Qu’est-ce que l’orchestration de workflows ?

L’automatisation des workflows consiste à automatiser les tâches individuellement. En revanche, l’orchestration des workflows crée un cadre au sein duquel ces tâches automatisées interagissent efficacement, suivent une séquence logique et s’intègrent à d’autres systèmes pour former un processus métier de bout en bout. En coordonnant les tâches (par exemple le traitement des données, les notifications, les approbations et les mises à jour du système), l’orchestration des workflows permet de réduire le risque d’erreur et d’optimiser les opérations.

Les outils d’orchestration modernes, tels que les plateformes et les logiciels d’orchestration des workflows, s’appuient sur des technologies comme l’intelligence artificielle (IA), le machine learning (ML) et les outils low-code. Ces technologies simplifient la création des workflows, garantissent la cohérence, définissent les séquences de tâches et s’intègrent à des systèmes externes (par exemple CRM et ERP) et aux services cloud.

L’IA agentique est de plus en plus utilisée dans l’orchestration des workflows, et permet aux systèmes d’agir avec une plus grande autonomie.Le terme « agentique » fait référence à la capacité de ces modèles à agir de manière indépendante, à exercer leur jugement, à initier des workflows et à adapter les processus de manière dynamique sans intervention humaine constante.

Au-delà de la gestion de l’exécution, l’harmonisation des workflows fournit une visibilité sur les performances des processus, permettant aux organisations de surveiller les workflows en temps réel, d’identifier les goulots d’étranglement et de procéder à des ajustements basés sur les données. L’harmonisation des workflows favorise également l’évolutivité, permettant aux entreprises de gérer les processus de plus en plus complexes liés à la croissance, tout en réduisant les efforts manuels et en préservant l’excellence opérationnelle.

L’orchestration des workflows est essentielle pour rationaliser les opérations, réduire les coûts et soutenir la croissance évolutive dans des secteurs tels que l’informatique, le marketing, la finance et la santé. Selon une étude menée par l’IBM Institute for Business Value en 2023, 92 % des dirigeants interrogés pensaient que les workflows de leur entreprise seront numérisés à l’horizon 2025. Ces workflows devaient également utiliser l’automatisation alimentée par l’IA¹.

Les entreprises s’appuient sur diverses applications et technologies pour gérer leur activité. Une bonne organisation des workflows complexes permet de les coordonner efficacement entre les outils, les systèmes et les équipes. Automatiser l’exécution des tâches et bien gérer les dépendances permet de s’assurer que les différentes applications de l’entreprise fonctionnent efficacement ensemble.  

La visibilité et le contrôle sont également améliorés, ce qui permet de surveiller les processus en temps réel. Cette supervision permet aux entreprises d’identifier les problèmes, d’assurer un haut niveau de performance et de garantir la conformité réglementaire. En intégrant des pipelines de données provenant de multiples sources et en favorisant la collaboration des différents services, l’orchestration des workflows favorise également l’évolutivité et l’adaptabilité au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise changent.

L’orchestration des workflows est essentielle pour réussir sa transformation numérique. Elle stimule la productivité en automatisant les tâches de routine et contribue à garantir le bon fonctionnement des processus stratégiques tels que l’accueil des nouveaux clients, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les opérations informatiques. Réduire les tâches manuelles et renforcer la fiabilité permet aux entreprises d’améliorer leurs résultats.

L’orchestration des workflows est liée à (et souvent confondue avec) plusieurs autres pratiques telles que l’automatisation des workflows, l’orchestration des processus et l’harmonisation des données. Voici une description concise de chacun :

l’orchestration des workflows se concentre sur la coordination et la gestion d’une série de tâches, de systèmes et d’outils interconnectés pour atteindre un résultat spécifique. Elle met l’accent sur l’exécution et l’intégration de bout en bout des workflows dans différents environnements, de sorte que les tâches s’exécutent dans le bon ordre tout en respectant les dépendances.

