Was ist Software Asset Management (SAM)?

Software Asset Management (SAM) umfasst eine Reihe von Verfahren zur Planung, Verwaltung und Optimierung von Software-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus.

SAM verfolgt einen strategischen Ansatz bei Kauf, Bereitstellung, Wartung, Nutzung und Entsorgung der Softwareanwendungen eines Unternehmens. Dazu gehören Software-Audits, Bestandsmanagement, Lizenzkonformität und andere Aktivitäten. Als Teil einer effektiven IT-Strategie hilft SAM Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Ressourcenverschwendung und Kosten zu reduzieren, Risiken zu begrenzen und den Wert ihrer Softwareinvestitionen zu maximieren.

SAM nahm Ende der 1980er Jahre Gestalt an, als Unternehmen begannen, in größerer Zahl Software für geschäftliche Zwecke zu implementieren. Im Laufe der Zeit entwickelte es sich von der einfachen Lizenzkonformität zur Verwaltung des gesamten Softwarelebenszyklus. SAM entwickelte sich in den frühen 2000er Jahren weiter, als die Einführung von Software-as-a-Service (SaaS) und Cloud Computing neue Herausforderungen mit sich brachte.

Inzwischen passen Software-Asset-Manager und andere ihren Ansatz an SAM an. Sie müssen nun ein komplexeres Technologie-Ökosystem berücksichtigen, das künstliche Intelligenz (KI), Automatisierungstools und kollaborative Open-Source-Software umfasst.

Durch Software Asset Management erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Software-Assets und können sicherstellen, dass diese effizient, effektiv und verantwortungsvoll genutzt werden.

Unternehmen sind zunehmend auf Software angewiesen, um ihre Abläufe zu steuern. Aber nutzen sie tatsächlich alle Anwendungen? Und nutzen sie die Anwendungen effizient und schöpfen ihr volles Potenzial aus? Ohne ein ordnungsgemäßes Management fehlt es Unternehmen an Transparenz darüber, über welche Software-Assets sie verfügen und wie diese im Unternehmen implementiert werden. Sie geben letztlich zu viel Geld für Anwendungen aus und werden bei Missbrauch der Software möglicherweise Audits und Strafen ausgesetzt.

Mit einer SAM-Strategie können Unternehmen ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte Softwarelizenzen entdecken. Diese Erkenntnis ermöglicht es Unternehmen, ihre Käufe zu optimieren und Kosteneinsparungen zu erzielen. SAM unterstützt außerdem eine fundierte Entscheidungsfindung hinsichtlich neuer Investitionen und Beziehungen zu Softwareanbietern. Laut Gartner könnte die Integration von effektivem SAM und Financial Operations (FinOps) in eine zentrale Governance-Funktion unnötige Ausgaben in Form von Software- und Cloud-Investitionen bis 2026 um 60 % reduzieren.¹

SAM-Lösungen können Unternehmen auch dabei helfen, rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden. SAM-Praktiken können beispielsweise dazu beitragen, dass Unternehmen die Bedingungen von Softwarelizenzvereinbarungen einhalten, wodurch die negativen Folgen von Nichteinhaltungen vermieden werden können.

Zu den wichtigsten Funktionen eines effektiven SAM-Programms gehören:

• Software-Bestand
• Nutzungsüberwachung
• Lizenzverwaltung
• Beschaffungsprozesse
• Software-Audits
• Lebenszyklusmanagement

Zu den Verfahren zur Software-Bestandsverwaltung gehört die systematische Verfolgung und Organisation der Assets eines Unternehmens. Diese Aktivitäten konzentrieren sich auf die Identifizierung der gesamten installierten Software, einschließlich lokaler, Cloud-basierter und Software-as-a-Service-Anwendungen (SaaS).

