O que é orquestração de fluxo de trabalho?

A automação de fluxos de trabalho se concentra na automação de tarefas individuais. Ao contrário, a orquestração de fluxos de trabalho cria um framework conectado onde essas tarefas automatizadas interagem de forma eficiente, seguem uma sequência lógica e se integram a outros sistemas para alcançar um processo de negócios de ponta a ponta. Coordenando tarefas (como processamento de dados, notificações, aprovações e atualizações do sistema), a orquestração de fluxos de trabalho bem-sucedida reduz os erros e otimiza as operações.

Ferramentas de orquestração modernas, como plataformas de orquestração de fluxos de trabalho e soluções de software, usam tecnologias como inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e ferramentas de pouco código. Essas tecnologias simplificam a criação de fluxos de trabalho, mantêm a consistência, definem sequências de tarefas e se integram a sistemas externos, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), planejamento de recursos empresariais (ERP) e serviços de nuvem.

A IA agêntica está sendo cada vez mais aplicada à orquestração de fluxos de trabalho, permitindo que os sistemas atuem com maior autonomia. O termo "agêntica" se refere à capacidade de ação desses modelos ou de agir de forma independente, exercer julgamento, iniciar fluxos de trabalho e adaptar processos dinamicamente sem intervenção humana constante.

Além do gerenciamento da execução, a orquestração de fluxo de trabalho oferece visibilidade sobre o desempenho do processo, de modo que as organizações monitorem os fluxos de trabalho em tempo real, identifiquem gargalos e façam ajustes baseados em dados. Além disso, a orquestração do fluxo de trabalho oferece suporte à escalabilidade, possibilitando que as empresas gerenciem os processos cada vez mais complexos que acompanham o crescimento, reduzindo o esforço manual e mantendo a excelência operacional.

A orquestração de fluxos de trabalho é fundamental para otimizar operações, reduzir custos e viabilizar o crescimento escalável em setores como TI, marketing, finanças e saúde. 92% dos executivos entrevistados em um estudo de 2023 pelo IBM Institute for Business Value acreditavam que até 2025 os fluxos de trabalho de suas organizações seriam digitalizados. Espera-se que esses fluxos de trabalho utilizem automação impulsionada por IA.¹

As organizações dependem de várias aplicações e tecnologias para lidar com diversas operações. A organização de fluxos de trabalho possibilita a coordenação perfeita de fluxos de trabalho complexos entre ferramentas, sistemas e equipes. Ao automatizar a execução de tarefas e gerenciar dependências, ele ajuda a garantir que aplicações díspares trabalhem juntas de forma eficiente.  

A visibilidade e o controle também são aprimorados, possibilitando o monitoramento em tempo real dos processos. Essa supervisão ajuda as organizações a identificar problemas, manter padrões de alto desempenho e apoiar a conformidade regulatória. Integrando pipelines de dados de várias fontes e promovendo a colaboração entre departamentos, a orquestração do fluxo de trabalho também oferece apoio à escalabilidade e à adaptabilidade à medida que as necessidades dos negócios evoluem.

A orquestração de fluxos de trabalho é um elemento fundamental da transformação digital. Ela impulsiona a produtividade automatizando tarefas rotineiras e ajuda a manter que os processos estratégicos, como a integração de clientes, a gestão da cadeia de suprimentos ou as operações de TI, sejam executados sem problemas. Reduzindo a intervenção manual e aumentando a confiabilidade, ajuda as empresas a obter melhores resultados.

A orquestração de fluxos de trabalho é relacionada e muitas vezes confundida com várias outras práticas, como automação de fluxo de trabalho, orquestração de processos e orquestração de dados. Veja a seguir uma explicação concisa de cada uma:

a orquestração de fluxos de trabalho se concentra na coordenação e no gerenciamento de uma série de tarefas, sistemas e ferramentas interconectados para alcançar um resultado específico. Ele enfatiza a execução de ponta a ponta e a integração de fluxos de trabalho em diferentes ambientes, ajudando as tarefas a ocorrerem na ordem correta enquanto atendem às dependências.

