Cos'è la gestione degli asset software (SAM, Software Asset Management)?

La gestione degli asset software (SAM) è un insieme di pratiche per la pianificazione, la gestione e l'ottimizzazione degli asset software durante il loro ciclo di vita.

SAM adotta un approccio strategico all'acquisto, alla implementazione, alla manutenzione, all'uso e allo smaltimento delle applicazioni software di un'organizzazione. Comprende audit del software, gestione dell'inventario, conformità delle licenze e altre attività. Come parte di una strategia IT efficace, SAM aiuta le organizzazioni a semplificare le operazioni, ridurre sprechi e costi, limitare i rischi e massimizzare il valore dei loro investimenti software.

SAM ha iniziato a prendere forma alla fine degli anni '80, quando le organizzazioni hanno avviato l'implementazione software per uso aziendale in numero sempre maggiore. Nel tempo, è passato dalla conformità di base delle licenze alla gestione dell'intero ciclo di vita del software. SAM è progredito ulteriormente all'inizio degli anni 2000, poiché l'introduzione del software as a service (SaaS) e del cloud computing hanno presentato nuove sfide.

Oggi, i gestori di asset software e altri soggetti stanno adattando il loro approccio al SAM. Ora devono tenere conto di un ecosistema tecnologico più complesso che include intelligenza artificiale (AI), strumenti di automazione e software open source.

La gestione degli asset software offre alle organizzazioni una migliore visibilità dei propri asset software e aiuta a garantire che vengano utilizzati in modo efficiente, efficace e responsabile.

Le organizzazioni fanno sempre più affidamento sul software per guidare le operazioni. Ma stanno effettivamente utilizzando tutte le applicazioni? E stanno utilizzando le applicazioni in modo efficiente e al massimo delle loro potenzialità? Senza una gestione adeguata, le aziende non sono trasparenti riguardo gli asset software di cui dispongono e su come vengono implementati all'interno dell'azienda. Finiscono per spendere troppo per le applicazioni e potrebbero diventare soggette a controlli e sanzioni in caso di uso improprio del software.

Con una strategia SAM, le organizzazioni possono scoprire licenze software inutilizzate o sottoutilizzate. Questa scoperta consente all'organizzazione di ottimizzare gli acquisti e garantire risparmi sui costi. SAM supporta anche un processo decisionale informato sui nuovi investimenti e sulle relazioni con i fornitori di software. Secondo Gartner, l'integrazione di SAM e operazioni finanziarie efficaci (FinOps) in una funzione di governance centrale potrebbe ridurre gli sprechi finanziari derivanti dagli investimenti in software e cloud del 60% entro il 2026.¹

Le soluzioni SAM possono anche aiutare le organizzazioni a evitare problemi legali e sanzioni. Ad esempio, le pratiche SAM possono aiutare a garantire che le organizzazioni rimangano in linea con i termini degli accordi di licenza software, il che le aiuta a evitare le conseguenze negative della non conformità.

Le funzioni principali di un programma SAM efficace includono:

• Inventario del software
• Monitoraggio dell'utilizzo
• Gestione delle licenze
• Processi di approvvigionamento
• Audit del software
• Gestisci il ciclo di vita

Le pratiche di inventario del software prevedono il tracciamento e l'organizzazione sistematica degli asset software di un'organizzazione. Queste attività si concentrano sull'identificazione di tutto il software installato, comprese le applicazioni on-premise, quelle basate su cloud e quelle software as a service (SaaS).

Le organizzazioni possono utilizzare strumenti automatici come parte di un processo di rilevamento per cercare il software installato sui dispositivi, dai server ai desktop, ai laptop e ai dispositivi mobile. Un database di inventario centralizzato potrebbe tenere traccia di dettagli come date, versioni e licenze di installazione del software. Questo monitoraggio centralizzato permette di comprendere meglio le titolarità del software o il software che l'azienda possiede o è autorizzata a utilizzare.

Il monitoraggio dell'utilizzo implica il modo in cui il software viene utilizzato all'interno di un'organizzazione. I dati vengono raccolti tramite strumenti che monitorano le metriche dell'attività del software come la frequenza d'uso, la durata dell'uso e i modelli di accesso generali. Questi dati consentono quindi alle organizzazioni di identificare software sottoutilizzati o ridondanti ed eliminare i costi software non necessari. Per le soluzioni SaaS e basate su cloud, SAM mira a monitorare le metriche di consumo, come gli utenti attivi o data storage, per ottimizzare i piani di abbonamento.

La gestione delle licenze implica garantire la conformità agli accordi di licenza e ottimizzare l'utilizzo delle licenze. Le organizzazione devono regolarmente verificare che l'utilizzo del software sia conforme ai termini di licenza, evitando un uso eccessivo (licenza eccessiva) o installazioni non autorizzate (licenza insufficiente). Le pratiche SAM esaminano tutte le titolarità del software e includono il monitoraggio dei tipi di licenza (come licenze perpetue rispetto agli abbonamenti) e il monitoraggio della conformità agli accordi con i fornitori.

Le organizzazioni possono quindi ottimizzare le licenze, riallocando o eliminando le licenze inutilizzate e consolidando le licenze correlate, ove possibile. Possono anche automatizzare i rinnovi, laddove è opportuno, per aiutare a prevenire interruzioni di accesso o di servizio.

