Qu’est-ce qu’un moteur de workflow ?

Les workflows structurent la manière dont les collaborateurs et les entreprises accomplissent leur travail. Ils sont donc essentiels à la pérennité des activités et à une croissance continue. Ils permettent de gérer et de faire progresser des tâches répétitives, étape par étape. Les moteurs de workflow, quant à eux, offrent un cadre permettant de définir, d’exécuter et de surveiller ces workflows, qui se composent de séquences de tâches devant être réalisées pour atteindre un objectif métier spécifique.

Ils aident les responsables des processus et les équipes à mieux gérer la multitude de tâches associées à plusieurs workflows en parallèle. Grâce aux moteurs de workflow, les tâches et processus sont généralement lancés et exécutés selon des délais et échéances définis. Les tâches humaines s’enchaînent automatiquement, tandis que les tâches automatisées — comme la maintenance de serveurs — peuvent être gérées par le moteur selon un planning ou des déclencheurs programmés.Au-delà de l’automatisation des tâches, les moteurs de workflow orientent aussi les processus métier vers l’étape suivante la plus efficace, réduisant l’intervention humaine dans les prises de décisions répétitives.

Au-delà de l’automatisation des tâches, les moteurs de workflow orientent aussi les processus métier vers l’étape suivante la plus efficace, réduisant l’intervention humaine dans les prises de décisions répétitives.

Les moteurs de workflow actuels permettent aux entreprises d’allouer dynamiquement leurs ressources — humaines, logistiques et technologiques — aux différentes tâches, en fonction des compétences, des disponibilités et des workloads existants. Ils reposent souvent sur une architecture en microservices, qui leur confère une plus grande flexibilité et une meilleure évolutivité pour s’adapter à des processus métier complexes.

À l’aide d’une interface graphique ou d’un langage de définition des processus tel que le BPMN (Business Process Modeling Notation), le moteur applique une structure schématique à chaque workflow. Il en définit ensuite la séquence des tâches, les points de décision, les délais et les flux de données selon cette structure.

Lorsqu’une intégration à d’autres systèmes est nécessaire, le moteur de workflow s’appuie sur des API (interfaces de programmation des applications) pour échanger des données, déclencher des actions dans des workflows externes et gérer les files de messages intersystèmes. Par exemple, lorsqu’un utilisateur finalise son achat sur un site d’e-commerce en choisissant une solution de type « Achetez maintenant, payez plus tard », une API de workflow redirige la demande vers le service de paiement, puis ramène l’utilisateur sur le site marchand pour confirmer sa commande.

Tout au long du workflow, le moteur réagit aux événements déclencheurs qui provoquent la transition vers les tâches suivantes. Lorsqu’un conseiller clientèle termine un appel, le moteur d’automatisation peut par exemple envoyer automatiquement une enquête de satisfaction et, si besoin, transmettre le dossier à un responsable.

Les moteurs de workflow intègrent également des fonctionnalités de surveillance, de journalisation et de visualisation. Elles offrent aux responsables métier une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des workflows — tâches en cours, terminées ou en attente — ainsi qu’un historique détaillé des actions et événements du système.

Les moteurs de workflow stockent la logique métier et les règles métier exécutables qui orchestrent les workflows, et automatisent les déclencheurs, actions et événements qui les composent. Prenons l’exemple d’un rédacteur qui soumet un article sur une plateforme de relecture interne.

Le moteur de workflow identifie cette action comme une tâche accomplie et, grâce à des scripts et intégrations prédéfinis, envoie automatiquement l’article à l’éditeur chargé de la relecture. En parallèle, le moteur notifie les parties prenantes concernées — chefs de projet, équipes éditoriales, responsables de processus métier — par e-mail ou via la plateforme.

Une fois la relecture terminée, l’éditeur renvoie le document modifié via la même plateforme. Le moteur de workflow le transmet alors au rédacteur, tout en envoyant les notifications nécessaires. Ce processus se répète à chaque nouvelle version de l’article, jusqu’à ce qu’il soit prêt à être publié.

L’éditeur publie alors la version finale dans le système de gestion de contenu (CMS) de l’entreprise, la rendant accessible au public. Le moteur envoie une dernière série de notifications pour signaler la fin du processus.

Le moteur déclenche également l’envoi de notifications par le CMS aux lecteurs abonnés aux alertes de publication. Lorsque toutes les tâches sont terminées et que chaque condition est remplie, le moteur de workflow enregistre les résultats du processus éditorial et les archive.