A automação de fluxo de trabalho é o uso de tecnologia para executar tarefas ou processos específicos com o mínimo de intervenção humana. Tem um escopo mais restrito do que a orquestração de fluxo de trabalho, concentrando-se na automação de tarefas individuais. Por outro lado, a orquestração do fluxo de trabalho consiste em gerenciar a sequência e a interação dessas tarefas automáticas para criar um processo coeso.

A orquestração de dados lida especificamente com o gerenciamento da movimentação, da transformação e da integração de dados entre sistemas, incluindo processos de extração, transformação e carregamento (ETL) e data lakes. Seu foco está em garantir que os dados fluam de forma suave e precisa entre fontes, armazenamento e aplicativos, apoiando fluxos de trabalho e processos de tomada de decisão.

Orquestração de processos refere-se à gestão e integração de vários processos de negócios, muitas vezes envolvendo fluxos de trabalho, pessoas e sistemas. Ela adota uma visão mais ampla do que a orquestração de fluxos de trabalho, concentrando-se na coordenação de ponta a ponta de processos de negócios inteiros, promovendo o alinhamento com as metas organizacionais.

A orquestração bem-sucedida do fluxo de trabalho geralmente inclui estas etapas:

–Definir objetivos
–Projetar a estrutura do fluxo de trabalho
–Selecionar ferramentas e tecnologias
–Implementar e integrar
–Definir o monitoramento e o tratamento de erros
–Testar e validar fluxos de trabalho
–Implementar e otimizar

Identifique as principais tarefas, dependências e resultados esperados. Conheça as ineficiências dos processos existentes para ajudar a determinar onde a automação e a otimização podem agregar valor.

Mapeie um fluxo de trabalho estruturado, delineando a sequência de tarefas, dependências e pontos de decisão. Esta etapa pode envolver a criação de representações visuais, como diagramas de processo ou gráficos acíclicos direcionados (DAGs), para apoiar o fluxo lógico e a clareza na execução.

A escolha das ferramentas de orquestração certas é crítica para uma automação bem-sucedida. Plataformas de nuvem e de código aberto ajudam a gerenciar fluxos de trabalho com eficiência, enquanto integrações com interfaces de programação de aplicativos (API) e conexões com bancos de dados ajudam a garantir a comunicação perfeita entre os sistemas. O processo de seleção depende das necessidades de escalabilidade, da compatibilidade da infraestrutura e da complexidade do fluxo de trabalho. Por exemplo, muitas equipes dependem de scripts Python para criar conectores personalizados e automatizar a lógica de tarefas em frameworks de orquestração.

Depois que o design e as ferramentas estiverem em vigor, automatize a execução de tarefas por meio de scripts, APIs e gatilhos acionados por eventos. Estabeleça conexões entre diversas aplicações e sistemas para um fluxo de dados perfeito.

Incorpore monitoramento em tempo real para rastrear a execução, detectar falhas e identificar gargalos de desempenho. Implemente mecanismos de registro e sistemas de alerta para notificar as equipes sobre problemas. Automatize estratégias de recuperação, como novas tentativas ou ações alternativas, para ajudar a manter a estabilidade.

Antes da implementação completa, teste os fluxos de trabalho para identificar erros, ineficiências ou configurações incorretas. Execute casos de teste para ajudar a garantir que as dependências sejam gerenciadas corretamente e que a automação funcione conforme o esperado. A análise de desempenho durante essa fase ajuda a refinar o sequenciamento da execução para máxima eficiência.

Quando o fluxo de trabalho estiver ativo, monitore e otimize continuamente para manter a eficiência. Analise os dados de execução para fazer o ajuste fino da alocação de recursos, ajustar as regras de automação e aprimorar o desempenho. Melhorias contínuas ajudam a garantir que o fluxo de trabalho evolua com as mudanças nas necessidades dos negócios e os avanços tecnológicos. A orquestração eficaz oferece suporte a todo o ciclo de vida do fluxo de trabalho, desde a implementação inicial até o monitoramento, o dimensionamento e a eventual desativação.

