O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?

Os fluxos de trabalho são o mecanismo pelo qual funcionários e empresas concluem seu trabalho, tornando-os parte integrante das práticas de negócios sustentáveis e do crescimento contínuo. Os fluxos de trabalho fornecem sistemas para gerenciar e rotear processos e tarefas repetitivos, levando-os de uma etapa para a próxima. E os mecanismos de fluxos de trabalho fornecem um framework para definir, executar e monitorar fluxos de trabalho, que incluem as sequências de tarefas que devem ser concluídas para atingir uma meta de negócios específica.

Os mecanismos de fluxos de trabalho ajudam business process managers e membros de equipes a gerenciar com mais facilidade a ladainha de tarefas vinculadas a fluxos de trabalho simultâneos. Com os mecanismos de fluxos de trabalho, as tarefas e os processos normalmente são iniciados e resolvidos de acordo com os tempos e prazos predefinidos. Para tarefas conduzidas por humanos, quando uma tarefa é concluída, outra é iniciada. E para tarefas orientadas por software, como manutenção de servidores de rede, os mecanismos de fluxos de trabalho podem automatizar o gerenciamento de tarefas em prazos definidos ou com respostas programadas.

Além da automação de tarefas , os mecanismos de fluxos de trabalho também orientam automaticamente os processos de negócios para a próxima etapa mais eficiente, ajudando as empresas a minimizar o envolvimento humano em processos tediosos de tomada de decisão.

Os mecanismos de fluxos de trabalho atuais permitem que as empresas aloquem recursos dinamicamente (incluindo recursos humanos, logísticos e tecnológicos) para tarefas de trabalho, com base em conjuntos de habilidades, disponibilidade e cargas de trabalho existentes. Frequentemente, eles são construídos com uma arquitetura de microsserviços para criar uma solução mais flexível e escalável que possa se ajustar a processos de negócios complexos.

Usando uma interface gráfica ou uma linguagem de definição de processos, como a business process modeling notation (BPMN), o software de mecanismo de fluxos de trabalho aplica uma estrutura de diagrama a cada fluxo de trabalho. Em seguida, ele especifica a sequência de tarefas, pontos de decisão, cronogramas e fluxos de dados com base na estrutura atribuída.

Se o mecanismo precisar se integrar a outros sistemas, poderá usar interfaces de programação de aplicativos (APIs) para facilitar a troca de dados, acionar tarefas de fluxo de trabalho externas e manter filas de mensagens para comunicação entre sistemas. Quando um usuário finaliza a compra em um site de comércio eletrônico usando um serviço do tipo "compre agora, pague depois", por exemplo, uma API de fluxo de trabalho o direcionará ao serviço de pagamento para organizar o pagamento e, em seguida, o encaminhará de volta ao site do varejista para confirmação do pedido.

Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o mecanismo responde aos eventos de fluxos de trabalho que acionam transições para outras tarefas. Quando um representante de atendimento ao cliente finaliza uma chamada de atendimento, um mecanismo de automação envia uma pesquisa de satisfação do cliente e encaminha o problema para a gerência, quando apropriado.

Os mecanismos de fluxos de trabalho também incluem funcionalidades de monitoramento, registro e visualização. Essas funcionalidades fornecem aos gerentes de processo visibilidade em tempo real do estado atual de cada fluxo de trabalho (incluindo tarefas pendentes e concluídas) e registros detalhados de cada evento e ação do sistema.

Os mecanismos de fluxos de trabalho armazenam lógica de negócios e business rules executáveis para orquestrar fluxos de trabalho e automatizar os gatilhos, ações e eventos que compõem um fluxo de trabalho específico. Digamos que um redator envie um artigo para a plataforma de revisão de sua empresa.

O mecanismo de fluxos de trabalho exibe o envio como uma tarefa concluída e, usando scripts e integrações predefinidos, direciona o envio ao editor apropriado para revisão. Simultaneamente, o software envia notificações por e-mail ou baseadas em plataforma para todas as partes interessadas (incluindo gerentes de projetos, equipes editoriais e business process managers), alertando-as sobre o envio.

