¿Qué es CMMS?

Una GMAO ayuda a optimizar el uso y la disponibilidad de equipamiento físico como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. También conocidos como CMMIS o sistema de información de gestión de mantenimiento computarizado, los sistemas de GMAO desempeñan un papel crucial en diversas industrias. Estas industrias incluyen la manufactura, la producción de petróleo y gas, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias, donde la infraestructura física es crítico.

El corazón de un CMMS es su base de datos. Tiene un modelo de datos que organiza la información sobre los activos que una organización de mantenimiento debe mantener, incluyendo el equipamiento, materiales y otros Recursos para hacerlo.

La información contenida en la base de datos de un CMMS da soporte a varias funciones del sistema, las cuales posibilitan varias capacidades:

Realice un seguimiento de las certificaciones de empleados y equipamiento disponibles. Asigne tareas específicas y reúna equipos. Organice turnos y gestione las tasas de pago.

Almacene, acceda y comparta información de activos, como:

• Fabricante, modelo, número de serie, clase y tipo de equipo
• Costos asociados y códigos
• Ubicación y posición
• Estadísticas relacionados al desempeño y el tiempo de inactividad
• Documentación, imágenes y videos relacionados, como manuales de reparación, medidas de seguridad y garantías
• Disponibilidad de medidores, sensores e instrumentos con Internet de las cosas (IoT)

Normalmente considerada como la función principal de la GMAO, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:

• Número de orden de trabajo
• Descripción y prioridad
• Tipo de orden (reparación, sustitución, programación)
• Códigos de causa y corrección
• Personal asignado y materiales utilizados

La gestión de las órdenes de trabajo también brinda las siguientes capacidades:

• Automatizar la generación de órdenes de trabajo
• Reservar materiales y equipo
• Programar y asignar empleados, equipos de trabajo y turnos de trabajo
• Revisar los estados y supervisar los tiempos de inactividad
• Registrar los costos reales y estimados
• Adjuntar la documentación, y los materiales que contienen la reparación y las medidas de seguridad correspondientes

Automatice el inicio de órdenes de trabajo en función del tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Utilice el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varios pedidos. Secuenciar y programar órdenes de trabajo preventivas.

Inventariar, distribuir y recuperar equipamiento y materiales de Operaciones de mantenimiento y reparación (MRO) en almacenamiento, centros de distribución y Facilidad. Gestiona tus proveedores, realiza el seguimiento de los costos de inventario y automatiza el reabastecimiento

Genere reportes sobre todas las categorías de mantenimiento, como disponibilidad de activo, uso de materiales, costos de mano de obra y materiales, evaluaciones de proveedores y más. Analice la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento, la optimización del inventario de MRO y otra información para apoyar las decisiones comerciales, y reúna y organice la información para las auditorías.¹

Antes de los CMMS, obtener una visibilidad centralizada y dinámica y una gestión automatizada no era práctico porque los archivos en papel ocultaban la información de mantenimiento y, más tarde, las hojas de cálculo la distribuían.

Las grandes empresas comenzaron a utilizar las primeras versiones de GMAO en la década de 1960. Los técnicos utilizaban tarjetas perforadas y mainframes de IBM para elaborar registros informatizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En los años 70, las tarjetas perforadas dieron paso a las listas de comprobación introducidas en los sistemas GMAO por los técnicos al final de sus turnos.

No fue sino hasta la década de 1980 y 1990 que los CMMS ganaron mayor popularidad entre las pequeñas y medianas empresas, ya que las computadoras se hicieron más pequeñas, asequibles, distribuidas y conectadas. En la década de 1990, CMMS comenzó a compartir información a través de redes de área local.

La llegada de las intranets y la conectividad en los años 2000 le dio la capacidad a los CMMS de llevar su potencial a los dispositivos móviles, las aplicaciones en campo y los sitios operativos.