L’automatisation des workflows est l’utilisation de technologies pour exécuter des tâches ou des processus spécifiques avec une intervention humaine minimale. Son champ d’application est plus restreint que celui de l’harmonisation de workflow, puisqu’il se concentre sur l’automatisation des tâches individuelles. Inversement, l’harmonisation des workflows consiste à gérer la séquence et l’interaction de ces tâches automatisées pour créer un processus cohérent.

L’harmonisation des données concerne spécifiquement la gestion du mouvement, de la transformation et de l’intégration des données entre les systèmes, y compris les processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) et les data lakes. Son objectif est de garantir que les données circulent de manière fluide et précise entre les sources, le stockage et les applications, soutenant à la fois les workflows et les processus de prise de décision.

L’orchestration des processus fait référence à la gestion et à l’intégration de plusieurs processus métier, impliquant souvent des workflows, des collaborateurs et des systèmes. Elle adopte une vision plus large que l’orchestration des workflows en se concentrant sur la coordination de bout en bout de l’ensemble des processus métier, afin de garantir l’alignement sur les objectifs de l’entreprise.

Une harmonisation de workflow réussie comprend souvent les étapes suivantes :

– Définir
les objectifs – Concevoir la structure du workflow
– Sélectionner les outils et les technologies
– Mettre en œuvre et intégrer
– Définir la surveillance et la gestion des erreurs
– Tester et valider les workflows
– Déployer et optimiser

Identifiez les tâches clés, les dépendances et les résultats attendus. Comprenez les insuffisances dans les processus existants afin de déterminer les aspects à automatiser et à optimiser.

Élaborez un workflow structuré, décrivant la séquence des tâches, les dépendances et les points de décision. Cette étape peut impliquer la création de représentations visuelles, telles que des diagrammes de processus ou des graphes acycliques orientés (DAG), afin de garantir un flux logique et une exécution claire.

Il est essentiel de choisir les bons outils d’orchestration pour réussir l’automatisation. Les plateformes cloud et open source permettent de gérer efficacement les workflows, tandis que les intégrations d’API et les connexions à des bases de données assurent une communication fluide entre les systèmes. Le processus de sélection dépend des besoins d’évolutivité, de la compatibilité de l’infrastructure et de la complexité des workflows. Par exemple, de nombreuses équipes s’appuient sur des scripts Python en vue de créer des connecteurs personnalisés et d’automatiser la logique des tâches au sein de cadres d’orchestration.

Une fois la conception et les outils en place, automatisez l’exécution des tâches à l’aide de scripts, d’API et de déclencheurs pilotés par des événements. Établissez des connexions entre les différentes applications et systèmes pour un flux de données fluide.

Intégrez une surveillance en temps réel afin de suivre l’exécution, de détecter les défaillances et d’identifier les goulots d’étranglement en matière de performances. Mettez en œuvre des mécanismes d’enregistrement et des systèmes d’alerte pour informer les équipes en cas de problème. Automatisez les stratégies de récupération, telles que les relances ou les actions de secours, pour maintenir la stabilité.

Avant le déploiement complet, testez les workflows pour identifier les erreurs, les inefficacités ou les mauvaises configurations. Exécutez des scénarios de test pour vous assurer que les dépendances sont correctement gérées et que l’automatisation fonctionne comme prévu. L’analyse des performances au cours de cette phase permet d’affiner le séquençage de l’exécution pour une efficacité maximale.

Une fois le workflow en ligne, surveillez-le et optimisez-le en permanence afin de maintenir son efficacité. Analysez les données d’exécution pour affiner l’allocation des ressources, ajuster les règles d’automatisation et améliorer les performances. Les améliorations continues permettent de s’assurer que le workflow évolue au gré des besoins de l’entreprise et des avancées technologiques. Une orchestration efficace prend en charge l’ensemble du cycle de vie du workflow, depuis le déploiement initial jusqu’à la surveillance, la mise à l’échelle et le retrait final.