Quando o editor termina de revisar o artigo, o documento editado é enviado para a plataforma de revisão. Em seguida, o mecanismo de fluxo de trabalho o envia de volta ao redator e envia as notificações necessárias. Esses processos continuam em cada rodada de edições até que o artigo esteja pronto para publicação.

O editor publica o rascunho final usando o sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) da empresa, disponibilizando-o publicamente para os leitores. O mecanismo de fluxos de trabalho mais uma vez envia notificações para as partes apropriadas, notificando-as de que o processo foi concluído.

O mecanismo também acionará o CMS para enviar notificações a todos os leitores inscritos em alertas de publicação. Com todas as tarefas concluídas e cada condição atendida, o software do mecanismo de fluxos de trabalho registra os resultados do fluxo de trabalho editorial e de publicação e arquiva o fluxo de trabalho.

Um software avançado de mecanismo de fluxos de trabalho oferece uma variedade de funcionalidades que ajudam as empresas a simplificar o gerenciamento e a automação de fluxos de trabalho, incluindo:

O software do mecanismo de fluxos de trabalho inclui funções de automação de processos para fluxos de trabalho híbridos e totalmente automatizados. Ele pode concluir tarefas automaticamente ou enviar notificações aos gerentes de processo e membros da equipe para conclusão de tarefas e outras intervenções.

As APIs facilitam a comunicação entre serviços e entre fluxos de trabalho. Os mecanismos de fluxo de trabalho costumam usar APIs de REST, que são flexíveis e leves e podem aperfeiçoar a integração de componentes em arquiteturas de microsserviços . Usando APIs, os mecanismos de fluxos de trabalho podem se integrar sem dificuldades a serviços e plataformas de nuvem existentes, simplificando a adoção de mecanismos e ajudando os desenvolvedores a implementar novos fluxos de trabalho mais rápido.

As abordagens de pouco código e no-code permitem que os desenvolvedores criem fluxos de trabalho usando blocos e modelos predefinidos. Esses modelos ajudam a reduzir a necessidade de programação extensa e ajudam os membros não técnicos da equipe a gerenciar fluxos de trabalho com mais facilidade. Os mecanismos de fluxos de trabalho também fornecem interfaces do usuário visuais para ajudar as equipes a iterar e depurar fluxos de trabalho de negócios com mais facilidade.

Muitos mecanismos de fluxo de trabalho podem funcionar com qualquer infraestrutura de nuvem, evitando o lock-in com fornecedor e permitindo integração sem dificuldades com ambientes híbridos e multinuvem.  

Os fluxos de trabalho exigem modificações e melhorias frequentes. Com vários fluxos de trabalho em execução simultaneamente, pode ser desafiador para equipes e gerentes de processos acompanhar as mudanças. Os mecanismos de fluxos de trabalho fornecem funcionalidades de controle de versões que rastreiam cada iteração do fluxo de trabalho e permitem que os usuários executem versões diferentes de um fluxo de trabalho conforme a necessidade.

Alguns fluxos de trabalho, como os de integração de funcionários e os de gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM), precisam ser executados de forma contínua ou periódica durante longos períodos de tempo. Os principais mecanismos de fluxos de trabalho incluem ferramentas de agendamento e funções de "iniciar fluxo de trabalho", que permitem aos desenvolvedores automatizar e executar fluxos de trabalho repetidamente enquanto são necessários.

Mecanismos de fluxos de trabalho modernos e fáceis de usar para desenvolvedores podem ajudar as equipes a construir fluxos de trabalho simples e complexos com kits de desenvolvimento de software de código aberto (SDKs) compatíveis com JavaScript Object Notation (JSON). Os SDKs também são compatíveis com vários tempos de execução e linguagens de programação (como Java, JavaScript e Python). Os fluxos de trabalho como código ajudam a garantir que os fluxos de trabalho de negócios sejam executados de forma consistente e que as equipes possam testá-los, reutilizá-los e rastreá-los facilmente.

