Che cos'è la pianificazione strategica?

La mancanza di chiarezza sui risultati aziendali contribuisce al 43% dei ritardi dei progetti IT, mentre le tempistiche non realistiche rappresentano il 42%, secondo un sondaggio del Boston Consulting Group del 2024. Tutto sommato, quasi la metà dei vertici aziendali afferma che almeno il 30% dei propri nuovi progetti IT non soddisfa le aspettative in termini di budget o tempistiche.

Uno dei motivi è che le aziende potrebbero intraprendere nuovi progetti senza controllarne completamente la portata o i costi. Dal momento che le aziende destinano in media il 5,5% del proprio budget annuale agli investimenti tecnologici, le conseguenze finanziarie dell'annullamento delle operazioni IT possono sommarsi rapidamente, danneggiando lo stato di salute dell'azienda.

La pianificazione strategica IT è uno dei fattori più importanti che determinano il successo a lungo termine di un nuovo progetto IT. Piani strategici efficaci possono sintetizzare le principali priorità dell'azienda in iniziative fruibili e valutare preventivamente come i nuovi progetti possono contribuire in modo significativo ad esse.

Oltre alle considerazioni di budget, i processi di pianificazione strategica aiutano anche gli stakeholder a unirsi attorno a un insieme condiviso di obiettivi aziendali. Possono migliorare la responsabilità definendo aspettative, tempistiche e benchmark chiari con cui i team possano monitorare i progressi. Piani strategici IT efficaci tengono conto anche di argomenti come la cybersecurity, l'infrastruttura IT, l'allocazione delle risorse e la gestione del rischio.

Ad esempio, un'azienda potrebbe decidere di:

• Ridimensionare la spesa hardware per soddisfare un nuovo contratto che offra elaborazione tramite cloud

• Investire in solidi strumenti di crittografia per rispondere alle crescenti minacce alla cybersecurity

• Dare priorità alle tecnologie all'avanguardia come la machine learning, l'edge networking e il quantum computing per ottenere un vantaggio competitivo

Quando queste decisioni vengono prese in fase di pianificazione, le organizzazioni hanno l'opportunità di discuterne l'utility e la scalabilità e creare un framework per misurarne l'impatto.

La pianificazione strategica IT è un processo costante che coinvolge numerosi stakeholder, tra cui dirigenti esecutivi, team IT, leader delle unità di business, fornitori e clienti. Le aziende potrebbero condurre sessioni di strategia ogni anno o una volta ogni pochi anni, insieme a recensioni trimestrali o mensili di portata più ristretta.

Tuttavia, le aziende possono rivalutare il proprio piano IT in qualsiasi momento in risposta ai cambiamenti del mercato, ai benchmark delle prestazioni e ad altre considerazioni. Dall'inizio alla fine, il processo di pianificazione richiede in genere dai tre ai sei mesi, anche se i tempi possono variare a seconda dell'organizzazione.

I Chief Information Officer (CIO) o i Chief Technology Officer (CTO) spesso guidano il processo di pianificazione strategica. I project manager sono quindi incaricati di realizzare gli obiettivi strategici del piano e di riferire i progressi dei loro team.

I leader IT fanno spesso riferimento a quattro pilastri che sono comunemente parte di qualsiasi processo di pianificazione strategica IT.

Le aziende potrebbero individuare il modo in cui le iniziative e i processi IT possono contribuire a promuovere la crescita, l'efficienza e il valore aziendale. L'allineamento implica l'apertura di linee di comunicazione chiare tra le unità e la conversione delle esigenze condivise in strategie attuabili su cui ogni team può lavorare.

Questo processo aiuta a risolvere un problema comune, in cui i team IT ritengono che le altre unità di business non comprendano appieno i propri processi decisionali. A loro volta, le divisioni non tecnologiche ritengono di non disporre delle risorse e degli strumenti tecnologici adeguati per soddisfare le proprie esigenze.

Dopo che i team hanno colmato le lacune comunicative e si sono allineati attorno a una serie di priorità condivise, spesso delineano le misure tangibili che intraprenderanno per raggiungere tali obiettivi.

Questo obiettivo prevede l'assegnazione di responsabilità a diversi gruppi e l'elaborazione di tempistiche e workflow per le tappe principali. Ad esempio, la fase uno può essere completata in due mesi, la fase due in sei mesi e la fase tre in 12 mesi. Inoltre, questo processo comporta l'identificazione di dati e metriche che possono essere utilizzati per misurare i progressi. Le roadmap spesso mettono in evidenza le potenziali interdipendenze tra i team, aiutando a identificare dove la collaborazione o il sequenziamento sono critici.

