¿Qué es la planificación de escenarios?

Las organizaciones están recurriendo a métodos de planificación estratégica como una forma de gestionar el riesgo y tomar decisiones basadas en datos. Estos métodos también ayudan a las empresas a estar preparadas para situaciones imprevistas que escapan a su control, como el cambio climático, las fluctuaciones del mercado y los cambios geopolíticos.

El proceso de planificación de escenarios ayuda a pronosticar e identificar rangos de posibles resultados y el impacto estimado a través del análisis de tendencias.

Al saber lo que podría suceder, las organizaciones y sus stakeholders pueden mejorar la toma de decisiones y gestionar tanto las mejores como las peores posibilidades. Más allá del desarrollo de escenarios, el proceso también ayuda a las organizaciones a formular estrategias para enfrentar estos escenarios futuros y futuros posibles.

Con la planificación de escenarios, las organizaciones pueden visualizar diferentes escenarios y revelar incertidumbres críticas mucho antes de que ocurra una crisis. Este proceso puede proporcionar una ventaja competitiva al permitir que las empresas hagan una lluvia de ideas y piensen con anticipación qué acciones podrían tomar.

La planificación de escenarios también proporciona insights detallados sobre planes y presupuestos. Es una fuerza impulsora para que los ejecutivos y los stakeholders tomen decisiones para su organización. En lugar de reaccionar ante un evento fuera del control de una organización, la planificación de escenarios impulsa la resolución proactiva de problemas y el pensamiento innovador. Cuanto más resiliente pueda ser la organización, más probable es que tenga estabilidad a largo plazo.

La mejor manera de entender la planificación de escenarios es a través del ejemplo de la empresa Royal Dutch Shell, conocida actualmente como Shell. La empresa de petróleo y gas comenzó a utilizar la planificación de escenarios en la década de 1960 cuando se enfrentaba a desafíos de producción ampliados y, en última instancia, se anticipó a la crisis del petróleo de 1973.

En 1965, la empresa introdujo Unified Planning Machinery (UPM), que era una herramienta de forecasting computarizada utilizada para predecir los flujos financieros. Esta herramienta generó más conversaciones dentro de la empresa sobre la creación de posibles escenarios y la anticipación de eventos futuros a través del proceso de desarrollo de escenarios.

La empresa ideó escenarios alternativos basados en una serie de variables. Lo hizo para tratar de comprender cómo podría ser el estado futuro de las organizaciones en un mundo basado en el libre comercio o en las crecientes tensiones geopolíticas.

Este trabajo desempeñó un papel fundamental para Shell, ya que trató de comprender y anticipar las interrupciones. Hasta el día de hoy, Shell sigue planteando preguntas hipotéticas y utiliza el proceso de planificación de escenarios para reflexionar sobre los retos a largo plazo y mitigar los riesgos.

El objetivo de la planificación de escenarios no es solo predecir los resultados, sino comprender qué fuerzas podrían haberlos provocado. Es fundamental analizar los factores externos e internos del entorno empresarial e integrar la planificación de escenarios en todos los procesos organizativos.

El proceso de planificación de escenarios no es el mismo para todas las organizaciones y puede requerir pasos adicionales en función de sus necesidades. Sin embargo, los siguientes son cinco pasos clave que cada organización puede utilizar como guía.

Para que el proceso de planificación de escenarios sea productivo, todas las organizaciones deben comenzar por establecer un objetivo claro.

Este objetivo puede ser una meta a largo plazo o algo más inmediato. En cualquier caso, la organización debería imaginar dónde espera estar en los próximos meses o años.

Después de determinar el objetivo principal, los equipos deben analizar cómo las acciones actuales afectarán los resultados potenciales.

Las organizaciones deben asegurarse de que estos resultados se alineen con el objetivo principal y comprender su impacto futuro para responder adecuadamente.

Hay numerosos factores a considerar al determinar la dirección de la organización. Estos pueden ser factores internos, como cambios organizacionales, o factores externos, como tensiones geopolíticas.

Independientemente de cuáles sean, la organización debe tener un conocimiento profundo de cada uno para obtener forecasting e insight precisos.

Al igual que identificar los factores que influyen, las organizaciones también necesitan evaluar el impacto de cada escenario. Este enfoque implica crear múltiples escenarios y determinar la probabilidad de cada uno de ellos en función de las condiciones, los supuestos y las probabilidades.

Después de la evaluación viene la valoración del impacto de cada escenario. Las organizaciones deben considerar los impactos potenciales y determinar un curso de acción adecuado.

Por último, la organización debe desarrollar indicadores tempranos para cada escenario.

Este paso es crucial para garantizar que la organización actúe de manera proactiva y pueda detectar interrupciones o problemas antes de que se conviertan en eventos importantes. Además, les brinda a las organizaciones y stakeholders la ventaja competitiva para mantenerse listos y ser capaces de afrontar los problemas sin entrar en pánico.

