6 Strategien zur IT-Kostenoptimierung

Die Enterprise-Technologie entwickelt sich schneller als je zuvor, genau wie ihr Preis. Da die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2025 voraussichtlich 5,74 Billionen US-Dollar erreichen werden (ein Anstieg um 9,3 % gegenüber dem Vorjahr), stehen CIOs und CFOs unter zunehmendem Druck, Systeme mit hoher Leistung bereitzustellen und gleichzeitig die Ausgaben zu kontrollieren.¹ Infolgedessen ist die Optimierung der IT-Kosten zu einer der wichtigsten strategischen Prioritäten für Unternehmen und IT-Führungskräfte geworden.

Unter IT-Kostenoptimierung versteht man den Prozess der regelmäßigen Bewertung von IT-Ausgaben, um unnötige Kosten zu identifizieren und zu eliminieren und gleichzeitig den Betrieb zu unterstützen. Richtig angewendet, kombiniert die IT-Kostenoptimierung Best Practices, Strategien und Software-Tools, um ein Gleichgewicht zwischen Kostensenkung, maximaler Leistung und maximalem Mehrwert zu erzielen.

Allerdings ist die Umsetzung der IT-Kostenoptimierung mit bemerkenswerten Herausforderungen verbunden, darunter die Bewältigung der steigenden Kosten im Zusammenhang mit neuen Technologien wie generativer KI . Laut Bericht des IBM Institute for Business Value (IBV) wird erwartet, dass die durchschnittlichen Rechenkosten zwischen 2023 und 2025 um 89 % steigen werden, wobei 70 % der befragten Führungskräfte die generative KI als Schlüsselfaktor für diesen Anstieg angeben.

Die IT-Kostenoptimierung ist nicht mit dem IT-Kostenmanagement zu verwechseln, also dem Prozess der Überwachung, Analyse und Berichterstattung der IT-Kosten, um sicherzustellen, dass sie der Budgetzuweisung entsprechen. Im Gegensatz dazu geht die IT-Kostenoptimierung über die bloße Kostenverfolgung hinaus und konzentriert sich auf die Implementierung von Strategien, die die IT-Ausgaben minimieren und gleichzeitig den aus den IT-Ressourcen gewonnenen Wert steigern.

Ohne ein strukturiertes Framework kann es Führungskräften schwer fallen, Strategien zur IT-Kostenoptimierung umzusetzen, die langfristig nachhaltige Veränderungen fördern. Laut einer Studie von Gartner erzielen nur 11 % der Unternehmen drei Jahre in Folge Kosteneinsparungen.²

Ein Framework zur IT-Kostenoptimierung bietet einen schrittweisen Ansatz zur Analyse der IT-Ausgaben eines Unternehmens (z. B. für Hardware, Softwareanwendungen, Cloud Computing, Lieferantenverträge, Datenspeicher) bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Effizienz und Erreichen der allgemeinen Geschäftsziele.

Ein effektives Framework sollte die folgenden Schritte umfassen.

Beziehen Sie Stakeholder aus allen wichtigen Unternehmensbereichen (z. B. Betrieb, Finanzen, Kundenservice) ein, um die Akzeptanz sicherzustellen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Jeder Unternehmensbereich hat einzigartige Technologiebedürfnisse und Ausgabenmuster, die Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen können.

Richten Sie die Bemühungen zur IT-Kostenoptimierung auf umfassendere Geschäftsziele aus und konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Kostenreduzierung, sondern auch auf das Erzielen betrieblicher Effizienz, Innovation und Rentabilität.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die Kundenzufriedenheit verbessern möchte, kann sich das IT-Team auf die Optimierung von Geschäftsprozessen und Kundenservice-Tools konzentrieren, um die Gesamtleistung zu verbessern.

