¿Qué es la gestión de operaciones?

La gestión de operaciones (OM) es el diseño estratégico, la orquestación y la optimización continua de las operaciones comerciales para facilitar la eficiencia, la resiliencia y la escalabilidad.

Un gerente de operaciones determina cómo se implementan las estrategias de negocios mediante el establecimiento de un conjunto de operaciones diarias medibles y repetibles que se alinean con los objetivos estratégicos de alto nivel.

A medida que las organizaciones escalan y se someten a transformaciones digitales, la OM ayuda a cumplir objetivos como la expansión de márgenes, la confiabilidad del servicio y la mitigación de riesgos.

La gestión de operaciones (OM, por sus siglas en inglés) es crítica para muchos procesos empresariales que impulsan el éxito a largo plazo. A nivel ejecutivo, la OM es un factor principal para el control continuo de los márgenes, la reducción de riesgos y la ventaja competitiva. Los gerentes de operaciones utilizan la planificación estratégica para crear procesos escalables que generen resultados consistentes, incluso en condiciones volátiles.

Las empresas con capacidades de OM maduras pueden absorber interrupciones, implementar una asignación de recursos dinámica y mantener la calidad bajo estrés, todo ello mientras sufren una mejora continua mediante la toma de decisiones basada en datos.

La gestión de operaciones es crítica en estos aspectos:

• Mejora de márgenes y control de costos
• Resiliencia operativa y agilidad
• Crecimiento escalable sin aumentos proporcionales de costos
• Experiencias de cliente consistentes y de alta calidad

Al evaluar los flujos de trabajo y los procesos actuales y diseñar otros nuevos, los profesionales de la gestión de operaciones maximizan la eficiencia operativa y reducen los costos operativos.

Los gerentes de operaciones supervisan múltiples departamentos para optimizar los procesos de toda la empresa, adoptando una visión de alto nivel para eliminar los cuellos de botella y aumentar el uso de recursos.

A escala, las mejoras menores de eficiencia aún pueden generar ganancias de EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización), lo que convierte al OM en un factor crucial para el rendimiento financiero.

Los gerentes de operaciones mejoran continuamente los procesos de producción, la administración de proyectos y otras operaciones del negocio para hacer que las organizaciones sean más adaptables a las condiciones cambiantes del mercado.

La mejora continua de los procesos ayuda a las empresas a responder rápidamente a las interrupciones y a capitalizar las oportunidades temporales del mercado que los competidores menos ágiles pierden. Las iniciativas sólidas de abastecimiento y las mejoras de la logística de la cadena de suministro pueden permitir a las empresas resistir la volatilidad, como el aumento de los precios del petróleo o la escasez de materias primas. Los ejercicios de planificación de escenarios basados en datos pueden revelar posibles perturbaciones y dar a los stakeholders tiempo suficiente para desarrollar estrategias de respuesta.

Una OM sólida permite a las organizaciones escalar las operaciones sin un aumento lineal de los costos.

Un plan de gestión de operaciones exitoso basado en sólidos fundamentos de resolución de problemas equilibrará la estandarización con la flexibilidad, preservando la eficiencia y teniendo en cuenta las inconsistencias entre mercados. El pronóstico impulsado por métricas claras e indicadores clave de rendimiento (KPI) proporciona los insights estratégicos necesarios para tomar decisiones crítico relacionadas con la escalabilidad.

Al estandarizar y optimizar los procesos de negocio, la OM permite a las organizaciones mantener estándares de calidad más estrictos y ofrecer una mayor coherencia a los clientes.

Las operaciones optimizadas conducen a una mayor velocidad, mayor calidad y mayor confiabilidad, todo lo cual afecta la retención del cliente, el valor de por vida y la percepción de la marca.