Unternehmen können automatisierte Tools als Teil eines Erkennungsprozesses verwenden, um nach Software zu suchen, die auf Geräten installiert ist, von Servern über Desktops und Laptops bis hin zu mobilen Geräten. Eine zentralisierte Bestandsdatenbank könnte Details wie Softwareinstallationsdaten, -versionen und -lizenzen verfolgen. Diese zentralisierte Nachverfolgung ermöglicht ein besseres Verständnis der Softwareberechtigungen oder der Software, die das Unternehmen besitzt oder verwenden darf.

Bei der Nutzungsüberwachung geht es darum, zu verfolgen, wie Software in einem Unternehmen verwendet wird. Die Datenerfassung erfolgt über Tools, die Softwareaktivitätsmetriken überwachen, etwa Nutzungshäufigkeit, Nutzungsdauer und allgemeine Zugriffsmuster. Mithilfe dieser Daten können Unternehmen dann nicht ausreichend genutzte oder redundante Software identifizieren und unnötige Softwarekosten vermeiden. Bei SaaS- und Cloud-basierten Lösungen zielt SAM darauf ab, Verbrauchsmetriken wie aktive Benutzer oder Datenspeicher zu überwachen, um Abonnementtarife zu optimieren.

Zum Lizenzmanagement gehört die Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen und die Optimierung der Lizenznutzung. Unternehmen müssen regelmäßig überprüfen, ob die Softwarenutzung den Lizenzbedingungen entspricht, um eine übermäßige Nutzung (Überlizenzierung) oder nicht autorisierte Installationen (Unterlizenzierung) zu vermeiden. SAM-Verfahren berücksichtigen alle Softwareberechtigungen und umfassen die Nachverfolgung von Lizenztypen (z. B. unbefristete Lizenzen oder Abonnements) und die Überwachung der Einhaltung von Anbietervereinbarungen.

Unternehmen können dann die Lizenzierung optimieren, indem sie ungenutzte Lizenzen neu zuweisen oder eliminieren und verwandte Lizenzen nach Möglichkeit konsolidieren. Sie können Verlängerungen bei Bedarf auch automatisieren, um Unterbrechungen beim Zugriff oder beim Service zu vermeiden.

Software-Beschaffungsprozesse optimieren Software-Käufe und -Verlängerungen. Durch die Zentralisierung der Beschaffung können Unternehmen ihre Kosten kontrollieren und redundante Käufe vermeiden. Auch können Genehmigungsprozesse für die Softwareakquisitionen implementiert werden, um die Übereinstimmung mit Budget und Zielen sicherzustellen.

Diese Bemühungen können dazu beitragen, stärkere Beziehungen zu den Anbietern aufzubauen und die Vertragsverwaltung zu rationalisieren. Sie könnten auch dabei helfen, die interne Ausbreitung von Schatten-IT zu verhindern, also Softwareprodukten und Tools, die Mitarbeitende ohne Wissen oder Aufsicht des Unternehmens verwenden.

Regelmäßige Software-Audits ermöglichen es Unternehmen, proaktiv ihren gesamten Softwarebestand, ihre Lizenzen und die Einhaltung von Anbietervereinbarungen zu überprüfen. Der Prüfungsprozess kann auch einen Vergleich der auf den Geräten des Unternehmens installierten Software mit einem zentralen Bestand beinhalten. Auf diese Weise können Prüfer nicht autorisierte oder veraltete Anwendungen identifizieren.

Eine regelmäßige Überprüfung der Nutzung und der Einhaltung der Lizenzkonformität ist eine wichtige Maßnahme, um potenziellen Risiken vorzubeugen und Kosteneffizienz zu gewährleisten. Wenn Softwarenetzwerke auditbereit gehalten werden, können Anfragen und Überprüfungen leichter bearbeitet werden, sobald diese auftreten.

Das Lifecycle-Management trägt dazu bei, eine optimale Softwarenutzung und -konformität von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme sicherzustellen. Dieser Prozess beinhaltet die Beschaffung der richtigen Software für die Unternehmensanforderungen zum bestmöglichen Preis von bevorzugten Anbietern. Dazu gehört auch, die autorisierte Installation und Konfiguration auf den erforderlichen Geräten sicherzustellen und regelmäßige Updates, Patches und Wartung zu planen.

