6 strategie per ottimizzare i costi dell'IT

La tecnologia Enterprise si sta evolvendo più velocemente che mai, e così anche il suo prezzo. La spesa globale per l'IT è destinata a raggiungere i 5,74 trilioni di dollari nel 2025 (un aumento del 9,3% rispetto all'anno precedente) e i CIO e i CFO sono sempre più sotto pressione per fornire sistemi ad alte prestazioni contenendo al contempo le spese.¹ Di conseguenza, l'ottimizzazione dei costi dell'IT è diventata una priorità strategica assoluta per i leader aziendali e IT.

L'ottimizzazione dei costi dell'IT è il processo di valutazione periodica della spesa per l'IT al fine di identificare ed eliminare le spese non necessarie, supportando al contempo le operazioni. Se eseguite correttamente, le iniziative di ottimizzazione dei costi dell'IT combinano best practice, strategie e strumenti software per aiutare a bilanciare la riduzione dei costi con le massime prestazioni e il valore.

Detto questo, la pratica dell'ottimizzazione dei costi dell'IT comporta notevoli sfide, tra cui la gestione dell'aumento delle spese legate a tecnologie emergenti come l'AI generativa (gen AI). In un rapporto dell'IBM Institute for Business Value (IBV), il costo medio delle elaborazioni dovrebbe aumentare dell'89% tra il 2023 e il 2025; il 70% dei dirigenti intervistati cita la gen AI quale fattore chiave alla base di questo aumento.

L'ottimizzazione dei costi dell'IT non deve essere confusa con la gestione dei costi dell'IT, il processo di monitoraggio, analisi e rendicontazione dei costi dell'IT per garantire che sia rispettata l'allocazione del budget. Al contrario, l'ottimizzazione dei costi dell'IT va oltre il monitoraggio dei costi e riguarda l'implementazione di strategie che riducono al minimo le spese per l'IT aumentando al contempo il valore ottenuto dalle risorse IT.

Senza un framework strutturato, i dirigenti aziendali potrebbero avere difficoltà nel definire strategie di ottimizzazione dei costi dell'IT in grado di supportare un cambiamento sostenibile a lungo termine. Secondo una ricerca di Gartner, solo l'11% delle organizzazioni mantiene i risparmi sui costi per 3 anni consecutivi.²

Un framework di ottimizzazione dei costi dell'IT offre un approccio dettagliato per l'analisi delle spese IT di un'organizzazione (ad esempio, hardware, applicazioni software, cloud computing, contratti con i fornitori, data storage) mantenendo al contempo l'efficienza e raggiungendo obiettivi aziendali più ampi.

Un framework efficace dovrebbe includere i seguenti passaggi.

Coinvolgere gli stakeholder di tutte le principali unità di business (ad esempio, operazioni, finanza, servizio clienti) per garantire il consenso e ottenere un processo decisionale informato. Ogni unità di business ha esigenze uniche a livello di tecnologia e modelli di spesa che possono rivelare opportunità di ottimizzazione.

Allinea gli sforzi di ottimizzazione dei costi dell'IT con obiettivi aziendali più ampi, concentrandoti non solo sulla riduzione dei costi ma anche sul raggiungimento dell'efficienza operativa, dell'innovazione e della redditività.

Ad esempio, se la tua azienda vuole aumentare la soddisfazione dei clienti, il team IT potrebbe concentrarsi sull'ottimizzazione dei processi aziendali e degli strumenti di assistenza clienti per migliorare le prestazioni complessive.

Conduci una valutazione completa per ottenere visibilità sulla spesa corrente, sull'allocazione delle risorse e sulle inefficienze. L'integrazione dei dati riguardanti la spesa per l'IT con le metriche delle prestazioni aziendali (ad esempio, crescita dei ricavi e costi di acquisizione dei clienti) può rivelare aree in cui gli investimenti IT sono poco performanti e non producono i rendimenti attesi.

I CIO e gli altri leader IT devono identificare potenziali strategie di riduzione dei costi che non compromettano le prestazioni o il valore. La migrazione delle applicazioni da un data center on-premise ad alto costo, ad esempio, a una soluzione hybrid cloud più conveniente può ridurre sia le spese di capitale che quelle operative, migliorando al contempo la scalabilità e la flessibilità.

Le iniziative di ottimizzazione dei costi dell'IT possono iniziare quando un'organizzazione ha stabilito un framework. In questo articolo, esploriamo sei strategie di ottimizzazione dei costi dell'IT che possono aumentare il ritorno sull'investimento (ROI) nella tecnologia e offrire un vantaggio competitivo.

