¿Qué es la gestión de instalaciones?

Facilities management combina aspectos de ingeniería y gestión de propiedades con las últimas tecnologías para ayudar a las organizaciones a garantizar que los espacios de trabajo les ayuden a alcanzar sus metas de actividad principal.  

Hoy en día, la gestión de las instalaciones abarca una amplia gama de funciones, incluida la gestión de energía, la planificación del espacio, la seguridad contra incendios y los servicios generales. Con el auge de Internet, las redes inalámbricas y la fuerza laboral móvil, las tecnologías modernas como la IA, los edificios inteligentes y el Internet de las cosas se han integrado profundamente.

Los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) equipados con herramientas de automatización en tiempo real ayudan a los gerentes de las instalaciones a rastrear el rendimiento de los activos y optimizar las estrategias de mantenimiento en entornos de trabajo complejos.

Ya sea que se gestione un único espacio de trabajo o una cartera inmobiliaria internacional, los sistemas modernos de gestión de las instalaciones ayudan a aumentar la eficiencia operativa, optimizar el rendimiento de los activos y prolongar la vida útil de los activos a través de herramientas y tecnologías avanzadas.

La gestión de las instalaciones es popular y está creciendo rápidamente, con un mercado global valorado actualmente en 61.08 mil millones de dólares. Se espera que alcance los 138.500 millones de dólares para 2030, lo que refleja una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 17.8 % durante el período de pronóstico. 1

Los enfoques modernos de gestión de las instalaciones (facilities management) pueden variar ampliamente según los tipos de activos y los entornos construidos que una organización necesita mantener.

Las prácticas de facilities management suelen dividirse en categorías: Gestión de instalaciones dura y gestión de instalaciones blanda. La primera se centra en el mantenimiento de los activos físicos, mientras que la segunda se aplica a las operaciones de construcción.

La gestión de instalaciones dura es ampliamente considerada en la industria como la columna vertebral de la gestión de infraestructura porque aborda el mantenimiento de activos físicos que son críticos para la funcionalidad principal de una empresa.

Estos son algunos de los sistemas y componentes:

• Sistemas eléctricos y de plomería: ayuda a garantizar el flujo continuo e ininterrumpido de agua y electricidad en un edificio, así como el cumplimiento de las regulaciones requeridas.

• Sistemas de energía: la gestión de la energía es un aspecto crítico, ya que ayuda a los gerentes de las instalaciones a reducir costos y garantizar que los activos de los que son responsables sean energéticamente eficientes.

• Sistemas de seguridad contra incendios: estas prácticas mantienen alarmas contra incendios, rociadores y procedimientos de evacuación que garantizan que los edificios sean seguros contra incendios y cumplan con todos los códigos y regulaciones aplicables.

• Mejoras y renovaciones: las prácticas de facilities management dura garantizan que todas las renovaciones y modernizaciones, como reemplazos de techos, modernizaciones de elevadores y actualizaciones de puertas y ventanas, se realicen de manera segura y eficiente.

La gestión de instalaciones blanda, conocido en las industrias como la capa “humana” u “operativa”, se ocupa de las operaciones diarias necesarias para mantener las instalaciones seguras y cómodas.

Estas son algunas de las prácticas más comunes:

• Servicios de limpieza: estas prácticas rigen las soluciones de limpieza de un edificio, como el lavado de ventanas, la aspiración, el control de plagas y la gestión de residuos. Esto ayuda a garantizar que los espacios físicos sean acogedores e higiénicos.

• Seguridad: cubre todas las prácticas de seguridad de edificios, como la gestión de guardias y el mantenimiento de sistemas de alarma y cámaras que ayudan a mantener seguras las instalaciones.

• Preparación de alimentos: cubre todos los aspectos de la preparación y eliminación segura y eficiente de alimentos, incluidas máquinas expendedoras, cafeterías, snacks bars y áreas de cocina y lavado de platos.

• Planificación del espacio: estas prácticas ayudan a los gerentes de las instalaciones a gestionar la ocupación en los espacios de los que son responsables, incluidas las oficinas y las conferencias.

• Iniciativas de sustentabilidad: la gestión de instalaciones blanda moderna es cada vez más responsable de cualquier iniciativa de sustentabilidad en torno a las operaciones de construcción que las organizaciones asumen, como el uso de IA para optimizar el uso de agua y energía.

Además de las dos grandes categorías de gestión de las instalaciones, existen seis tipos básicos de gestión de las instalaciones que se adaptan más específicamente a las necesidades de una organización.

