¿Qué es la gestión de activos empresariales (EAM)?

La EAM puede considerarse una extensión de la estrategia de gestión del ciclo de vida de los activos (ALM) de una empresa. Despliega tecnologías, sistemas y procedimientos específicos al servicio del marco ALM más amplio de la organización, incorporando elementos de gestión del trabajo, gestión de la energía, mantenimiento de activos, planificación y programación, gestión de la cadena de suministro suministro e iniciativas ambientales, de salud y seguridad (EHS).

Sin un marco integral de EAM, las organizaciones enfrentan un mayor riesgo de interrupciones del servicio y fallas de equipamiento, visibilidad limitada y reducción de la eficiencia en todos los procesos de negocio. Estas interrupciones pueden sumarse rápidamente. Por ejemplo, el tiempo de inactividad cuesta a las empresas Global 2000 (clasificación de Forbes de las empresas más grandes del mundo por ventas, ganancias, activos y valor de mercado) un promedio de 200 millones de dólares cada año, lo que representa el 9 % de las ganancias totales, según un informe de Splunk de 2024.

EAM también juega un papel importante en la gobernanza y la seguridad. Las empresas de industrias altamente reguladas, como la atención médica, la aviación y la Empresa de servicios públicos, a menudo están sujetas a protocolos de cumplimiento de EAM más estrictos de cumplimiento. Por ejemplo, los fabricantes en los Estados Unidos deben cumplir con las leyes especiales de seguridad en el lugar de trabajo y de diligencia debida en la cadena de suministro, que les exigen someterse a auditorías e inspecciones periódicas, monitorear los impactos ambientales y rastrear las condiciones y el rendimiento del equipamiento.

En la era del Internet de las cosas (IoT), donde todo, desde las válvulas hasta los vehículos, está conectado por sensores y sistemas, las plataformas avanzadas de analytics e inteligencia artificial aportaron un nivel más profundo de precisión al EAM. Los insights resultantes pueden ayudar a las empresas a mejorar la toma de decisiones, aumentar la eficiencia y maximizar las inversiones.

Los activos incluyen prácticamente cualquier parte del equipo necesaria para mantener la producción, los servicios y las operaciones, como edificios e instalaciones, hardware y maquinaria, flotas de transporte, equipos de fabricación e infraestructuras energéticas. Hoy en día, muchas estrategias de EAM se extienden también a los activos intangibles, incluidas las aplicaciones, el software, las patentes y las marcas registradas. El valor global de los activos intangibles alcanzó un máximo histórico de 79.4 billones de dólares en 2024, un 28 % más que el año anterior, según la consultora Brand Finance.

Si bien la EAM tradicionalmente se realizaba localmente, las empresas confían cada vez más en el software de EAM basado en la nube para mantener los activos y optimizar el uso. Las soluciones basadas en la nube permiten a las organizaciones moderar las provisiones de activos en tiempo real, ajustar la escala con precisión, analizar datos de uso sólidos e integrar múltiples arquitecturas y ubicaciones geográficas. Se espera que el tamaño del mercado de EAM crezca a USD 13.7 mil millones para 2032, lo que representa una tasa de crecimiento anual del 10.9 %, según Fortune Business Insights.

EAM a menudo se asocia con un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), pero una mirada más cercana revela diferencias clave entre los sistemas, especialmente en términos de su alcance.

Mientras que un EAM cubre todo el ciclo de vida de un activo desde la adquisición hasta la eliminación, un CMMS se ocupa principalmente del rendimiento del activo durante la etapa de mantenimiento. Dicho de otro modo, el CMMS suele ser sólo un componente dentro de un sistema EAM más amplio, que generalmente cubre una banda más estrecha de funciones. EAM surgió de CMMS a partir de la década de 1990, cuando las compañías buscaban una estrategia más integral y multifuncional para mantener sus activos.

Un CMMS a menudo toma la forma de una base de datos centralizada donde los equipos de mantenimiento y operaciones pueden acceder a información sobre cada activo del sistema. A través de este repositorio central, los equipos pueden manejar la gestión de órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento predictivo, la gestión de inventario y la auditoría. Hoy en día, las divisiones de mantenimiento automatizan muchos de estos procesos, mejorando su velocidad y precisión.

