El mapeo de procesos es un método que promueve una mejor comprensión de los procesos y ayuda a las organizaciones a identificar áreas de mejora.
El mapeo de procesos representa visualmente un flujo de trabajo, lo que permite al equipo comprender un proceso y sus componentes con mayor claridad. Existe una gran variedad de mapeos de procesos, y es posible que conozca uno por un nombre diferente, como un diagrama de flujo, un mapa de procesos detallado, un mapa de documentos, un mapa de procesos de alto nivel, un mapa de procesos renderizado, un carril, un diagrama de cadena de valor agregado, un mapa de flujo de valor, un diagrama de flujo, un diagrama de flujo de procesos, un modelo de procesos o un diagrama de flujo de trabajo. Estos diagramas visuales suelen ser un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM) de una empresa.
Un mapa de procesos describe los pasos individuales dentro de un proceso, identificando a los responsables de las tareas y detallando los plazos previstos. Son particularmente útiles para comunicar procesos entre las partes interesadas y revelar áreas de mejora. La mayoría de los mapas de procesos comienzan en un nivel macro y luego brindan más detalles según sea necesario.
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Hay varios tipos diferentes de mapas de procesos. Algunas de las técnicas de mapeo incluyen:
- Los diagramas de flujo básicos son mapas visuales, que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como entradas y salidas.
- Los mapas de implementación, también conocidos como diagramas de flujo multifuncionales, muestran las relaciones entre diferentes equipos. Estos mapas suelen utilizar diagramas de carriles para ilustrar cómo fluye un proceso en la empresa, lo que facilita la detección de cuellos de botella o redundancias.
- Los mapas de procesos detallados muestran una versión detallada de un proceso, que contiene detalles sobre cualquier subproceso.
- Los mapas de procesos de alto nivel, también conocidos como mapas de cadena de valor o de arriba hacia abajo, muestran una vista macro de un proceso, incluidos los elementos clave del proceso, como un proveedor, entrada, proceso, salida o cliente (SIPOC).
- Los mapas de procesos representados representan un estado actual o procesos de estado futuro para mostrar áreas de mejora potencial del proceso.
- Un mapa de flujo de valor (VSM) es una técnica de Lean Six Sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio para un usuario final.
Los mapas de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos para describir cada elemento del proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, rombos, cuadros, óvalos y rectángulos. Estos símbolos pueden provenir del modelo y notación de procesos de negocio (BPMN) o del lenguaje unificado de modelado (UML) (enlace externo a IBM), que son métodos gráficos de notación para mapas de procesos.
La mayoría de las organizaciones necesitarán usar solo algunos de los símbolos más comunes para completar un mapa de procesos. Algunos de estos símbolos incluyen:
- Un rectángulo se utiliza para representar un proceso específico y sus actividades y funciones.
- Se utiliza una flecha para mostrar tanto la dirección del flujo como la conexión entre los pasos.
- Un óvalo se utiliza a menudo para mostrar los puntos de inicio o finalización de un flujo de proceso.
- Se utiliza un rombo para indicar un punto de decisión. El proceso continuará siguiendo una ruta predefinida en función de la decisión.
- Un rectángulo con un extremo redondeado se utiliza a menudo como símbolo de retraso, lo que muestra una pausa en el proceso antes de que el flujo continúe.
Al desarrollar su propio mapa de procesos de negocio, querrá aprovechar esta metodología:
- Elija un proceso en el que centrarse. Para lograr el mayor impacto, es posible que desee priorizar un proceso que enfrente dificultades para lograr resultados o un proceso que afecte la satisfacción del cliente.
- Involucre a las personas adecuadas. Reúna a quienes tengan un conocimiento profundo del proceso que desea optimizar. Estos expertos en la materia (SME) le ayudarán a determinar la información crítica dentro de todo el proceso, como las partes interesadas, la secuencia de pasos, los plazos, los recursos, etc. También pueden resaltar algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y las redundancias, que podrían poner en riesgo la eficiencia. Durante esta etapa del proceso, hay que documentar toda la información relevante sobre el proceso.
- Esboza el mapa de procesos. Durante este paso, querrá determinar dónde comienza y termina el proceso actual y la secuencia de pasos intermedios. Si bien el nivel de detalle puede variar, normalmente se incluye información sobre entradas, resultados, métricas y partes interesadas.
- Utilice símbolos de diagrama de flujo básicos para mejorar el mapa de procesos. Perfeccione el mapa de procesos actual aprovechando los símbolos básicos del diagrama de flujo. Generalmente se utiliza un software de mapeo de procesos para completar este paso.
- Obtenga comentarios. Valide el mapa de procesos mejorado con los miembros del equipo para confirmar la documentación precisa del proceso, asegurándose de que no se repitan ni falten pasos. Cuando las partes interesadas hayan acordado los pasos del proceso dentro del estado actual, comience a solicitar retroalimentación sobre posibles optimizaciones del proceso. Esto puede implicar la eliminación de pasos con fines de simplificación o la incorporación de otros nuevos para permitir una mayor colaboración o garantía de calidad.
- Implementar y observar el impacto de los cambios en los procesos. Realice una prueba de concepto (POC) con un subconjunto del equipo antes de escalar cualquier cambio en toda la organización. Esto minimiza el riesgo para el negocio y brinda la oportunidad de incorporar comentarios adicionales para optimizar el proceso, lo que permite a la gerencia realizar la transición a un nuevo proceso a escala sin problemas. El monitoreo regular de los procesos permitirá una mejora continua a lo largo del tiempo.
El propósito principal del mapeo de procesos de negocio es ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y efectivas para lograr una tarea u objetivo específico. Para ello, proporciona una mayor transparencia en torno a la toma de decisiones y el flujo de procesos, lo que a su vez ayuda a identificar redundancias y cuellos de botella dentro y entre procesos. Dado que los mapas de procesos aprovechan las señales y símbolos visuales, facilitan la comunicación de un proceso a una audiencia amplia. Esto puede conducir a una mayor participación, ya que la documentación de formato largo puede ser más tediosa tanto para los propietarios como para los usuarios finales.
Al aprovechar las plantillas prediseñadas dentro del software de mapeo de procesos, los equipos pueden colaborar fácilmente e intercambiar ideas sobre formas de optimizar los procesos de trabajo, lo que permite la mejora de los procesos de negocio. Al hacerlo, las empresas también pueden abordar mejor desafíos específicos, como la incorporación y retención de empleados o la disminución de las ventas.
Algunos beneficios específicos del mapeo de procesos incluyen:
- Mejor habilitación para pruebas y evaluaciones de escenarios
- Mayor estandarización y conocimiento de las funciones y responsabilidades
- Identificación más sencilla de los aspectos vulnerables de un proceso
- Mejora del rendimiento del equipo y satisfacción de los empleados
- Curva de aprendizaje más corta para los empleados durante la capacitación
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