O que é gerenciamento de processo empresarial (BPM)?

Embora às vezes seja confundido com gerenciamento de tarefas e projetos, o escopo do gerenciamento de processo empresarial é mais amplo do que esses tópicos adjacentes. O gerenciamento de tarefas concentra-se em tarefas individuais, enquanto o BPM observa todo o processo de ponta a ponta. O gerenciamento de projetos refere-se a um escopo único do trabalho, enquanto o BPM concentra-se especificamente em processos repetíveis.

Por meio da reengenharia contínua de processos, as organizações podem simplificar seus fluxos de trabalho gerais, levando a maior eficiência e redução de custos. Este conceito não é novo; os princípios do six sigma e do lean são exemplos de metodologias de BPM.

Incorporando recursos avançados de análise, monitoramento de atividades e gerenciamento de decisões, as suítes de gerenciamento de processo empresarial são capazes de coordenar pessoas, sistemas, informações e materiais para obter resultados comerciais. Consequentemente, têm sido particularmente úteis na aceleração das estratégias de transformação digital.

Há três tipos principais de gerenciamento de processo empresarial: com foco na integração, no ser humano e nos documentos

• BPM com foco na integração: esse tipo de BPM concentra-se em processos que não exigem muito envolvimento humano. Esses processos dependem mais de APIs e mecanismos que integram dados em todos os sistemas, como gestão de recursos humanos (HRM) ou gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
  
  
• BPM com foco no ser humano: Ao contrário do BPM com foco na integração, esse tipo concentra-se no envolvimento humano, geralmente quando são necessárias aprovações. Interfaces de usuário intuitivas com recursos de arrastar e soltar permitem que as equipes atribuam tarefas a diferentes funções, facilitando a responsabilização dos indivíduos durante o processo.
  
  
• BPM com foco em documentos:  esse tipo de BPM concentra-se em um documento específico, como um contrato. Quando as empresas compram um produto ou serviço, precisam passar por diversas formas e etapas de aprovação para desenvolver um acordo entre o cliente e o fornecedor.

Um sistema BPM bem-sucedido começa definindo os estágios envolvidos em um fluxo de trabalho. Isso ajuda a equipe a identificar áreas de melhoria e métricas para acompanhar o progresso. Aplicando o gerenciamento de processo empresarial, as organizações podem aprimorar suas operações, levando a melhores resultados comerciais. Para alcançar esses resultados, você deve entender totalmente o ciclo de vida do BPM. Aqui estão as cinco etapas do ciclo de vida:

1. Design do processo: a equipe deve começar delineando os marcos dentro do processo. A partir daí, as tarefas individuais dentro do processo geral de BPM devem ser identificadas com os proprietários das tarefas para cada etapa do fluxo de trabalho. As etapas devem ser claramente definidas para a equipe identificar as áreas para otimização do processo e as métricas subsequentes para acompanhar o aprimoramento.
   
   
2. Modelo: durante essa etapa, a equipe deve criar uma representação visual do modelo de processo. Isto deve incluir detalhes específicos, como cronogramas, descrições de tarefas e qualquer fluxo de dados no processo. A utilização de um software de gerenciamento de processo empresarial é útil nesse estágio.
   
   
3. Executar: A equipe deve realizar uma prova de conceito, testando o novo sistema BPM com um grupo limitado. Depois de incorporar qualquer feedback, a equipe pode começar a implementar o processo para um público mais amplo.
   
   
4. Monitoramento: durante essa fase, a equipe deve monitorar o processo, medir melhorias na eficiência e identificar quaisquer gargalos adicionais.
   
   
5. Otimização: na etapa final, a equipe faz os ajustes finais no processo para melhorar a atividade dos negócios.

Um projeto de BPM bem-sucedido exige um planejamento cuidadoso e uma comunicação aberta, mas depois de melhorar um conjunto de atividades, as equipes percebem rapidamente os benefícios.