Questo obiettivo prevede la valutazione del budget, del personale e dell'infrastruttura attuale del dipartimento IT e l'ottimizzazione di ognuno. Le aziende potrebbero dover scalare gli investimenti in ambito tecnologico in un'area per far fronte all'espansione in un'altra. Questa fase si sovrappone alla gestione strategica del portfolio o al processo generale di ottimizzazione delle risorse e dei finanziamenti aziendali.

Ad esempio, un'azienda potrebbe:

• Ritardare la transizione verso una nuova attività operativa se il piano strategico rivela che questa modifica non rientra nell'ambito del suo budget annuale

• Sperimenta una suite di software open source economicamente vantaggiosa anziché rinnovare un pacchetto costoso di un fornitore terzo

• Rinnova i laptop degli ex dipendenti, invece di acquistare hardware non aperti per i nuovi dipendenti

Quando si redige un piano d'azione IT, le aziende spesso anticipano potenziali ostacoli e includono misure di emergenza in modo che i responsabili aziendali sappiano come rispondere a situazioni impreviste. Dopo aver identificato i possibili rischi, i responsabili IT potrebbero valutare la probabilità che si verifichi un particolare scenario e stimare quanto gravemente la battuta d'arresto avrebbe un impatto sui risultati aziendali.

I potenziali rischi includono:

• Vulnerabilità della cybersecurity e ostacoli normativi

• Aumento dei costi di manutenzione e workload eccessivi

• Interruzioni del servizio e carenza di risorse

• Perturbazioni del mercato e sfide da parte della concorrenza

Oltre a individuare le minacce, le valutazioni del rischio potrebbero anche considerare il costo del mancato intervento. Ad esempio, l'implementazione di un nuovo sistema di automazione basato su AI potrebbe essere costosa e richiedere molto tempo a breve termine, ma potrebbe portare a significativi aumenti di produttività e redditività a lungo termine.

Le aziende possono anche utilizzare la pianificazione degli scenari, un metodo per esplorare i risultati aziendali futuri e redigere piani su come gestirli, per proteggersi dall'incertezza. Un approccio chiamato modellazione di simulazione utilizza modelli quantitativi per imitare processi reali, come la gestione della supply chain o il traffico di rete, consentendo alle organizzazioni di testare le decisioni strategiche prima che queste vengano implementate.

Le organizzazioni si affidano sempre più a strategie di simulazione più avanzate. Alcune di queste strategie includono gemelli digitali (creazione di repliche digitali di asset fisici) e analytics predittiva (che combina apprendimento automatico, modellazione statistica e data mining). Il punto è ottenere previsioni più affidabili e approfondite.

Un documento del piano strategico IT è il blueprint che mostra come un'organizzazione gestisce la propria strategia IT e le misure adottate per raggiungere i propri obiettivi strategici. Aiuta a trasformare la visione strategica di un'azienda in uno schema concreto che ogni team può seguire. I team possono utilizzarlo per garantire che le loro decisioni corrispondano agli obiettivi organizzativi stabiliti nel documento.

Per avviare il processo., le aziende spesso utilizzano modelli di piani strategici IT, sia che si rivolgano a consulenti sia che li sviluppino internamente. L'utilizzo di un documento standardizzato può aiutare a garantire che l'organizzazione non trascuri le principali esigenze o prospettive aziendali. Numerose aziende ritengono che utilizzare uno strumento di gestione dei progetti online come Trello, Miro, Asana o Jira può aiutare a semplificare il processo di redazione.

Sebbene le sezioni varino a seconda dell'ambito del piano, i componenti comuni includono:

Riassunto esecutivo: una panoramica di alto livello sugli obiettivi dell'azienda e sul modo in cui il reparto IT può contribuire a raggiungerli.

Attuali funzionalità IT: considera le risorse, i punti di forza e le inefficienze attuali del reparto IT.

Allineamento degli obiettivi aziendali: dimostra come la strategia IT dell'azienda si collega alla sua missione più ampia e alle priorità aziendali.

Analisi SWOT: identifica i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce interne ed esterne che potrebbero influenzare le prestazioni IT.

Roadmap IT: consiste in un piano di gioco dettagliato su come raggiungere gli obiettivi IT dell'azienda e include traguardi, metriche e tempistiche specifiche per ogni obiettivo.

Considerazioni sul budget: stabilisce i budget per diversi programmi IT e analizza il modo in cui l'IT si inserisce nelle finanze complessive dell'azienda.