Los CMMS de última generación están basados en la nube y son altamente móviles. Esto resulta en una mayor funcionalidad debido a la implementación más rápida, mantenimiento más sencillo y seguridad de datos superior.²

El término CMMS a menudo se confunde o se usa indistintamente con gestión de activos empresariales (EAM). Los dos comparten funciones y objetivos similares, pero son esencialmente diferentes. Para discernir las diferencias clave entre CMMS y EAM, es útil echar un breve vistazo a la historia de los CMMS y la relación entre CMMS, EAM y la gestión del rendimiento de activos.

La evolución de los CMMS definió las bases de la EAM. En sí, la EAM abarca la funcionalidad de los CMMS,³ por lo que sus funciones pueden traslaparse. Lo que EAM aporta a los CMMS, debido en parte a una mayor conectividad e intercambio de información, es la capacidad de abarcar sitios, fomentar la colaboración entre departamentos y proporcionar una integración más profunda con otros sistemas, como la planificación de recursos empresariales.

Estas capacidades dotan a los sistemas EAM de un contexto empresarial más amplio que tiene en cuenta el ciclo de vida global de los activos y su impacto en el análisis financiero, las adquisiciones, la gestión de procesos, el riesgo y el cumplimiento, la eliminación de activos y mucho más. Los sistemas GMAO suelen centrarse en la disponibilidad y el tiempo de actividad de los activos fijos mediante la automatización de las órdenes de trabajo y los flujos de trabajo, la programación de la mano de obra, la gestión de los materiales y la prestación de informes y auditorías sobre esas tareas.

GMAO, y EAM, son esenciales porque facilitan y hacen más eficaz que los gestores y departamentos de mantenimiento cumplan su objetivo principal: un tiempo de actividad fiable.

Cuanto más tiempo mantengan y gestionen los activos y equipos físicos las empresas, mayor será el valor que aporten. La bloguera de IBM Sarah Dudley señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener un equipo en funcionamiento sin reparaciones importantes, más dinero ahorraremos a largo plazo".²

Ofrecer un tiempo de actividad fiable significa que las empresas pueden aceptar y cumplir los pedidos, satisfacer las demandas de los clientes, dar forma a las experiencias de los clientes y tomar con confianza una serie de decisiones que dependen de los activos. IBM informa de que una encuesta a gestores de activos reveló que el 75 % de los gestores citan la fiabilidad del sistema como la principal razón para invertir en EAM.

Los beneficios de los CMMS incluyen lo siguiente:

La información centralizada en la base de datos del CMMS permite a los gerentes y equipos de mantenimiento acceder casi instantáneamente a los datos de los activos. Estos datos incluyen detalles como fechas de compra de activos, registros de mantenimiento, frecuencia de averías, piezas utilizadas, calificaciones de eficiencia y más.

Los técnicos y otros roles pueden personalizar paneles y visualizaciones para evaluar el estado y el progreso prácticamente en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden rápidamente saber en dónde se encuentra un activo, así como el problema que este presenta, la persona que debería para trabajar en él y el cuándo.

La automatización de tareas como el pedido de piezas, la reposición del inventario de MRO, la programación de turnos, la recopilación de información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad. Este enfoque permite a los equipos centrarse en las tareas de mantenimiento en lugar de las tareas administrativas.

Todas las partes implicadas pueden ver y seguir las órdenes de trabajo. Los equipos pueden compartir detalles a través de dispositivos móviles para coordinar el trabajo sobre el terreno con los centros operativos. La distribución y el uso de materiales y recursos pueden priorizar y optimizar.

La gestión del personal de campo interno y externo puede ser compleja y costosa. Las capacidades del GMAO y EAM pueden unificar e implementar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Los últimos sistemas de gestión de activos empresariales ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones sobre el terreno.

Los datos del GMAO permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno proactivo, lo que posibilita el desarrollo de una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Los datos obtenidos de las actividades diarias, sensores, medidores e instrumentación IoT pueden proporcionar insights sobre procesos y activos, informar sobre medidas preventivas y activar alertas antes de que los activos fallen o funcionen por debajo de lo esperado.