Führen Sie eine umfassende Bewertung durch, um Einblick in aktuelle Ausgaben, Ressourcenzuweisung und Ineffizienzen zu erhalten. Durch die Integration von Daten zu IT-Ausgaben mit geschäftlichen Metriken (z. B. Umsatzwachstum und Kosten für die Kundenakquise) können Bereiche aufgedeckt werden, in denen IT-Investitionen nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen und nicht den erwarteten Nutzen bringen.

CIOs und andere IT-Führungskräfte müssen potenzielle Strategien zur Kostenreduzierung identifizieren, die weder die Leistung noch den Wert beeinträchtigen. Durch die Migration von Anwendungen z. B. von einem kostenintensiven lokalen Rechenzentrum zu einer kosteneffizienteren Hybrid-Cloud-Lösung können sowohl die Investitions- als auch die Betriebskosten gesenkt und gleichzeitig die Skalierbarkeit und Flexibilität verbessert werden.

Initiativen zur IT-Kostenoptimierung beginnen quasi, sobald ein Unternehmen ein Framework eingerichtet hat. In diesem Artikel stellen wir sechs Strategien zur IT-Kostenoptimierung vor, mit denen Sie einen höheren Return on Investment (ROI) aus Technologieinvestitionen sowie Wettbewerbsvorteile erzielen können.

Konsolidieren Sie Ihre IT-Assets, um sowohl Kosten als auch Komplexität zu reduzieren. Redundante Systeme und Anwendungen, veraltete Hardware und nicht ausreichend genutzte Softwarelizenzen können zu einer unkontrollierten IT-Ausbreitung führen – eine übermäßig komplexe, dezentrale IT-Umgebung, die eine Schatten-IT zur Folge haben kann. Neben dem Abbau von Silos erleichtert die Konsolidierung die Verwaltung von Workloads und die Rationalisierung der Abläufe.

Beispielsweise haben Virtual Machines (VMs) den IT-Betrieb verändert und es Unternehmen ermöglicht, mehrere Anwendungen auf einem einzigen physischen Server auszuführen. Doch obwohl VMs mehr Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, kann dieVM-Ausbreitung – also die übermäßige und unkontrollierte Expansion von Virtual Machines – zu nicht ausreichend genutzten oder vergessenen VMs führen.  

Die Einführung von IT-Governance-Richtlinien mit standardisierten Prozessen für die Erstellung, Wartung und Stilllegung von VMs kann ihrer Ausbreitung entgegenwirken. Darüber hinaus trägt die Investition in Plattformen zum Virtualisierungsmanagement der Überwachung des gesamten VM-Lebenszyklus dazu bei, die Verschwendung von Ressourcen zu reduzieren und die Verwaltungskomplexität zu verringern.

Heute investieren die meisten Unternehmen in ein hybride Multicloud-Umgebung, die sowohl Flexibilität als auch Kontrolle über die Workloads bietet. Dieses moderne IT-Infrastrukturmodell ist jedoch mit einer gewissen Komplexität verbunden. Je mehr Clouds Sie nutzen – jeweils mit eigenen Verwaltungstools, Datenübertragungsraten und Sicherheitsprotokollen – desto schwieriger kann die Verwaltung Ihrer Umgebung werden. Eine mangelnde Transparenz in Cloud-Nutzungsmustern kann beispielsweise zu zusätzlichen Ausgaben für untergenutzte Dienste führen.

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie verschwenden Unternehmen aufgrund unzureichender Verwaltung Milliarden von Dollar für ihre Public-Cloud-Infrastruktur. Mehr als drei Viertel der Befragten schätzen, dass zwischen 21 % und 50 % ihrer Cloud-Ausgaben verschwendet sind.³

Cloudkosten-Management, auch Optimierung der Cloud-Kosten oder Cloud-Kosten-Governance genannt, verwaltet und reduziert die Cloud-Ausgaben eines Unternehmens. Wenn sie effektiv umgesetzt werden, ermöglichen Cloud-Kostenmanagement-Strategien FinOps, eine sich entwickelnde Disziplin des Cloud-Finanzmanagements und eine kulturelle Vorgehensweise, die darauf abzielt, den Geschäftswert in hybriden und Multi-Cloud-Umgebungen zu maximieren. FinOps können einem Unternehmen helfen, proaktiv unerwünschte Ausgaben zu identifizieren und zu reduzieren, Cloud-Ressourcen zu skalieren und Richtlinien zur Kostenkontrolle zu automatisieren.

