CMMS frente a EAM: dos herramientas de gestión de activos que funcionan muy bien juntas

La mayoría de las organizaciones no pueden funcionar sin activos físicos. La maquinaria, los equipamientos, las instalaciones y los vehículos proporcionan valor económico o benefician las operaciones. En la mayoría de los casos, son fundamentales para el rendimiento de la organización, independientemente de si se trata de carteras de computadoras portátiles a pequeña escala o de grandes redes de transporte. Las empresas de energía dependen de suministros de energía ininterrumpidos, las aerolíneas tienen como objetivo garantizar la seguridad de los pasajeros, los hospitales deben brindar atención de calidad a los pacientes, las empresas de transporte necesitan datos actualizados sobre repuestos para mantener los niveles de servicio.

Las organizaciones no pueden trabajar de manera efectiva si no invierten para mantener sus activos funcionando de manera rentable a lo largo de su ciclo de vida. Para hacerlo, los técnicos, gerentes de instalaciones, equipos de mantenimiento, ingenieros de confiabilidad y gerentes de proyectos necesitan información precisa y en tiempo real al alcance de la mano.

• La creciente complejidad y escala de las operaciones en todas las industrias y la necesidad de rastrear, monitorear y administrar activos han estado impulsando la evolución del software avanzado de gestión de activos. Las organizaciones están modernizando sus aplicaciones empresariales, desplegando sistemas más modulares e inteligentes y flujos de trabajo mejorados con IA como parte de una transformación digital más amplia.

La gestión de activos no es una excepción, ya que las organizaciones buscan abordar estratégicamente la transformación digital en soluciones EAM con miras a la gestión de cambios a largo plazo.

Dos soluciones de gestión de activos y mantenimiento de uso común son los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS) y la gestión de activos empresariales (EAM):

• El sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS),también llamado software, plataformas o soluciones de CMMS, se centra principalmente en el mantenimiento, ayudando a gestionar activos, programar el mantenimiento y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo.
• La gestión de activos empresariales (EAM) es una solución de gestión del ciclo de vida de los activos centrada en optimizar el rendimiento global de los activos desde la adquisición hasta el fin de la vida útil.

Dependiendo de variables como el tipo de activo, el tamaño de la empresa y la escala de las operaciones, cada solución proporciona diferentes funcionalidades y beneficios para satisfacer los requisitos de mantenimiento de una organización. Exploremos esto con más profundidad.

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es un tipo de software de gestión de mantenimiento que centraliza la información de mantenimiento y facilita y documenta las operaciones de mantenimiento. Un CMMS automatiza los flujos de trabajo críticos de gestión de activos y los hace accesibles y auditables.

El núcleo del CMMS es una base de datos central que organiza y comunica información sobre activos y tareas de mantenimiento a los departamentos y equipos de mantenimiento para ayudarlos a hacer su trabajo de manera más eficaz. Por lo general, incluyen módulos para realizar un seguimiento de las certificaciones de empleados y equipamiento (gestión de recursos y mano de obra), almacenamiento de datos en activos individuales, como números de serie y garantías (registro de activos), y actividades relacionadas con tareas, como números de órdenes de trabajo y programas de mantenimiento preventivo (gestión de órdenes de trabajo). Otras características, como gestión de proveedores e inventario, informes, análisis (por ejemplo, paneles de KPI u optimización de inventario MRO) y pistas de auditoría también se incluyen en las soluciones de software CMMS.

Los CMMS evolucionaron en la década de 1960, cuando la creciente complejidad de las operaciones en las grandes empresas comenzó a exponer las limitaciones e insuficiencias de la gestión manual y basada en papel. Los datos estaban aislados, escondidos en una multitud de hojas de cálculo y archivadores, y realizar tareas manualmente requería mucho tiempo.

Durante las décadas de 1980, 1990 y 2000, a medida que la tecnología se volvió más asequible y conectada, la funcionalidad de CMMS se expandió para incluir la gestión de órdenes de trabajo, donde las empresas asignan, monitorean y completan órdenes de trabajo y listas de verificación de inspección en un solo lugar. A medida que avanzaban las soluciones, también se agregaron otras características, como la gestión de proyectos y la compra de repuestos. Muchas industrias dependen de CMMS para mejorar la visibilidad de los activos y el flujo de trabajo, optimizar las operaciones y el mantenimiento, gestionar la fuerza laboral móvil de campo y garantizar el cumplimiento, por ejemplo, en auditorías e informes de salud, seguridad y medio ambiente.

El software de gestión de activos empresariales proporciona una visión holística y completa de los activos físicos de una empresa y se utiliza para mantener y controlar los activos operativos y el equipamiento a lo largo de todo su ciclo de vida, independientemente de su ubicación.

Por lo general, las soluciones EAM cubren órdenes de trabajo, gestión de contratos y mano de obra, mantenimiento de activos, planificación y programación, monitoreo de condiciones, análisis de confiabilidad, optimización del rendimiento de activos, gestión de la cadena de suministro y aplicaciones de salud y seguridad (EHS). Almacenan grandes cantidades de datos que se pueden analizar y rastrear, y las organizaciones personalizan sus KPI y métricas de acuerdo con sus necesidades específicas. Las soluciones EAM también pueden vincularse con otros sistemas de gestión empresarial y flujos de trabajo, como la planificación de recursos empresariales (ERP), proporcionando una única fuente de inteligencia de activos.

