six Sigma consente alle aziende di semplificare i flussi di processo, le interazioni con i clienti e le esperienze utilizzando metriche comuni e da 5 a 7 passaggi. I diagrammi di workflow possono affrontare meglio qualsiasi area all'interno di questi metodi e dei passaggi Six Sigma, come l'analisi dei processi aziendali o la messa a punto delle fasi del percorso di acquisto di un e-commerce.

Due dei modelli Six Sigma più diffusi sono DMADV (definire, misurare, analizzare, progettare, verificare) e DMAIC (definire, misurare, analizzare, migliorare, controllare).

Il business process reengineering (BPR) è una revisione totale dei processi aziendali di un'impresa. Utilizza algoritmi e automazione basati sull'intelligenza artificiale (AI)per eliminare le ridondanze e snellire i processi end-to-end. I diagrammi di workflow sono un punto di partenza prezioso quando si analizzano per la prima volta i processi aziendali di un'organizzazione, in vista di una business transformation strategica.

Il Total Quality Management (TQM) è il processo continuo e in tempo reale per individuare ed eliminare gli errori di produzione attraverso una migliore comunicazione tra i membri del team e i dirigenti. Cerca di ripartire le responsabilità lungo l'intero processo produttivo. Qui, i diagrammi di workflow possono individuare le aree che necessitano di maggiore attenzione o chiarezza.

I sistemi lean aiutano le organizzazioni a ottimizzare i workflow riducendo i costi generali ed eliminando le attività “senza valore aggiunto”: azioni o processi che utilizzano più risorse di quante ne generino in benefici. I diagrammi di workflow sono utili per identificare le fasi di un workflow che possono essere evitate o combinate con altre per migliorare l'efficienza.

La teoria dei vincoli si concentra sull'eliminazione dei vincoli (colli di bottiglia che impediscono un workflow) per ottimizzare l'efficienza. I diagrammi dei workflow sono eccellenti nel mettere in luce questi vincoli laddove altrimenti sarebbe più difficile individuarli.