Zu den weiteren Techniken der Cloud-Optimierung gehören: 

• Dimensionierung: Die übermäßige Bereitstellung von Ressourcen (z. B. Rechenleistung, Netzwerkbandbreite, Speicherkapazität der Cloud) ist ein häufiges Problem, mit dem Unternehmen in Cloud-Umgebungen konfrontiert sind. Die richtige Dimensionierung, also die Anpassung von Art und Größe der Cloud Computing-Instanzen an Workloads, kann die Kosteneffizienz steigern, indem sichergestellt wird, dass ein Unternehmen die richtige Menge an Cloud-Instanzen erwirbt. Cloud-Kostenmanagement-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen zu verfolgen und ihre Nutzung anzupassen, um Maßnahmen zur Kostensenkung zu ergreifen.

• Reservierte Instanzen (RIs): Mit dem Erwerb reservierter Instanzen (RI) sparen Unternehmen Geld und steigern ihre Flexibilität. Reservierte Instanzen werden im Voraus erworben, in der Regel mit einem Rabatt, und kommen meist zu Spitzenzeiten, z. B. bei Flash-Sales, zum Einsatz.

• Spot-Instanzen: Spot-Instanzen ermöglichen es Kunden, ungenutzte Rechenkapazität zu einem günstigeren Preis von einem Cloud-Service-Anbieter zu erwerben. Spot-Instanzen eignen sich am besten für kurzfristige Aufgaben wie Stapel- oder Hintergrundverarbeitung, da Anbieter diese Instanzen kurzfristig unterbrechen oder beenden können, wenn die Kapazität anderweitig benötigt wird.

Ein erheblicher Teil der Ausgaben eines Unternehmens entfällt auf die Software, doch bei der Nachverfolgung der Nutzung treten häufig Probleme auf. Eine von Productiv durchgeführte Studie ergab, dass nur 47 % der SaaS-Lizenzen über einen Zeitraum von durchschnittlich 90 Tagen verwendet werden.⁴

Um die Ausgaben für Software zu optimieren, führen Sie am besten eine gründliche Prüfung durch, um die Nutzung im Vergleich zu Lizenz- und Abonnementkäufen zu bewerten. Erwägen Sie, wenn möglich, die Einführung von Open-Source-Software, um ähnliche Funktionen zu geringeren Kosten bereitzustellen.

Investitionen in Software Asset Management (SAM)-Prozesse und -Tools können die Effizienz verbessern, Risiken reduzieren und das Beste aus Ihren Softwareinvestitionen herausholen. SAM hilft bei der Nachverfolgung der Nutzung, z. B. bei der Speicherung für SaaS und Cloud-Service. Durch die Analyse dieser Nutzungsdaten können Unternehmen Benchmarks setzen, um ihre Abonnementpläne zu optimieren. Zum Beispiel stellen diese Benchmark sicher, dass die Software nicht unterlizenziert (was zu Compliance-Problemen führen könnte) oder überlizenziert wird (was zu verschwendeten Ausgaben für unnötige Lizenzen führen könnte).

Unternehmen können ihre Geschäftsleistung steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Automatisierungstools und KI-gestützte intelligente Workflows einsetzen:

• Automatisierung von Routineaufgaben: Routinemäßige IT-Betriebsaufgaben können bei manueller Ausführung erhebliche Ressourcen und Arbeit in Anspruch nehmen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse entlasten Unternehmen IT-Teams zugunsten strategischer Aktivitäten und senken gleichzeitig das Risiko menschlichen Versagens. Die IT-Automatisierung übernimmt sich wiederholende Aufgaben wie Software-Patching, Infrastrukturbereitstellung und routinemäßige Wartung. Automatisierte Überwachungssysteme erkennen Probleme, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken, was ein rechtzeitiges Eingreifen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung ermöglicht.