A orquestração de fluxo de trabalho oferece vários principais benefícios que aprimoram as operações:

Maior eficiência: a orquestração de fluxos de trabalho automatiza e gerencia processos complexos, possibilitando que as equipes criem, implementem e monitorem tarefas com rapidez. Ela melhora a eficiência operacional ao lidar com operações que seriam muito complexas ou demoradas para o engenheiro gerenciar manualmente ou conforme a necessidade.

Maior confiabilidade: a orquestração de fluxos de trabalho ajuda a manter que as tarefas são executadas na ordem correta e gerencia as dependências entre as tarefas, reduzindo a probabilidade de erros e aumentando a confiabilidade dos processos.

Observabilidade aprimorada: com alta observabilidade, a orquestração de fluxos de trabalho proporciona visibilidade de todas as tarefas dentro de um fluxo de trabalho, do início ao fim, e possibilita que os usuários respondam e tentem novamente conforme a necessidade.

Escalabilidade: a orquestração de fluxo de trabalho possibilita escalabilidade para que sua organização possa acompanhar a demanda sem comprometer a qualidade ou a precisão.

Adaptabilidade: a orquestração do fluxo de trabalho possibilita versatilidade em gatilhos e infraestrutura, possibilitando que as organizações se adaptem a vários casos de uso e requisitos em constante mudança.

A tecnologia desempenha um papel central na orquestração de fluxos de trabalho ao automatizar tarefas rotineiras, possibilitar a tomada de decisão inteligente e permitir a integração perfeita entre sistemas. Com o uso desses avanços, as organizações alcançam maior eficiência, melhor utilização de recursos e maior agilidade em suas operações.

Ferramentas e plataformas de automação de fluxos de trabalho: a orquestração moderna depende de plataformas de gerenciamento de fluxos de trabalho, incluindo ferramentas de pouco código e no-code e software de orquestração dedicado, para projetar e automatizar fluxos de trabalho. Plataformas baseadas em nuvem, como Amazon Web Services (AWS), IBM watsonx Orchestrate e Microsoft, permitem que os usuários mapeiem processos, definam regras e integrem-se a outros sistemas sem precisar de muita experiência em programação.

Plataformas de código aberto, como Apache Airflow, Prefect e Kubernetes, oferecem recursos semelhantes para projetar e automatizar fluxos de trabalho. Os conectores integrados unificam várias aplicações e possibilitam o provisionamento automático de recursos na nuvem e no local.

Ao conectar aplicações como CRMs, ERPs e sistemas de e-mail, configuram com eficiência e ajudam a manter a sequência correta de etapas. Eles também facilitam a integração com APIs, bancos de dados e sistemas externos para um fluxo de dados suave.

IA e aprendizado de máquina: IA e ML aprimoram a orquestração do fluxo de trabalho, especialmente para cargas de trabalho de big data, ajudando a prever falhas e otimizar fluxos de trabalho dinamicamente. A IA aprimora a orquestração do fluxo de trabalho, possibilitando a tomada de decisões inteligentes e fluxos de trabalho adaptáveis. Algoritmos de ML analisam dados de fluxos de trabalho para detectar padrões, prever resultados e recomendar melhorias.

A IA também pode rotear tarefas de forma dinâmica com base em regras predefinidas ou inputs em tempo real, como priorizar solicitações urgentes de clientes ou realocar recursos para lidar com gargalos. Em fluxos de trabalho de atendimento ao cliente, por exemplo, a IA pode analisar tickets recebidos para categorizá-los por prioridade, atribuí-los ao agente mais adequado e sugerir soluções com base em dados históricos.

