Che cos'è la gestione degli asset IT (ITAM)?

L'ITAM prevede l'utilizzo di dati finanziari, contrattuali e di inventario per tracciare e prendere decisioni strategiche sugli asset IT. L'obiettivo principale è garantire che le risorse IT siano utilizzate in modo efficiente ed efficace. L'ITAM aiuta inoltre a ottimizzare i costi riducendo il numero totale di asset in uso e prolungandone la durata, evitando costosi aggiornamenti. Una parte importante dell'ITAM consiste nel conoscere a fondo il costo totale di proprietà e trovare modi per ottimizzare l'utilizzo degli asset.

Un asset IT (Information Technology) è qualsiasi informazione, software o hardware che un'organizzazione utilizza nel corso delle proprie attività aziendali. Gli asset hardware includono apparecchiature informatiche fisiche come i server fisici nei data center, i computer desktop, i dispositivi mobili, laptop, tastiere e stampanti. Gli asset software, invece, comprendono applicazioni per le quali le licenze vengono tipicamente rilasciate per utente o macchina, nonché sistemi software e database costruiti utilizzando risorse open-source. Gli asset software includono anche asset basati sul cloud e servizi cloud, come le applicazioni SaaS (software-as-a-service).

Il processo di gestione degli asset IT (ITAM) di solito prevede i seguenti passaggi:

1. Identificazione degli asset: il primo passo nella gestione degli asset IT è creare un inventario dettagliato di tutti gli asset IT. Questo ne facilita l'identificazione e garantisce che gli asset ridondanti siano ottimizzati per migliorare l'efficienza.
   
   
2. Monitoraggio: comporta l'utilizzo di uno strumento o di un sistema ITAM per monitorare costantemente gli asset IT.Le informazioni raccolte per il monitoraggio di ogni asset includono dati finanziari (costi degli asset), contrattuali (garanzie, licenze e SLA (service-level agreement)) e di inventario (posizione e condizioni degli asset fisici).
   
3. Manutenzione: gli asset IT sono mantenuti in base alla fase del loro ciclo di vita. La manutenzione comporta la riparazione, l'aggiornamento e la sostituzione degli asset. Tutte le attività di manutenzione eseguite su un asset IT vengono registrate come parte del processo ITAM, in modo che i dati possano essere utilizzati per valutare le prestazioni dell'asset.

Ogni asset IT ha un ciclo di vita finito. L'ITAM (IT asset management) consiste nel gestire il ciclo di vita di un asset per garantire la massima produttività. Sebbene ogni organizzazione possa definire fasi uniche del ciclo di vita, il ciclo di vita di un asset IT generalmente include le seguenti fasi:

1. Pianificazione: si tratta di prendere decisioni sugli asset necessari a un'organizzazione, sulla loro destinazione d'uso e sulle modalità di acquisizione. Le organizzazioni valutano anche le alternative della concorrenza ed effettuano analisi costi-benefici e TCO (total cost of ownership) di tutte le possibili opzioni durante la pianificazione dell'acquisizione di asset.
   
   
2. Procurement/acquisizione: gli asset possono essere acquisiti tramite acquisto (incluso il Software-as-a-Service), costruzione, licenza o leasing.
   
   
3. Implementazione: l'implementazione degli asset può comportare l'installazione, l'integrazione con altri strumenti, la concessione dell'accesso agli utenti e la fornitura di assistenza tecnica.
   
   
4. Manutenzione: una volta che gli asset sono stati implementati, occorre prevedere una manutenzione regolare, aggiornamenti e riparazioni per ottimizzarne l'uso e massimizzarne il valore. Questo consentirà di prolungarne la durata, minimizzare i costi e ridurre i rischi.
   
   
5. Ritiro: un asset viene ritirato quando si raggiunge l'ammortamento e la manutenzione non è più fattibile. In altre parole, un asset IT raggiunge la fine del suo ciclo di vita quando la manutenzione diventa più frequente e l'organizzazione deve investire più risorse per mantenerlo rispetto a prima. Un'organizzazione può anche decidere di dismettere un asset se ci sono alternative migliori sul mercato. La dismissione degli asset implica lo smaltimento dei vecchi asset, l'aggiornamento delle informazioni sugli asset, la risoluzione dei contratti di assistenza e di licenza e la pianificazione della transizione a nuovi asset.

Una gestione efficiente degli asset IT (ITAM) può aiutare un'organizzazione a prendere decisioni aziendali migliori. Alcuni dei vantaggi fondamentali includono:

• Database/inventario centralizzato degli asset: gli asset sono difficili da gestire quando vengono monitorati in luoghi diversi. Può portare a imprecisioni e disordine, compromettendo di conseguenza l'efficienza e i processi decisionali aziendali. Avere una singola fonte affidabile rende il monitoraggio degli asset più facile ed efficiente. L'organizzazione può vedere in un unico posto quali asset devono essere smaltiti, aggiornati o ottimizzati per garantire la massima produttività.
  
