Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

ITAM nutzt finanzielle, vertragliche und Bestandsdaten, um IT-Assets zu verfolgen und strategische Entscheidungen darüber zu treffen. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die IT-Ressourcen effizient und effektiv genutzt werden. ITAM trägt auch zur Kostenoptimierung bei, indem es die Gesamtzahl der genutzten Assets reduziert und die Lebensdauer dieser Assets verlängert, wodurch kostspielige Upgrades vermieden werden. Ein wichtiger Teil von ITAM besteht darin, die Gesamtbetriebskosten zu verstehen und Möglichkeiten zu finden, die Nutzung der Assets zu optimieren.

Ein Informationstechnologie-(IT-)Asset ist jede Art von Informationen oder Daten, Software oder Hardware, die ein Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit nutzt. Zu den Hardware-Assets gehört physisches Computerequipment wie physische Server in Rechenzentren, Desktop-Computer, mobile Geräte, Laptops, Tastaturen und Drucker. Zu den Software-Assets hingegen gehören Anwendungen, für die in der Regel Lizenzen pro Benutzer oder Rechner vergeben werden, sowie Softwaresysteme und Datenbanken, die mit Open Source Ressourcen erstellt wurden. Zu den Software-Assets gehören auch Cloud-basierte Assets, wie Software-as-a-Service-(SaaS-)Anwendungen.

Der IT-Asset-Management-Prozess (ITAM) umfasst üblicherweise die folgenden Schritte:

1. Asset-Identifizierung: Der erste Schritt im IT-Asset-Management besteht darin, einen detaillierten Bestand aller IT-Assets zu erstellen. Dies ermöglicht eine einfache Identifizierung und stellt sicher, dass redundante Assets für mehr Effizienz optimiert werden.
   
   
2. Dazu gehört die Verwendung eines ITAM-Tools oder -Systems zur kontinuierlichen Überwachung von IT-Assets. Zu den Informationen, die zur Nachverfolgung der einzelnen Assets erfasst werden, gehören finanzielle (Kosten der Assets), vertragliche (Garantien, Lizenzen und Service-Level-Agreements (SLAs)) sowie Bestandsdaten (Standort und Zustand der physischen Assets).
   
   
3. Wartung: IT-Assets werden entsprechend ihrer Lebenszyklusphase gepflegt. Die Wartung umfasst die Reparatur, die Aktualisierung und den Austausch von Assets. Alle Wartungsaktivitäten, die an einem IT-Asset durchgeführt werden, werden im Rahmen des ITAM-Verfahrens protokolliert, sodass die Daten zur Bewertung der Leistung des Assets verwendet werden können.

Jedes IT-Asset hat einen begrenzten Lebenszyklus. Beim IT-Asset-Management (ITAM) geht es darum, den Lebenszyklus eines Assets zu verwalten, um maximale Produktivität sicherzustellen. Während jedes Unternehmen seine eigenen Lebenszyklusphasen definieren kann, umfasst der Lebenszyklus eines IT-Assets im Allgemeinen die folgenden Phasen:

1.  Dabei geht es darum, Entscheidungen über die von einem Unternehmen benötigten Assets, deren Verwendungszweck und die Art ihrer Anschaffung zu treffen. Bei der Planung der Anschaffung von Assets ziehen Unternehmen auch Wettbewerbsalternativen in Betracht und führen Kosten-Nutzen-Analysen und TCO-Analysen (Total Cost of Ownership) für alle möglichen Optionen durch.
   
   
2. Beschaffung: Assets können durch Kauf (einschließlich Software-as-a-Service), Bau, Lizenzierung oder Leasing erworben werden.
   
   
3. Bereitstellung: Die Bereitstellung von Assets kann die Installation, die Integration mit anderen Tools, die Gewährung des Benutzerzugriffs und die Bereitstellung von technischem Support umfassen.
   
   
4. Wartung: Sobald die Anlagen bereitgestellt wurden, sollten Vorkehrungen für regelmäßige Wartung, Modernisierung und Reparaturen getroffen werden, um ihre Nutzung zu optimieren und ihren Wert zu maximieren. Dies verlängert ihre Lebensdauer, minimiert die Kosten und mindert Risiken.
   
   
5. Stilllegung: Ein Asset wird stillgelegt, wenn der Wertverlust einsetzt und eine Wartung nicht mehr möglich ist. Das heißt, ein IT-Asset erreicht das Ende seines Lebenszyklus, wenn die Wartung häufiger wird und das Unternehmen mehr Ressourcen dafür aufwendet als zuvor. Ein Unternehmen kann auch beschließen, ein Asset stillzulegen, wenn es bessere Alternativen auf dem Markt gibt. Die Stilllegung von Assets umfasst die Entsorgung alter Assets, die Aktualisierung von Asset-Informationen, die Beendigung von Support- und Lizenzvereinbarungen und die Planung des Übergangs zu neuen Assets.

Ein effizientes IT-Asset-Management (ITAM) kann einem Unternehmen helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören unter anderem die folgenden:

• Zentralisierte Asset-Datenbank/Bestand: Assets sind schwer zu verwalten, wenn sie an verschiedenen Orten verfolgt werden. Ungenauigkeit und Störungen können zu ineffizienten und schlechten Geschäftsentscheidungen führen. Ein Single-Source-of-Truth (SSOT) zu haben, macht die Asset-Verfolgung einfacher und effizienter. Das Unternehmen kann an einem Ort sehen, welche Assets verworfen, aktualisiert oder optimiert werden müssen, um maximale Produktivität zu erzielen.
  