La gestión de operaciones abarca numerosas funciones empresariales que influyen en la eficiencia y la fiabilidad de la organización. Los componentes clave de la gestión de operaciones incluyen:

• Optimización de procesos de negocio: los profesionales de la administración de operaciones diseñan y optimizan los procesos del negocio para equilibrar la eficiencia con los costos. La reingeniería de procesos de negocio (BPR, por sus siglas en inglés) , una disciplina fundamental dentro de la estrategia de operaciones, es la práctica de evaluar y rediseñar los flujos de trabajo para maximizar la eficacia y eliminar las ineficiencias.
• Gestión de la cadena de suministro y del inventario: una sólida administración de inventario y cadena de suministro ayuda a las organizaciones a mantener bajos los costos y facilitar la escalabilidad. Los gerentes de operaciones ayudan a los fabricantes a supervisar las adquisiciones, las relaciones con los proveedores, el suministro de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones), la logística y otras funciones de la cadena de suministro para facilitar la planificación de la producción. Para la administración de inventario, OM utiliza la planificación de la demanda para reducir el exceso de existencias y evitar los desabastecidos.
• Producción y prestación de servicios: tanto los fabricantes como los proveedores de servicios pueden obtener un beneficio de la gestión de Operaciones. En la fabricación, la OM ayuda a optimizar los programas de producción y agilizar el diseño de productos y otros procesos. En el ámbito de las operaciones de servicio, OM mejora la productividad y la calidad del servicio para satisfacer las expectativas de los clientes, al tiempo que mitiga las fluctuaciones en la demanda, la asignación de capacidad y la programación.
• Gestión de la calidad: la OM en la gestión de la calidad realiza un seguimiento de los KPI, como las tasas de defectos y la variación del proceso, para impulsar la mejora continua. El control de calidad consistente es esencial para lograr unos KPI sólidos de satisfacción del cliente y el cumplimiento continuo de cualquier normativa relevante.
• Mantenimiento y gestión de activos: la gestión de activos ayuda a las organizaciones a aumentar la confiabilidad mediante la maximización del tiempo de actividad. Los gerentes de operaciones utilizan los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM)para extender la vida útil de los activos a través de técnicas como el mantenimiento predictivo. Los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) centralizan los procesos de mantenimiento para agilizar la supervisión. Los beneficios de los CMMS y otras soluciones de gestión de activos incluyen insights aplicables en la práctica sobre los historiales de mantenimiento, una vida útil prolongada de los activos y una mayor productividad. Los responsables de las operaciones usan estos datos para reducir los tiempos de inactividad no planeados.
• Planeación de la fuerza laboral y de recursos: las responsabilidades de los gerentes de operaciones se extienden tanto a recursos humanos como a la planeación de recursos empresariales (ERP). Las personas que componen una organización desempeñan un papel importante en su éxito, por lo que las habilidades de liderazgo se encuentran entre las competencias básicas de los profesionales de OM. La planeación de la fuerza laboral también se relaciona con iniciativas de transformación digital como la adopción de automatización y el despliegue de nuevo del talento. Los gerentes de operaciones deben mantener la moral alta y, al mismo tiempo, supervisar la asignación de mano de obra, el desarrollo de habilidades y la gestión de capacidades. Los tres elementos ayudan a garantizar que el personal de la empresa esté debidamente capacitado para sus trabajos y pueda desempeñarse de manera efectiva.

Las tecnologías digitales están transformando la gestión de operaciones (OM) de una práctica reactiva a una función predictiva y autónoma. Con una variedad de tecnologías contemporáneas a su disposición, los gerentes de operaciones pueden beneficiarse de insights basados en datos que les permiten hacer que sus organizaciones sean aún más eficientes, resilientes y rentables.