  
• Utilizzo ottimizzato degli asset: la gestione delle risorse IT porta a un utilizzo efficiente delle risorse, attenua i rischi, riduce al minimo gli sprechi e i costi. Definendo un processo ITAM, un'organizzazione può ottenere dati in tempo reale sullo stato di tutti i suoi asset e prendere decisioni informate sul loro utilizzo.
  
  
• Conformità alle licenze software: le organizzazioni che concedono in licenza software di terze parti spesso devono sottoporsi ad audit da parte di fornitori di software che vogliono assicurarsi che tali organizzazioni rispettino i termini e le condizioni della licenza. Il mancato rispetto di questi accordi può comportare pesanti sanzioni. Pertanto, le organizzazioni utilizzano il software ITAM per monitorare automaticamente tutti i software installati su ogni singolo computer delle proprie reti e si assicurano che rispettino i relativi accordi di licenza.
  
  
• Processo decisionale informato: i dati ITAM aiutano a valutare gli acquisti e le distribuzioni precedenti, che poi orientano le azioni successive. L'ITAM può migliorare l'acquisto di asset IT e i processi aziendali.

Man mano che gli asset IT di un'organizzazione crescono, gestirli tramite sistemi manuali, cartacei o con fogli di calcolo diventa complicato. Il software ITAM (IT asset management) è un'applicazione centralizzata utilizzata per la gestione e il monitoraggio del ciclo di vita degli asset.

• Scopo: un'organizzazione deve avere un'idea chiara del perché ha bisogno del software ITAM e quali obiettivi spera di raggiungere passando al digitale nella gestione degli asset. Se possibile, la direzione dovrebbe organizzare delle riunioni con tutti i reparti IT interessati per ottenere le loro opinioni.
  
  
• Costo: quando un'organizzazione ha individuato i pacchetti software che soddisfano i propri obiettivi e aspettative, il passaggio successivo è confrontare i prezzi con il proprio budget. Può essere utile capire cosa offre e cosa non offre ogni pacchetto in base al prezzo. Approfitta di un periodo di prova gratuito prima di decidere di acquistare.
  
  
• Supporto tecnico: le organizzazioni dovrebbero scegliere un fornitore di software che offra supporto tecnico ogniqualvolta necessario. Questo supporto può presentarsi sotto forma di una piattaforma self-service, una community online di utenti, chat in-app o web con un bot, supporto telefonico o chat con un assistente assistenza clienti sui social.
  
  
• Recensioni e valutazioni: leggere recensioni degli utenti attuali e passati di un pacchetto software su siti di terze parti (ad esempio, negozi di app e agenzie di rating software) può aiutare un'organizzazione a fare la scelta giusta.

Mentre la gestione degli asset IT riguarda la gestione degli asset IT durante il loro ciclo di vita, la gestione dei servizi IT (ITSM) riguarda la gestione e la fornitura di servizi IT.

La gestione dei servizi IT è il processo di gestione dei servizi IT in un'organizzazione. Include diverse componenti, dalla pianificazione e implementazione dei servizi IT al monitoraggio e all'audit per assicurarsi che funzionino in modo fluido ed efficiente. I servizi IT comprendono il supporto dell'help desk e del service desk (ad esempio, il supporto per guidare un utente nel processo di modifica della password) e le procedure di gestione delle modifiche, che implicano una gestione efficiente delle modifiche all'infrastruttura IT.

L'obiettivo della gestione dei servizi IT è quello di fornire servizi IT affidabili e di alta qualità in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda e dei suoi utenti finali, inclusi clienti, dipendenti e partner commerciali. L'ITSM mira a migliorare l'esperienza utente e la qualità dei servizi.

L'IT Infrastructure Library (ITIL) è considerata l'approccio migliore per la realizzazione di un ITSM. Si tratta di una libreria che fornisce le best practice e il framework per un ITSM efficiente. La versione più recente di ITIL, ITIL 4, comprende cinque volumi, ovvero Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation e Continual Service Improvement, che descrivono nel dettaglio 34 pratiche ITSM.

In un certo senso, l'ITSM comprende anche l'ITAM. La gestione degli asset e delle configurazioni è uno dei tanti processi ITSM e un CMDB, ovvero lo strumento dedicato a questo processo, è un repository centralizzato degli asset IT di un'organizzazione e delle relazioni tra di essi.