Wenn eine Software das End-of-Life (EOL) erreicht, helfen SAM-Praktiken dabei, sie reibungslos außer Betrieb zu nehmen, indem Installationen entfernt, Lizenzen beendet und eine sichere Datenentfernung gewährleistet wird. Verschiedene SAM-Tools können die Nachverfolgung der Softwarebereitstellung und die Berichterstattung über den gesamten Lebenszyklus der Software automatisieren, um mehr Transparenz und Kontrolle der Assets zu gewährleisten.

Verschiedene Software Asset Management-Tools und -Technologien können die Implementierung und Verwaltung von SAM-Prozessen effizienter und präziser machen. Zu diesen Technologien gehören:

• Tools zur Softwareinventarisierung: Unternehmen können Tools zur Softwareinventarisierung und -erkennung verwenden, um die auf allen Geräten installierte Software automatisch zu scannen und zu identifizieren und so ein zentrales Inventar zu erstellen.
  
  
• Lizenzverwaltungssysteme: Diese zentralisierten Systeme helfen bei der Verwaltung von Softwarelizenzen, einschließlich Nutzungsrechten und Verlängerungen. Sie tragen dazu bei, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen.
  
  
• Tools zur Softwaremessung: Diese Tools überwachen und messen die Softwarenutzung und können wertvolle Einblicke in die Nutzung bieten. Sie können mit Echtzeitdaten integriert oder verwendet werden, um langfristige Muster zu identifizieren.
  
  
• IT-Service-Management-Programme (ITSM): Diese umfassenderen IT-Service-Management-Lösungen integrieren Hardware-, Software- und Cloud-Assets, um ein breiteres Workflow-Management zu gewährleisten. Sie ermöglichen ein unternehmensweites Service-Management von IT- und OT-Ressourcen und -Prozessen.

Unternehmen können künstliche Intelligenz (KI) in SAM verwenden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und Softwarenutzung und Softwarekosten zu optimieren. KI-gestützte Tools können Software-Assets netzwerkübergreifend erkennen und kategorisieren, wodurch der Bedarf an manueller Nachverfolgung reduziert und die Pflege eines umfassenden Bestands erleichtert wird. KI-gestützte Analyse können Erkenntnisse in Softwarenutzungsmuster geben und Unternehmen dabei helfen, nicht ausgelastete Lizenzen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren. Vorausschauende Analysen helfen KI-Tools, zukünftige Softwareanforderungen auf der Grundlage von historischen Daten und Echtzeitdaten vorherzusagen.

Die vielleicht größte Stärke von KI für SAM-Praktiken ist die Automatisierung. Die Technologie kann genutzt werden, um Routineaufgaben wie die Nachverfolgung von Lizenzen und die Prüfung der Compliance zu automatisieren, wodurch Ressourcen für strategische Aktivitäten freigesetzt und menschliche Fehler verhindert werden können.

SAM-Standards und -Best Practices werden von verschiedenen Branchenorganisationen festgelegt, etwa der International Organization for Standardization (ISO) und der International Association of IT Asset Managers (IAITAM). Diese Organisationen bieten Richtlinien für die Implementierung effektiver SAM-Programme und die Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen. Die Information Technologie Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung von Best Practices für das IT-Service-Management, einschließlich Anleitungen zu SAM-Prozessen.

SAM ist nur ein Element in der Gesamtverwaltung des IT-Betriebs. Es ist ein Teilbereich des IT-Asset-Managements (ITAM).

ITAM ist die End-to-End-Verfolgung und -Verwaltung aller IT-Ressourcen. Es kann unterteilt werden in: 

• Software Asset Management (SAM), das sich speziell auf Software-Assets konzentriert
• Hardware Asset Management (HAM), das sich auf Hardware-Assets wie Computer, mobile Geräte und Server konzentriert