¿Qué es un CMMS?
¿Qué es un CMMS (sistema computarizado de gestión de mantenimiento)?

Abreviatura de sistema computarizado de gestión de mantenimiento, CMMS es un software que ayuda a gestionar activos, programar mantenimiento y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo.

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento.Ayuda a optimizar el uso y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. También conocido como CMMIS o sistema computarizado de gestión de información de mantenimiento, los sistemas CMMS se encuentran en la fabricación, la producción de petróleo y combustible, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias donde la infraestructura física es fundamental.

El núcleo de un CMMS es su base de datos. Tiene un modelo de datos que organiza la información de los activos que una organización de mantenimiento debe mantener, así como los equipos, materiales y otros recursos para hacerlo.

¿Cómo funciona un CMMS?

La información que reside en una base de datos CMMS apoya varias funciones del sistema, lo que brinda las siguientes capacidades:

Gestión de recursos y fuerza laboral: realice un seguimiento de los empleados disponibles y las certificaciones de equipos. Asigne tareas específicas y forme equipos de trabajo. Organice turnos y gestione las tarifas de pago.

Registro de activos: almacene, acceda y comparta información de activos como:

  • fabricante, modelo, número de serie y categoría y tipo de equipo
  • costos y códigos asociados
  • ubicación y posición
  • estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
  • documentación, videos e imágenes relacionadas, como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
  • disponibilidad de medidores, sensores e instrumentación de Internet de las cosas (IoT)

Gestión de órdenes de trabajo: generalmente considerada como la función principal de CMMS, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:

  • número de orden de trabajo
  • descripción y prioridad
  • tipo de orden (reparación, sustitución, programada)
  • códigos de causa y solución
  • personal asignado y materiales utilizados

La gestión de órdenes de trabajo también incluye recursos para:

  • automatizar la generación de órdenes de trabajo
  • reservar materiales y equipos
  • programar y asignar empleados, equipos de trabajo y turnos
  • revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
  • registrar costos reales y estimados
  • adjuntar documentación, medios de reparación y medidas de seguridad asociados

Mantenimiento preventivo: automatice el comienzo de las órdenes de trabajo según el tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Use el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varias órdenes. Secuencie y programe órdenes de trabajo preventivas.

Gestión de materiales e inventario: haga un inventario, distribuya y reutilice los equipos y materiales de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) en áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Gestione proveedores, realice un seguimiento de los costos de inventario y automatice el reabastecimiento.

Informes, análisis y auditorías: elabore informes de distintas categorías de mantenimiento como la disponibilidad de activos, el uso de materiales, los costos de mano de obra y materiales, las evaluaciones de proveedores y más. Analice la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento y la optimización de inventario de MRO, y otra información para respaldar las decisiones empresariales, además de recopilar y organizar la información para auditorias.¹

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La historia de CMMS

Antes de CMMS, obtener una visibilidad centralizada y dinámica y una gestión automatizada no era práctico porque la información de mantenimiento estaba oculta en archivos de papel y, posteriormente, dispersa en hojas de cálculo.

Las primeras versiones de CMMS aparecieron en la década de 1960 y normalmente las usaban las grandes empresas. Los técnicos utilizaban tarjetas perforadas y mainframes de IBM para informar los registros computarizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En la década de 1970, las tarjetas perforadas dieron paso a las listas de verificación que los técnicos ingresaban a los sistemas CMMS al final de sus turnos.

Los CMMS se volvieron más predominantes con las pequeñas y medianas empresas en las décadas de 1980 y 1990 a medida que las computadoras se volvieron más pequeñas, más asequibles, más distribuidas y más conectadas. En la década de 1990, los CMMS comenzaron a compartir información a través de redes de área local o LAN.

La década del 2000 vio el surgimiento de intranets y conectividad basada en web que ampliaron las funcionalidades de los CMMS a una variedad de dispositivos móviles, aplicaciones de campo y sitios operativos.

La última generación de CMMS está basada en la nube y es altamente móvil. Ofrece una mayor funcionalidad con una implementación más rápida, un mantenimiento más sencillo y una mayor seguridad de los datos.²

EAM vs. CMMS: ¿cuál es la diferencia?

El término CMMS a menudo se confunde o se usa indistintamente con EAM o gestión de activos empresariales. Los dos comparten funciones y objetivos muy similares, pero son esencialmente diferentes. Para distinguir las diferencias principales entre CMMS y EAM, ayuda analizar brevemente la historia de CMMS y la relación entre CMMS, EAM y APM.

