I business analyst di Insperity avevano la necessità di comprendere con maggiore chiarezza i propri processi di business, per assicurare che fossero adeguatamente ottimizzati per sostenere l'efficienza aziendale e le performance dei software.

Con IBM Blueworks Live, gli stakeholder accedono a una vista unificata e precisa sui processi aziendali, sui problemi di processo e sui potenziali miglioramenti, in modo che gli sviluppatori possano creare velocemente applicazioni di business più accurate.

Gary Law e il suo collega, Lance Elston, sono i Business Analysis Manager di Insperity e gestiscono un gruppo di 20 business analyst (BA), ognuno dei quali funge da cinghia di trasmissione tra i 17 line-of-business manager/product owner e i team di sviluppo applicativo dell'azienda. È compito dei BA garantire che i prodotti finali dei vari team di sviluppo siano allineati ai requisiti di business dettati dai product owner.

Gary e Lance si sono resi conto che i loro BA, benché tecnicamente competenti e allineati alle prassi di sviluppo agili di Insperity, avevano bisogno di comprendere più in dettaglio i processi di business. Per questo motivo hanno istituito un programma denominato "Putting the Business Back in Business Analysis". “Siamo un gruppo agile, e per questo i nostri BA si incontravano una o due volte alla settimana con i responsabili di processo per raccoglierne i requisiti. Malgrado ciò i BA non avevano la percezione esatta di quali fossero i processi di business utilizzati su base giornaliera, e questo comportava che non disponessero delle informazioni di cui avevano bisogno. Questo complicava notevolmente lo sviluppo del software".

Secondo Gary Law, l'ambiente informale del workflow di Insperity generava talvolta una comprensione frammentaria dei processi aziendali. "I nostri team spesso hanno una comprensione parziale dei punti di contatto e delle interfacce". La modellazione dei processi aziendali sovente si limitava a dei disegni su lavagne cancellabili, e la documentazione a supporto era informale e ad hoc.

I BA avevano bisogno di migliore visibilità e comprensione dei processi per tutte le unità di business.A volte un'esigenza aziendale può essere soddisfatta modificando un processo piuttosto che sviluppando un nuovo software.Quando questo è il caso, il risultato è un'alternativa molto meno dispendiosa.Per gestire la situazione Insperity si è avvalsa dell'ausilio di IBM Blueworks Live, un software di modellazione dei processi aziendali che aiuta a identificare i casi in cui una modifica a un processo costituisce la soluzione ottimale.

"Senza disporre delle informazioni estrapolate dalla mappatura effettiva di un processo, non eravamo in grado di effettuare tale valutazione in modo omogeneo", afferma Elston."Prima ci affidavamo alla comprensione da parte del product owner dei processi di business esistenti".

"IBM Blueworks Live fornisce la struttura e i livelli di responsabilità corretti che i BA possono utilizzare con i loro sviluppatori, scrum master e product owner", dice Law. "I team possono farsi un'idea chiara di ciò che accade nei processi di business e capire con precisione dove sono i problemi e quali sono le migliorie da apportare.Ora possono capire chiaramente i motivi che spingono un product owner a chiedere una modifica".

Il primo passo che i BA sono invitati a compiere quando vengono contattati da un product owner è esaminare il processo "as-is" mediante IBM Blueworks Live, che fornisce a tutti gli interessati un unico quadro di riferimento.Solo i BA detengono le licenze di editing su Blueworks Live, e questo attribuisce loro la responsabilità esclusiva della creazione dei modelli di processo. Parallelamente, questa assegnazione di responsabilità colloca i product owner in un ruolo di consulenza, consentendo loro di trasmettere ai BA le loro conoscenze di processo.Spesso accade che i product owner acquisiscano una percezione dettagliata dei propri processi proprio nel momento in cui partecipano a questo esercizio di modellazione.

"Blueworks è di enorme aiuto per la maturazione della conoscenza dei processi aziendali, e consente ai BA di avere un quadro chiaro del loro livello di comprensione di un dato processo prima ancora dell'ingaggio del product owner, che sarà colui che successivamente attesterà il grado di comprensione del BA" spiega Law. "Il software permette al team di acquisire molto velocemente una comprensione a livello collettivo, di porre domande molto più centrate e identificare le trappole occulte insite nel processo di sviluppo del software, che se scoperte in ritardo possono generare interruzioni e stalli".

Tutto si condensa nel "perché".Perché un product owner chiede del nuovo software, o di apportare una modifica?Ora, grazie a una visione limpida, approfondita e unitaria dei requisiti e dei processi aziendali, tutte le parti in causa (il BA, il product owner e lo sviluppatore) sono meglio attrezzate e in grado di identificare più velocemente i problemi alla radice di ciascuna richiesta.

"L'obiettivo di tutti è distribuire la soluzione giusta al primo colpo, con un time-to-market notevolmente ridotto", afferma Elston."Ora siamo in grado di produrre software di qualità più velocemente, e questo è dovuto esclusivamente a una comprensione più completa del processo di business.Quando si lavora in un ambiente agile e focalizzato sulla rapidità di distribuzione, è assolutamente fondamentale disporre di un metodo per visualizzare i processi aziendali, piuttosto che perdere ore e ore di tempo a discuterne.Blueworks Live ci offre questa possibilità.Possiamo esaminare velocemente un requisito e identificare esattamente su quale parte del processo aziendale va a impattare".

Inoltre, i BA sono ora in grado di eseguire la modellazione dei processi aziendali in qualsiasi fase del ciclo di vita di distribuzione del software, con interruzioni poco significative."Il momento ottimale per disegnare il modello di un processo aziendale è all'inizio di un progetto.Non è pero l'unico momento.Accade spesso che un progetto sia avviato senza che il processo di business sia stato mappato, per poi scoprire che alcuni aspetti del processo non sono così chiari al team come si pensava.Blueworks consente di tracciare in modo rapido e trasparente questa parte del processo prima di andare avanti".

"Il risultato è che tutti, il BA, il product owner e il team di progetto, acquisiscono una visione realistica del loro prodotto e dei loro processi".

Insperity (link esterno a ibm.com) è un'azienda fornitrice di soluzioni per le risorse umane (RU) e il miglioramento performance aziendali con sede a Houston.L'azienda supporta oltre 100.000 imprese in tutti gli Stati Uniti fornendo prodotti e servizi di gestione del capitale umano, recruiting, servizi pensionistici, employee benefit, elaborazione delle buste paga, compliance normativa, amministrazione RU, formazione e sviluppo dei dipendenti e non solo.