6 estratégias para alcançar a otimização de custos da TI

A evolução da tecnologia empresarial nunca foi tão rápida, e os preços acompanham esse ritmo. Com os gastos globais em TI projetados para alcançar 5,74 trilhões de dólares em 2025 (um aumento de 9,3% em relação ao ano anterior), CIOs e CFOs enfrentam uma pressão crescente para entregar sistemas de alto desempenho e, ao mesmo tempo, controlar os custos.¹ Por isso, a otimização de custos em TI se tornou uma das principais prioridades estratégicas para líderes de negócios e de tecnologia.

A otimização de custos em TI consiste em avaliar periodicamente os gastos com tecnologia para identificar e eliminar despesas desnecessárias, mantendo o suporte às operações. Quando bem executada, a otimização de custos em TI reúne melhores práticas, estratégias e ferramentas de software para equilibrar a redução de custos com o máximo de desempenho e valor.

No entanto, a prática da otimização de custos em TI envolve desafios importantes, como lidar com os gastos crescentes associados a tecnologias emergentes como a IA generativa (gen AI). Segundo um relatório do IBM Institute for Business Value (IBV), o custo médio de computação deve aumentar 89% entre 2023 e 2025, sendo que 70% dos executivos entrevistados apontam a IA generativa como principal fator por trás desse crescimento.

A otimização de custos em TI não deve ser confundida com gerenciamento de custos em TI, que consiste em monitorar, analisar e relatar os custos para garantir o alinhamento com o orçamento. Por outro lado, a otimização de custos em TI vai além do simples acompanhamento dos gastos e se concentra na adoção de estratégias que reduzam os custos e ampliem o valor obtido com os recursos de TI.

Sem um framework estruturado, os líderes empresariais têm dificuldade para implementar estratégias de otimização de custos em TI que gerem mudanças sustentáveis a longo prazo. Segundo pesquisa da Gartner, apenas 11% das organizações conseguem manter economias por três anos consecutivos.²

Um framework de otimização de custos em TI oferece um método passo a passo para analisar os gastos de uma organização com tecnologia (como hardware, aplicações de software, computação em nuvem, contratos com fornecedores e armazenamento de dados), mantendo a eficiência e alinhando-se aos objetivos mais amplos do negócio.

Um framework eficaz deve incluir as seguintes etapas.

Envolver os stakeholders de todas as principais áreas da unidade de negócios (como operações, finanças e atendimento ao cliente) para garantir o alinhamento e promover tomada de decisões bem fundamentadas. Cada unidade de negócio tem necessidades tecnológicas e padrões de gastos próprios, que podem apontar oportunidades de otimização.

Alinhe os esforços de otimização de custos de TI com metas comerciais mais amplas, concentrando-se não apenas na redução de custos, mas também na obtenção de eficiência operacional, inovação e lucratividade.

Por exemplo, se o objetivo da empresa for melhorar a satisfação do cliente, a equipe de TI pode concentrar esforços na otimização dos processos de negócio e das ferramentas de atendimento ao cliente para aprimorar o desempenho geral.

Realize uma avaliação abrangente para obter visibilidade dos gastos atuais, alocação de recursos e ineficiências. A integração dos dados de gastos de TI com métricas de desempenho empresarial (por exemplo, crescimento da receita e custos de aquisição de clientes) pode revelar áreas onde os investimentos em TI estão tendo um desempenho insuficiente e não estão gerando os retornos esperados.

CIOs e outros líderes de TI precisam identificar estratégias de redução de custos que não prejudiquem o desempenho nem o valor gerado. Migrar aplicações de um data center local de alto custo para uma solução de nuvem híbrida mais econômica, por exemplo, pode reduzir despesas de capital e operacionais, além de melhorar a escalabilidade e a flexibilidade.

As iniciativas de otimização de custos em TI podem começar assim que a organização tiver um framework definido. Neste artigo, apresentamos seis estratégias de otimização de custos em TI que aumentam o retorno sobre o investimento (ROI) em tecnologia e oferecem vantagem competitiva.