IA agêntica: a IA agêntica estende os recursos tradicionais de IA, dando às plataformas de orquestração um grau maior de autonomia. Diferentemente da automação padrão ou de modelos preditivos, os agentes de IA agêntica podem iniciar fluxos de trabalho de forma proativa, ajustar prioridades e reconfigurar processos com base em mudanças nas condições ou nas metas organizacionais. Em um sistema multiagentes, cada agente executa uma subtarefa específica necessária para alcançar o objetivo e seus esforços são coordenados por meio da orquestração de IA.

Por exemplo, um sistema de IA agêntica pode iniciar automaticamente novos fluxos de trabalho de suporte ao cliente durante o pico de tráfego ou mudar a prioridade de tarefas da cadeia de suprimentos em resposta a interrupções, sem esperar por instruções humanas explícitas.

Em uma pesquisa com 750 executivos de operações de diferentes setores em seis países, mais de 80% citaram a automação de serviços de negócios globais como um grande imperativo estratégico. 86% indicaram que a automação de processos e a reinvenção de fluxos de trabalho estão se tornando mais eficazes devido aos agentes de IA.²

Processamento de linguagem natural (NLP) e chatbots: o NLP orientado por IA permite que os sistemas de orquestração de fluxos de trabalho interajam com os usuários em linguagem natural, melhorando a acessibilidade e reduzindo a complexidade. Os chatbots podem acionar fluxos de trabalho com base em inputs do usuário, como processamento de solicitações de licença ou geração de relatórios. Um chatbot integrado a um sistema de RH pode iniciar um fluxo de trabalho de integração quando um gerente contrata um novo funcionário, automatizando etapas como configuração de contas e orientação de agendamento.

Robotic Process Automation (RPA): a RPA é frequentemente integrada à orquestração de fluxo de trabalho para lidar com tarefas repetitivas e baseadas em regras, como entrada de dados, geração de relatórios ou atualizações de sistema. Os bots de RPA trabalham com plataformas de orquestração para executar tarefas em sistemas ou aplicativos legados que não têm APIs nem recursos de automação integrados. A RPA melhora a precisão e a velocidade na conclusão de tarefas de alto volume, possibilitando que os trabalhadores humanos se concentrem em atividades mais estratégicas.

Tecnologias de integração e orquestração de dados: as plataformas de orquestração usam tecnologias de integração de dados para ajudar a garantir que os fluxos de trabalho tenham acesso a dados precisos e em tempo real. A IA otimiza ainda mais a orquestração de dados, transformando, limpando e analisando dados, garantindo que os fluxos de trabalho sejam alimentados por insights confiáveis. A orquestração de dados baseada em IA pode agregar dados de vendas de várias plataformas, apresentando informações atualizadas para fluxos de trabalho de faturamento automatizados ou dashboards de vendas em tempo real.

Monitoring and analytics: as ferramentas de análise de dados e depuração impulsionadas por IA ajudam os fluxos de trabalho a funcionarem sem problemas, proporcionando visibilidade em tempo real. Essas ferramentas de orquestração de fluxos de trabalho geram insights sobre taxas de conclusão de tarefas, gargalos e uso de recursos, possibilitando a otimização constante. A análise preditiva de dados pode prever possíveis atrasos ou falhas, possibilitando ajustes proativos. A IA também aumenta a eficiência identificando oportunidades de otimização, como a reatribuição de tarefas ou a reconfiguração de fluxos de trabalho para evitar erros repetidos.

As principais práticas recomendadas para orquestração de fluxo de trabalho são:

• Analise e entenda os fluxos de trabalho atuais
• Defina claramente metas e objetivos
• Integre dados sem dificuldades
• Projete para escalabilidade e flexibilidade 
• Implemente lógica condicional e tratamento de erros
• Envolva e treine os usuários
• Teste e valide minuciosamente
• Monitore e otimize continuamente 

Comece pela criação de um mapeamento e avaliação dos fluxos de trabalho existentes para identificar ineficiências, redundâncias e áreas que precisam de melhoria. Essa base estabelece um ponto de partida claro.

