¿Qué es la gestión de carteras estratégicas? (SPM)

Facilita la alineación y la transparencia, y ayuda a las organizaciones a manejar los cambios económicos o las prioridades contrapuestas, minimizando el riesgo y maximizando el valor comercial.

La SPM, una subdisciplina de la gobernanza organizacional, centraliza los procesos de negocio y las tecnologías de gestión de carteras para proporcionar a los responsables de la toma de decisiones diversas opciones para ejecutar las mejores y más rentables estrategias comerciales. Los equipos y los líderes empresariales pueden evaluar y gestionar colectivamente la cartera estratégica de la empresa (todos los proyectos actuales y propuestos) en función de métricas clave (utilización de recursos y costo, por ejemplo).

Las funciones de la SPM, aunque son conocidas para muchos estrategas y planificadores de TI, son cada vez más fundamentales para el éxito empresarial en general. Y aunque las definiciones, los objetivos y las necesidades de inversión varían de una empresa a otra, la SPM ayuda a las empresas a:

• Volver a priorizar o cancelar proyectos en función de su alineación con los objetivos empresariales.
• Automatizar la capacidad y la gestión de recursos, especialmente para proyectos y programas críticos.
• Ajustar los flujos de inversión en las carteras de la organización en función de su relevancia para los objetivos empresariales.

Cuando se implementan de manera efectiva, las prácticas de SPM pueden optimizar la asignación de recursos hacia estrategias de negocios en toda la empresa, lo que facilita una comunicación sólida y precisa de presupuestos, cronogramas, hojas de ruta y dependencias entre equipos y flujos de trabajo.

Y, al utilizar datos organizacionales y de proyectos en tiempo real, la SPM ayuda a enfocar el business intelligence para que los ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones puedan mantenerse al día con los presupuestos cambiantes, las condiciones del mercado, las prioridades de la cartera y los objetivos comerciales generales. 

El tiempo, los recursos, el personal y los presupuestos están limitados en los dinámicos entornos empresariales y de TI actuales. Las organizaciones empresariales deben moverse más rápido que nunca, tomando decisiones más riesgosas y de mayor impacto e impulsando la innovación continua para garantizar su supervivencia a largo plazo.

En consecuencia, los responsables de la toma de decisiones deben elegir qué proyectos, productos, programas o iniciativas perseguir y cuáles abandonar (en función de factores como el consumo de recursos y la alineación con los objetivos estratégicos de la organización).

Las inversiones que no propician los resultados comerciales deseados son opciones que se consideran para su eliminación, y se da prioridad a las que están en sintonía con los objetivos estratégicos.

Sin embargo, el proceso de toma de decisiones puede plantear importantes dificultades a las empresas. Por ejemplo, si los objetivos estratégicos no son claros, ya sea porque no están bien definidos o no se comunican adecuadamente a todos los stakeholders que participan en la implementación, las decisiones en materia de inversiones pueden no ser idóneas.

Algunas organizaciones también batallan con el aspecto de la visibilidad de la información y los procesos en los sistemas que forman parte integral de la gestión de carteras, creando silos de información en áreas vitales (como la planificación de capacidad, la gestión de riesgos y la gestión financiera). Estos problemas a menudo empeoran debido al escalamiento agresivo de las prácticas ágiles, que pueden crear puntos ciegos tanto para los planificadores financieros como para los de cartera.

Los silos de información a los que no se accede impiden que los gerentes de carteras de proyectos obtengan una visión integral de los datos empresariales, lo que dificulta la planificación de la capacidad, la asignación de presupuestos y la toma de decisiones en general. Además, los sistemas de registro desconectados que dan seguimiento a los presupuestos, los recursos y las asignaciones de trabajo dificultan la respuesta dinámica a las condiciones cambiantes del mercado.

Pero, a medida que los equipos de todo la empresa trabajan con mayor autonomía y una toma de decisiones más rápida, la alineación continua con una única fuente de información cobra cada vez más importancia.

Las prácticas de SPM abordan los problemas de visibilidad y alineación integrando disciplinas que normalmente son manejadas por distintos equipos. Estas incluyen: gestión de estrategias, gestión de carteras de programas (PPM, sigla en inglés de program portfolio management), análisis integrado de carteras de TI, gestión eficiente de carteras y gestión financiera ágil.

En los entornos de SPM, estas tareas están centralizadas e interconectadas, por lo que cualquier cambio (en la estrategia de negocio, los modelos operativos, las carteras de TI o la arquitectura empresarial) es inmediatamente visible para todos los stakeholders pertinentes. La visibilidad en tiempo real de toda la empresa facilita la alineación optimizada de la cartera, la toma de decisiones orientada al valor y la adaptabilidad continua de la cartera. 

Como tal, la SPM ayuda a las empresas, a los gestores de proyectos y a las oficinas de gestión de proyectos (PMO, sigla en inglés de project management offices) a lograr resultados empresariales superiores y a mantener su ventaja competitiva a través de inversiones digitales y relacionadas con la tecnología.

