6 Strategien für ein effizientes IT-Kostenmanagement im Jahr 2025

Der Aufstieg der digitalen Transformation und die zunehmende Beliebtheit von Cloud Computing helfen Unternehmen dabei, ihren Kunden online einzigartige Dienstleistungen anzubieten, und veranlasst viele Unternehmen, sich selbst als Technologieunternehmen zu betrachten. Und die Technologiebudgets steigen entsprechend dieser neuen Realität an. Die IT-Ausgaben werden im Jahr 2025 voraussichtlich auf 5,74 Billionen USD ansteigen, was einem Anstieg von 9,3 % gegenüber 2024 entspricht. 

CEOs und CFOs sind bereit, in IT-Dienstleistungen und Technologie zu investieren, weil sie deren Bedeutung für den Aufbau eines modernen Unternehmens und die Bereitstellung außergewöhnlicher Produkte und Kundenservice verstehen und zu schätzen wissen. Aber sie konzentrieren sich auch auf die Kostenzuweisung und erwarten von ihren CIOs und IT-Teams eine größere Kostendisziplin, was dazu führt, dass die CIOs einem zunehmenden Druck ausgesetzt sind, ihre Ausgaben zu rechtfertigen und den Überblick über das Budget zu behalten.

Der beste Weg, dies zu erreichen, ist das IT-Kostenmanagement, der Prozess, mit dem CIOs und IT-Abteilungen die Kosten im Zusammenhang mit dem Technologieeinsatz ihres Unternehmens projizieren und kontrollieren.

Das IT-Kostenmanagement hat an Bedeutung gewonnen, da die Kostenkontrolle für jedes Unternehmen in allen Branchen an erster Stelle steht. Einfach ausgedrückt: IT-Verantwortliche können sich höhere Projektkosten, die zu Budgetüberschreitungen führen, nicht leisten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die IT-Abteilung eines Unternehmens die Kosten ineffizient verwalten kann. Sie konnte ein hochmodernes lokales Rechenzentrum aufbauen, nur um dann festzustellen, dass sich ihre Kosten halbieren würden, wenn sie alles in der Cloud betreiben würde. Oder sie migrierte all ihre Daten zu einem einzigen Cloud-Provider und stellte fest, dass es lange Zeitabschnitte gab, in denen sie nur einen Bruchteil ihres Cloud-Platzbedarfs nutzte, aber für die gesamte Cloud bezahlte. Oder sie konnte eine teure Projektmanagement-Software lizenzieren, nur um dann festzustellen, dass ein Bruchteil der Mitarbeiter sie nutzte.

IT-Kostenmanagement ist nicht nur eine Funktion der Kostensenkung, sondern erfordert auch intelligentere Entscheidungen, die den Umsatz und letztendlich die Rentabilität steigern können. CIOs erhalten zunehmend mehr geschäftsbezogene Verantwortung, da Führungskräfte und andere Stakeholder erkennen, dass die Technologie das nächste Schlachtfeld im Wettbewerb ist.

CIOs können Investitionen in bestimmte Bereiche priorisieren, die zusätzliche Einnahmen erzielen. Zum Beispiel kann die Umstellung von Tabellenkalkulationen und/oder dezentralen Aufzeichnungen auf eine moderne Plattform für Kundenbeziehungsmanagement (CRM) anfänglich Kosten verursachen, aber sie kann die Effizienz steigern und den Umsatz steigern.

Letztendlich drängen Unternehmen auf ein Finanzmanagement im gesamten Unternehmen, und IT-Abteilungen wären gut beraten, auf Disziplin und Transparenz innerhalb ihrer Abläufe zu drängen, um mit dem Rest des Unternehmens Schritt zu halten.