A medida que CMMS evolucionó, estableció una base para EAM. Básicamente, EAM contiene la funcionalidad de CMMS,³  y sus funciones pueden superponerse. Lo que EAM aporta a los CMMS, gracias en parte a una mayor conectividad y al intercambio de información, es la capacidad de abarcar sitios, fomentar la colaboración entre departamentos y ofrecer una mayor integración con otros sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP).

Estas funciones proporcionan a las soluciones EAM un contexto empresarial más amplio que considera el ciclo de vida de los activos en general y su impacto en el análisis financiero, la adquisición, la gestión de procesos, el riesgo y la conformidad, la eliminación de activos y más. Las soluciones de CMMS tienden a centrarse en la disponibilidad y el tiempo de actividad de los activos fijos mediante la automatización de órdenes y flujos de trabajo, la planificación de mano de obra, la gestión de materiales y la elaboración de informes y auditorías de dichas tareas.

PDF Lea: Comprender el impacto y el valor de EAM (798 KB)

¿Por qué es tan importante el tiempo de actividad?


Tanto los CMMS como la EAM son fundamentales porque permiten a los jefes y los departamentos de mantenimiento cumplir de manera más fácil y eficiente con su objetivo principal: tiempo de actividad confiable.

Mientras más tiempo los activos y equipos físicos se mantienen en funcionamiento, mayor es el valor que entregan. En su publicación "La guía completa de los beneficios de CMMS", la bloguera de IBM Sarah Dudley señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener funcionando un equipo sin reparaciones importantes, más dinero ahorraremos a largo plazo".

Ofrecer tiempo de actividad confiable significa que las empresas pueden aceptar y completar órdenes, satisfacer las demandas de los clientes, reinventar las experiencias de los clientes y tomar con confianza una variedad de decisiones dependientes de los activos. Una encuesta a gerentes de activos realizada por IBM concluyó que el 75 % cita la confiabilidad del sistema como principal motivo para invertir en EAM.

 

¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Los  beneficios de CMMS  incluyen:

Visibilidad de activos:  La información centralizada en la base de datos de CMMS permite a los jefes y equipos de mantenimiento informar casi instantáneamente cuándo se compró un activo, cuándo se realizó el mantenimiento, la frecuencia de fallas, las piezas utilizadas, las evaluaciones de eficiencia y más.

Visibilidad de flujos de trabajo:  Los paneles de control y las visualizaciones se pueden adaptar al técnico y otros miembros del equipo para evaluar el estado y el progreso prácticamente en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden descubrir rápidamente dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.

Automatización:  La automatización de tareas manuales, tales como realizar pedidos de piezas, reponer el inventario de MRO, programar turnos, recopilar información para auditorías y otras tareas administrativas, ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la productividad y centrar los equipos en tareas de mantenimiento y no administrativas.

Procesos optimizados:  Todos los participantes involucrados pueden ver y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo. Los detalles se pueden compartir entre dispositivos móviles para coordinar el trabajo in situ con los centros de operaciones. La distribución y utilización de materiales y recursos se puede priorizar y optimizar.

Gestión de la fuerza laboral de campo:  La gestión de la fuerza laboral de campo interna y externa puede ser compleja y costosa. Los recursos de CMMS y EAM pueden unificar e implementar de manera rentable equipos internos y asociaciones externas. Las últimas soluciones de EAM ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones en el campo.

Mantenimiento preventivo:  Los datos de CMMS permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno proactivo, por lo que se puede desarrollar una  estrategia de mantenimiento de activos  avanzada. Los datos obtenidos de las actividades diarias, así como de los sensores, los medidores y otros instrumentos de IoT, pueden proporcionar insights de los procesos y activos, informar acerca de las medidas preventivas y desencadenar alertas antes de que los activos fallen o rindan menos de lo esperado.

Coherencia y transferencia de conocimientos:  La documentación, los manuales de reparación y los medios que recogen los procedimientos de mantenimiento se pueden almacenar en CMMS y asociarse a los activos correspondientes. Recopilar y mantener esta información crea procedimientos y mano de obra coherentes. También garantiza que el conocimiento sea transferido a los nuevos técnicos, en lugar de desaparecer con el personal que se va.

Gestión de conformidad:  Las auditorías de conformidad pueden causar disrupciones en las operaciones de mantenimiento y en las empresas que tienen gran cantidad de activos. Los datos de CMMS facilitan enormemente las auditorías al generar respuestas e informes adaptados a las demandas de estas.