Consolida i tuoi asset IT per ridurre costi e complessità. Sistemi e applicazioni ridondanti, hardware obsoleto e licenze software sottoutilizzate possono generare un'espansione incontrollata dell'IT, ovvero un ambiente IT eccessivamente complesso e decentralizzato che può portare allo shadow IT. Oltre ad abbattere i silos dell'IT, il consolidamento semplifica la gestione dei workload e le operazioni.

Ad esempio, le macchine virtuali (VM) hanno trasformato le operazioni IT, consentendo alle aziende di eseguire più applicazioni su un singolo server fisico. Tuttavia, sebbene le VM offrano maggiore flessibilità e scalabilità, la proliferazione incontrollata delle VM può portare a VM sottoutilizzate o dimenticate.  

Stabilire politiche di governance IT con processi standardizzati per la creazione, la manutenzione e lo smantellamento delle VM può prevenire la proliferazione incontrollata delle VM. Inoltre, investire in piattaforme di gestione della virtualizzazione per supervisionare l'intero ciclo di vita delle VM aiuta a ridurre lo spreco di risorse e ad alleviare le complessità di gestione.

Attualmente, la maggior parte delle organizzazioni aziendali investe in un modello multicloud ibrido, che offre flessibilità e controllo sull'implementazione dei workload. Tuttavia, questo modello di infrastruttura IT moderna è caratterizzato da molte complessità. Più cloud si utilizzano, più difficile può essere la gestione dell'ambiente, perché ognuno di essi ha strumenti di gestione, velocità di trasmissione dei dati e protocolli di sicurezza che sono diversi gli uni dagli altri. Ad esempio, la mancanza di visibilità sui modelli di utilizzo del cloud può comportare spese eccessive per servizi sottoutilizzati.

In uno studio recente, le aziende stanno sprecando miliardi di dollari nella loro infrastruttura di cloud pubblico a causa di una gestione inadeguata, e più di tre quarti dei rispondenti stimano che tra il 21% e il 50% della loro spesa per il cloud sia sprecata.³

La gestione dei costi del cloud, nota anche come ottimizzazione dei costi del cloud o governance dei costi del cloud, gestisce e riduce la spesa di un'azienda per il cloud. Quando sono implementate in modo efficace, le strategie di gestione dei costi del cloud facilitano FinOps, una disciplina di gestione finanziaria su cloud in evoluzione, oltre che una pratica culturale finalizzata ad aumentare al massimo il valore aziendale negli ambienti ibridi e multicloud. FinOps può aiutare un'organizzazione a identificare e ridurre in modo proattivo le spese indesiderate, così come a scalare le risorse cloud e ad automatizzare le politiche di controllo dei costi.

Tra le altre tecniche di ottimizzazione del cloud ci sono: 

• Ridimensionamento: l'over-provisioning delle risorse (ad esempio, computing, larghezza di banda di rete, capacità di cloud storage) è un problema comune che le organizzazioni devono affrontare negli ambienti cloud. Il ridimensionamento, che consiste nell'allineare il tipo e le dimensioni delle istanze di cloud computing con i workload, può accrescere l'efficienza dei costi assicurando che un'organizzazione acquisti la giusta quantità di istanze cloud. Le piattaforme di gestione dei costi del cloud consentono alle aziende di tenere traccia delle risorse e di adattarne l'utilizzo per ottenere misure di riduzione dei costi.

• Istanze riservate (RI): le organizzazioni possono acquistare istanze di riserva (RI) per risparmiare denaro e mantenere la flessibilità. Le istanze riservate vengono acquistate in anticipo, di solito con uno sconto, e sono generalmente utilizzate durante i periodi di punta, come le vendite lampo.

• Istanze spot: i clienti cloud possono utilizzare le istanze spot per acquistare capacità di calcolo inutilizzata a un prezzo inferiore da un fornitore di servizi cloud. Le istanze spot sono ideali per le attività a breve termine, come i processi batch o l'elaborazione in background, poiché i provider possono interrompere o terminare queste istanze con poco preavviso quando la capacità è necessaria altrove.

Una parte significativa degli acquisti di un'organizzazione è destinata al software, tuttavia spesso sorgono problemi nel monitoraggio degli utilizzi. Uno studio condotto da Productiv ha rilevato che, in media, solo il 47% delle licenze SaaS viene utilizzato in un periodo di 90 giorni.⁴

Per ottimizzare le spese relative al software, esegui un audit approfondito al fine di valutare gli utilizzi rispetto agli acquisti di licenze e abbonamenti. Prendi in considerazione l'adozione di software open source, ove possibile, per fornire funzionalità simili a un costo inferiore.