EAM surgió de CMMS a principios de la década de 1990, reuniendo la planificación y ejecución del mantenimiento con habilidades, materiales y otra información que abarca desde el diseño de activos hasta el desmantelamiento. Esta ampliación del alcance ha beneficiado especialmente a las industrias que dependen en gran medida de activos físicos o con infraestructuras de activos complejas donde la eficacia de la gestión de activos y el ROI son los principales contribuyentes a la línea de fondo.

En las industrias de petróleo y gas o minería, por ejemplo, existe una gran necesidad de incorporar información de seguridad, confiabilidad y cumplimiento a los flujos de trabajo. En defensa, existen regulaciones estrictas sobre el seguimiento de activos potencialmente peligrosos, y la seguridad de las operaciones militares depende de la preparación operativa de múltiples activos en ubicaciones dispares.

Las organizaciones utilizan EAM para evitar que el dinero se desperdicie en problemas evitables y tiempo de inactividad innecesario, y para mejorar la eficiencia, el rendimiento y la vida útil de los activos. A través de una combinación de estrategias de mantenimiento, automatización y tecnologías como Internet de las cosas (IOT) e inteligencia artificial (IA), EAM puede utilizar el mantenimiento preventivo y predictivo para monitorear y resolver problemas antes de que sucedan, maximizar el uso de activos, consolidar aplicaciones operativas y proporcionar análisis de costos detallados. El resultado es que los profesionales de la gestión de activos toman mejores decisiones, trabajan de manera más eficiente y maximizan las inversiones en activos físicos.

El software CMMS y EAM tiene un propósito similar: prolongar y mejorar el rendimiento de los activos, aumentar la eficiencia y confiabilidad operativas, y reducir los costos a través de un tiempo de actividad más productivo, menos tiempo de inactividad y una vida útil más larga de los activos. A pesar de cierta superposición, no son lo mismo y tienen diferencias clave en funcionalidad, enfoque y contexto empresarial, ofreciendo diferentes herramientas y recursos de gestión. En general, aunque la mayoría de los sistemas EAM tienen capacidades CMMS, solo las soluciones CMMS más avanzadas tienen alguna funcionalidad EAM. Algunas de las principales diferencias se describen a continuación, pero el alcance de estas varía según el proveedor.

CMMS se dedica a MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) para activos físicos y equipamiento, rastreando las actividades de mantenimiento de activos de una empresa, la programación y los costos una vez que se ha instalado un activo. EAM, por otro lado, proporciona una mayor comprensión del costo del ciclo de vida y el valor de los activos mediante la gestión de todo el ciclo de vida de los activos de principio a fin. Ser capaz de rastrear activos, evaluarlos y monitorearlos, gestionar y optimizar su calidad y confiabilidad, y medir dónde están ocurriendo ineficiencias significa que una empresa puede aprovechar al máximo sus activos y evitar interrupciones innecesarias que podrían afectar el buen funcionamiento de sus operaciones.

EAM también proporciona datos sobre los costos de por vida, como compras, mantenimiento, reparación y servicio, que ayudan a las empresas a comprender el costo total de propiedad de los activos individuales. Aunque las soluciones de CMMS son cada vez más sofisticadas, no suelen incluir características adicionales como contabilidad financiera de alto nivel o costos asociados con la adquisición o el desmantelamiento.

EAM también se diferencia de CMMS en que EAM proporciona soporte en múltiples sitios de trabajo y geografías. La mayoría de las soluciones de CMMS solo brindan soporte para un solo sitio o para múltiples sitios. Eso puede ser una ventaja sustancial para industrias como la energía o el transporte masivo que gestionan carteras de activos muy distribuidos.

EAM cubre una variedad más amplia de funciones comerciales que CMMS; características como la gestión de contratos, la gestión de flotas, los esquemas, el seguimiento de garantías, el monitoreo de energía y las aplicaciones específicas de la industria no suelen estar cubiertas en los sistemas CMMS. EAM también puede trabajar con una gama más amplia de otro software empresarial, como análisis financiero, gestión de la cadena de suministro y adquisiciones, riesgo y cumplimiento y sustentabilidad. CMMS solo tiende a integrarse con otros sistemas para automatizar tareas repetitivas, aunque algunos incluyen capacidades de compra.

Dicho esto, implementar EAM puede costar más que CMMS en primera instancia, en gran parte debido a su mayor complejidad y los costos adicionales de configuración derivados de la integración con otras funciones comerciales. Los modelos SaaS están cambiando esto, acercando los costos de CMMS y EAM, lo que, junto con los beneficios adicionales de EAM, lo convierte en una opción cada vez más rentable.

Aunque los sistemas CMMS modernos pueden ofrecer más que solo mantenimiento y la línea entre CMMS y EAM se está desdibujando, siguen siendo soluciones distintas. CMMS puede verse como un subconjunto de EAM y potencialmente un camino para una gestión de activos a gran escala y más sólida. Los dos a menudo se usan juntos o CMMS puede ser suficiente para empresas con pequeñas carteras de activos y equipos de mantenimiento. Sin embargo, cuando las empresas buscan escalar y consolidar sistemas a escala en varios departamentos, las limitaciones de CMMS pueden afectar su valor general.

En última instancia, la elección del software depende de muchos factores, pero, en general, si busca comprender y gestionar un gran número de activos en múltiples ubicaciones a lo largo de todo su ciclo de vida e incorporar otras funciones empresariales como RR. HH. y finanzas, es probable que EAM sea la solución.

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