L’orchestration des workflows offre plusieurs avantages permettant d’améliorer les opérations de l’entreprise :

Efficacité accrue : l’orchestration des workflows automatise et gère des processus complexes, permettant aux équipes de créer, déployer et contrôler rapidement des tâches. Elle améliore l’efficacité opérationnelle en prenant en charge des opérations qui seraient trop complexes ou trop longues à gérer manuellement ou ponctuellement par les ingénieurs.

Fiabilité améliorée : l’orchestration des workflows permet de s’assurer que les tâches sont exécutées dans le bon ordre et de gérer les dépendances entre les tâches, réduisant ainsi la probabilité d’erreurs et augmentant la fiabilité des processus.

Observabilité améliorée : avec une haute observabilité, l’orchestration des workflows offre une visibilité sur toutes les tâches d’un workflow, du début à la fin, et permet aux utilisateurs de réagir et de réessayer selon les besoins.

Évolutivité : l’harmonisation des workflows permet l’évolutivité pour permettre à votre entreprise de suivre la demande sans compromettre la qualité ou la précision.

Adaptabilité : l’orchestration des workflows favorise la polyvalence des déclencheurs et des infrastructures, permettant aux entreprises de s’adapter aux différents cas d’utilisation et à l’évolution des exigences.

La technologie joue un rôle central dans l’orchestration des workflows en automatisant les tâches routinières, en permettant une prise de décision intelligente et en facilitant l’intégration transparente entre les systèmes. Grâce à ces progrès, les entreprises peuvent gagner en efficacité, mieux utiliser leurs ressources et faire preuve d’une plus grande agilité dans leurs opérations.

Outils et plateformes d’automatisation des workflows : l’orchestration moderne s’appuie sur des plateformes de gestion des workflows, notamment des outils low-code/no-code et des logiciels d’orchestration dédiés, afin de concevoir et d’automatiser les workflows. Les plateformes basées sur le cloud, telles qu’Amazon Web Services (AWS), IBM watsonx Orchestrate et Microsoft, permettent aux utilisateurs de cartographier des processus, de définir des règles et d’intégrer d’autres systèmes sans avoir besoin de compétences approfondies en codage.

Les plateformes open source telles qu’Apache Airflow, Prefect et Kubernetes offrent des capacités similaires pour la conception et l’automatisation des workflows. Les connecteurs intégrés unifient plusieurs applications et permettent le provisionnement automatique de ressources cloud et sur site.

En connectant des applications telles que les CRM, les ERP et les systèmes de messagerie, ils configurent efficacement les workflows et garantissent que les étapes sont effectuées dans le bon ordre. Ils facilitent également l’intégration avec les API, les bases de données et les systèmes externes pour un flux de données fluide.

IA et machine learning : IA et ML améliorent l’harmonisation des workflows, en particulier pour les workloads de big data, en permettant de prévoir les défaillances et d’optimiser les workflows de manière dynamique. L’IA améliore l’harmonisation des workflows en permettant une prise de décision intelligente et des workflows adaptatifs. Les algorithmes de ML analysent les données des workflows pour détecter des modèles, prédire les résultats et recommander des améliorations.

L’IA peut également acheminer dynamiquement les tâches en fonction de règles prédéfinies ou d’entrées en temps réel, comme la hiérarchisation des demandes urgentes des clients ou la réaffectation des ressources pour résoudre les goulots d’étranglement. Dans les workflows de service client, par exemple, l’IA peut analyser les tickets entrants pour les classer par priorité, les affecter à l’agent le plus approprié et suggérer des solutions sur la base des données historiques.

