6 strategie per una gestione efficiente dei costi IT nel 2025

L'aumento della trasformazione digitale e la crescente popolarità del cloud computing aiutano le aziende a fornire servizi unici ai clienti online e portano molte organizzazioni a considerarsi come aziende di tecnologia. E i budget destinati alla tecnologia stanno aumentando in modo proporzionale a questa nuova realtà. Si prevede che la spesa IT aumenterà a 5,74 trilioni di dollari nel 2025, con un aumento del 9,3% rispetto al 2024. 

I CEO e i CFO sono disposti a investire in servizi e tecnologie IT perché ne comprendono e apprezzano l'importanza nella creazione di un business moderno e nella fornitura di prodotti e servizi eccezionali ai clienti. Detto questo, si stanno anche concentrando sull'allocazione dei costi e si aspettano una maggiore disciplina dei costi dai CIO e dai team IT, portando i CIO a far fronte a crescenti pressioni per giustificare le spese e tenerne traccia.

Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è attraverso la gestione dei costi IT, il processo mediante il quale i CIO e i dipartimenti IT progettano e controllano i costi relativi alla spesa di tecnologia dell'organizzazione.

La gestione dei costi IT ha acquisito un'importanza sempre maggiore perché questo tema è una priorità per ogni organizzazione in tutti i settori. In poche parole, i leader IT non possono permettersi un aumento dei costi di progetto che porti a sforamenti del budget.

Esistono diversi modi in cui il reparto IT di un'organizzazione può gestire i costi in modo inefficiente. Potrebbero costruire un data center on-premise all'avanguardia, solo per poi scoprire che i costi sarebbero dimezzati se gestissero tutto sul cloud. O potrebbero migrare tutti i dati verso un unico provider di cloud e scoprire che c'erano lunghi periodi di tempo in cui utilizzavano solo una frazione della loro impronta, pagando però l'intero costo. Oppure avrebbero potuto acquistare in licenza un costoso software di gestione dei progetti, scoprendo poi che solo una minima parte dei dipendenti lo utilizzava.

La gestione dei costi IT non è solo una funzione di riduzione dei costi, ma implica anche prendere decisioni più intelligenti in grado di aumentare i ricavi e, in ultima analisi, la redditività. Ai CIO vengono sempre più attribuite maggiori responsabilità aziendali man mano che i dirigenti e gli altri stakeholder si rendono conto che la tecnologia è il prossimo campo di battaglia competitivo.

I CIO possono dare priorità agli investimenti in aree specifiche che genereranno ricavi incrementali. Ad esempio, il passaggio a una moderna piattaforma di customer relationship management (CRM) da fogli di calcolo e/o registri decentralizzati può comportare un costo iniziale, ma può aumentare l'efficienza e incrementare le vendite.

In definitiva, le organizzazioni stanno spingendo per la gestione finanziaria in tutta l'organizzazione e i reparti IT farebbero bene a promuovere disciplina e trasparenza nelle loro operazioni per rimanere al passo con il resto dell'organizzazione.

Le organizzazioni devono avere un approccio chiaro e definito alla gestione dei costi IT per garantire di poter raggiungere i propri obiettivi in modo efficiente e, in definitiva, produrre i risparmi necessari:

• Inizia con un'analisi completa dei costi: i dipartimenti IT devono anzitutto effettuare un benchmark delle spese esistenti, in modo da sapere quanto siano efficienti o inefficienti i processi attuali, calcolare quante spese non necessarie esistono e identificare le aree in cui possono tagliare i costi o apportare altre modifiche per migliorare la posizione del dipartimento IT.
• Stabilire obiettivi chiari: i CIO hanno predisposto delle metriche per analizzare il loro approccio, proprio come ogni altra unità di business. La gestione dei costi IT richiede alle organizzazioni di fissare obiettivi chiari e monitorare i propri successi per assicurarsi di mantenere le promesse fatte ai dirigenti.
• Prevedere con precisione la spesa: i CIO non possono più sopravvivere lasciando che le loro iniziative superino i budget. Si aspettano che le previsioni del budget IT contengano i costi effettivi con tempistiche di consegna realistiche e una buona comprensione dell'impatto del progetto completato sull'azienda. Qualsiasi approccio moderno alla gestione dei costi IT deve includere una stima accurata dei costi e budget dettagliati del progetto che tengano conto di eventuali variazioni.
• Identificare i costi totali di proprietà (TCO): ogni tecnologia IT richiede un'analisi che fornisca un quadro chiaro di quanto costa la tecnologia, analizzando i costi operativi IT, le spese in conto capitale, la migrazione, gli aggiornamenti dei server, la manutenzione e altre considerazioni.
• Addestrare o riqualificare il personale: c'è un costo indiretto per i servizi IT, indipendentemente dal fatto che i dipendenti di un'organizzazione utilizzino o meno la tecnologia che crea o concede in licenza. Le organizzazioni dovrebbero investire nell'aiutare i dipendenti a massimizzare il valore di quella tecnologia; altrimenti, finirà inutilizzata e diventerà un componente del debito tecnologico complessivo dell'organizzazione.
• Cambia la cultura organizzativa: le operazioni IT di successo sono il risultato di una collaborazione tra persone e tecnologia. Le organizzazioni che perseguono intenzionalmente la gestione dei costi IT devono anche migliorare le competenze dei dipendenti e influenzare la cultura aziendale affinché si concentri sui risparmi sui costi e sulla promozione dell'efficienza. Le organizzazioni dovrebbero incoraggiare i dipendenti a identificare il software sottoutilizzato o non utilizzato, contribuire a escogitare modi per ridurre i costi o aumentare l'efficienza e pensare ai modi per rimuovere o evitare il debito tecnologico prima che diventi troppo oneroso.