Estas tecnologías clave están dando forma al moderno OM:

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (aprendizaje automático)
• Internet de las cosas (IoT)
• Automatización y robótica
• Gemelos digitales
• Computación en la nube y en el edge

La gestión de operaciones (OM) puede desempeñar un papel crítico en casi cualquier industria al informar las estructuras de costos, la prestación de servicios y la exposición al riesgo:

• Fabricación: los gerentes de operaciones pueden impulsar mejoras en el rendimiento mediante la optimización de la producción y reducir los costos a través del mantenimiento predictivo.
• Cadena de suministro y logística: el pronóstico de la demanda mantiene bajos los costos de inventario, mientras que la optimización de rutas hace que las operaciones logísticas sean más eficientes.
• Atención médica: los gerentes de operaciones pueden reducir los tiempos de espera y optimizar el flujo de pacientes a través de una institución de atención médica mientras maximizan la asignación de recursos.
• Gestión de las instalaciones y activos: la incorporación de la IA a la gestión de las instalaciones y la gestión de activos las transforma en estrategias operativas. La gestión del consumo energético y la planificación del mantenimiento se convierten en iniciativas para mejorar la eficiencia.
• Operaciones de venta minorista y de consumo: al igual que con la gestión de la cadena de suministro, la OM ayuda a los minoristas a gestionar los inventarios para evitar tanto el exceso como la falta de existencias. Por otra parte, las plataformas de cumplimiento omnicanal agilizan las operaciones y contribuyen a aumentar la satisfacción del cliente.

Los gerentes de operaciones deben lidiar con desafíos organizacionales, estructurales y dinámicos que pueden obstaculizar el rendimiento, el costo y el riesgo. Los desafíos de la gestión de operaciones incluyen:

• Silos de datos: las organizaciones deben centralizar y organizar los datos para maximizar su valor. Los silos de datos impiden que los gerentes de operaciones obtengan una visibilidad completa del funcionamiento interno de sus organizaciones, sin la cual no podrán ofrecer los mejores resultados.
• Sistemas heredados: los sistemas más antiguos son más difíciles y más costosos de integrar. Por ejemplo, convertir un edificio antiguo en un edificio inteligente es más complejo que construir un nuevo edificio inteligente desde cero. El mismo principio se aplica a los sistemas informáticos y de almacenamiento de datos obsoletos.
• Interrupciones en la cadena de suministro: una de las responsabilidades más importantes de un gerente de operaciones es crear cadenas de producción resilientes que puedan soportar las interrupciones en el suministro. Cuando se producen interrupciones, la OM ayuda a las empresas a continuar entregando a sus clientes.
• Escasez de fuerza laboral y brechas de habilidades: una organización resiliente puede resistir la escasez de fuerza laboral y puede interrumpir la cadena de suministro. Los gerentes de operaciones deben lidiar con éxito con la escasez de mano de obra mientras ayudan a los empleados actuales a mejorar sus habilidades para tareas más avanzadas.
• Escalar las operaciones sin aumentar la complejidad: la gestión de operaciones busca estandarizar las operaciones comerciales para que puedan escalarse con la menor fricción posible. El escalamiento debe preservar la simplicidad de las operaciones optimizadas, respetando al mismo tiempo las diferencias entre nuevos mercados o industrias. Cuando el escalado se gestiona mal, puede introducir silos al tiempo que aumenta los costos y limita la visibilidad.

Los marcos de gestión de operaciones pueden aumentar la eficiencia, reducir el desperdicio y aumentar la productividad rediseñando sus prácticas comerciales. El propósito de un marco de OM es alinear las actividades organizacionales diarias en todas las operaciones comerciales con objetivos estratégicos a largo plazo.

Las metodologías de gestión de operaciones incluyen:

• Fabricación lean: un enfoque centrado en el cliente que busca maximizar el valor eliminando el desperdicio, conocido como muda, del proceso de fabricación.
• Six Sigma: una metodología basada en datos que mejora un proceso de negocio eliminando prácticamente los errores. Six Sigma somete los procesos actuales al esquema de evaluación DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar) mientras aplica DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar) a nuevos procesos.
• Lean Six Sigma: Lean Six Sigma es una combinación de fabricación lean y Six Sigma que tiene como objetivo eliminar el desperdicio de los procesos organizacionales.
• Gestión de la calidad total (TQM): La gestión de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés) es una metodología de gestión que fomenta la mejora continua y la satisfacción del cliente mediante la participación constante de los empleados.
• Justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés): un marco de gestión de inventario basado en la recepción de componentes y materiales justo cuando se necesitan, reduciendo las existencias y evitando el exceso de existencias.
• Operaciones Agile: Agile es un enfoque iterativo de gestión de proyectos en el que los equipos trabajan en ráfagas cortas conocidas como sprints, luego evalúan el progreso e iteran sobre trabajos previos. Agile se originó en el desarrollo de software y es especialmente relevante en campos altamente iterativos con una colaboración transversal significativa.