Estos tipos de gestión tienen características que abarcan tanto facilities management dura como blanda y, a veces, combinan prácticas de ambas:

1. Gestión de operaciones
2. Gestión de proyectos
3. Gestión de propiedades
4. Servicios de apoyo
5. Edificios inteligentes
6. Facilities management integrada

La gestión de operaciones se centra en la gestión y el mantenimiento de activos físicos como calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), y sistemas eléctricos, de agua y de plomería. Estos sistemas son esenciales para que las instalaciones funcionen de manera efectiva. Los gerentes de operaciones confían principalmente en prácticas de FM blanda para mantener los activos de los que son responsables.

Los gerentes de las instalaciones a cargo de las operaciones suelen implementar estrategias como el mantenimiento predictivo y reactivo para garantizar que los activos estén funcionando a niveles máximos durante períodos prolongados. El tiempo de actividad y de inactividad de los activos son indicadores clave de rendimiento (KPI) para la mayoría de los gerentes de operaciones, lo que les ayuda a medir el éxito de sus programas casi en tiempo real.

La gestión de proyectos implica la planificación estratégica y ejecución de mejoras, renovaciones e iniciativas de modernización que garanticen que los edificios permanezcan seguros y conformes a medida que envejecen.

Las instalaciones más antiguas suelen quedar fuera de la normativa a medida que cambian las regulaciones de construcción y se dispone de nuevos materiales y tecnologías. Algunos ejemplos de proyectos comunes de renovación de edificios controlados por un equipo de gestión de proyectos incluyen la actualización de los sistemas de calefacción y refrigeración y la instalación de nuevas ventanas y suelos energéticamente eficientes. Las actualizaciones de pisos y aislamiento obsoletos también se gestionan con frecuencia.

Las organizaciones con una cartera inmobiliaria global suelen ser responsables de gestionar propiedades en más de una región o país. Las herramientas modernas de software de FM ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones, independientemente de dónde se encuentren los edificios, al tiempo que garantizan que cumplan con sus objetivos financieros y operativos principales.

Los gerentes de las instalaciones responsables de mantener grandes carteras confían en sistemas de FM avanzados para ayudar a optimizar las estrategias para gestionar contratos de arrendamiento, reservas de espacios, costos de mantenimiento y otros aspectos críticos para el éxito. Por ejemplo, las herramientas de IA e IoT pueden automatizar tareas repetitivas y de basadas en grandes volúmenes de datos que aumentan la precisión de los registros de mantenimiento y ayudan a reducir los costos operativos.

La gestión de servicios de apoyo se centra en los servicios que mantienen los edificios seguros y limpios para sus ocupantes. Los responsables de servicios de apoyo son los encargados de las funciones de FM tanto dura como blanda, como los servicios de custodia, la seguridad y el catering.

Si bien a menudo no son tan complejos o estratégicos como algunos de los otros tipos de FM, los servicios de apoyo no son menos críticos. Un enfoque sólido en los servicios de apoyo ayuda a garantizar que las instalaciones cumplan con los objetivos empresariales de una organización. También permite que los ocupantes se sientan seguros y productivos en sus espacios de trabajo.

La gestión y el mantenimiento de edificios inteligentes es un tipo de FM relativamente nuevo que está creciendo rápidamente con la difusión del IoT y las tecnologías “inteligentes”. Los edificios inteligentes son estructuras diseñadas para utilizar tecnología digital con el fin de automatizar aspectos de las operaciones de los edificios que tradicionalmente se gestionaban de forma manual.

Según un informe reciente, el mercado mundial de edificios inteligentes se valoró en 117.4 mil millones de dólares en 2024. Se proyecta que aumente a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 21.2 % en los próximos 6 años, alcanzando los 548.5 mil millones de dólares para 2032.²

La gestión de instalaciones para edificios inteligentes es el tipo tecnológicamente más avanzado, que aprovecha los sistemas de software avanzados. Estos sistemas dependen en gran medida de la IA, el IoT y el machine learning para mantener una amplia gama de activos físicos. A medida que las prácticas evolucionan para satisfacer las necesidades de la tecnología de edificios inteligentes, también lo hacen los roles típicamente asociados con la práctica.

La gestión integrada de las instalaciones (IFM) es un enfoque de la gestión de las instalaciones donde un único proveedor de servicios asume múltiples funciones para una instalación en lugar de múltiples proveedores. La IFM ayuda a las organizaciones a obtener los servicios de FM vitales que necesitan (por ejemplo, mantenimiento, seguridad, limpieza y otros) sin la necesidad de contratar y supervisar a múltiples proveedores de servicios.

Los enfoques modernos de IFM se basan en sistemas y herramientas de EAM como los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS) para gestionar tareas y servicios necesarios para mantener las instalaciones. La IFM ayuda a las empresas a gestionar sus necesidades de FM de forma más centralizada y a combinar flujos de trabajo para aumentar la eficiencia. La IFM a menudo lleva a reducciones significativas de costos, una transformación digital más rápida y menores costos operativos.