Las siguientes son algunas de las principales ventajas que las organizaciones pueden disfrutar al emplear la planificación de escenarios:

• Utilizar un análisis detallado: la planificación de escenarios brinda a las organizaciones información sobre escenarios plausibles y los datos para profundizar en los posibles resultados de sus decisiones. El enfoque ofrece diferentes futuros alternativos basados en datos, lo que proporciona a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de los posibles planes de contingencia.

• Fomentar el pensamiento independiente: los ejercicios de planificación de escenarios exitosos requieren pensamientos y perspectivas diversas de personas con características demográficas únicas. Se anima a las personas involucradas en el enfoque a pensar de manera independiente y ser innovadoras en el proceso de resolución de problemas.
  
  
• Mitigar el riesgo: la planificación de escenarios es una herramienta poderosa para la gestión de riesgos. El proceso ayuda a las organizaciones a descubrir signos de una posible crisis desde el principio, lo que permite una intervención oportuna y la creación de planes de acción estratégicos para promover la mitigación de riesgos.

• Fomentar la planificación proactiva: este método de forecasting requiere un pensamiento estratégico con visión de futuro. En lugar de limitarse a analizar datos históricos, la planificación de escenarios anima a las organizaciones a adoptar un enfoque más dinámico para el análisis de escenarios.

La planificación de escenarios puede adoptar muchas formas. El enfoque que adopte una organización dependerá del enfoque y la metodología que elija utilizar.

El enfoque cuantitativo de planificación de escenarios utiliza tres escenarios diferentes: optimista, pesimista y mejor estimación.

El escenario optimista ofrece los mejores resultados posibles para la organización. El escenario pesimista explora los peores escenarios, como un colapso del mercado o factores ambientales fuera de su control. Por último, el escenario de mejor estimación considera las tendencias actuales y el forecasting para evaluar el impacto financiero.

Las organizaciones pueden utilizar el método normativo de planificación de escenarios para desarrollar su escenario y resultados ideales y luego trabajar en retrospectiva para descubrir cómo lograrlo.

Este método es mejor para la planificación a largo plazo y las organizaciones que buscan establecer objetivos significativos. Es un enfoque innovador que ayuda a las organizaciones a desarrollar una plantilla que se adapte exactamente a lo que desean.

La planificación exploratoria de escenarios es un enfoque que considera una amplia gama de futuros potenciales en función de plazos particulares, entornos volátiles y numerosas incertidumbres.

Este método crea varios escenarios y puede ayudar a las organizaciones a estar listas para adaptarse en tiempo real.

Este método de planificación de escenarios se centra en los desafíos a corto y mediano plazo que enfrenta una organización. Tiende a centrarse en el riesgo operativo o en las operaciones cotidianas y a abordar cuestiones específicas.

Las organizaciones que tienen preocupaciones específicas, como interrupciones en la cadena de suministro o escasez de mano de obra, podrían considerar este método para desarrollar planes de contingencia específicos.

El método de gestión estratégica es otro enfoque global para la planeación de escenarios, pero se centra principalmente en influencias externas.

Este enfoque se utiliza para crear estrategias a largo plazo y ayudar a las organizaciones a comprender su dirección general en función de factores como los cambios económicos, los avances tecnológicos o las tendencias sociales.

Las organizaciones de todas las industrias utilizan la planificación de escenarios para sortear la incertidumbre e impulsar mejores resultados. Estos casos de uso comunes demuestran su versatilidad.

Todo el proceso de planificación de escenarios puede ser una tarea importante y requiere orquestación y colaboración. Hay varias mejores prácticas que una organización debe seguir para ayudar a garantizar que el proceso sea exitoso:

• Formar el equipo adecuado: los profesionales financieros suelen liderar la planificación de escenarios. Sin embargo, no pueden ejecutar con éxito un proyecto de planificación de escenarios sin otros líderes dentro de la organización. Normalmente, hay un facilitador de planificación de escenarios que dirige el proyecto y mantiene todos los componentes alineados.

• Obtener los datos correctos: la planificación de escenarios requiere buenos datos para crear modelos precisos. Los escenarios deben basarse en ventas comparativas y datos históricos que sean limpios y precisos. También requerirá un sistema de integración de datos, como una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), para centralizar toda la información comercial. Las organizaciones deben entender el costo de la planificación de escenarios y qué productos y servicios son necesarios.

• Que sea sencilla: la planificación de escenarios no tiene por qué ser complicada. Los equipos financieros a veces pueden sentirse abrumados por la variedad de posibles resultados y escenarios que se están creando. Por eso es mejor simplificar los escenarios y centrarse en dos o tres resultados. Si el equipo está creando múltiples escenarios, los líderes deben priorizar y determinar cuál debe recibir la mayor atención.

• Apoyarse en tecnología avanzada: existen numerosas soluciones de software para planificación y análisis financiero (FP&A) que ofrecen planificación de escenarios como beneficio. Muchas empresas también han comenzado a implementar insights impulsados por IA en sus plataformas que optimizan los flujos de trabajo y proporcionan escenarios de prueba instantáneos. La adopción de la tecnología emergente se está convirtiendo rápidamente en el factor que coloca a las organizaciones en una ventaja competitiva.