Los roles de gestión de operaciones (OM) se adaptan a personas con una combinación de competencias técnicas e interpersonales, como analytics y habilidades de liderazgo. Los roles de liderazgo abarcan la estrategia empresarial y la ejecución de tecnología, lo que requiere que el personal se mantenga familiarizado con los desarrollos digitales emergentes.

El conjunto de habilidades básicas de OM incluye:

• Analytics de datos: interpretar los datos para identificar posibles oportunidades de mejora.
• Optimización de procesos: evaluar, refinar y diseñar flujos de trabajo con un enfoque en la eficiencia y la escalabilidad.
• Toma de decisiones: considerar el costo, la velocidad y la calidad al tomar decisiones operacionales críticas.
• Coordinación: comunicarse dentro de una organización y con socios externos para alinearse con los objetivos empresariales.
• Liderazgo: usar las habilidades de gestión para crear un entorno basado en la rendición de cuentas que fomente la mejora continua, la gestión del desempeño y el compromiso de la fuerza laboral.
• Tecnología de la información: usar sistemas y plataformas de software empresariales para facilitar la toma de decisiones basada en datos, la automatización de procesos y otros esfuerzos relacionados.

Los profesionales que buscan tener una trayectoria profesional en gestión de operaciones a menudo obtienen una licenciatura en administración de empresas, gestión empresarial, gestión de la cadena de suministro u otros campos similares. Los profesionales de OM pueden comenzar en puestos de nivel inicial como analista de operaciones, coordinador de la cadena de suministro, planificador de producción y especialista en logística.

Una Maestría en Administración de Empresas (MBA) en gestión de operaciones puede ayudar a los profesionales a aspirar a puestos de liderazgo sénior, como gerente de operaciones, director de operaciones o director de operaciones (COO).

El futuro de la gestión de operaciones (OM) fortalece su papel como una función empresarial estratégica central que genera ingresos impulsada por datos, IA y automatización. La OM guía a las organizaciones hacia los objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) a través de la optimización energética, la reducción de residuos y la sustentabilidad de la cadena de suministro.

Los sistemas de bucle cerrado facilitan la mejora continua y una toma de decisiones más sólida con el análisis continuo de datos impulsado por IA. Los profesionales de la gestión de operaciones continúan explorando las formas en que pueden implementar la IA en sus organizaciones de manera que beneficie a sus plantillas. Mientras tanto, la automatización de procesos de extremo a extremo puede acercar a las organizaciones a la hiperautomatización.

La gestión de operaciones presenta a las organizaciones una hoja de ruta hacia una amplia gama de beneficios. Las empresas pueden mejorar su propia OM de acuerdo con estas mejores prácticas:

• Evaluar la madurez de las operaciones: realice una encuesta de las operaciones comerciales actuales para determinar el grado de eficiencia, el desperdicio y otras métricas críticas.
• Centralizar los datos: implemente una arquitectura de datos unificada para acabar con los silos, impulsar iniciativas de IA y permitir la visibilidad en tiempo real.
• Implementar análisis de datos: invierta en un programa de análisis de datos, a menudo uno impulsado por soluciones de IA, que cumpla con los objetivos y requisitos del negocio.
• Alinear las operaciones con la estrategia del negocio: establezca KPI que reflejen las prioridades de liderazgo, como el crecimiento de los ingresos o la mejora del margen, luego diseñe una estrategia operativa que se alinee con estos objetivos.
• Estandarizar de manera flexible: optimice y estandarice los procesos de negocio mientras mantiene la flexibilidad suficiente para tener en cuenta las diferentes circunstancias y entornos cambiantes.