A diferencia de los CMMS, los sistemas EAM buscan una visión más holística de los activos de una empresa mediante el análisis de factores como el valor a largo plazo y el costo de por vida. Por ejemplo, mientras que el CMMS se preocupa principalmente por la condición física y el rendimiento de un activo, la EAM también podría considerar cómo la adquisición de nuevos activos o el desmantelamiento de los obsoletos afectaría la salud financiera de la organización. EAM implica la colaboración entre múltiples departamentos y funciones, no solo el equipo de mantenimiento, y es más adecuado para monitorear activos en diferentes entornos y arquitecturas.

La gestión del rendimiento de activos (APM) puede considerarse una reinterpretación o evolución moderna de los CMMS. Al igual que los CMMS, tiene un alcance relativamente limitado, con un enfoque en el mantenimiento y la optimización de activos. Sin embargo, utiliza analytics avanzados, gemelos digitales y machine learning no solo para evaluar el estado actual de los activos, sino también para predecir el rendimiento futuro con más exactitud y precisión que los métodos tradicionales.

Gestión del ciclo de vida de activos (ALM) es una Estrategia de alto nivel que establece un conjunto de objetivos, como mejorar la eficiencia y extender la longevidad de los Recursos, para optimizar el uso de los activos de una organización. Mientras tanto, EAM explora los pasos prácticos que toma una empresa para implementar su estrategia ALM, incluidos los servicios, herramientas y marcos que utiliza para mantener y optimizar sus recursos.

La planificación de recursos empresariales (ERP) adopta una visión aún más amplia que ALM, incorporando todas las operaciones comerciales, no solo las relacionadas con los ciclos de vida de los activos. La gestión de activos empresariales suele ser solo un elemento de una estrategia ERP más amplia.

Una de los principales beneficios del ERP es que consolida datos de toda la organización poniéndolos a disposición a través de una interfaz centralizada. Si bien una base de datos ERP contiene datos y recursos relacionados con los activos de la organización, los empleados también pueden acceder a módulos relacionados con recursos humanos (nóminas, rendimiento y recursos de capacitación), finanzas (presupuestos, forecasting y seguimiento de gastos), ventas (datos de clientes, seguimiento de clientes potenciales y cumplimiento de pedidos) y más.

Las organizaciones a menudo construyen y refinan los sistemas EAM en múltiples etapas, comenzando con el seguimiento básico de activos antes de pasar a estrategias de mantenimiento más avanzadas y computacionalmente complejas. Los pasos más comunes son:

• Planificación: evaluar el alcance de las necesidades de mantenimiento de una organización, definir objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI), consultar con las partes interesadas y elegir una solución de software EAM adecuada.
  
  
• Preparación de datos: recopilación, integración y estandarización de datos de activos de toda la organización. Identificar los datos inaccesibles, incompatibles o corruptos y colmar las lagunas de información.
  
  
• Asignación de funciones: definir qué equipos son responsables de mantener qué activos. Establecer límites claros entre los equipos y al mismo tiempo crear líneas abiertas de comunicación en toda la organización. Equilibrar cargas de trabajo, calendarios y recursos entre departamentos.
  
  
• Despliegue: despliegue del sistema, evaluación de los desafíos técnicos y ajuste de los procesos para lograr eficiencia operativa, cumplimiento y sustentabilidad.
  
  
• Refinamiento: iterar en procedimientos de EAM para agilizar las operaciones de mantenimiento. Implementar gradualmente infraestructuras avanzadas y tecnologías, como automatización, machine learning, integración de IoT y simulaciones de activos virtuales.

Muchas empresas todavía están en el proceso de adoptar plenamente una infraestructura de EAM. Aproximadamente el 15 % de las empresas adoptan actualmente un enfoque "reactivo" para la gestión de activos, lo que significa que esperan hasta que un equipamiento no funcione correctamente antes de restaurarlo o reemplazarlo, según un informe de IFS de 2023. Alrededor del 62 % tiene sistemas más complejos, con al menos cierta capacidad para evitar que los activos se averíen por adelantado.

Se estima que el 12 % utiliza estrategias de mantenimiento avanzadas, como el mantenimiento basado en condiciones (CBM) y las evaluaciones de riesgos, para mantener de forma proactiva el equipamiento y los activos. Estos sistemas van más allá de los programas de mantenimiento estandarizados para identificar los activos vulnerables basar en métricas en tiempo real, lo que ofrece un mayor nivel de visibilidad y control.

EAM es importante porque ayuda a las organizaciones a seguir, evaluar, gestionar y optimizar la calidad y fiabilidad de los activos. Las organizaciones de todo tipo suelen gestionar cientos, miles o incluso millones de activos.