Consolide seus ativos de TI para reduzir custos e simplificar a estrutura. Sistemas e aplicações redundantes, hardwares antigos e licenças de software pouco utilizadas podem gerar um excesso de ativos de TI, um ambiente descentralizado e complexo que pode favorecer o surgimento de TI invisível.  Além de eliminar silos de TI, a consolidação facilita o gerenciamento das cargas de trabalho e torna as operações mais eficientes.

Por exemplo, as máquinas virtuais (VMs) transformaram as operações de TI, permitindo que empresas executem várias aplicações em um único servidor físico. Apesar da flexibilidade e escalabilidade proporcionadas pelas VMs, o VM sprawl, ou seja, a proliferação desordenada de máquinas virtuais, pode resultar em instâncias subutilizadas ou abandonadas.  

Estabelecer políticas de governança de TI com processos padronizados para criação, manutenção e desativação de VMs ajuda a evitar o VM sprawl. Além disso, investir em plataformas de gerenciamento de virtualização que acompanham todo o ciclo de vida das VMs contribui para reduzir o desperdício de recursos e simplificar a administração.

Atualmente, a maioria das empresas investe em um modelo de multinuvem híbrida, que combina controle e flexibilidade na implementação de cargas de trabalho. No entanto, esse modelo moderno de infraestrutura de TI traz complexidade. Quanto mais nuvens você utiliza, cada uma com suas próprias ferramentas de gerenciamento, taxas de transmissão de dados e protocolos de segurança, mais difícil fica gerenciar seu ambiente. Por exemplo, a falta de visibilidade sobre os padrões de uso da nuvem pode resultar em gastos excessivos com serviços pouco utilizados.

Em um estudo recente, empresas estão desperdiçando bilhões de dólares em sua infraestrutura de nuvem pública devido à gestão inadequada, e mais de três quartos dos entrevistados estimam que entre 21% e 50% dos gastos com a nuvem são desperdiçados.³

A gestão de custos em nuvem, também chamada de otimização de custos em nuvem ou governança de custos em nuvem, gerencia e reduz os gastos em nuvem de uma empresa. Quando implementadas de forma eficaz, as estratégias de gestão de custos em nuvem permitem o FinOps, uma disciplina de gestão financeira em nuvem em evolução e prática cultural que visa maximizar o valor de negócio em ambientes de nuvem híbrida e multinuvem. O FinOps pode ajudar uma organização a identificar e reduzir proativamente gastos indesejados, dimensionar recursos de nuvem e automatizar políticas de controle de custos.

Mais técnicas de otimização de nuvem incluem: 

• Dimensionamento adequado: O provisionamento excessivo de recursos (por exemplo, recursos de computação, largura de banda de rede, capacidade de armazenamento em nuvem) é um problema comum nos ambientes de nuvem empresariais. O dimensionamento adequado, processo que alinha tipo e tamanho das instâncias de computação em nuvem à carga de trabalho, pode melhorar a eficiência de custos ao garantir a compra da quantidade certa de instâncias em nuvem. Plataformas de gerenciamento de custos em nuvem permitem que as empresas acompanhem recursos e ajustem seu uso para implementar medidas de redução de custos.

• Instâncias reservadas (RIs): as organizações podem adquirir instâncias reservadas (RI) para economizar e manter flexibilidade. As instâncias reservadas são adquiridas antecipadamente, geralmente com desconto, e costumam ser usadas em períodos de pico, como em vendas relâmpago.

• Instâncias spot: os clientes de nuvem podem utilizar instâncias spot para adquirir capacidade de computação não utilizada a um preço mais baixo junto a um provedor de serviços de nuvem. As instâncias spot são ideais para tarefas de curto prazo, como jobs em lote ou processamento em segundo plano, já que os provedores podem interromper ou encerrar essas instâncias com pouco aviso quando precisarem da capacidade para outros fins.

Uma parte significativa dos gastos de uma organização vai para software, porém surgem desafios frequentes ao monitorar seu uso. Um estudo da Productiv revelou que, em média, apenas 47% das licenças SaaS são utilizadas em um período de 90 dias.⁴

Para otimizar despesas com software, realize uma auditoria completa para comparar o uso com as compras de licenças e assinaturas. Considere a possibilidade de adotar software de código aberto sempre que possível para oferecer funcionalidades equivalentes a um custo menor.