Les solutions de nouvelle génération proposent un large éventail de fonctionnalités permettant de rationaliser la gestion et l’automatisation des workflows, parmi lesquelles:

Les moteurs de workflow automatisent les processus, qu’ils soient hybrides ou entièrement automatisés. Ils peuvent exécuter des tâches sans intervention humaine, ou bien alerter les responsables et membres d’équipe pour une validation ou une action spécifique.

Les API facilitent la communication entre services et entre workflows. Les moteurs de workflow utilisent souvent des API REST, à la fois flexibles et légères, qui simplifient l’intégration des composants dans les architectures en microservices. Grâce aux API, les moteurs peuvent s’intégrer facilement aux services cloud et plateformes existants, ce qui accélère le déploiement de nouveaux workflows.

Les approches low-code et no-code permettent de concevoir des workflows à l’aide de blocs et de modèles prédéfinis. Ces modèles limitent le recours au codage intensif et rendent la gestion des workflows plus accessible aux profils non techniques. Les moteurs de workflow proposent également des interfaces visuelles intuitives, qui facilitent les itérations, les ajustements et la résolution des erreurs.

De nombreux moteurs de workflow sont compatibles avec toutes les infrastructures cloud, ce qui évite toute dépendance à un fournisseur spécifique et facilite l’intégration dans des environnements hybrides ou multicloud.  

Les workflows évoluent en permanence pour s’adapter à de nouveaux besoins. Lorsque plusieurs workflows s’exécutent simultanément, il devient difficile pour les équipes et les responsables de suivre les modifications. Les moteurs de workflow intègrent des fonctions de gestion des versions qui permettent de suivre chaque itération et d’exécuter différentes versions d’un même workflow selon les besoins.

Certains workflows, comme ceux liés à l’intégration des nouveaux collaborateurs ou à la gestion de la relation client (CRM), doivent s’exécuter en continu ou à intervalles réguliers sur le long terme. Les moteurs de workflow avancés proposent des outils de planification et des fonctions de lancement automatique qui permettent aux développeurs d’automatiser ces workflows de façon durable.

Les moteurs de workflow modernes, conçus pour les développeurs, permettent de créer des workflows simples ou complexes à l’aide de kits de développement (SDK) open source compatibles avec le format JSON. Ces SDK prennent en charge différents environnements d’exécution et langages de programmation, comme Java, JavaScript ou Python. Les workflows sous forme de code garantissent une exécution cohérente, facilitent les tests, la réutilisation et le suivi.

Les logiciels de moteur de workflow intègrent des outils natifs de gestion des erreurs qui renforcent la résilience des workflows et des applications. Ils incluent notamment des mécanismes de relance automatique (retry) permettant de gérer les délais d’expiration, les limites de débit ou les erreurs, sans perturber les opérations réseau.

Concevoir des workflows capables de maintenir leur état entre différents microservices, conteneurs Docker, clusters Kubernetes et fonctions sans serveur est un défi technique. Les moteurs de workflow simplifient cette tâche grâce à des fonctions de séquençage qui contrôlent le cheminement des tâches à travers le réseau, assurant ainsi une exécution fluide et une interaction optimale entre services.

Les évolutions récentes des logiciels de moteurs de workflow ont considérablement élargi leur champ d’application. 

Grâce aux dispositifs IdO (Internet des objets), les moteurs de workflow peuvent interagir avec des capteurs pour collecter, agréger et prétraiter les données en temps réel, puis déclencher des workflows en fonction de ces données analysées. Les appareils connectés génèrent généralement des événements selon des conditions précises (par exemple, un seuil de température ou un mouvement détecté). Lorsqu’un seuil est atteint, le moteur peut déclencher automatiquement des workflows adaptés — par exemple en abaissant la température ou en déclenchant une alarme.

Les moteurs de workflow peuvent également s’appuyer sur le traitement complexe des événements (CEP) pour détecter des schémas et des corrélations à travers plusieurs flux d’événements, ouvrant ainsi la voie à une automatisation plus fine et à une prise de décision ciblée.

Avec la généralisation des technologies cloud-native et des initiatives de transformation numérique, les moteurs de workflow basés sur le cloud jouent un rôle de plus en plus central dans l’automatisation et la gestion des workflows. Ces solutions permettent aux entreprises d’ajuster, d’allouer et de faire évoluer dynamiquement leurs ressources en fonction des besoins, sans nécessiter d’investissements importants dans l’infrastructure.

Elles garantissent aussi un accès aux workflows depuis n’importe où — un atout majeur dans un contexte de travail hybride ou à distance — et favorisent la collaboration entre équipes, quelle que soit leur localisation. 