I processi di approvvigionamento del software ne semplificano gli acquisti e i rinnovi. Centralizzando gli sforzi di approvvigionamento, le organizzazioni possono contribuire a controllare i costi ed evitare acquisti ridondanti. Possono anche implementare processi di approvazione per l'acquisizione di software per garantire l'allineamento con il budget e gli obiettivi.

Questi sforzi possono aiutare a costruire relazioni più solide con i fornitori e semplificare la gestione dei contratti. Potrebbero anche aiutare a prevenire la diffusione interna di shadow IT o prodotti software e strumenti utilizzati dai dipendenti senza la conoscenza o la supervisione dell'azienda.

Gli audit periodici del software consentono alle organizzazioni di esaminare in modo proattivo l'inventario complessivo del software, le licenze e la conformità agli accordi con i fornitori. Il processo di audit potrebbe includere il controllo incrociato del software installato sui dispositivi aziendali con un inventario centralizzato. In questo modo, i revisori possono identificare le applicazioni non autorizzate o obsolete.

Rivalutare periodicamente l'utilizzo e confermare la conformità delle licenze è un modo fondamentale per prevenire potenziali rischi e garantire l'efficienza dei costi. Mantenere le reti software pronte per la verifica semplifica la gestione delle richieste e delle revisioni man mano che si presentano.

La gestione del ciclo di vita aiuta a garantire un uso ottimale del software e la conformità dall'acquisizione alla dismissione. Questo processo include l'approvvigionamento del software giusto per le esigenze aziendali, al miglior prezzo possibile dai fornitori preferiti. Include anche la garanzia dell'installazione e della configurazione autorizzate sui dispositivi necessari e la programmazione di aggiornamenti, patch e manutenzione regolari.

Quando il software raggiunge la fine del ciclo di vita, le pratiche SAM aiutano a dismetterlo senza problemi, rimuovendo le installazioni, terminando le licenze e garantendo una rimozione sicura dei dati. Vari strumenti SAM possono automatizzare il monitoraggio della distribuzione e dei report del software durante il suo ciclo di vita per una migliore trasparenza e controllo degli asset.

Diversi strumenti e tecnologie di gestione degli asset software possono rendere l'implementazione e la gestione dei processi SAM più efficienti e accurate. Queste tecnologie includono:

• Strumenti di inventario software: le organizzazioni possono utilizzare strumenti di inventario software e strumenti di individuazione per analizzare e identificare automaticamente il software installato sui dispositivi, creando un inventario centralizzato.
  
  
• Sistemi di gestione delle licenze: questi sistemi centralizzati aiutano a gestire le licenze software, compresi i diritti d'uso e i rinnovi. Aiutano a garantire la conformità con gli accordi di licenza.
  
  
• Strumenti di misurazione del software: questi strumenti monitorano e misurano l'utilizzo del software e possono offrire preziosi insight. Potrebbero essere integrati con dati in tempo reale o utilizzati per identificare nel tempo modelli a lungo termine.
  
  
• Programmi di gestione dei servizi IT (ITSM): queste soluzioni di gestione dei servizi IT più complete integrano hardware, software e asset cloud per una gestione più ampia del workflow. Forniscono servizi di gestione aziendale di asset e processi IT e di tecnologia operativa (OT).

Le aziende possono utilizzare l'intelligenza artificiale (AI) in SAM per migliorare il processo decisionale e ottimizzare l'utilizzo e le spese del software. Gli strumenti basati su AI sono in grado di rilevare e classificare le risorse software su tutte le reti, riducendo la necessità di tracciamento manuale e facilitando la gestione di un inventario completo. L'analytics basata su AI può fornire informazioni sui modelli di utilizzo del software, aiutando le organizzazioni a identificare licenze sottoutilizzate e opportunità di risparmio sui costi. Inoltre l'analytics predittiva aiuta gli strumenti di AI ad anticipare le esigenze software future sulla base di dati storici e in tempo reale.

Probabilmente il più grande punto di forza dell'AI per le pratiche SAM è l'automazione. La tecnologia può essere utilizzata per automatizzare attività di routine come il monitoraggio delle licenze e i controlli di conformità, liberando risorse per attività più strategiche e prevenendo gli errori umani lungo il percorso.

Gli standard e le best practice SAM sono stabiliti da vari organismi del settore, come l'Organizzazione Internazionale per la Normazione (ISO) l'International Association of IT Asset Managers (IAITAM). Queste organizzazioni forniscono le linee guida per l'implementazione di programmi SAM efficaci e per garantire la conformità ai contratti di licenza. La Information Technology Infrastructure Library (ITIL) costituisce un insieme di best practice per la gestione dei servizi IT, inclusa la guida sui processi SAM.

SAM è solo un elemento della gestione complessiva delle operazioni IT. Rientra in un sottoinsieme della gestione degli asset IT (ITAM).

ITAM è il monitoraggio e la gestione end-to-end di tutte gli asset IT. Può essere suddiviso in: 

• Gestione degli asset software (SAM), che si concentra specificamente sugli asset software.
• Gestione degli asset hardware (HAM), che si concentra sugli asset, come computer, dispositivi mobile e server.