Investire in processi e strumenti di gestione degli asset software (SAM) può migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e utilizzare al meglio i tuoi investimenti nel software. Il SAM aiuta a tracciare gli utilizzi, ad esempio il data storage per SaaS e servizi cloud. Analizzando questi dati sugli utilizzi, le aziende possono definire benchmark per ottimizzare i propri piani di abbonamento. Ad esempio, questi benchmark possono garantire che il software non abbia troppe poche licenze, per evitare problemi di conformità, oppure troppe licenze, per evitare di sprecare denaro per licenze non necessarie.

Le organizzazioni possono migliorare le prestazioni aziendali e ottenere un vantaggio competitivo utilizzando strumenti di automazione e workflow intelligenti basati sull'AI:

• Automatizza le attività di routine: le attività IT operative di routine possono assorbire un'elevata quantità di risorse e manodopera se eseguite manualmente. Automatizzando questi processi, le organizzazioni possono dedicare i team IT ad attività più strategiche, riducendo al contempo il rischio di errore umano. L'automazione IT può gestire attività ripetitive come l'applicazione di patch software, il provisioning dell'infrastruttura e la manutenzione ordinaria. I sistemi di monitoraggio automatizzati possono rilevare i problemi prima che influiscano sulle operazioni, consentendo interventi tempestivi e opportunità di risparmio sui costi.

• Migliora la visibilità e il controllo dei costi: gli strumenti basati su AI possono fornire insight in tempo reale sulla spesa IT, identificare le anomalie dei costi e generare report per aiutare i leader IT a comprendere e controllare i costi in modo efficace. Le organizzazioni stanno utilizzando attualmente anche le funzionalità di AI generativa per creare modelli predittivi e prevedere i futuri costi dell'IT.

• Ottimizza la cybersecurity: la cybersecurity svolge un ruolo critico nelle iniziative di ottimizzazione dei costi dell'IT. Il rapporto Cost of a Data Breach Report 2024 di IBM ha mostrato che il costo medio globale di una violazione dei dati è aumentato del 10% rispetto all'anno precedente, raggiungendo i 4,88 milioni di dollari, il più grande aumento dai tempi della pandemia. Gli strumenti di automazione e AI aiutano a ottimizzare la cybersecurity, consentendo di rilevare e rispondere rapidamente alle minacce e riducendo il tempo necessario per identificare le vulnerabilità e mitigare i rischi.

Le metodologie Agile e le pratiche DevOps possono portare a un migliore utilizzo delle risorse e a una gestione IT più conveniente se applicate alle operazioni IT.

Agile e DevOps supportano la stretta collaborazione tra i team di sviluppo, operativi e commerciali, il che aiuta a garantire che le risorse IT siano utilizzate in modo efficace tra i vari reparti aziendali.

• Infrastructure as Code (IaC): IaC è una pratica in cui l'infrastruttura viene definita e gestita tramite codice anziché tramite processi manuali. Questa capacità può portare a un approvvigionamento più efficiente e prevedibile delle risorse IT, riducendo il rischio di approvvigionamento eccessivo o insufficiente e riducendo quindi i costi.

• AI generativa: gli strumenti di AI generativa possono migliorare il ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC) automatizzando la generazione di codice, assistendo nello sviluppo e persino aiutando con la documentazione IT. Questa funzionalità migliora l'efficienza e riduce le spese dello sviluppo.

Le infrastrutture IT, in particolare i data center, possono consumare enormi quantità di energia. L'IT sostenibile è un approccio all'IT aziendale che mira a ridurre al minimo l'impatto ambientale delle operazioni IT e il suo contributo al cambiamento climatico.

Le politiche di IT sostenibile possono aiutare le organizzazioni a dare priorità all'uso di attrezzatura e hardware rispettosi dell'ambiente (ad esempio server, sistemi di raffreddamento, solid-state drive) con elevati livelli di efficienza energetica, come le certificazioni Energy Star. Anche l'attivazione di contratti energetici basati su fonti di energia rinnovabili, come quella solare, eolica o idroelettrica, può ridurre significativamente l'impatto ambientale delle operazioni IT e garantire risparmi sui costi a lungo termine.

Poiché le aziende devono affrontare i continui cambiamenti della tecnologia, l'ottimizzazione dei costi dell'IT deve essere un processo continuo anziché una soluzione una tantum. Il segreto per gestire questa complessità sta nell'adottare gli strumenti e le strategie giusti per trovare un equilibrio tra efficienza dei costi e prestazioni.