O software do mecanismo de fluxos de trabalho fornece ferramentas nativas para o tratamento de erros, que melhoram a resiliência dos fluxos de trabalho e dos aplicativos. O software normalmente inclui compatibilidade com tentativas incorporadas, para que as tarefas e fluxos de trabalho possam lidar com tempos limite, limites de taxas e falhas sem interromper as operações da rede.

Criar fluxos de trabalho que possam manter seu estado em microsserviços, Docker contêineres, clusters Kubernetes e funções serverless é uma tarefa complexa. Os mecanismos de fluxos de trabalho simplificam o processo com funcionalidades de sequenciamento que determinam como as tarefas e os fluxos de trabalho percorrem a rede, permitindo a execução sem dificuldades de fluxos de trabalho e a interação do serviço.

Os avanços no software do mecanismo de fluxos de trabalho expandiram significativamente suas aplicações. 

Com os dispositivos da Internet das coisas (IoT), os mecanismos de fluxos de trabalho podem se conectar aos sensores dos dispositivos para coletar, agregar e pré-processar dados brutos em tempo real e, em seguida, acionar os fluxos de trabalho com base nos dados processados. Os dispositivos de IoT tendem a gerar eventos com base em condições específicas (limites de temperatura e detecção de movimento, por exemplo). Quando um dispositivo atinge seu limite, o mecanismo de fluxos de trabalho pode iniciar fluxos de trabalho responsivos para lidar com o evento de limite (reduzindo a temperatura ou soando um alarme).

Os mecanismos de fluxos de trabalho também podem empregar processamento de eventos complexos (CEP) para detectar padrões e correlações em vários event streams, permitindo uma automação mais sofisticada e tomada de decisão direcionada.

À medida que as empresas continuam adotando tecnologias nativas da nuvem e iniciativas de transformação digital, os mecanismos de fluxos de trabalho baseados na nuvem se tornam cada vez mais vitais para a automação e o gerenciamento de fluxos de trabalho. Os mecanismos de fluxos de trabalho baseados na nuvem permitem que as empresas ajustem, aloquem e dimensionem recursos dinamicamente com base em suas necessidades de computação, sem investimento significativo em infraestrutura.

As soluções baseadas na nuvem também garantem que os fluxos de trabalho possam ser acessados de qualquer lugar (o que é importante para modelos de trabalho remoto e híbrido) e que os membros da equipe possam continuar a colaborar, independentemente de sua localização geográfica. 

As tecnologias de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) também tiveram um impacto significativo no software do mecanismo de fluxos de trabalho. Mecanismos orientados por IA podem prever resultados, adaptar-se às mudanças nas condições dos negócios e implementar automação inteligente.

Por exemplo, um mecanismo de fluxos de trabalho pode usar ferramentas de IA para extrair informações contextuais de um documento e encaminhá-las para o destinatário certo para aprovação ou para implementação da próxima etapa. Os mecanismos de fluxos de trabalho inteligentes também podem usar dados de instâncias de processos anteriores para otimizar futuras instâncias de fluxo de trabalho. Os algoritmos de ML podem analisar grandes quantidades de dados históricos de fluxos de trabalho para identificar tendências e gargalos de desempenho e sugerir melhorias nos processos de fluxos de trabalho.

Além disso, o software do mecanismo de fluxos de trabalho de ponta pode facilitar a hiperautomação, que automatiza processos inteiros e integra mecanismos de fluxos de trabalho com outras ferramentas de automação (como mecanismos de regras, automação robótica de processos e processamento inteligente de documentos). Com automação de ponta a ponta, as empresas podem criar ecossistemas de fluxos de trabalho coesos que otimizam as operações de negócios e minimizam a intervenção humana em todo o ciclo de vida de fluxos de trabalho.