Unternehmen müssen ein klares, definiertes Konzept für das IT-Kostenmanagement haben, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele effizient erreichen und letztlich die erforderlichen Kosteneinsparungen erzielen können:

• Beginnen Sie mit einer umfassenden Kostenanalyse: IT-Abteilungen müssen zunächst ein Benchmark für die bestehenden Ausgaben durchführen, damit sie wissen, wie effizient oder ineffizient ihre derzeitigen Prozesse sind, berechnen, wie viele unnötige Ausgaben es gibt, und Bereiche identifizieren, in denen sie Kosten senken oder andere Anpassungen vornehmen können, um das Ansehen ihrer IT-Abteilung zu verbessern.
• Legen Sie klare Ziele fest: CIOs haben Metriken, um ihren Ansatz zu analysieren, genau wie jeder andere Geschäftsbereich. Für das IT-Kostenmanagement müssen Unternehmen klare Ziele festlegen und ihre Erfolge verfolgen, um sicherzustellen, dass sie ihre Versprechen gegenüber den Führungskräften einhalten.
• Genaue Vorhersage ihrer Ausgaben: CIOs können nicht länger zulassen, dass ihre Initiativen die Budgets sprengen. Sie erwarten, dass IT-Budgetprognosen die tatsächlichen Kosten mit realistischen Bereitstellungszeiträumen und einem guten Verständnis dafür enthalten, wie sich das abgeschlossene Projekt auf das Unternehmen auswirken wird. Jeder moderne Ansatz für das IT-Kostenmanagement muss eine genaue Kostenschätzung und detaillierte Projektbudgets beinhalten, die alle potenziellen Abweichungen berücksichtigen.
• Identifizieren Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO): Jede IT-Technologie erfordert eine Kostenanalyse, die ein klares Bild davon bietet, wie hoch ihre Technologiekosten sind. Dabei werden IT-Betriebskosten, Investitionsausgaben, Migration, Server-Upgrades, Wartung und andere Überlegungen analysiert.
• Schulen oder bilden Sie das Personal weiter: Es gibt indirekte Kosten für IT-Dienstleistungen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter eines Unternehmens die Technologie, die es entwickelt oder lizenziert, nutzen oder nicht. Unternehmen sollten in die Unterstützung ihrer Mitarbeiter investieren, um den Wert der Technologie zu maximieren. Andernfalls bleiben sie ungenutzt und werden zu einer Komponente der gesamten Technikschulden des Unternehmens.
• Veränderung der Unternehmenskultur: Ein erfolgreicher IT-Betrieb ist eine Zusammenarbeit zwischen Menschen und Technologie. Unternehmen, die IT-Kostenmanagement bewusst verfolgen, müssen auch Mitarbeiter weiterbilden und die Kultur so beeinflussen, dass sie sich auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung konzentriert. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, Software zu identifizieren, die zu wenig oder gar nicht genutzt wird, Möglichkeiten zur Kostensenkung oder Effizienzsteigerung zu finden und über Möglichkeiten zur Beseitigung oder Vermeidung technischer Schulden nachzudenken, bevor sie zu belastend werden.

Die Kostenoptimierung steht für jedes Unternehmen an erster Stelle. Beim IT-Kostenmanagement geht es nicht nur darum, bestehende Services zu kürzen, sondern auch um deren Wertmaximierung. Die richtige Strategie und die richtigen Investitionen können die Umsätze steigern oder zumindest die Kundenbindung sichern.

1. Cloud-Optimierung

Die Cloud-Ausgaben sind aufgrund verschiedener Faktoren um etwa 20 bis 30 % pro Jahr gestiegen, z. B. weil Cloud-Migrationen das Budget übersteigen oder Cloud-Transformationen nicht die erwarteten Kosteneinsparungen erzielen.

Die Cloud-Kosten steigen aus mehreren Gründen, einschließlich der Bezahlung ungenutzter Kapazitäten, mangelnder Transparenz ihrer Ausgaben oder der Bezahlung von zusätzlichem Speicherplatz für unwichtige Daten. Im Allgemeinen werden Unternehmen, die in die Cloud wechseln, einmalig Einstellungen vornehmen und sich danach nicht mehr darum kümmern, wahrscheinlich zu viel Geld ausgeben. Das Cloud-Kostenmanagement ist für jedes IT-Kostenmanagementprogramm von entscheidender Bedeutung, da die Cloud-Nutzung zwangsläufig zur Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) zunehmen wird, insbesondere von generativer KI, die nach Schätzungen von McKinsey einen Anstieg im Wert von jährlich 2,6 bis 4,4 Billionen USD bewirken könnte. Die Cloud-Kosten im Zusammenhang mit generativer KI werden mit der Nutzung steigen und über das hinausgehen, was für die Lizenzierung von Modellen und die Verwaltung oder Kuratierung der Ergebnisse anfallen würde.