Identifique os resultados desejados para seus fluxos de trabalho, como redução de custos, melhoria da eficiência ou aprimoramento da colaboração. Essas metas apoiam o alinhamento com as prioridades de negócios.

A integração robusta de dados ajuda a manter os fluxos de trabalho com acesso a dados precisos e em tempo real de todos os sistemas conectados. Uma malha de dados unificada oferece insights abrangentes e possibilita operações sem problemas.

Crie fluxos de trabalho tendo em mente o crescimento futuro e as mudanças nas necessidades. Projetos modulares e regras dinâmicas possibilitam que os fluxos de trabalho se adaptem sem exigir uma revisão completa.

Incorpore regras para cenários variados e crie mecanismos robustos de tratamento de erros para evitar interrupções e manter a continuidade do fluxo de trabalho.

Informe os membros da equipe e as partes interessadas sobre os fluxos de trabalho. Ajude-os a conhecer com clareza suas funções, a finalidade do fluxo de trabalho e como lidar com problemas comuns.

Valide fluxos de trabalho por meio de testes rigorosos em ambientes controlados. Simule condições reais para melhorar a eficiência e resolver problemas antes da implementação.

Use ferramentas de monitoramento para acompanhar o desempenho do fluxo de trabalho. Analise as métricas regularmente para identificar gargalos, ineficiências e áreas que precisam de melhoria.

A orquestração de fluxos de trabalho otimiza processos complexos em todos os setores por meio da automação e coordenação de tarefas entre sistemas e equipes. Veja a seguir vários estudos de caso e casos de uso notáveis:

Os sistemas de TI produzem muitos alertas de infraestrutura, aplicações, microsserviços e ferramentas de segurança. O gerenciamento manual pode ser lento e causar downtime ou riscos de segurança. A orquestração do fluxo de trabalho ajuda a priorizar alertas, automatizar correções e encaminhar problemas não resolvidos para as equipes certas.

Os pipelines de integração contínua e implantação contínua (CI/CD) são essenciais para o desenvolvimento de software moderno, ajudando a garantir iteração rápida e lançamentos de alta qualidade.  A orquestração de fluxos de trabalho aprimora a eficiência do DevOps automatizando processos de desenvolvimento, executando testes, gerenciando dependências e implementando atualizações sem dificuldades em todos os ambientes. Coordenando essas tarefas complexas, a orquestração reduz os erros humanos e acelera a entrega do software.

As cadeias de suprimentos envolvem vários stakeholders, desde fabricantes e armazéns até distribuidores e varejistas. Gerenciar manualmente processos complexos da cadeia de suprimentos é ineficiente. A orquestração do fluxo de trabalho ajuda automatizando o rastreamento do inventário e o agendamento de remessas, além de se integrar com data lakes para melhor forecasting. Por exemplo, um fluxo de trabalho orquestrado pode ajustar automaticamente a logística com base em interrupções climáticas, redirecionando as remessas para evitar atrasos.

A integração do cliente é um processo de várias etapas que geralmente exige verificação de documentos, aprovações, configuração de contas e configuração de serviços personalizados. Com a orquestração de fluxos de trabalho, as empresas podem automatizar os fluxos de trabalho de integração por meio da integração de conectores entre os sistemas de CRM e as plataformas de conformidade, permitindo uma experiência do cliente tranquila e segura. Por exemplo, nos serviços financeiros, um fluxo de trabalho orquestrado pode verificar a identidade de um novo cliente, executar verificações de conformidade e disponibilizar automaticamente o acesso à conta.

Os sistemas de nuvem ajustam a capacidade de computação conforme o necessário para manter as coisas funcionando sem problemas e evitar custos desnecessários. As plataformas de orquestração no AWS e em outras infraestruturas baseadas em nuvem ajudam a alocar dinamicamente os recursos de computação para o treinamento do modelo de IA.