La International Facility Management Association (IFMA) es el organismo profesional más grande del mundo para los profesionales de gestión de las instalaciones, que ofrece educación, redes y certificaciones para una amplia gama de funciones. Con el auge de las nuevas tecnologías y los avances en el diseño de edificios inteligentes, la IFMA está cambiando sus requisitos y la forma en que prepara a los aprendices para las carreras de facilities management.

A continuación, se muestra cómo están cambiando algunos roles:

Gerentes de instalaciones certificados (CFM)

Las instituciones reconocidas a nivel mundial que ofrecen certificados de gestión de las instalaciones están cambiando sus programas para garantizar que los destinatarios estén capacitados en nuevas tecnologías como datos en tiempo real y automatización mejorada por IA.

Profesional de gestión de las instalaciones (FMP)

Si bien FMP suele ser una certificación de nivel inicial, las competencias básicas requeridas se están alejando de las habilidades técnicas. Están avanzando hacia capacidades más estratégicas y basadas en datos que satisfacen las demandas de mantenimiento de los edificios inteligentes.

Profesional de instalaciones de sustentabilidad (SFP)

A medida que más empresas buscan el diseño de edificios inteligentes para ayudarlas a cumplir los objetivos de sustentabilidad, los SFP se están volviendo muy demandados en las industrias. Los SFP tienden a centrarse en tipos de facilities management y enfoques de la estrategia que pueden reducir el uso y el desperdicio de energía para acelerar las iniciativas ambientales.

La gestión de las instalaciones apoya a organizaciones de todos los tamaños. Utiliza las tecnologías, herramientas y enfoques estratégicos más recientes para gestionar sus instalaciones.

Menores costos operativos

Una gestión sólida ayuda a las empresas a reducir sus costos operativos, optimizando las prácticas de gestión de energía y estableciendo programas de mantenimiento de activos más eficientes a través de la automatización de tareas.

Mayor sustentabilidad

La gestión de instalaciones ayuda a las organizaciones a alcanzar los objetivos de sustentabilidad más rápido mediante la implementación de más programas de mantenimiento de eficiencia energética y el establecimiento de prácticas de gestión de residuos de bajo impacto.

Mejores experiencias de los ocupantes

La FM mejora aspectos de la gestión de edificios, como la iluminación, la calidad del aire y la limpieza, que hacen que los ocupantes se sientan más bienvenidos y productivos en sus espacios de trabajo.

Continuidad de negocio mejorada

Una FM sólida mejora la capacidad de las organizaciones para mantener su actividad principal durante eventos inesperados como incendios, cortes de energía y ciberataques, una función conocida como continuidad de negocio.

Gestión más estratégica de la propiedad

A través del monitoreo automatizado de la ocupación y la recopilación y análisis de datos de utilización del espacio, los sistemas de FM modernos ayudan a las organizaciones a optimizar sus espacios de manera segura y rentable.

La gestión de las instalaciones se enfrenta a una serie de desafíos a medida que continúa evolucionando para satisfacer las necesidades de edificios más grandes, complejos y sofisticados. Los rápidos cambios tecnológicos que están transformando la manera en que trabajan las empresas y las personas amplifican muchos de los obstáculos que debe superar pronto.

Se enfrentará a tres de sus pruebas más importantes en los próximos años:

1. Aumento de los costos operativos: la fluctuación de los precios de la energía, las interrupciones en las cadenas de suministro globales y los disturbios geopolíticos están causando un aumento de los costos operativos, una tendencia que probablemente continuará en los próximos años. Los equipos modernos de FM deben encontrar formas creativas de equilibrar sus presupuestos mientras mantienen el rendimiento y la seguridad de las instalaciones.
   
   
2. Mayor presión regulatoria: muchas empresas se enfrentan a una presión cada vez mayor para demostrar su compromiso con la construcción y el mantenimiento de infraestructuras energéticamente eficientes y el cumplimiento de las nuevas normativas medioambientales. Cumplir con estos estándares puede significar integrar nuevos procesos, herramientas y tecnologías en sus programas de mantenimiento existentes, un proceso que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.
   
   
3. Actualización de sistemas existentes: modernizar las instalaciones para que las empresas puedan usar la tecnología de edificios inteligentes requiere una importante inversión inicial, así como la recapacitación de los equipos de mantenimiento. Para reacondicionar los sistemas de construcción existentes para que puedan aprovechar la IA, el IoT y otras tecnologías, las organizaciones deben hacer frente al posible tiempo de inactividad mientras se actualizan las instalaciones.