2. Automatisierung

Eine zunehmende Anzahl von IT-Services kann nun vollständig automatisiert werden, einschließlich Serverbereitstellung und -konfiguration, Infrastrukturmanagement und Softwareaktualisierung. Durch die Automatisierung müssen Arbeitskräfte nicht mehr manuell Aufgaben erledigen, sodass sie sich auf Aufgaben und Strategien mit höherer Priorität konzentrieren können.

3. Server- und Desktopvirtualisierung

Bei der Virtualisierung werden die Ressourcen eines einzelnen Computers (z. B. Prozessoren, Arbeitsspeicher und Speicher) auf mehrere virtuelle Maschinen (VMs) aufgeteilt. Virtualisierung spart Geld, indem sie eine effizientere Ressourcennutzung ermöglicht. Vor der Virtualisierung hatte jeder Anwendung seinen eigenen entsprechenden CPU, was letztendlich dazu führte, dass mehrere Server nicht ausgelastet waren. Virtualisierung ermöglicht es Unternehmen, Anwendungen mit ihrer eigenen virtuellen Maschine und ihrem eigenen Betriebssystem auf einem physischen Computer abzugleichen.

4. Bewertung der Softwarelizenzierung

Der Aufstieg des Software-as-a-Service (SaaS)-Marktes bedeutet, dass Unternehmen zunehmend Technologie von Drittanbietern lizenzieren können, um ihre internen Kosten für IT-Services zu senken. Es kann jedoch passieren, dass Unternehmen im Laufe der Zeit unnötige oder ungenutzte Abonnements aufbauen und manchmal für einen Service bezahlen, den sie nicht mehr nutzen. Zu einer umfassenden IT-Kostenmanagementstrategie gehört, dass IT-Experten die Lizenzen ständig neu bewerten, um sicherzustellen, dass Unternehmen nur für Lösungen zahlen, die sie auch nutzen und die einen Mehrwert schaffen, der ihre Kosten übersteigt.

5. IT-Lebenszyklus- und Asset-Management

Die Verlängerung des Lebenszyklus von Software und anderen IT-Services maximiert die Zeit, die das Unternehmen für die Nutzung dieser Services nutzen kann. Unternehmen benötigen einen Echtzeit-Einblick in ihre Dienstleistungen und sollten jeden Teil ihrer IT-Systeme konsequent bewerten, um jede Komponente ihrer Infrastruktur zu verstehen, wie sie funktioniert und wann sie Wartung oder Ersatz benötigt.

6. Auf neue Technologie umsteigen

Der Kauf oder die Lizenzierung einer neuen Technologie kann einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen – so paradox es auch zunächst sein mag. Alte Technologien verursachen oft technische Schulden, was zu Ausgaben führt, die in Zukunft ihren Tribut fordern werden, wenn heute suboptimale Entscheidungen getroffen werden. Beispiele für technische Schulden sind die Entwicklung mit hart codierten Werten, ein temporärer Patch anstelle der Behebung der Ursache oder die Auswahl einer kostengünstigeren Plattform, die nicht alle notwendigen Services bietet. Sie alle werden letztendlich zusätzliche Wartungskosten verursachen, selbst wenn diese Kosten heute aufgeschoben werden.

Investieren in neue Technologie verursacht zwar unmittelbare Kosten, kann einem Unternehmen aber helfen, seine Effizienz zu steigern, neue Kundenlösungen zu entwickeln und Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, wodurch der Umsatz gesteigert und Kosten gesenkt werden.

Die Rollen der CIOs gewinnen in Unternehmen immer mehr an Bedeutung und es wird erwartet, dass sie einen positiven Einfluss auf das Geschäftsergebnis haben. Daher muss das IT-Kostenmanagement ein zentraler Bestandteil ihres Auftrags sein, damit sie genau wissen, wie die IT den Umsatz steigert und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle hält. CIOs, die proaktiv und systematisch die finanzielle Gesundheit ihrer Abteilungen verfolgen, analysieren und kommunizieren, werden von der Vorstandsebene als wertvolle und gleichberechtigte Partner behandelt und beeinflussen ihr Unternehmen positiv, das zweifellos mehr von der Technologie abhängig ist als je zuvor in seiner Geschichte.