IA agentique : l’IA agentique étend les capacités traditionnelles de l’IA en offrant aux plateformes d’orchestration un degré d’autonomie plus élevé. Contrairement aux modèles prédictifs ou d’automatisation standard, les agents d’IA agentique peuvent lancer des workflows de manière proactive, ajuster les priorités et reconfigurer les processus en fonction de l’évolution des conditions ou des objectifs organisationnels. Dans un système multi-agent, chaque agent exécute une sous-tâche spécifique pour atteindre l’objectif, et leurs efforts sont coordonnés grâce à des fonctionnalités d’orchestration de l’IA.

Par exemple, un système d’IA agentique pourrait automatiquement lancer de nouveaux workflows de support client pendant les pics de trafic ou redéfinir les priorités des tâches de la chaîne d’approvisionnement en réponse à des perturbations, sans attendre d’instructions explicites de la part d’un humain.

Dans une enquête menée auprès de 750 responsables opérationnels issus de différents secteurs dans six pays, plus de 80 % ont cité l’automatisation des services mondiaux comme un impératif stratégique majeur. Et 86 % ont indiqué que l’automatisation des processus et la réinvention des workflows devenaient plus efficaces grâce aux agents d’IA².

Traitement automatique du langage naturel (NLP) et chatbots : le NLP piloté par l’IA permet aux systèmes d’orchestration des workflows d’interagir avec les utilisateurs en langage naturel, améliorant ainsi l’accessibilité et réduisant la complexité. Les chatbots peuvent déclencher des workflows en fonction des entrées des utilisateurs, comme le traitement des demandes de congé ou la génération de rapports. Un chatbot intégré à un système de ressources humaines peut lancer un workflow d’intégration lorsqu’un responsable engage un nouvel employé, automatisant ainsi des étapes telles que la configuration des comptes et l’orientation de la planification.

Robotic Process Automation (RPA) : la RPA est souvent intégrée dans l’harmonisation des workflows pour gérer les tâches répétitives basées sur des règles telles que la saisie de données, la génération de rapports ou les mises à jour système. Les bots RPA fonctionnent avec les plateformes d’harmonisation pour exécuter des tâches sur des systèmes héritage ou des applications qui ne disposent pas d’API ou de capacités d’automatisation intégrées. La RPA améliore la précision et la rapidité d’exécution des tâches à fort volume, ce qui permet aux travailleurs humains de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

Technologies d’intégration et d’harmonisation des données : les plateformes d’orchestration utilisent des technologies d’intégration des données pour garantir que les workflows ont accès à des données précises et en temps réel. L’IA optimise encore l’harmonisation des données en les transformant, en les nettoyant et en les analysant, afin de garantir que les workflows sont alimentés par des informations fiables. L’harmonisation des données basée sur l’IA peut agréger les données de vente provenant de plusieurs plateformes, fournissant ainsi des informations actualisées pour les workflows ou les tableaux de bord des ventes en temps réel.

Surveillance et analyse : les outils d’analyse alimentés par l’IA contribuent au bon fonctionnement des workflows en fournissant une visibilité en temps réel. Ces outils d’orchestration des workflows fournissent des informations sur les taux d’achèvement des tâches, les goulots d’étranglement et l’utilisation des ressources, permettant ainsi une optimisation continue. L’analyse prédictive peut prévoir les retards ou les défaillances potentiels, permettant ainsi des ajustements proactifs. L’IA améliore également l’efficacité en identifiant les possibilités d’optimisation, telles que la réaffectation des tâches ou la reconfiguration des workflows, afin d’éviter les erreurs répétées.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques d’orchestration des workflows :

• Analyser et comprendre les workflows actuels
• Définir clairement les buts et les objectifs
• Intégrer les données de manière fluide
• Allier évolutivité et flexibilité dans la conception 
• Mettre en œuvre une logique conditionnelle et un traitement des erreurs
• Impliquer et entraîner les utilisateurs
• Tester et valider rigoureusement
• Surveiller et optimiser en permanence 

Commencez par cartographier et évaluer les workflows actuels afin d’identifier les insuffisances, les redondances et les aspects à améliorer. Cela permet d’établir clairement le point de départ.