• Maior eficiência operacional. Os mecanismos de fluxos de trabalho simplificam os processos de negócios, ao automatizar tarefas repetitivas, minimizar erros humanos e acelerar a conclusão de tarefas e processos de fluxos de trabalho.

• Gerenciamento proativo de problemas. Os mecanismos de fluxos de trabalho fornecem análise em tempo real que ajuda as organizações a monitorar os fluxos de trabalho à medida que progridem, permitindo a detecção e a resolução rápidas de problemas.

• Experiência do usuário aprimorada. Mecanismos de fluxos de trabalho modernos priorizam a experiência do usuário, oferecendo interfaces limpas e intuitivas que simplificam o gerenciamento de fluxos de trabalho e reduzem a curva de aprendizado para novos usuários corporativos.

• Escalabilidade simplificada. Com os mecanismos de fluxos de trabalho, as organizações podem escalar seus fluxos de trabalho para acomodar aumentos na complexidade e no volume de tarefas sem um aumento proporcional nos requisitos de recursos.

• Maior segurança. Os fluxos de trabalho atuais geralmente lidam com dados confidenciais; portanto, medidas de segurança robustas são fundamentais. Os principais mecanismos de fluxos de trabalho incorporam mecanismos avançados de criptografia, autenticação e controle de acesso para manter a integridade e a privacidade dos dados.

• Compatibilidade com para trabalhos de maior valor. Os sistemas de fluxos de trabalho, que são executados em mecanismos de fluxos de trabalho, são essenciais para o gerenciamento de processo empresarial (BPM). Em tarefas de orquestração de fluxos de trabalho de software, hardware e humanos, os mecanismos de fluxos de trabalho utilizam automação para lidar com trabalhos e tarefas de menor valor, permitindo que os funcionários se concentrem em inovações de maior valor.

Tanto o software de mecanismos de fluxos de trabalho proprietários quanto de código aberto pode ajudar as empresas a automatizar e gerenciar processos de negócios em vários setores e departamentos. Confira alguns exemplos:

• Recursos humanos: uma maneira pela qual os departamentos de RH podem usar mecanismos de fluxos de trabalho é gerenciar solicitações de licença de funcionários. Em vez de processar envios manualmente, um fluxo de trabalho pode encaminhar solicitações de licença aos gerentes para aprovação, rastrear saldos de férias e licenças médicas e notificar os funcionários sobre o status de suas solicitações.

• TI e operações: os departamentos de TI podem usar mecanismos de fluxos de trabalho para gerenciar a resposta a incidentes e a gestão de mudanças. Por exemplo, quando ocorre uma interrupção no sistema, um fluxo de trabalho pode enviar automaticamente uma notificação para a equipe de suporte de TI, escalar o problema com base na gravidade e acompanhar os esforços de resolução. Os desenvolvedores também podem usar mecanismos de fluxos de trabalho para automatizar o processamento de dados e a gestão de mudanças, de modo que todas as alterações na arquitetura sejam documentadas, avaliadas e aprovadas.

• Gerenciamento da cadeia de suprimentos: os mecanismos de fluxos de trabalho podem ajudar as empresas a gerenciar processos complexos da cadeia de suprimentos. Eles podem simplificar o atendimento de pedidos ao automatizar o processamento de pedidos, as verificações de inventário e as notificações de envios. Se os níveis de estoque ficarem abaixo dos limites estabelecidos, os fluxos de trabalho podem reordenar automaticamente os suprimentos, garantindo que o inventário não fique muito baixo.

• Saúde: nas instalações de saúde, os mecanismos de fluxos de trabalho podem otimizar os processos de gerenciamento de pacientes. As organizações podem automatizar o agendamento de consultas para reduzir a carga administrativa, enviar lembretes aos pacientes, gerenciar cancelamentos e reagendamentos e garantir que os registros dos pacientes sejam atualizados corretamente. Os mecanismos de fluxos de trabalho também podem simplificar o processamento de solicitações de seguros usando fluxos de trabalho automatizados que validam os sinistros e verificam a documentação necessária.