L’intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ML) ont également transformé le paysage des moteurs de workflow. Les moteurs pilotés par l’IA peuvent anticiper les résultats, s’adapter aux évolutions du contexte métier et mettre en œuvre une automatisation intelligente.

Par exemple, un moteur de workflow peut utiliser des outils d’IA pour extraire des informations contextuelles d’un document et l’acheminer automatiquement vers la bonne personne pour validation ou traitement. Les moteurs de workflow intelligents peuvent aussi exploiter les données issues de workflows précédents pour optimiser les processus futurs. Les algorithmes de ML analysent de grandes quantités de données historiques afin d’identifier des tendances, repérer les goulots d’étranglement et recommander des améliorations concrètes.

Enfin, les solutions les plus avancées permettent de mettre en œuvre l’hyperautomatisation, en combinant les moteurs de workflow à d’autres outils d’automatisation — tels que les moteurs de règles, l'automatisation robotisée des processus ou le traitement intelligent des documents. Grâce à cette automatisation de bout en bout, les entreprises peuvent bâtir un écosystème cohérent de workflows, rationaliser leurs opérations et réduire au minimum les interventions humaines tout au long du cycle de vie des processus.

• Efficacité opérationnelle accrue. Les moteurs de workflow permettent d’optimiser les processus métier en automatisant les tâches répétitives, en réduisant les erreurs humaines et en accélérant l’exécution des tâches et des workflows.

• Gestion proactive des problèmes. Grâce à des analyses en temps réel, les moteurs de workflow aident les entreprises à surveiller l’avancement des workflows, à détecter rapidement les problèmes et à y remédier efficacement.

• Expérience utilisateur améliorée. Les moteurs de workflow modernes sont conçus pour offrir une expérience utilisateur optimale. Ils proposent des interfaces claires et intuitives qui facilitent la gestion des workflows et réduisent le temps d’adoption par les nouveaux utilisateurs.

• Évolutivité simplifiée. Les moteurs de workflow permettent aux entreprises de faire évoluer leurs workflows pour gérer une complexité croissante ou un volume plus important de tâches, sans nécessiter une augmentation proportionnelle des ressources.

• Sécurité renforcée. Les workflows actuels traitent souvent des données sensibles, ce qui rend indispensable la mise en place de mesures de sécurité robustes. Les moteurs de workflow de nouvelle génération intègrent des mécanismes avancés de chiffrement, d’authentification et de contrôle des accès pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données.

• Concentration sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Les systèmes de workflow, qui s’appuient sur des moteurs de workflow, jouent un rôle central dans une gestion efficace des processus métier (BPM). Qu’il s’agisse de processus logiciels, matériels ou humains, les moteurs de workflow automatisent les tâches à faible valeur ajoutée. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus fort impact, comme l’innovation et la création de valeur.

Les moteurs de workflow — qu’ils soient propriétaires ou open source — aident les entreprises à automatiser et à piloter leurs processus dans de nombreux secteurs et départements. Voici quelques exemples :

• Ressources humaines : l’une des façons dont les services des ressources humaines peuvent utiliser les workflows est de gérer les demandes de congés des employés. Plutôt que de traiter chaque demande manuellement, le système peut les acheminer automatiquement vers les managers pour approbation, suivre les soldes de congés et notifier les employés du statut de leur demande.

• Informatique et opérations : les services informatiques peuvent s’appuyer sur des workflows pour gérer la réponse aux incidents et les demandes de changement. Par exemple, en cas de panne système, le workflow peut automatiquement alerter l’équipe de support, escalader le problème en fonction de sa gravité et suivre les efforts de résolution. Les développeurs peuvent également automatiser le traitement des données et la gestion des changements, afin que chaque modification de l’architecture soit documentée, examinée et approuvée.

• Gestion de la chaîne d’approvisionnement : les moteurs de workflow peuvent aider les entreprises à gérer des processus de chaîne d’approvisionnement complexes. Ils peuvent automatiser le traitement des commandes, la vérification des stocks et l’envoi des notifications d’expédition. Si les niveaux de stock passent en dessous d’un seuil défini, le système peut lancer automatiquement une commande de réapprovisionnement, évitant ainsi les ruptures.

• Secteur de la santé : dans les établissements de santé, les moteurs de workflow optimisent la gestion des patients. Ils permettent d’automatiser la planification des rendez-vous, l’envoi de rappels, la gestion des annulations et des reprogrammations, ainsi que la mise à jour des dossiers médicaux. Ils peuvent également simplifier le traitement des demandes de remboursement grâce à des workflows automatisés qui valident les dossiers et vérifient les justificatifs requis.