  
• Optimierte Nutzung von Assets: IT-Asset-Management führt zu einem effizienten Einsatz von Ressourcen, mindert Risiken, minimiert Verschwendung und senkt Kosten. Durch die Einführung eines ITAM-Verfahrens erhält ein Unternehmen Echtzeitdaten über den Zustand aller seiner Assets und kann fundierte Entscheidungen über die Nutzung der Anlagen treffen.
  
  
• Compliance mit Softwarelizenzen: Unternehmen, die Drittanbieter-Software lizenzieren, müssen sich häufig Software-Audits von Softwareanbietern unterziehen, die sicherstellen wollen, dass diese die Lizenzbedingungen einhalten. Die Nichteinhaltung dieser Vereinbarungen kann zu hohen Bußgeldern führen. Daher verwenden Unternehmen ITAM-Software, um die gesamte auf allen Computern in ihren Netzwerken installierte Software automatisch zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Lizenzvereinbarungen einhält.
  
  
• Fundierte Entscheidungsfindung: ITAM-Daten helfen bei der Bewertung früherer Käufe und Bereitstellungen, die dann die folgenden Maßnahmen beeinflussen. ITAM kann den Kauf von IT-Assets und Geschäftsprozesse verbessern.

Wenn die IT-Assets eines Unternehmens wachsen, wird deren Verwaltung über manuelle, papierbasierte oder Tabellenkalkulationssysteme umständlich. IT-Asset-Management (ITAM)-Software ist eine zentralisierte Anwendung für die Verwaltung und Verfolgung des Lebenszyklus von Assets.

• Zweck: Ein Unternehmen sollte eine klare Vorstellung davon haben, warum es ITAM-Software benötigt und welche Ziele es durch die Digitalisierung seines Asset-Managements erreichen möchte. Wenn möglich, sollte das Management Treffen mit allen relevanten IT-Abteilungen vereinbaren, um deren Meinungen einzuholen.
  
  
• Kosten: Wenn ein Unternehmen Softwarepakete identifiziert hat, die seinen Zielen und Erwartungen entsprechen, besteht der nächste Schritt darin, Preise mit seinem Budget zu vergleichen. Es kann hilfreich sein zu verstehen, was die einzelnen Pakete zu diesem Preis bieten und was nicht. Nutzen Sie eine kostenlose Testversion, bevor Sie sich zum Kauf entschließen.
  
  
• Technischer Support: Unternehmen sollten einen Softwareanbieter wählen, der bei Bedarf technischen Support anbietet. Diese Unterstützung kann in Form einer Self-Service-Plattform, einer Online-Community von Nutzern, einem in-App- oder Web-Chat mit einem Bot, Phone-Support oder einem Chat mit einem Kundenbetreuung-Mitarbeiter in sozialen Medien erfolgen.
  
  
• Reviews und Bewertungen: Das Lesen von reviews von aktuellen und ehemaligen Nutzern eines Softwarepakets auf Drittanbieter-Seiten (z. B. App-Stores und Softwarebewertungsagenturen) kann einem Unternehmen helfen, eine gute Wahl zu treffen.

Während sich das IT-Asset-Management mit der Verwaltung von IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus befasst, geht es beim IT-Service-Management (ITSM) um die Verwaltung und Bereitstellung von IT-Services.

IT-Servicemanagement ist der Prozess der Verwaltung von IT-Services in einem Unternehmen. Sie umfasst viele Komponenten, von der Planung und Implementierung von IT-Services bis hin zu deren Überwachung und Prüfung, um sicherzustellen, dass sie reibungslos und effizient funktionieren. Zu den IT-Services gehören Help Desk und Service Desk Support (z. B. Anleitung eines Benutzers zur Änderung des Passworts oder Self-Service-Funktionen) und Change-Management-Verfahren, die eine effiziente Handhabung von Änderungen an der IT-Infrastruktur beinhalten.

Das Ziel des IT-Service-Managements besteht darin, zuverlässige und qualitativ hochwertige IT-Services bereitzustellen, die den Anforderungen des Unternehmens und seiner Endbenutzer, einschließlich Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner, gerecht werden. ITSM zielt darauf ab, die Benutzererfahrung und Servicequalität zu verbessern.

Die IT Infrastructure Library (ITIL) gilt als der beste Ansatz für die Bereitstellung von ITSM. Es ist eine Bibliothek, die die Best Practices und das Framework für effizientes ITSM bietet. Die neueste ITIL-Version, ITIL 4, umfasst fünf Bände – nämlich Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation und Continual Service Improvement –, in denen 34 ITSM-Praktiken detailliert beschrieben werden.

In gewisser Weise ist ITAM in ITSM enthalten. Asset- und Konfigurationsmanagement gehören zu den vielen ITSM-Verfahren, und eine CMDB – das dedizierte Tool für diesen Prozess – ist ein zentralisiertes Repository der IT-Assets eines Unternehmens und der Beziehungen zwischen ihnen.