Cos'è un workflow digitale?

In un processo manuale, i curriculum dei candidati devono essere analizzati a mano, con un notevole impiego di tempo. Con il software di automazione, puoi impostare filtri per parole chiave specifiche per identificare i migliori candidati da portare alla fase successiva del processo.

La distribuzione continua consente l'aggiunta di un nuovo codice in un programma che passa i controlli di qualità automatizzati a una base di codice, quindi viene trasmesso alla produzione. L'integrazione continua accetta tutte le nuove modifiche al codice e le combina automaticamente nella base del codice principale. Apportare modifiche al codice manualmente richiederebbe un processo di approvazione che rallenta notevolmente l'implementazione degli aggiornamenti del codice.

L'elaborazione manuale dei pagamenti spesso richiede la collaborazione tra diversi reparti per assicurarsi che la quantità corretta di denaro vada alla persona giusta. Se una fattura che richiede l'approvazione raggiunge automaticamente la parte corretta per l'approvazione, è possibile ridurre il tempo necessario per completare questa attività.

Creare una mappa di tutti i processi manuali può essere difficile e richiedere molto tempo, ma consente di identificare le opportunità di workflow digitale per l'attuale sistema di workflow manuale.

I processi che richiedono molto tempo, ma che sono ripetitivi e relativamente facili da completare sono candidati perfetti per l'automazione, come l'immissione di dati di base.

Sono disponibili molte app per aiutarti a digitalizzare il tuo workflow. Sebbene sia possibile utilizzare soluzioni avanzate come l'intelligenza artificiale, alcuni strumenti di automazione sono molto più semplici, come la creazione di modelli per semplificare la fatturazione.

Una volta identificati i principali processi manuali da automatizzare, è possibile iniziare a creare dei workflow digitali. Alcune aree comuni per l'implementazione del workflow digitale sono processi di risorse umane come l'onboarding dei dipendenti, processi aziendali come l'immissione dei dati e processi finanziari come l'approvazione delle fatture. Esiste un software per il workflow digitale specializzato in ciascuna di queste specifiche operazioni aziendali.

Il tuo nuovo workflow digitale potrebbe non funzionare perfettamente la prima volta, e va bene così. Una volta che un particolare processo è stato digitalizzato, è consigliabile eseguire audit regolari per assicurarsi che il workflow funzioni come previsto e promuova una maggiore efficienza. 

Ad esempio, se stai utilizzando un software di automazione per selezionare i curriculum di potenziali candidati ma ti rendi conto che ti mancano candidati di talento, potrebbe essere necessario controllare e modificare le metriche e le parole chiave che il software è stato addestrato a contrassegnare.

Dopo aver implementato il processo, è importante continuare a ottimizzare i workflow in base all'evoluzione delle esigenze aziendali e delle tecnologie.

I workflow digitali consentono di semplificare e snellire i processi aziendali ad alta intensità di lavoro. Sebbene non tutti i processi del workflow digitale siano efficienti, molti tipi di workflow manuali sono intrinsecamente inefficienti.

Ad esempio, sbrigare tutta la contabilità a mano è un metodo di lavoro prono all'errore umano e può richiedere molto tempo. La contabilità digitale riduce parte del rischio insito nel chiedere a un essere umano di fare i calcoli.

L'automazione del workflow digitale riduce il tempo dedicato alle attività ripetitive, come l'invio di un'e-mail di benvenuto a un nuovo assunto durante l'onboarding. Meno tempo viene dedicato a queste attività manuali, maggiore sarà il tempo da impiegare per attività più essenziali, aumentando la produttività complessiva.

I workflow digitali creano un record condiviso che aiuta tutti i membri del team a rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento di un'attività o di un processo. Questa trasparenza contribuisce a mantenere tutti gli stakeholder responsabili della loro parte del progetto e a mantenere i progetti in carreggiata. Un record di processo condiviso può essere utile anche per chiarire eventuali domande o discrepanze.

Quando automatizzi i processi manuali, generi una messe di dati su quanto tempo viene dedicato a questi processi. Di conseguenza, puoi avere un'idea migliore di dove si trovano i tuoi colli di bottiglia e permetterti di continuare a regolare i tuoi workflow.

Durante la pandemia COVID-19, il lavoro da remoto è diventato incredibilmente popolare. Mentre un tempo andare in ufficio era la norma, sempre più spesso i dipendenti si sono adattati a trascorrere almeno una parte del tempo lavorando da fuori. I workflow digitali sono l'impalcatura del lavoro da remoto, che senza di essi non sarebbe possibile.

Per implementare un workflow digitale, è necessario comprendere la tecnologia e i benefici che offre al posto di lavoro. Non tutti i software di automazione del workflow digitale sono uguali e alcune soluzioni potrebbero non essere appropriate per il tuo posto di lavoro o per l'attività da svolgere.

Ad esempio, se lavori in un piccolo ufficio in cui tutti dovrebbero presentarsi di persona, forse non è necessario implementare un workflow digitale per le riunioni.

L'introduzione di un nuovo processo in un workflow spesso richiede formazione o riqualificazione, ma i processi digitali possono essere più complicati. Non è un peccato non saper usare un computer, ma la trasformazione digitale del posto di lavoro potrebbe richiedere una formazione non facile per tutti i dipendenti.

Inoltre, i workflow digitali sono, ovviamente, digitali e soprattutto nel caso del lavoro da remoto, richiedono computer e stabilità di Internet in grado di gestire i nuovi workflow. Se un workflow è completamente digitale e il tuo dipendente non può accedere agli strumenti di cui ha bisogno a causa di un'interruzione del servizio di Internet, non sarà in grado di completare le attività.

Alcuni processi aziendali non hanno bisogno di essere digitalizzati, o almeno non del tutto. È vero che lo scambio di e-mail crea un registro ricercabile di una conversazione, responsabilizzando le persone. Tuttavia, se una decisione deve essere presa rapidamente, una telefonata è probabilmente più efficiente.