Una estrategia cohesiva de EAM puede ayudar a las empresas de industrias intensivas en activo a cuidar de manera proactiva el equipamiento y los recursos a lo largo de su ciclo de vida, en lugar de correr para realizar arreglos y fallas a medida que surgen. Las mejores prácticas de EAM ayudan a los equipos de mantenimiento a obtener un mayor control de entornos complejos para:

Muchos sistemas EAM utilizan un CMMS para indicar a los gerentes de mantenimiento dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo. Las bases de datos CMMS a menudo incluyen información histórica sobre activos críticos, junto con datos en tiempo real que muestran su estado actual y proyecciones sobre cómo podrían desempeñarse en el futuro. Este enfoque centralizado mejora la trazabilidad y accesibilidad de la información de activos para todos los stakeholders relevantes.

El software de gestión de activos Enterprise a menudo presenta capacidades preventivas que pueden ayudar a las organizaciones a mantener el equipamiento para un funcionamiento estable y continuo de las Operaciones. Las plataformas tradicionales de EAM pueden señalar cuándo un activo en particular podría necesitar servicio o reemplazo en función de las tendencias históricas. Mientras tanto, los sistemas modernos utilizan sensores, análisis de datos y otros mecanismos para monitorear activos individuales en busca de signos de desgaste en tiempo real.

Por ejemplo, los equipos de mantenimiento podrían recibir un aviso cada vez que una computadora alcance los 25 % de capacidad de batería, lo que indicaría que hay que cambiarla. Estas medidas proactivas ayudan a garantizar el cumplimiento del contrato (alineación con los términos y condiciones vinculados a un activo concreto) y a evitar problemas como el tiempo de inactividad del servicio que, de otro modo, podrían interrumpir las operaciones principales.

Las herramientas de monitoreo remoto, que a menudo utilizan IA para detectar anomalías en los datos y monitorear patrones de comportamiento, pueden brindar insight aplicable en la práctica sobre los estados actuales y esperados de los activos. Estas herramientas agregan datos entre departamentos y silos de información, lo que permite alertas más precisas y completas y una mejor toma de decisiones.

Este monitoreo se extiende a las configuraciones del sistema, lo que ayuda a garantizar que las arquitecturas envejecidas se actualicen y mantengan de manera rutinaria. Los activos se pueden monitorear a través de múltiples métodos, incluido el seguimiento habilitado para WiFi, códigos QR, GPS y etiquetas de identificación de radiofrecuencia.

Algunos sistemas de EAM incluyen herramientas integradas de gestión de riesgos que pueden anticipar el mal funcionamiento del equipamiento y sugerir acciones para protegerse contra ellos. Por ejemplo, el software EAM podría detectar vulnerabilidades en un mainframe central, lo que incita a una empresa a configurar una copia de seguridad. El mainframe redundante puede tomar el relevo si el original se desconecta.

Las evaluaciones de riesgos también pueden identificar amenazas relacionadas con la ciberseguridad, el cumplimiento, la seguridad, la sustentabilidad y la elaboración de presupuestos. El IoT, el machine learning y los analytics avanzados pueden mejorar las prácticas de supervisión, haciéndolas más precisas y robustas. Por ejemplo, el seguimiento y la trazabilidad de activos impulsados por IA, que utilizan algoritmos avanzados para predecir patrones de emisiones, el equipamiento y el estado y otras métricas, ayudan a las empresas a cumplir con requisitos cada vez más complejos de medio ambiente, salud y seguridad (EHS).

Los datos históricos y en tiempo real recopilados de dispositivos IoT y herramientas analíticas y de diagnóstico ayudan a ampliar la disponibilidad, confiabilidad y vida útil de los activos físicos. Los sistemas EAM ayudan a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos con respecto a los costos de mantenimiento y reemplazos para maximizar el retorno de la inversión.

Una compañía podría determinar, por ejemplo, que el mantenimiento de una maquinaria cada tres meses puede prolongar su vida útil en varios años. Lo contrario también podría ser cierto: las empresas pueden reducir el mantenimiento o la frecuencia de reemplazo si hacerlo solo tiene un efecto marginal en el ciclo de vida de extremo a extremo de un activo.

EAM establece un sistema único para gestionar prácticamente todos los tipos de activos, promoviendo la continuidad en toda la organización. Esta estrategia alinea a los equipos en torno a un conjunto compartido de canales de datos y objetivos de uso de recursos, lo que ayuda a garantizar que cada departamento emplee las mismas métricas al elaborar estrategias de activos.