Requisiti in termini di risorse: stima le risorse necessarie all'azienda per eseguire con successo la sua strategia IT, inclusi calcolo, personale e formazione. Conosciuto anche come pianificazione della capacità.

Strategia dei dati: descrive come i dati devono essere raccolti, gestiti e governati in tutta l'organizzazione a supporto del processo decisionale strategico. Prende in considerazione la qualità dei dati, la discendenza (monitoraggio del flusso dei dati nel tempo) e la conformità (allineamento della gestione dei dati ai requisiti normativi, agli standard di settore e alle policy interne).

Valutazione del rischio: aiuta a garantire che gli obiettivi IT rispettino i framework di governance,, conformità e sicurezza dell'azienda. Questa valutazione aiuta anche i team a creare piani di mitigazione per prepararsi a potenziali minacce.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono misurazioni quantificabili delle prestazioni che possono essere utilizzate per valutare il rendimento di un particolare strumento o iniziativa. I KPI possono aiutare le aziende a elaborare strategie aziendali basate sull'evidenza che riflettano i dati.

Ecco alcuni esempi:

Le aziende utilizzano diverse metodologie per creare piani strategici IT, a seconda delle dimensioni, del sistema di governance e di altre considerazioni. Ecco una struttura che le aziende potrebbero utilizzare come punto di partenza per creare il proprio piano.

Inizia a esaminare i fattori di alto livello, tra cui le pipeline di vendita, gli obiettivi e i piani di crescita, le acquisizioni, le partnership e le fusioni.

Le aziende potrebbero cercare di trovare una via di mezzo tra una tempistica troppo ampia e vaga e una troppo stretta e inflessibile.

Incontrare team specifici può aiutare a identificare modelli ed esperienze condivise a cui dare priorità nel piano finale. Dal momento che le organizzazioni spesso si affidano a piattaforme e servizi di terze parti, in genere anche fornitori e partner esterni fanno parte del processo.

Gli stakeholder possono fornire insight sulla complessità dell'integrazione dell'organizzazione che spiega quanto sia difficile connettere nuovi servizi al sistema esistente. Possono inoltre offrire informazioni sulle dipendenze del sistema, quando un servizio si basa su un altro per funzionare correttamente. Queste conversazioni possono anche aiutare le organizzazioni a valutare l'idoneità del fornitore o il grado in cui una particolare partnership è in linea con gli obiettivi aziendali a lungo termine dell'azienda.

Comunicare lo scopo e l'importanza della tua strategia IT e il modo in cui influisce su ogni reparto e sulle tue funzioni può garantire che nessuna area dell'azienda rimanga isolata o trascurata. Questa fase è fondamentale per promuovere un allineamento interfunzionale.

Esaminare lo stato attuale dell'infrastruttura dell'azienda può aiutare a individuare le sfide esistenti. Ad esempio, un'azienda potrebbe aver pianificato di espandere un contratto software per poi scoprire che i dipendenti preferiscono utilizzare un'app completamente diversa.

Ogni modifica di solito viene esaminata dal punto di vista della governance per contribuire a garantire la conformità agli standard di cybersecurity e ai requisiti legali dell'azienda.

I team che sviluppano un piano strategico IT devono affrontare le seguenti sfide:

La pianificazione strategica dell'IT è spesso un processo lento, costoso e deliberato. Richiede l'input di un'ampia gamma di stakeholder e un'analisi e una ricerca approfondite dei dati. Se le aziende impiegano troppo tempo per elaborare una strategia, possono limitare la propria capacità di cambiare rapidamente rotta e rispondere agli eventi in corso.

La società di ricerca Gartner prevede che nel 2025 la spesa IT crescerà di quasi l'8%. I principali fattori che guidano la spesa IT includono l'aumento dei problemi di sicurezza, l'aumento dei dipendenti e la necessità di aggiornare l'infrastruttura obsoleta, secondo la rete di professionisti IT Spiceworks. Dati questi vincoli, le organizzazioni IT potrebbero incontrare difficoltà nello sperimentare nuove tecnologie e innovare oltre le necessità fondamentali.

La pianificazione strategica dell'IT richiede una elevata quantità di compromessi tra gli stakeholder che, pur lavorando per gli stessi obiettivi aziendali, portano al tavolo le proprie competenze e priorità. Piani strategici IT efficaci possono comunicare il modo in cui le nuove iniziative possano portare beneficio a tutte le aree dell'azienda, aiutando a garantire che ogni team si senta rappresentato.