Los CMMS pueden almacenar documentación, manuales de reparación y medios que capturan los procedimientos de mantenimiento y vincularlos a los activos relevantes. Este almacenamiento y gestión de la información conduce a procedimientos y mano de obra coherentes. También garantiza la preservación y transferencia de este conocimiento a los nuevos técnicos, en lugar de perderlo cuando los empleados se van.

Las auditorías de cumplimiento pueden ser disruptivas para las operaciones de mantenimiento y las empresas con uso intensivo de activos en su conjunto. Los datos de un CMMS simplifican esto de manera exponencial al generar respuestas e informes que se adecuan a las exigencias de las auditorías.

En consonancia con la gestión del cumplimiento, la GMAO y la EAM ofrecen reportes centrales sobre cuestiones de seguridad, estado y medio ambiente. Los objetivos son la reducción del riesgo y la preservación de un entorno operativo seguro. Los CMMS y la EAM pueden proporcionar los elementos necesarios para analizar incidentes o defectos recurrentes, rastrear incidentes y acciones correctivas, y procesar la gestión del cambio.

La selección e implementación de un CMMS efectivo requiere que se consideren los factores funcionales y tecnológicos. Los proveedores y los innovadores podrían utilizar los términos CMMS y EAM de manera intercambiable en este contexto, lo cual es aceptable debido al traslape existente en sus capacidades.

Una de las consideraciones funcionales centrales, según el analista de TI IDC, es el manejo de cantidades cada vez mayores de datos: "A medida que aumenta el número de fuentes de datos disponibles para el gestor de activos (como sensores, datos espaciales y datos visuales), gestionar, fusionar y analizar estos conjuntos de datos a gran velocidad supondrá un enorme reto para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".

IDC también menciona que sincronizar la dotación de personal y los recursos de desarrollo con la gestión de activos puede ser esencial: “La función suele contar con escasos recursos en torno a la dotación de personal, la capacitación y el desarrollo. Esta falta de recursos disminuye la motivación y crea una cultura contraproducente para el personal”.

Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de GMAO y EAM es importante y que "algunas organizaciones aún no han superado los sistemas heredados y las hojas de cálculo para funciones EAM críticas como la gestión de órdenes de reparación, la programación del trabajo y las decisiones de reemplazo o reparación".

Las plataformas CMMS y EAM manejan los desafíos funcionales de varias maneras. Uno de los enfoques tecnológicos clave es desplegar soluciones EAM y CMMS como software como servicio (SaaS) en la nube.

Según IBM, "al elegir el software de gestión de activos, las organizaciones gravitan cada vez más hacia SaaS, un modelo de entrega basado en la nube en el que el software está alojado de forma centralizada por un proveedor y está disponible bajo demanda".

Como estrategia tecnológica, el SaaS aborda ciertos factores funcionales de importancia:

• Alojado en la nube, el GMAO SaaS ofrece la flexibilidad de expandirse y contraerse según la demanda de datos. Los usuarios obtienen un beneficio pagando solo por los Recursos que necesitan, en lugar de comprometer grandes inversiones iniciales. Este enfoque garantiza que haya capacidad para gestionar la creciente afluencia de datos de la instrumentación IoT, eliminando prácticamente los costes de hardware.
• SaaS puede ayudar con los retos de personal y recursos porque requiere mucha menos intervención y apoyo de TI que los despliegues on-premises. Los ingenieros y administradores de GMAO y los equipos técnicos sobre el terreno pueden gestionar el sistema prácticamente solos. Este enfoque permite convertir los gastos de capital relacionados con TI en gastos y recursos operativos.
• Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para seguir el ritmo del mantenimiento y las presiones operativas también son áreas en las que SaaS puede servir de ayuda. Los proveedores de servicios realizan actualizaciones en la nube y aplican constantemente las últimas versiones y funcionalidades. Además, el SaaS también integra nuevas tecnologías más rápidamente y con menos riesgos.