L'ottimizzazione dei costi è una priorità per qualsiasi organizzazione. La gestione dei costi IT non consiste semplicemente nel ridurre i servizi esistenti, ma anche nel massimizzarne il valore. La giusta strategia e l'investimento possono aumentare i ricavi o, come minimo, fidelizzare i clienti.

1. Ottimizzazione del cloud

La spesa per il cloud è aumentata di circa il 20-30% all'anno a causa di diversi fattori, tra cui la fornitura di migrazioni cloud oltre il budget o le trasformazioni cloud che non sono riuscite a generare i risparmi previsti sui costi.

I costi del cloud stanno aumentando per diversi motivi, tra cui il pagamento della capacità inutilizzata, la mancanza di visibilità sulla spesa o il pagamento dello storage aggiuntivo per i dati non essenziali. In generale, le organizzazioni che si spostano al cloud e poi “lo impostano e se ne dimenticano” probabilmente spendono troppo . La gestione dei costi cloud è critica per qualsiasi programma di gestione dei costi IT perché l'utilizzo del cloud è destinato ad aumentare con l'uso dell'intelligenza artificiale (AI), e in particolare dell'AI generativa, che McKinsey stima potrebbe comportare un aumento del valore annuo compreso tra 2,6 trilioni di dollari e 4,4 trilioni di dollari. I costi del cloud associati all'AI generativa aumenteranno con l'utilizzo, oltre a quanto costerà concedere in licenza i modelli e rendere accurati i risultati da esseri umani.

2. Automazione

Un numero crescente di servizi IT può ora essere completamente automatizzato, tra cui il provisioning e la configurazione del server, la gestione dell' infrastruttura e l'aggiornamento del software. L'automazione riduce al minimo la necessità per i lavoratori umani di completare le attività manuali, lasciandoli liberi di concentrarsi su attività e strategie con priorità più alta.

3. Virtualizzazione di server e desktop

La virtualizzazione consiste nel suddividere le risorse di un singolo computer (ad esempio processori, memoria e storage) in più macchine virtuali (VM). La virtualizzazione consente di risparmiare denaro consentendo un utilizzo più efficiente delle risorse. Prima della virtualizzazione, ogni server di applicazione aveva la propria CPU corrispondente, Facendo in modo che diversi server non funzionassero a pieno regime. La virtualizzazione consente alle organizzazioni di abbinare le applicazioni alla propria macchina virtuale e al proprio sistema operativo su un computer fisico.

4. Valutazione delle licenze software

L'ascesa del mercato del software-as-a-service (SaaS) significa che le organizzazioni possono sempre più concedere in licenza la tecnologia di fornitori terzi per ridurre i costi dei servizi IT interni. Tuttavia, le organizzazioni possono accumulare abbonamenti non necessari o inutilizzati nel tempo, a volte pagando un servizio che non utilizzano più. Qualsiasi strategia completa di gestione dei costi IT prevede che i professionisti IT rivalutino costantemente le licenze per garantire che le organizzazioni paghino solo per le soluzioni che utilizzano e che producono valore superiore al loro costo.

5. Ciclo di vita IT e gestione degli asset

L'aumento del ciclo di vita del software e di altri servizi IT massimizza il tempo in cui l'organizzazione può utilizzare tali servizi. Le organizzazioni hanno bisogno di visibilità in tempo reale sui loro servizi e dovrebbero valutare costantemente ogni parte dei loro sistemi IT per comprendere ogni componente della loro infrastruttura, come funziona e quando necessita di manutenzione o sostituzione.

6. Aggiornamento alle nuove tecnologie

L'acquisto o la licenza di una nuova tecnologia può aiutare un'azienda a risparmiare denaro, per quanto paradossale possa sembrare a prima vista. La vecchia tecnologia spesso comporta un debito tecnico, creando delle spese che avranno un impatto in prospettiva futura prendendo decisioni non ottimali oggi. Tra gli esempi di debito tecnico possiamo citare la progettazione con valori codificati, una patch temporanea invece di risolvere la causa principale o la selezione di una piattaforma meno costosa che non fornisca tutti i servizi necessari. In definitiva, tutti questi fattori creeranno costi di manutenzione aggiuntivi, anche se oggi tali costi vengono posticipati.

Investire in nuove tecnologie, pur comportando un costo immediato, può aiutare un'organizzazione a raggiungere una maggiore efficienza, creare più prontamente nuove soluzioni per i clienti ed evitare violazioni di sicurezza, aumentando così i ricavi e riducendo i costi a lungo termine.

Il ruolo dei CIO sta diventando sempre più importante all'interno delle organizzazioni e, in definitiva, ci si aspetta che abbiano un'influenza positiva. Pertanto, la gestione dei costi IT deve essere una componente fondamentale del mandato, in modo che possano capire esattamente come l'IT sta aumentando i ricavi tenendo a bada i costi. I CIO che monitorano, analizzano e comunicano in modo proattivo e sistematico lo stato di salute finanziaria dei dipartimenti saranno trattati come partner preziosi e alla pari nei vertici aziendali e influenzeranno positivamente la loro organizzazione, che senza dubbio dipende dalla tecnologia ora più che mai nella sua storia.