Salud, seguridad y medio ambiente:  De acuerdo con la gestión de conformidad, CMMS y EAM ofrecen informes centrales para cuestiones de salud, seguridad y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. CMMS y EAM pueden ayudar en las investigaciones con el análisis de incidentes o defectos recurrentes, la rastreabilidad de incidentes y medidas correctivas y la gestión de cambios de procesos.

Conozca cómo la EAM móvil ayuda a la gestión de servicios en campo
Consideraciones para elegir el software de CMMS

Escoger e implementar un CMMS eficaz requiere considerar factores funcionales y tecnológicos. Los proveedores y consumidores pueden utilizar los términos CMMS y EAM indistintamente en este contexto, lo que es aceptable debido al solapamiento en sus recursos.

Una de las consideraciones funcionales fundamentales,  según el analista de TI IDC, es la gestión de cantidades crecientes de datos: "A medida que el número de fuentes de datos disponibles para el gerente de activos continúa creciendo (sensores, datos espaciales, datos visuales, etc.), la gestión, la fusión y el análisis de estos grupos de datos rápidamente se volverán un tremendo desafío para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".

IDC también señala que alinear el personal y los recursos de desarrollo con la gestión de activos puede ser sumamente esencial: "La función a menudo no tiene los recursos suficientes en términos de trabajadores, capacitación y desarrollo. Esta falta de recursos disminuye la motivación y crea una cultura contraproducente en el personal".

Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de CMMS y EAM es importante y que "algunas organizaciones tienen que dejar atrás los sistemas y hojas de cálculo heredadas para las funciones críticas de EAM, como la gestión de órdenes de reparación, la programación del trabajo y las decisiones de reemplazo/reparación".

Infografía: IBM® Maximo ayuda a optimizar activos y operaciones (1.3 MB)
El impulso a SaaS

Las soluciones de CMMS y EAM abordan retos funcionales de varias maneras, pero uno de los enfoques tecnológicos principales es implementar soluciones de CMMS y EAM hospedadas en la nube como software como servicio (SaaS).

De acuerdo con IBM, "al elegir un software de gestión de activos, las empresas están recurriendo cada vez más al software como servicio (SaaS): un modelo de entrega basado en la nube en el que el software está hospedado de forma centralizada por un proveedor y disponible bajo demanda".

SaaS, como enfoque tecnológico, aborda algunos factores funcionales principales:

  • Hospedado en la nube, SaaS CMMS ofrece la flexibilidad de ampliar y contratar en función de las demandas de datos. Los usuarios se benefician pagando solo por los recursos de datos que necesitan, en lugar de realizar grandes inversiones iniciales para garantizar que tengan capacidad suficiente para gestionar la creciente entrada de datos de instrumentos de IoT, lo que prácticamente elimina los costos de hardware.
  • SaaS puede ayudar a resolver los retos relacionados con el personal y los recursos, ya que requiere mucha menos intervención y soporte de TI que las implementaciones en las instalaciones. Los ingenieros de CMMS, los administradores de CMMS y los equipos técnicos en el campo pueden gestionar el sistema en gran medida por su cuenta. Como resultado, los gastos de capital relacionados con TI se pueden convertir en gastos y recursos operacionales.
  • Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para mantenerse al día con las presiones operativas y de mantenimiento son también áreas en las que SaaS puede ayudar. Los proveedores de servicios en la nube son los encargados de realizar las actualizaciones, por lo que siempre se aplican las últimas versiones y funciones. Además, SaaS también integra nuevas tecnologías de forma más rápida y con menos riesgos. De acuerdo con IBM, PDF (478 KB), "permite a las empresas probar nuevos enfoques y soluciones para sus negocios con gran cantidad de activos, así como descubrir nuevos insights y modelos operacionales para obtener una ventaja competitiva".
Casos de estudio Pacific Northwest National Laboratory

Para garantizar que los costosos equipos de laboratorio sigan funcionando correctamente, Pacific Northwest National Laboratory usó Maximo como un enfoque automatizado e integrado para la gestión de activos, lo que ayudó a los equipos de trabajo a coordinar los recursos y brindar mantenimiento a los activos.

Con el uso de la tecnología para gestionar activos e infraestructuras en una variedad de instalaciones, Sodexo lleva 24,000 edificios y 1.2 millones de activos a la nube con una solución de EAM SaaS y reduce el costo total de propiedad en un 20 %.

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Gestión de activos

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La guía completa de los beneficios de los CMMS

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