Identifiez les résultats souhaités en matière de workflows (par exemple réduire les coûts, augmenter l’efficacité ou améliorer la collaboration). Ces objectifs soutiennent l’alignement sur les priorités de l’entreprise.

Une intégration robuste des données permet de faire en sorte que les workflows aient accès à des données précises et en temps réel provenant de tous les systèmes connectés. Un data fabric unifié fournit des informations complètes et permet des opérations fluides.

Créez des workflows en tenant compte de la croissance future et de l’évolution de vos besoins. Les conceptions modulaires et les règles dynamiques permettent aux workflows de s’adapter sans nécessiter une refonte complète.

Intégrez des règles pour différents scénarios et créez des mécanismes robustes de gestion des erreurs pour éviter les interruptions et maintenir la continuité du workflow.

Familiariser les membres de l’équipe et les parties prenantes avec les workflows. Les aider à bien comprendre leur rôle, l’objectif du workflow et la méthode à suivre pour gérer les problèmes courants.

Valider les workflows en réalisant des tests rigoureux dans des environnements contrôlés. Simuler les conditions réelles pour améliorer l’efficacité et résoudre les problèmes avant le déploiement.

Utiliser des outils de surveillance pour suivre la performance des workflows. Analyser régulièrement les indicateurs pour identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les aspects à améliorer.

L’orchestration des workflows rationalise les processus complexes dans tous les secteurs grâce à l’automatisation des tâches et à la coordination entre les systèmes et les équipes.Voici plusieurs études de cas et exemples d’utilisation notables :

Les systèmes informatiques produisent de nombreuses alertes à partir d’infrastructures, d’applications, de microservice et d’outils de sécurité. Leur gestion manuelle peut être lente et entraîner des temps d’arrêt ou des risques pour la sécurité. L’harmonisation des workflows permet de hiérarchiser les alertes, d’automatiser les correctifs et de transmettre les problèmes non résolus aux bonnes équipes.

Les pipelines d’intégration et de déploiement continus (CI/CD) sont essentiels au développement de logiciels modernes, car ils permettent d’assurer une itération rapide et des versions de haute qualité. L’harmonisation des workflows améliore l’efficacité DevOps en automatisant les processus de construction, en exécutant les tests, en gérant les dépendances et en déployant de façon fluide les mises à jour dans les différents environnements. En coordonnant ces tâches complexes, l’harmonisation réduit les erreurs humaines et accélère la livraison des logiciels.

Les chaînes d’approvisionnement impliquent de multiples parties prenantes, des fabricants et des entrepôts aux distributeurs et détaillants. La gestion manuelle de processus complexes de la chaîne d’approvisionnement est inefficace. L’harmonisation des workflows permet d’automatiser le suivi des stocks et la planification des expéditions, tout en s’intégrant aux data lakes pour de meilleures prévisions. Par exemple, un workflow orchestré peut ajuster automatiquement la logistique en fonction des perturbations météorologiques, en réacheminant les expéditions pour éviter les retards.

L’intégration des clients est un processus en plusieurs étapes qui nécessite souvent la vérification de documents, l’approbation, la création d’un compte et la configuration d’un service personnalisé. Grâce à l’orchestration des workflows, les entreprises peuvent automatiser les workflows d’intégration en intégrant des connecteurs entre les systèmes CRM et les plateformes de conformité, garantissant ainsi une expérience client fluide et sécurisée. Par exemple, dans le domaine des services financiers, un workflow peut vérifier l’identité d’un nouveau client, exécuter des contrôles de conformité et provisionner automatiquement l’accès aux comptes.

Les systèmes cloud ajustent la puissance de calcul selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement tout en évitant les coûts inutiles. Les plateformes d’harmonisation sur AWS et d’autres infrastructures basées sur le cloud permettent d’allouer dynamiquement des ressources pour l’entraînement des modèles IA.