Si bien las soluciones de gestión de activos varían ampliamente según los objetivos y prioridades específicos de una organización, los pilares centrales de una estrategia eficaz de EAM a menudo incluyen:

Las plataformas EAM gestionan y rastrean de forma centralizada las actividades de mantenimiento, incluido el trabajo planificado y no planificado, desde la solicitud inicial hasta su finalización. Los flujos de trabajo de EAM también pueden incorporar informes de datos reales o mantener un registro de ingresos y gastos a lo largo del ciclo de vida de un activo.

Las estrategias avanzadas de EAM mover de mantenimiento correctivo, cuando las reparaciones se realizan después de que ocurre un problema, a mantenimiento preventivo, cuando las reparaciones se programan con anticipación y, finalmente, a mantenimiento predictivo, cuando las reparaciones se realizan porque los datos indican una falla inminente.

Los sistemas EAM pueden mostrar las órdenes de trabajo y los programas de mantenimiento preventivo de forma gráfica con un diagrama de Gantt (un gráfico de barras que visualiza los plazos de los proyectos). También pueden automatizar los cronogramas y las asignaciones de mantenimiento, liberando a los despachadores para que prioricen las tareas más urgentes.

Las plataformas EAM integran activos y sus materiales de mantenimiento en la cadena de suministro, a menudo con la ayuda de tecnologías IoT y analytics avanzados. También gestionan un inventario de piezas de repuesto y componentes críticos para que los activos puedan reemplazarse rápidamente en respuesta a una falla. Por último, mantienen la supervisión de la cadena de suministro para evitar cuellos de botella y escasez.

Los sistemas EAM utilizan el análisis de incidentes, la trazabilidad de acciones correctivas y la gestión de cambios para cumplir con las regulaciones de estado y seguridad. A menudo tienen una característica de informes robusta para documentar vulnerabilidades de seguridad, preocupaciones de gobernanza y conflictos de EHS. También incluyen medidas de seguridad detalladas para que los equipos puedan alinearse en torno a un conjunto compartido de reglas y políticas.

Las plataformas EAM leen medidores, códigos de barras y frecuencias de radio para capturar firmas electrónicas, lo que ayuda con el monitoreo remoto y la supervisión. También podrían usar las capacidades de los dispositivos móviles, incluidas las cámaras y la conversión de voz a texto, para mejorar la recopilación de información, promover la colaboración y permitir el acceso a herramientas sin conexión.

Los sistemas EAM ejecutan analytics descriptivos y de diagnóstico, a menudo impulsados por IA, para obtener insights operativos sobre las causas subyacentes de las ineficiencias. Emplean modelos de optimización para automatizar los procesos de planeación, programación y gestión del trabajo. También pueden prescribir cambios operativos que puedan extender los ciclos de vida de los activos y reducir las ineficiencias.

Las soluciones EAM admiten cada vez más software como servicio (SaaS), despliegue basado en la nube o despliegue en la nube híbrida para controlar los costos, mejorar la flexibilidad del sistema y disminuir la dependencia de TI.

A medida que las organizaciones reemplazan sus arquitecturas on premises tradicionales con entornos de múltiples nubes o híbridos, es posible que les resulte más difícil realizar un seguimiento y administrar los activos. Para abordar este problema, muchas empresas recurren a soluciones de EAM basadas en la nube para ayudar a optimizar el uso de activos y restaurar la supervisión operacional.

Muchos proveedores de software de EAM utilizan un modelo SaaS, cobrando a las empresas una tarifa mensual o anual por el acceso a las capacidades de EAM. Las opciones comunes incluyen IBM Maximo, SAP EAM, Oracle EAM, IFS EAM, MaintenanceX y Facilio. Las empresas pueden confiar en un solo producto de EAM o usar una variedad, y cada una se especializa en una industria o capacidad diferente.

Las soluciones EAM basadas en la nube ofrecen a las compañías la flexibilidad necesaria para ampliar y reducir su dotación de recursos en función de la demanda de datos. Los usuarios pagan sólo por los recursos de datos que necesitan. Cuando los proveedores de servicios realizan actualizaciones en la nube, los clientes pueden acceder inmediatamente al servicio nuevo y mejorado. La mayoría de las plataformas EAM modernas también ofrecen acceso a herramientas avanzadas de análisis y IA, incluidos gemelos digitales, modelado basado en predicciones, seguimiento de sustentabilidad y mucho más.

Por último, dado que la mayoría de las soluciones SaaS ofrecen asistencia técnica integrada, las organizaciones también dependen menos de los departamentos de TI internos. Por ende, los costos de capital relacionados a las TI puede transformarse en gastos operativos y recursos.