• Verbesserung der Kostentransparenz und -kontrolle: KI-gestützte Tools können Echtzeit-Einblicke in IT-Ausgaben liefern, Kostenanomalien identifizieren und Berichte erstellen, die IT-Führungskräfte dabei unterstützen, die Kosten zu verstehen und effektiv zu kontrollieren. Heute nutzen Unternehmen auch die Funktionen der KI, um Prognosemodelle zu erstellen und zukünftige IT-Kosten zu prognostizieren.

• Optimieren der Cybersicherheit: Die Cybersicherheit spielt eine wichtige Rolle bei Initiativen zur IT-Kostenoptimierung. Der Data Breach Kostenreport 2024 von IBM ergab, dass die weltweiten durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung im Vergleich zum Vorjahr um 10 % auf 4,88 Millionen US-Dollar gestiegen sind, der größte Anstieg seit der Pandemie. Automatisierungs- und KI-Tools helfen bei der Optimierung der Cybersicherheit, indem sie eine schnelle Erkennung und Reaktion auf Bedrohungen ermöglichen und so die Zeit reduzieren, die zur Identifizierung von Sicherheitslücken und zur Minderung von Risiken benötigt wird.

Flexible Methoden und DevOps-Praktiken können zu einer besseren Ressourcennutzung und einem kostengünstigeren IT-Management führen, wenn sie auf den IT-Betrieb angewendet werden.

Flexible Methoden und DevOps fördern die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs-, Betriebs- und Geschäftsteams, was dazu beiträgt, dass Ressourcen abteilungsübergreifend effektiv genutzt werden.

• Infrastructure-as-Code (IaC): IaC ist eine Vorgehensweise, bei der die Infrastruktur durch Code und nicht durch manuelle Prozesse definiert und verwaltet wird. Diese Funktion kann zu einer effizienteren und vorhersehbareren Bereitstellung von Ressourcen führen, was das Risiko einer Über- oder Unterbereitstellung verringert und damit die Kosten senkt.

• Generative KI: Generative KI-Tools können den Softwareentwicklungszyklus (SDLC) verbessern, indem sie die Codegenerierung automatisieren, bei der Softwareentwicklung und sogar bei der IT-Dokumentation helfen. Diese Fähigkeit verbessert die Effizienz und reduziert die Entwicklungskosten.

IT-Infrastrukturen, insbesondere Rechenzentren, verbrauchen große Mengen an Energie. Nachhaltige IT ist ein Ansatz für die Unternehmens-IT, der darauf abzielt, die Umweltauswirkungen des IT-Betriebs und den Beitrag zum Klimawandel zu minimieren.

Nachhaltige IT-Beschaffungsrichtlinien können Unternehmen dabei helfen, der Verwendung umweltfreundlicher Geräte und Hardware (z. B. Server, Kühlsysteme, Solid-State Drives) mit hohen Energieeffizienzklassen wie Energy Star-Zertifizierungen den Vorzug zu geben. Auch die Nutzung von Stromverträgen für erneuerbare Energiequellen wie Solar-, Wind- oder Wasserkraft kann die Umweltauswirkungen des IT-Betriebs erheblich reduzieren und langfristig zu Kosteneinsparungen führen.

Da Unternehmen mit dem fortschreitenden technologischen Wandel zu kämpfen haben, muss die Optimierung der IT-Kosten ein fortlaufender Prozess und keine einmalige Lösung sein. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Komplexität liegt in der Anwendung der richtigen Tools und Strategien, um ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Leistung herzustellen.