Nonostante siano radicati nell'evidenza e nelle tendenze storiche, i piani strategici IT richiedono inevitabilmente un certo grado di proiezione. Tecnologie dirompenti, nuovi concorrenti o nuove minacce alla cybersecurity possono emergere inaspettatamente e scombussolare i piani attuali. Le strategie IT spesso anticipano queste incertezze adottando una struttura agile e flessibile che consente ai team di cambiare idea quando necessario.

Le tecnologie emergenti pongono sfide significative, ma presentano anche nuove opportunità per le aziende e i team IT disposti ad accoglierle. Le aziende potrebbero prendere in considerazione l'idea di incorporare la trasformazione digitale nel proprio framework per promuovere innovazione, agilità e valore aziendale a lungo termine.

Le tendenze tecnologiche emergenti e in espansione includono:

L'Internet of Things (IoT), o rete di dispositivi connessi a Internet, può fornire dati approfonditi e in tempo reale, offrendo alle aziende una conoscenza più approfondita delle prestazioni dei diversi servizi.

Le aziende incorporano dispositivi IoT nei propri workflow da almeno due decenni. Ma la rete 5G, i satelliti in orbita terrestre bassa (LEO), il Wi-Fi 7 e altre scoperte hanno accelerato l'adozione in produzione, assistenza sanitaria, retail e altri settori. L'AI consente sempre più alle aziende di analizzare le tendenze dei dati su dispositivi connessi, mentre l'edge computing, o l'elaborazione dei dati sul dispositivo o vicino a un dispositivo, può aiutare a fornire insight più rapidi e precisi.

Gli agenti basati su AI possono accelerare i workflow automatizzando le attività ripetitive. Questa automazione consente ai team IT di concentrarsi su lavori più avanzati.

Nell'arco di soli sei mesi nel 2024, l'uso dell'AI da parte delle organizzazioni per l'IT è passato dal 27% al 36%, rappresentando il maggiore aumento di qualsiasi funzione aziendale, secondo McKinsey. Inoltre, la piattaforma di gestione del lavoro Asana ha rilevato che più di tre quarti dei leader IT ritengono che saranno incaricati di guidare le trasformazioni dell'AI all'interno delle proprie aziende. Questa scoperta suggerisce che l'AI per loro è una priorità crescente.

L'adozione del cloud e dell'ibrido continua a crescere, in parte perché queste tecnologie possono aiutare le aziende a ottimizzare l'utilizzo delle risorse e rispondere più rapidamente alle esigenze dei clienti.

Sebbene i framework cloud non siano nuovi, innovazioni come l'apprendimento automatico e il serverless computing (un modello che consente agli sviluppatori di implementare app senza dover gestire i server su cui vengono eseguite) hanno contribuito a rendere gli approcci cloud più efficienti, personalizzabili e reattivi per alcune aziende rispetto all'infrastruttura on-premise. Ad esempio, le aziende possono pagare il data storage in base all'utilizzo invece di costruire e mantenere i propri data center.

L'IT sostenibile si riferisce al processo di riduzione al minimo dell'impatto ambientale dei sistemi IT di un'azienda utilizzando tecnologie verdi.

Sebbene la metà delle organizzazioni abbia elaborato strategie di sostenibilità, solo il 18% di questi piani prevede obiettivi e tempistiche specifici per il raggiungimento di traguardi ambientali, secondo la società di consulenza Capgemini. I piani strategici IT possono aiutare a risolvere questa disparità incoraggiando le aziende a elaborare metriche per monitorare il consumo di energia mantenendo gli obiettivi aziendali.

Negli anni a venire, i team IT probabilmente utilizzeranno foundation model mondiali. Questi strumenti sono modelli AI specializzati in fisica e consapevolezza per aiutare a raccogliere insight dai dati digitali per l'uso su dispositivi e applicazioni del mondo reale.

Ad esempio, un'azienda di guida autonoma potrebbe costruire una replica digitale della sua auto a guida autonoma per eseguire esperimenti in formato digitale prima di testarla su un percorso reale. I piani strategici IT possono includere programmi pilota che esplorano come utilizzare l'intelligenza spaziale per sviluppare nuovi prodotti o semplificare le operazioni.

Alcuni team IT stanno gettando le basi per computer che utilizzano i principi della fisica quantistica per eseguire operazioni esponenzialmente più veloci rispetto ai computer classici. Sebbene oggi i computer quantistici operino in gran parte in contesti sperimentali, alcuni informatici ritengono che potrebbero essere utilizzati per applicazioni pratiche entro i prossimi anni. Questo sviluppo ha il potenziale per rimodellare i reparti IT, portando le aziende a sviluppare nuovi framework che proteggano le reti dalle minacce quantistiche emergenti.