Investir em processos e ferramentas de software de gestão de ativos (SAM) pode aumentar a eficiência, minimizar riscos e otimizar seus investimentos em software. O SAM monitora o uso de recursos, como a capacidade de armazenamento de dados em serviços SaaS e em nuvem. Ao analisar esses dados de uso, as empresas podem estabelecer benchmarks para ajustar seus planos de assinatura. Por exemplo, esses benchmarks garantem que o software não esteja com licenças insuficientes (o que geraria problemas de conformidade) nem excessivas (o que acarretaria gastos desnecessários).

As organizações podem impulsionar seu desempenho e obter vantagem competitiva ao usar ferramentas de automação e fluxos de trabalho inteligentes impulsionados por IA:

• Automatize tarefas rotineiras: as atividades operacionais de TI realizadas manualmente consomem muitos recursos e trabalho. Ao automatizar esses processos, as organizações liberam as equipes de TI para atividades mais estratégicas e reduzem riscos de erro humano. A automação de TI gerencia tarefas repetitivas, como aplicação de patches, provisionamento de infraestrutura e manutenção de rotina. Os sistemas de monitoramento automatizado podem detectar problemas antes que impactem as operações, permitindo intervenções oportunas e oportunidades de economia.

• Melhorar a visibilidade e o controle de custos: ferramentas orientadas por IA podem fornecer insights em tempo real sobre os gastos com TI, identificar anomalias de custo e gerar relatórios para ajudar os líderes de TI a compreender e controlar os custos de forma eficaz. Atualmente, as empresas utilizam recursos de IA generativa para desenvolver modelos de previsão e antecipar os gastos de TI.

• Otimizar a cibersegurança: a cibersegurança exerce papel fundamental nas iniciativas de otimização de custos em TI. O Relatório do Custo das Violações de Dados de 2024 da IBM mostrou que o custo médio global de uma violação aumentou 10% em relação ao ano anterior, atingindo USD 4,88 milhões, a maior alta desde a pandemia. As ferramentas de automação e IA ajudam a otimizar a cibersegurança ao permitir a detecção e a resposta rápidas a ameaças, reduzindo o tempo para identificar vulnerabilidades e mitigar riscos.

As metodologias ágeis e práticas de DevOps podem resultar em uso mais eficiente de recursos e em um gerenciamento de TI mais econômico quando aplicadas às operações de TI.

A metodologia ágil e o DevOps incentivam a colaboração entre as equipes de desenvolvimento, operações e negócios, garantindo o uso eficaz dos recursos de TI em todos os departamentos.

• Infrastructure as Code (IaC): IaC é uma prática em que a infraestrutura é definida e gerenciada por meio de código, em vez de processos manuais. Essa capacidade pode resultar em provisionamento de recursos de TI mais eficiente e previsível, diminuindo o risco de provisionamento excessivo ou insuficiente e, assim, reduzindo custos.

• IA generativa: as ferramentas de IA generativa podem melhorar o ciclo de vida de desenvolvimento de software (SDLC) automatizando a geração de código, auxiliando no desenvolvimento de software e até mesmo ajudando na documentação de TI. Esse recurso melhora a eficiência e reduz as despesas de desenvolvimento.

A infraestrutura de TI, especialmente os data centers, pode consumir quantidades enormes de energia. A TI sustentável é uma estratégia de TI empresarial que busca reduzir ao mínimo o impacto ambiental das operações de TI e sua contribuição para as mudanças climáticas.

Políticas de aquisição de TI sustentável podem ajudar as organizações a priorizar o uso de equipamentos e hardwares ambientalmente amigáveis (por exemplo, servidores, sistemas de refrigeração, unidades de estado sólido) com altas classificações de eficiência energética, como as certificações Energy Star. A utilização de contratos de energia com fontes de energia renovável, como energia solar, energia eólica ou energia hidrelétrica, é possível reduzir significativamente o impacto ambiental das operações de TI e gerar economia de custos a longo prazo.

À medida que as empresas lidam com mudanças tecnológicas constantes, a otimização de custos em TI precisa ser um processo contínuo e não apenas uma solução pontual. A chave para gerenciar essa complexidade está em adotar ferramentas e estratégias adequadas para equilibrar eficiência de custos e desempenho.