As soluções de BPM aumentam o valor organizacional por meio da melhoria dos processos, produzindo uma série de benefícios. Alguns exemplos incluem:

• Maior eficiência e economia de custos
• Experiência aprimorada de funcionário e cliente
• Processos mais escaláveis
• Maior transparência
• Menos dependência de equipes de desenvolvimento

Os sistemas BPM ajudam a otimizar os processos existentes e a incorporar mais estrutura no desenvolvimento de novos processos. Isso é feito com a remoção de redundâncias de processos e gargalos, resultando em maior eficiência e produtividade. Com mais agilidade, as empresas podem alcançar os resultados de negócios pretendidos em um ritmo mais rápido e podem alocar todos os recursos excessivos para outros trabalhos de alta prioridade.

Um pacote de ferramentas de BPM ajuda a eliminar o trabalho repetitivo e a tornar as informações mais acessíveis. Ao remover distrações, os funcionários são capazes de se concentrar em seu trabalho e em seus clientes, levando a aumentos na satisfação do cliente. Fluxos de trabalho claros também reduzem a curva de aprendizado dentro do processo de integração do funcionário, aumentando a produtividade e o engajamento.

Como o BPM permite uma melhor execução de processos e automação do fluxo de trabalho, isso é bem transferido quando os processos são ampliados para outras regiões do mundo. As ferramentas de gerenciamento de processo empresarial podem esclarecer as funções, garantindo a consistência ao longo do processo, e também podem revelar oportunidades de incorporar regras de negócios para automação, permitindo que as equipes se concentrem mais na inovação.

Como a automação de processos de negócios define claramente os proprietários das tarefas ao longo do processo, isso proporciona mais transparência e responsabilidade em um determinado processo. Isso promove mais comunicação entre as equipes.

O BPM oferece recursos com pouco código que removem possíveis dependências de desenvolvimento. Os usuários empresariais podem integrar essas ferramentas de forma rápida e fácil, aumentando a automação de processos em toda a empresa.

O software BPM fornece mais estrutura em torno de processos, removendo algumas das ineficiências dentro de um determinado fluxo de trabalho. Alguns exemplos em que foi aplicado com sucesso são:

• Distribuição de conteúdo: empresas de mídia podem usar o BPM para automatizar o processo de preparação e entrega de conteúdo, da criação à distribuição de conteúdo. Um sistema de gerenciamento de processo empresarial pode ser projetado para interagir com o gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de direitos, tráfego de conteúdo e sistemas de ordem de trabalho.
  
  
• Atendimento ao cliente: os representantes de atendimento ao cliente podem identificar perguntas frequentes para os chatbots tratarem, aliviando a equipe quando há grandes volumes de solicitações de serviço. Os dados transcritos de centrais de atendimento e chatbots também podem ajudar a automatizar processos, além de informar respostas mais personalizadas para os clientes.
  
  
• Finanças: as empresas podem criar modelos para padronizar os envios de ordens de compra de várias equipes, permitindo que comprem software ou hardware de negócios mais rápido. Além disso, é possível personalizar fluxos de trabalho para cenários únicos.
  
  
• Recursos humanos: o RH pode empregar o BPM para simplificar a gestão de documentos e fluxos de trabalho. Ele oferece um ambiente mais estruturado para o processamento de formulários de RH, como a integração e o desligamento de funcionários, avaliações de desempenho, solicitações de férias e aprovação de planilhas de horas.
  
  
• Banco: ao processar indivíduos ou empresas para empréstimos, os bancos precisam avaliar os candidatos em busca de um risco de crédito potencial. Isso envolve a coleta de informações de várias fontes, como candidatos, empregadores e agências de classificação de crédito. O BPM acelera as decisões sobre a qualificação dos empréstimos, gerenciando o fluxo de informações durante todo o processo e reduzindo erros na documentação.
  
  
• Processamento de pedidos: as empresas podem melhorar a eficiência operacional de seus sistemas de processamento de pedidos usando BPM. Eles podem usar o BPM para gerenciar ofertas especiais, captura de pedidos e processamento de pedidos. Isso muda o processo para um gerenciamento de pedidos com foco no cliente, que oferece maior valor comercial.