La gestión de carteras estratégicas ayuda a las empresas a crear una única fuente de información, incorporando varias disciplinas empresariales y de TI, tales como:

La estrategia comercial y el desarrollo del modelo operativo son fundamentales para definir la visión estratégica de una empresa. El proceso generalmente incluye la especificación de modelos comerciales y operativos y el diseño de temas estratégicos para lograr los objetivos establecidos. También requiere que los equipos alineen la estrategia comercial con las iniciativas de TI, priorizando aquellas que respaldan la estrategia corporativa.

Los modelos operativos sirven como proyecto técnico en el que las organizaciones visualizan y estructuran sus operaciones. Conectan las ofertas de los clientes, las capacidades comerciales y las estructuras corporativas para ayudar a garantizar que la entrega de valor esté en sintonía con los objetivos estratégicos de la organización.

Al definir claramente cómo interactúan las diferentes partes de la empresa, los modelos operativos facilitan procesos eficientes y aumentan la satisfacción del cliente, creando operaciones más cohesivas y estratégicas.

La gestión de la cartera empresarial y de TI proporciona una visión holística de todos los activos e iniciativas relacionados con la tecnología en toda una organización. Permite a las empresas organizar toda su cartera de TI, mejorando la agilidad, simplificando las modificaciones de la cartera y optimizando el impacto de la cartera.

Y, con carteras centralizadas, los gerentes de proyectos pueden realizar análisis integrales de impacto para mejorar las sinergias de los activos y minimizar los errores de planificación.

La gestión de la cartera empresarial y de TI proporciona una visión amplia del ámbito de TI de una empresa, para que las empresas puedan tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos, la priorización de proyectos y la estrategia de TI en general. Asimismo, facilita una mejor supervisión y mantenimiento de los recursos de TI por parte de los equipos y los líderes empresariales para ayudar a garantizar la innovación continua y la consonancia con los objetivos empresariales.

La gobernanza de la arquitectura empresarial define las capas estructurales, entre ellas, las capas técnica, de negocio, de aplicación, y de información, de los sistemas de negocios complejos. Proporciona una infraestructura para administrar y optimizar los activos y procesos de TI, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones alinear sus recursos y herramientas con el resto de la empresa.

Una gobernanza eficaz ayuda a optimizar la integración del sistema y a maximizar la agilidad de la infraestructura, para que los equipos puedan implementar más fácilmente prácticas competitivas de transformación digital y establecer estándares para el cambio.

La transformación ágil se refiere al proceso iterativo e integral de hacer avanzar a toda una empresa hacia prácticas comerciales más ágiles y reactivas.

Como parte de un programa de SPM, la transformación ágil ayuda a garantizar una visibilidad unificada del sistema desde el desarrollo de objetivos y temas estratégicos hasta el mantenimiento de la cartera, de modo que las salidas ágiles estén alineadas con las prioridades de la empresa. Destaca cómo los cambios en la planificación empresarial o la ejecución de la estrategia pueden afectar las etapas iniciales de la estrategia y las actividades posteriores.

Los líderes empresariales y los gerentes de carteras obtienen una visión clara del rendimiento de los nuevos productos, incluidos los obstáculos que podrían entorpecer el éxito en el mercado o el impacto del producto en los resultados estratégicos.

La visibilidad integral de los pipelines ágiles permite a los equipos ajustar nuevos productos a medida que surgen problemas y oportunidades de mejora, lo que ayuda a las empresas a optimizar continuamente la estrategia y las operaciones de la cartera.

La gestión financiera permite a los equipos alinear los costos con la estrategia empresarial, centrándose en pronósticos y presupuestos precisos. Ayuda a los líderes empresariales a comprender las prioridades comerciales actuales y futuras (y el soporte de TI que requieren) y las implicaciones financieras de las medidas de reducción de costos en diferentes partes del negocio.

Al predecir con precisión el impacto de las decisiones de optimización de costos de TI, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas que respalden los objetivos a largo plazo y, al mismo tiempo, mantengan un buen estado financiero. Este enfoque ayuda a garantizar una asignación eficiente de recursos y a minimizar el riesgo financiero.

La gestión de riesgos y seguridad es la práctica de identificar posibles amenazas y proteger áreas con vulnerabilidades o problemas de conformidad. Proporciona a las organizaciones insights sobre los sistemas que podrían exponer la infraestructura de TI a riesgos, detallando cuáles son los riesgos y la mejor manera de abordarlos.

Una gestión eficaz de riesgos y seguridad permite a las empresas proteger sus activos de TI, mantener la continuidad operativa y la confianza de los consumidores y salvaguardar las ganancias de la empresa.

La SPM se enfoca en alinear las carteras de proyectos con los objetivos estratégicos y maximiza la contribución de los proyectos actuales y propuestos a esos objetivos. Evalúa todas las carteras de proyectos y las funciones de planificación de capacidad de forma colectiva, evaluando el ajuste estratégico de las iniciativas para optimizar la gestión de recursos en cada cartera.

La toma de decisiones se produce a nivel de cartera y, a menudo, involucra a altos ejecutivos, para ayudar a garantizar que las carteras de proyectos se prioricen en función de su pertinencia para los objetivos estratégicos.

