Un flujo de trabajo es un sistema para gestionar procesos y tareas repetitivos que ocurren en un orden particular. Es el mecanismo por el cual las personas y las empresas realizan su trabajo, ya sea fabricando un producto, proporcionando un servicio, procesando información o cualquier otra actividad generadora de valor.
Dentro de la gestión de procesos empresariales, un flujo de trabajo se puede definir como una serie simple de tareas individuales, mientras que un proceso empresarial se considera más complejo, y consiste en múltiples flujos de trabajo, sistemas de información, datos, personas y sus patrones de actividad. Un flujo de trabajo se distingue por su simplicidad y repetibilidad, y generalmente se visualiza mediante un diagrama o lista de verificación.
El software de gestión del flujo de trabajo ayuda a simplificar y optimizar un proceso empresarial dentro de una organización. En gran medida lo hace coordinando las interacciones entre diferentes partes interesadas o entre individuos y sistemas de información. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo dirigen las tareas al empleado adecuado en el momento oportuno, proporcionando la información pertinente y dando un empujón para agilizar el trabajo a lo largo del proceso global. También admite tareas manuales y automatizadas a través de la gestión de documentos para actividades, como informes de gastos.
A Frederick Taylor, un ingeniero mecánico, se le atribuyen las teorías de gestión científica que son fundamentales para los flujos de trabajo. Buscó aumentar la eficiencia industrial mediante el análisis empírico de los procesos de fabricación con el objetivo de reducir el desperdicio y estandarizar las buenas prácticas.
Sus teorías, junto con las de Henry Gantt, el creador del popular diagrama de Gantt, siguen inspirando la gestión de proyectos y la ingeniería industrial en la actualidad. Los flujos de trabajo ayudan a planificar y monitorear proyectos de manera metódica y lógica, lo que permite a los equipos alcanzar plazos e hitos importantes.
El concepto de flujo de trabajo también se ha utilizado dentro de la disciplina relacionada de la investigación de operaciones, que aplica métodos analíticos para examinar la naturaleza del trabajo. En la investigación de operaciones, se utilizan técnicas de estadística, teoría de juegos e inteligencia artificial en combinación con ciencias de gestión para resolver problemas complejos del mundo real.
Dado que los flujos de trabajo están compuestos por tareas diferenciadas paso a paso, se pueden visualizar fácilmente a través de un diagrama o un diagrama de flujo. El mapeo del flujo de trabajo, también conocido como mapeo de procesos, proporciona una comprensión más profunda del proceso general del flujo de trabajo, lo que permite la optimización o la automatización total o parcial.
Los diagramas de flujo de trabajo se crean siguiendo estos pasos:
Los procesos manuales son susceptibles a errores humanos, ineficiencias e incongruencias que pueden interrumpir la calidad del producto y las experiencias del cliente, mientras que los sistemas automatizados son inherentemente eficientes, sistemáticos y escalables. La gestión de procesos empresariales (BPM) puede ayudar a automatizar tareas mundanas utilizando tecnología conocida como automatización robótica de procesos (RPA). La RPA es adecuada para realizar tareas repetitivas, como generar automáticamente una respuesta por correo electrónico cuando un cliente completa un formulario de solicitud, procesar transacciones o comunicarse con múltiples bases de datos mientras se procesa un reclamo de seguro.
Casi cualquier procedimiento operativo en cualquier industria puede describirse como un flujo de trabajo, suponiendo que esté compuesto de pasos repetibles. Algunos casos de uso incluyen:
Al emplear sistemas automatizados o estrategias analíticas formales para mejorar los flujos de trabajo en toda la empresa, las partes interesadas pueden ver muchos beneficios, que incluyen:
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