La PPM prioriza la gestión eficiente de proyectos y programas para garantizar que las tareas se completen a tiempo, dentro del presupuesto y en consonancia con los objetivos de la organización.

Al igual que la SPM, la PPM se centra en la selección y priorización de proyectos, la asignación de recursos y la gestión de riesgos y dependencias. Sin embargo, a diferencia de la SPM, el alcance de la PPM se limita a proyectos individuales dentro de cada cartera, por lo que la toma de decisiones se produce a nivel de proyecto o programa. Tiene una visión de corto a mediano plazo y busca agilizar y optimizar el ciclo de vida de los proyectos de principio a fin.

La SPM es una perspectiva de gestión de carteras versátil y personalizable, por lo que su implementación varía en función de los presupuestos, objetivos, necesidades empresariales y requisitos de TI de la organización. Sin embargo, las empresas líderes tienden a confiar en cuatro procesos clave:

Para entender los recursos que son necesarios e iniciar el proceso de asignación, todos los stakeholders deben tener una comprensión clara de los resultados comerciales previstos y el estado actual de las carteras estratégicas. Es importante considerar los objetivos a corto y largo plazo, inventariar todos los recursos disponibles (como presupuestos y personal) y revisar las prioridades establecidas.

Los responsables de la planificación, las PMO y los administradores de recursos pueden priorizar y categorizar las inversiones, identificando las tareas y proyectos que no sustentan objetivos más amplios y redirigiendo los recursos en consecuencia.

Una vez que todos los stakeholders están en sintonía, los equipos pueden seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPI) e iniciar procesos de monitoreo continuo para medir el éxito. Cuando es necesario, los responsables de la toma de decisiones ajustan su enfoque para mantener la consonancia de las carteras con la estrategia.

Muchas empresas utilizan procesos de fases y puertas (phase-gate), que dividen los proyectos en segmentos o pasos más pequeños y manejables, para agilizar el análisis. Las metodologías de gestión de proyectos ágiles e híbridas también se utilizan con frecuencia para optimizar los análisis.

Utilizando insights en tiempo real de análisis de proyectos y carteras, los equipos pueden desarrollar un plan de cartera que detalle proyectos específicos e iniciativas estratégicas que deban priorizarse, posponerse o cancelarse. Los procesos de planificación también incluyen la asignación de presupuesto y personal, la evaluación de riesgos y tareas para la detección de problemas. 

Las metas, los objetivos y los KPI establecidos ayudan a los gerentes de proyectos y a las PMO a medir el progreso, y a los líderes empresariales a visualizarlo.

Con el plan de la cartera implementado, los equipos pueden comenzar el proceso de ejecución de la estrategia. Sin embargo, el monitoreo y la evaluación continuos son vitales para mantener la cartera alineada con los objetivos estratégicos y adaptarse a medida que cambian las condiciones o los presupuestos.

Las herramientas de SPM automatizan estas tareas, proporcionando a los stakeholders una visión integrada de todo el trabajo actual, futuro y completado. Este enfoque les permite conocer el estado de las carteras estratégicas. Si un programa ya no es el más adecuado para el plan estratégico, los líderes pueden optar por posponerlo o cancelarlo.

La transición a la SPM puede ser una tarea desafiante. Si una empresa tiene un presupuesto limitado, puede ser difícil tomar decisiones de priorización que satisfagan a todos los stakeholders. Y gestionar una gran cartera de proyectos interrelacionados puede ser complejo, ya que requiere herramientas y procesos sofisticados para mantener la coherencia y la consonancia.

Sin embargo, la SPM ofrece a las empresas innumerables beneficios, que incluyen:

• Toma de decisiones más sólida. Las herramientas de SPM utilizan paneles para proporcionar una visión holística de todos los proyectos de la cartera, ayudando a los líderes empresariales y gerentes de carteras a decidir rápidamente qué proyectos seguir, mantener o finalizar.

• Mejor alineación estratégica y visibilidad. Las prácticas de SPM ayudan a garantizar que todos los proyectos estén alineados con los objetivos comerciales, fomentando la transparencia y la responsabilidad en toda la empresa.

• Mayor agilidad comercial. La SPM ayuda a las organizaciones a responder rápidamente a los cambios del mercado y a los cambios internos al reasignar recursos y evaluar la prioridad de los proyectos según sea necesario.

• Uso de recursos optimizado. La SPM permite a las empresas asignar recursos de manera eficiente, maximizando la productividad y minimizando el desperdicio para que los proyectos de alta prioridad reciban el apoyo necesario.

• Colaboración optimizada. La SPM facilita la colaboración eficiente en proyectos y programas complejos, proporcionando una única fuente de información visual y manteniendo a los equipos alineados con las principales prioridades empresariales.

• Gestión proactiva del riesgo. Los procesos de SPM introducen más puntos de auditoría y control en los entornos empresariales y de TI, de modo que los gerentes de carteras pueden identificar y abordar los riesgos a nivel de cartera. Una gestión proactiva de los riesgos ayuda a prevenir las perturbaciones que podrían arruinar los proyectos y obstaculizar el avance hacia los objetivos estratégicos.